【正文】 D 不重不急為了有效利用工作時(shí)間，秘書應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)？（154）X工作時(shí)間表的內(nèi)容與編寫要求 X 工作日至的內(nèi)容與編寫要求X其他時(shí)間管理的工具：效率手冊(cè)、時(shí)間表、待辦文件夾、墻上計(jì)劃板、商務(wù)通、值班表、“在不在”布告板等。 (4) 整理記錄應(yīng)注意的事項(xiàng)。 （2） 上司日常工作部署的記錄。*辦理上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的原則（1）積極主動(dòng)，千方百計(jì)（2）既要符合政策，又要靈活變通（3）件件有著落，事事有回音文字記錄工作(方法和技巧)：要點(diǎn)記錄法、詳細(xì)記錄法、常用速記法、筆記與錄音并用法（靈活，便捷，能夠優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)；費(fèi)時(shí)，費(fèi)事，分散記錄注意力）。 電話的處理。上司回來(lái)后秘書的工作（144145）秘書在上司外出旅行時(shí)的工作：檢查上司遺漏的東西。（7）注意時(shí)差問題。 （5）轉(zhuǎn)被相關(guān)證件。（3）準(zhǔn)備隨身用品。）X準(zhǔn)備上司在不同場(chǎng)合的發(fā)言提綱 X辦理出國(guó)手續(xù)（06年11月）辦理簽證：重點(diǎn)（142）秘書在上司出行前應(yīng)落實(shí)的工作內(nèi)容（1）審查選定最佳旅程表。制定旅程計(jì)劃表X零用現(xiàn)金的管理：X 通常由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由秘書保管和支出的現(xiàn)金。（3）訂房、訂票時(shí)要考慮上司的個(gè)人愛好和習(xí)慣。四、安排上司的差旅事務(wù)差旅準(zhǔn)備的要求（1）根據(jù)公司規(guī)定，弄清上司出差應(yīng)享受的待遇。報(bào)銷手續(xù)的要求： 提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，要嚴(yán)格按照公司的有關(guān)規(guī)定履行報(bào)銷手續(xù)。工作程序：X制定值班制度與值班規(guī)定—編制值班安排表—通知并給領(lǐng)導(dǎo)班子發(fā)放值班表—值班人員做值班記錄—重大事件做值班報(bào)告—值班結(jié)束交接班注意事項(xiàng)X（1）值班實(shí)務(wù)處理的方法與技巧建立健全公務(wù)接洽制度： 崗位責(zé)任制度、登記記錄制度（06年11月）（2）值班內(nèi)容的記錄（06年11月）值班日志 值班報(bào)告 來(lái)人登記與接待記錄 電話記錄 處理值班電話三、管理零用現(xiàn)金并辦理報(bào)銷手續(xù)X零用現(xiàn)金的管理要求（06年11月）（1）應(yīng)嚴(yán)格遵守辦公程序和財(cái)務(wù)制度，不應(yīng)自己或協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫(kù)”。(4) 熱情接待來(lái)訪。 (2) 認(rèn)真處理事務(wù)。 (6) 協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作。(4) 負(fù)責(zé)接待工作。 (2) 上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外。（3）介紹信的使用用印要謹(jǐn)慎二、安排值班工作 值班日記：外來(lái)的信函，電報(bào)④ 對(duì)于開出后未用的介紹信，管理人員應(yīng)及時(shí)催回，粘貼在存根上。② 介紹信的保管應(yīng)同印章保管一樣，牢固加鎖，隨用隨開。印章的刻制程序：X上級(jí)正式機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)—制發(fā)單位開具公函— 附章樣到公安部門辦理登記—公安部門指定刻制單位—刻制印章—選定啟用時(shí)間 — 發(fā)出附印樣的通知—雙人同行取回印章—拆封檢驗(yàn)—專人保管印章的使用程序：X申請(qǐng)用印 正確用印 用印登記注意事項(xiàng)X（1）印章的停用與繳銷 銷毀舊公章要登記造冊(cè)，要經(jīng)上司批準(zhǔn)，要有兩人監(jiān)督。具有介紹和證明雙重作用。**單位印章的作用：標(biāo)志作用；權(quán)威；法律；憑證。（3）發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無(wú)法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)，直到解決。二、營(yíng)造健康、安全的辦公環(huán)境辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患（113頁(yè)） 健康，安全辦公環(huán)境的基本要求（114頁(yè)）工作程序：X（1）確定安全檢查周期、定期檢查。（4）繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。（2）列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來(lái)。（6）電話最好是５平方米空間范圍一部。（4）光線應(yīng)來(lái)自左方，以保護(hù)視力。（2）各座位間通道要適宜，應(yīng)以事就人。辦公室布置的具體要求(1) 辦公室的排列應(yīng)按照直線對(duì)稱的原則和工作程序的順序，其路線以最接近直線為佳，防止逆流與交叉。 內(nèi)部的最大特點(diǎn)和有效性取決于內(nèi)部的紀(jì)律約束，自覺程度，每個(gè)人在考評(píng)中的參與程度和參與的自覺性。（10）常用的設(shè)備與檔案應(yīng)置于使用者附近。 （8）自然光應(yīng)來(lái)自桌子的左上方或斜后上方。（6）應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負(fù)荷的需要。（4）將通常有許多外賓來(lái)訪的部門置于入口處。 （2）使用同樣大小桌子。娛樂活動(dòng)：觀看項(xiàng)目和參與項(xiàng)目（06年11月）參觀、娛樂的相關(guān)禮節(jié)（1）觀看各類文藝節(jié)目時(shí)，不要遲到；（06年11月）（2）無(wú)論在參觀、游覽還是觀看節(jié)目中，都不要大聲喧嘩、議論；（3）著裝應(yīng)該根據(jù)場(chǎng)合調(diào)整。〉