【正文】 秘書的知識、能力、素質(zhì)，既有共性又有個性。這樣做，有利于提高秘書工作的質(zhì)量和效率，有利于克服工作中的隨意性，增強(qiáng)規(guī)范性和準(zhǔn)確性，有利于使秘書工作與管理科學(xué)化相匹配。秘書經(jīng)常性工作的規(guī)范化、程序化、科學(xué)化，是辦公自動化的重要條件。 這一規(guī)律在發(fā)達(dá)國家的秘書工作中已經(jīng)得到了體現(xiàn)，在我國不少條件較好的單位的秘書工作中也有所體現(xiàn)。 二、秘書專項職能活動規(guī)律 秘書專項職能活動規(guī)律，是秘書工作一般規(guī)律在各項職能活動中的具體體現(xiàn)，它在各項秘書職能活動的特定領(lǐng)域內(nèi)起作用。 秘書機(jī)構(gòu)在工作運(yùn)作中，必須嚴(yán)守從屬輔助地位，不得越權(quán)越位；否則就會干擾領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力分配體系的正常運(yùn)作。因此，官吏秘書機(jī)構(gòu)時期周期性出現(xiàn)的“膨脹回位”現(xiàn)象，在現(xiàn)代秘書機(jī)構(gòu)中很少發(fā)生。因此，現(xiàn)代管理系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)酌秘書機(jī)構(gòu)的職能一般是比較穩(wěn)定的，其從屬性和輔助性不易改變。辦文辦會辦事必須由領(lǐng) 導(dǎo)決定，辦文辦會辦事的秘書，與獨(dú)當(dāng)一面的官員有了明確的劃 分。 在現(xiàn)代秘書工作中，領(lǐng)導(dǎo)者與秘書機(jī)構(gòu)的主輔配合在新的權(quán) 力分配體制中構(gòu)建。這樣不斷地新立、權(quán)力膨脹、削弱、解體，往復(fù)出現(xiàn)“膨脹回位”現(xiàn)象，是官吏性秘書時代秘書機(jī)構(gòu)職能變化的顯著特征。雍正還增設(shè)奏事處，以收受密奏。明廢相制，設(shè)內(nèi)閣、六科、通政司、司禮監(jiān)分理秘書事務(wù)。唐宋承繼隋制，仍設(shè)三省，并在皇宮內(nèi)另設(shè)翰林學(xué)士院作為皇帝的機(jī)要秘書機(jī)構(gòu)。晉設(shè)門下省分中書省之權(quán)。漢以尚書臺取代丞相府。 在我國秘書工作發(fā)展史上，周朝已有成型的太史寮作為外朝 秘書性機(jī)構(gòu)，并在王宮內(nèi)設(shè)置秘書性官吏。秘書機(jī)構(gòu)職能與領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力分配體制相適應(yīng)的規(guī)律，揭示了不 同的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力分配體制，決定秘書機(jī)構(gòu)的職能及影響力的強(qiáng)度和 范圍；秘書機(jī)構(gòu)職能及影響力不得超越對領(lǐng)導(dǎo)從屬和輔助的限度，更不能侵越領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力和職能地位。秘書工 作機(jī)構(gòu)職能與領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力分配體制相適應(yīng)的規(guī)律，是由秘書工作體制與社會生產(chǎn)力發(fā)展相適應(yīng)的規(guī)律所決定的，并與秘書工作職業(yè)化發(fā)展有著緊密的聯(lián)系。這是當(dāng)代社會分工細(xì)化在秘書工作職業(yè)化發(fā)展中的體現(xiàn)。這個社會職業(yè)，有特定的從業(yè)要求、特定的工作內(nèi)容、專門的職業(yè)教育體系和專門的職業(yè)管理規(guī)范。 隨著當(dāng)代社會生產(chǎn)力突飛猛進(jìn)地發(fā)展，社會分工越來越細(xì)，秘書工作職業(yè)化也得到了長足發(fā)展。在以大機(jī)器生產(chǎn)為重要標(biāo)志，工、農(nóng)、商、科技、教育、金融、司法等各業(yè)社會分工比較充分的近現(xiàn)代社會，即資本主義社會和社會主義社會，才有了職業(yè)化的秘書，政權(quán)體系以外的各社會領(lǐng)域的秘書工作也逐步得到了發(fā)展。這時的秘書性官吏與宗教、科技文化人士的職能有了明確的分工。到了農(nóng)業(yè)、畜牧業(yè)、手工業(yè)等有了明晰分工的封建社會，秘書性官吏與君主之間，就只有主輔從屬關(guān)系沒有制約關(guān)系了，就成為了“君要臣死臣不敢不死”的絕對服從。在奴隸社會，社會只有初步分工。 社會分工的發(fā)展，是生產(chǎn)力發(fā)展、社會進(jìn)步的重要標(biāo)志。不同的歷史發(fā)展階段有著不同的生產(chǎn)力狀況，有著不同的社會分工狀況，有著不同的領(lǐng)導(dǎo)工作和秘書工作體制，秘書工作職業(yè)化的程度也有所不同。 2．秘書工作職業(yè)化發(fā)展與社會分工狀況相適應(yīng)的規(guī)律 秘書工作職業(yè)化發(fā)展與社會分工狀況相適應(yīng)的規(guī)律，和秘書工作體制與社會生產(chǎn)力發(fā)展相適應(yīng)的規(guī)律，是有著緊密聯(lián)系的。在社會生產(chǎn)力發(fā)展的推動下，新的管理和領(lǐng)導(dǎo)體制的產(chǎn)生，舊的管理和領(lǐng)導(dǎo)體制的消亡，必然引出新的秘書工作體制產(chǎn)生，舊的秘書工作體制的消亡。 秘書工作體制與社會生產(chǎn)力發(fā)展相適應(yīng)規(guī)律揭示了不同的社會生產(chǎn)力狀況下有不同的領(lǐng)導(dǎo)體制，不同的領(lǐng)導(dǎo)體制要求有與之相匹配的不同的近身綜合輔助的秘書工作體制。在市場經(jīng)濟(jì)時期，秘書在各級各類領(lǐng)導(dǎo)身邊，溝通內(nèi)外，協(xié)調(diào)組織運(yùn)轉(zhuǎn)各要素，全面輔助領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)職能，提供綜合服務(wù)和輔助的參謀助手。 在人類社會生產(chǎn)力極為低下的奴隸制神權(quán)行政時期，最大的奴隸主國王近身的“巫”“史”秘書性人員，以解釋“天意”的方式，綜合輔助體現(xiàn)“天意”的國王；在封建宗法行政時期，大小封建諸侯身邊，有持不同治國興邦之策的“士”，提供綜合輔助，兩者雙向選擇，合則留，不合則去；在封建集權(quán)行政時期，皇帝號稱“天子”，主宰一切，皇帝身邊的大小官吏性秘書人員為皇帝草擬帝命、處理章奏參議朝政、提供綜合輔助。只有研究秘書工作產(chǎn)生、發(fā)展的矛盾，才能正確認(rèn)識秘書工作的發(fā)展規(guī)律。事物內(nèi)部的自身矛盾推動事物運(yùn)動的發(fā)展；矛盾對立面又同一又斗爭，推動事物的運(yùn)動發(fā)展；矛盾的同一性和斗爭性相結(jié)合構(gòu)成事物運(yùn)動和發(fā)展的內(nèi)在的源泉和動力。秘書工作的特殊規(guī)律，是指秘書工作在發(fā)展和運(yùn)作實踐中，不同領(lǐng)域所特有的規(guī)律，它是不同領(lǐng)域里固有的、本質(zhì)的、穩(wěn)定的關(guān)系和聯(lián)系，是秘書工作一般規(guī)律在秘書活動特定領(lǐng)域的體現(xiàn)。離開了主輔配合的相互作用，就脫離了秘書工作的本質(zhì)關(guān)系和聯(lián)系，也就不成其為秘書工作了。 秘書發(fā)揮近身綜合輔助的職能作用，是在與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的特定職能環(huán)境中運(yùn)作的。領(lǐng)導(dǎo)者不斷提高自身素質(zhì)，是不斷提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率的重要條件，也能為秘書作出榜樣，促進(jìn)秘書素質(zhì)的提高，秘書不斷提高素質(zhì)，能有效增強(qiáng)工作能力，也能優(yōu)化對領(lǐng)導(dǎo)的近身綜合輔助。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與秘書的綜合素質(zhì)都不高的情況下，秘書與領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合的效果一定較差；當(dāng)兩者綜合素質(zhì)不相匹配時，主輔配合也會出現(xiàn)不相匹配。但是，人的綜合素質(zhì)是在實踐中發(fā)展的，并以實踐發(fā)展的需要作為評價素質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)。良好的素質(zhì)基礎(chǔ)也是領(lǐng)導(dǎo)與秘書主輔配合的重要條件。 秘書工作一般規(guī)律，要求秘書動態(tài)地把握和滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的 需要，在主輔和諧配合中，提高近身綜合輔助的有效程度，促進(jìn)領(lǐng)工作效率和效益的提鬲。從時序上講，年初、年中、年末領(lǐng)導(dǎo)都有不同的工作 點(diǎn)；秘書綜合輔助的重點(diǎn)必須與領(lǐng)導(dǎo)工作重點(diǎn)相契合。只有這樣，才能在和諧的主輔配合中提高近身綜合輔助的效率。 3．從主輔配合協(xié)調(diào)，提高綜合輔助的效率 秘書工作的一般規(guī)律，要求秘書在工作思維、工作節(jié)奏、工作進(jìn)程上，都要保持和諧一致性。 領(lǐng)導(dǎo)與秘書的相互理解與和諧配合是在實踐中形成的。特別是處于輔助地位的秘書應(yīng)該主動地去理解領(lǐng)導(dǎo)，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者的工作風(fēng)格和工作習(xí)慣；領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)關(guān)心秘書，理解秘書工作，加強(qiáng)主輔配合的有效性，使之向“和諧共振型”發(fā)展。這種配合失調(diào)型的狀況在管理實踐中是不允許也不可能長期存在的。領(lǐng)導(dǎo)工作意圖難以被秘書理解，秘書工作的作用也不被領(lǐng)導(dǎo)重視。 配合失調(diào)型。隨著領(lǐng)導(dǎo)才能、經(jīng)驗的增長，也可能會發(fā)展為“和諧共振型”。產(chǎn)生這種狀況的原因，一般是領(lǐng)導(dǎo)者的水平不 高，能力不強(qiáng)，但有全心全意為人民服務(wù)的思想動機(jī)，能夠虛心聽取別人的意見和建議；而配備的秘書具有較高的水平和較強(qiáng)的工作能力，能夠正確地理解領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀需要，并能竭盡全力地輔助領(lǐng)導(dǎo)，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的近身“智囊”和助手。從發(fā)展看，在領(lǐng)導(dǎo)的培養(yǎng)和秘書的不斷努力下，秘書就能迅速地提高素質(zhì)增長才干，全面地理解領(lǐng)導(dǎo)工作，把握秘書工作一般規(guī)律，主輔配合關(guān)系也就會由“領(lǐng)導(dǎo)牽引型”逐漸發(fā)展為“和諧共振型”。這種狀況是領(lǐng)導(dǎo)理解秘書工作的重要性，自身能力強(qiáng)、素質(zhì)高、富有經(jīng)驗，善于培養(yǎng)和使用秘書；秘書守職、勤奮，但對領(lǐng)導(dǎo)工作缺乏全面理解，不善于領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，能力和經(jīng)驗不足，缺乏主動性，只能在領(lǐng)導(dǎo)的明確指示或指導(dǎo)下，才能順利完成工作任務(wù)。兩者相得益彰。這樣就從主輔兩方面實現(xiàn)最佳配合，從而能取得最佳實際效果。這是領(lǐng)導(dǎo)與秘書主輔配合的最佳狀況。領(lǐng)導(dǎo)工作績效中，包含著秘書近身綜合輔助有效發(fā)揮作用的績效；而領(lǐng)導(dǎo)與秘書彼此加深理解，是提高主輔配合有效性的重要條件，也能有效地提高秘書綜合輔助和服務(wù)的效率，進(jìn)而促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高。只有這樣，秘書的近身綜合輔助才能在具體工作中充分發(fā)揮作用。領(lǐng)導(dǎo)者作出決定、召開會議、舉行會談、發(fā)布文件，處理各項具體事務(wù)，都有著確定的、具體的目的，遵循與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合近身綜合輔助規(guī)律，秘書必須對領(lǐng)導(dǎo)各項具體工作目的準(zhǔn)確的了解和把握，并為領(lǐng)導(dǎo)圓滿地實現(xiàn)工作目的，提供有效的服務(wù)和輔助。 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合，還落實在具體工作事務(wù)的目標(biāo)上。 秘書只有將工作安排圍繞領(lǐng)導(dǎo)各階段的工作目標(biāo)、重點(diǎn)展開，才能 做到主輔配合，有效地發(fā)揮近身綜合輔助的作用。 領(lǐng)導(dǎo)與秘書的主輔配合，還反映在階段性目標(biāo)上。特別在發(fā)現(xiàn)實踐中出現(xiàn)新情況、新問題、新矛盾、新趨勢時，秘書應(yīng)該及時地進(jìn)行準(zhǔn)確的分析研究，并將綜合分析的結(jié)果和研究的對策建議提供給領(lǐng)導(dǎo)，以輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有．效調(diào)整、協(xié)調(diào)和控制；當(dāng)發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)在某個時期、某個局部、某個階段、某項具體事務(wù)上，與總體工作目標(biāo)有所偏離時，秘書應(yīng)及時發(fā)揮參謀作用，輔助領(lǐng)導(dǎo)把握方向，以減少或避免失誤；當(dāng)群眾對領(lǐng)導(dǎo)正確的工作目標(biāo)不夠理解時，秘書應(yīng)通過上情下達(dá)的職能活動，幫助群眾理解；當(dāng)發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)工作意圖與群眾的正確意見和要求出現(xiàn)局部不一致時，秘書應(yīng)通過下情上達(dá)的職能活動，幫助領(lǐng)導(dǎo)將工作意圖與群眾愿望有機(jī)地結(jié)合起來。 作為領(lǐng)導(dǎo)者，其具體工作目標(biāo)就是組織管理目標(biāo)。這是古往今來被無數(shù)事實所反復(fù)證明了的，它反映了秘書工作一般規(guī)律在導(dǎo)向機(jī)制上的本質(zhì)特征。在總體方向的把握上，領(lǐng)導(dǎo)是主導(dǎo)者，領(lǐng)導(dǎo)不僅要自身帶頭，事事從事業(yè)公利出發(fā)，而且要嚴(yán)格要求自己的秘書對事業(yè)忠誠、正派、無私；秘書卜是輔助者，秘書要自覺遵紀(jì)守法，無私奉獻(xiàn)，同時還要發(fā)揮近身參謀作用，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者把握正確的方向。在工作實踐中，還要接受種種考驗。只有堅持為人民服務(wù)的根本宗旨，從事業(yè)公利出發(fā)，保持工作方向的高度一致性，秘書和領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合才能在工作實踐中有效地發(fā)揮作用，并不斷地提高其有效性。 ，堅持主輔配合的正確方向 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合的有效程度，首先決定于其配合的總 體目標(biāo)是否正確，秘書與領(lǐng)導(dǎo)各自的工作目標(biāo)是否一致。但秘書的投入，受主輔配合有效程度的制約，秘書的職能作用，不得超越輔助地位。 ④秘書發(fā)揮其職能作用，是在滿足領(lǐng)導(dǎo)需要，適應(yīng)環(huán)境條件變化，與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的前提下，通過事務(wù)服務(wù)和參謀輔助體現(xiàn)出來的。而且，這種主觀需要，對領(lǐng)導(dǎo)與秘書主輔配合方式和有效程度有著關(guān)鍵性影響。 ③領(lǐng)導(dǎo)對秘書公務(wù)服務(wù)的需要，對秘書工作的職能范圍、職能作用、職能地位等是決定性的。配合有效程度高，秘書的事務(wù)服務(wù)和參謀輔助發(fā)揮的職能作用就大，否則，作用就小。為領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)近身綜合服務(wù)是對秘書工作的根本要求。由于主輔配合受領(lǐng)導(dǎo)與秘書價值觀念和認(rèn)