預(yù)訂住宿房間〈考慮：交通是否方便；檔次是否合適；環(huán)境是否安靜優(yōu)雅〉） （4）根據(jù)對(duì)方要求調(diào)整方案。（接，送餐）（3）預(yù)定餐廳、住宿房間。工作程序：（1）了解情況。席間禮儀：主不動(dòng)，客不食；不拿餐具的手要扶著自己的碗或盤子⑤ 不要用自己的筷子為客人夾菜。③ 不要把菜從盤子里直接夾入口中，應(yīng)先放入自己的盤或碗里，然后在送入口中。三、安排來(lái)訪者食宿、交通、行程中餐禮節(jié)常識(shí)（1）餐具使用禮節(jié)：筷子：① 夾菜時(shí)，不可用筷子在盤子里挑挑撿撿，只應(yīng)該在靠近自己子的一邊夾。(4)主陪人親自到機(jī)場(chǎng)或車站迎接，這對(duì)來(lái)訪者是表示了非常重視。（06年11月）團(tuán)體見面禮節(jié)常識(shí)。二、安排迎送來(lái)訪團(tuán)體： *根據(jù)來(lái)訪團(tuán)隊(duì)的人數(shù)和接待規(guī)格來(lái)確定用車。 （4）與來(lái)訪者溝通情況。（主要陪同人員；主要工作人員；住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量；宴請(qǐng)地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)；會(huì)見、會(huì)談地點(diǎn)、參與人員；參觀游覽地點(diǎn)、陪同人員。工作程序：（1）了解掌握背景資料。 （3）經(jīng)費(fèi)預(yù)算。接待計(jì)劃的主要內(nèi)容：*（1）確定接待規(guī)格。 （2）一些突然變化的影響。第二章 事物管理第一節(jié) 接待一、 制定接待工作計(jì)劃： *秘書必須能根據(jù)來(lái)防者得身份確定接待規(guī)格。 （3）解放思想，創(chuàng)造性地落實(shí)。會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)的作用傳達(dá)落實(shí)的要求（1）迅速果斷，保證質(zhì)量。催辦的方式：發(fā)文催辦、電話催辦、派員催辦、約請(qǐng)承辦部門來(lái)人匯報(bào)會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦程序：會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)—會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度—會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋?zhàn)⒁馐马?xiàng)，需注意以下兩類問題：（1）綜合性的，需由多部門共同辦理的工作事項(xiàng)。 （3）建立匯報(bào)制度。四、跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)要求：準(zhǔn)確、及時(shí)、到位（06年11月）會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度（1）明確催辦人員。 （2）量入為出，收支平衡。（2）遵守公司零用現(xiàn)金、消費(fèi)價(jià)格及用品報(bào)銷的各種財(cái)務(wù)制度和規(guī)定。會(huì)議紀(jì)要按印發(fā)范圍和查看等級(jí)分發(fā)。清理文件 案卷移交須辦移交手續(xù) 正確區(qū)分會(huì)議文件保管期限二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容和要求整理、編寫會(huì)議紀(jì)要，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后及時(shí)打印成交。 （3）加強(qiáng)寫作訓(xùn)練，提高協(xié)作水平。會(huì)議文件的立卷歸檔：★ 歸檔范圍（06年11月）工作程序?qū)⑹占奈募Y料進(jìn)行登記—向上級(jí)總結(jié)、匯報(bào)情況—甄別整理、分類歸卷—卷內(nèi)文件的排列—卷內(nèi)文件的編號(hào)、編目 — 填寫卷內(nèi)文件的備考表—案卷標(biāo)題的擬制—填案卷封面—移交給檔案室—清理、銷毀不再利用的紙張整理會(huì)議文字記錄（1）熟悉有關(guān)方針政策，提高思想理論水平，增強(qiáng)分析和理解能力。 ④ 收集會(huì)議文件也要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。 ② 收集會(huì)議文件資料要及時(shí)，確保文件資料在與會(huì)人員離會(huì)之前全部收集齊全。選擇會(huì)議信息的反饋形式：正面指導(dǎo)反饋、建設(shè)性反饋。 （2）在會(huì)議工作出現(xiàn)問題時(shí)反饋。（5）抓好會(huì)議反饋信息的落實(shí)工作。（3）建立定期的會(huì)議信息反饋制度。工作程序（1）布置會(huì)議信息收集工作。（2）會(huì)議信息反饋的目的要明確，要看服務(wù)對(duì)象。 （6）利用會(huì)議信息進(jìn)行宣傳。 （4）利用信息為決策服務(wù)。 （2）利用信息進(jìn)行會(huì)議溝通。 （3）確定搜集會(huì)議信息的方法。提供會(huì)議信息服務(wù) 收集會(huì)議信息的程序（1）確定會(huì)議信息的搜集范圍。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的要求（1）真實(shí)準(zhǔn)確； （2）短小精悍； （3）快是簡(jiǎn)報(bào)的質(zhì)量體現(xiàn)； （4）生動(dòng)活潑。 （2）真實(shí)性：準(zhǔn)確、清楚、突出重點(diǎn)。會(huì)議記錄：標(biāo)題＋正文＋尾部會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（1）內(nèi)容：反映會(huì)議情況，交流會(huì)議經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息。三、做好會(huì)議記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作為會(huì)議記錄做好準(zhǔn)備工作。注意事項(xiàng)（1）妥善處理新聞媒體的負(fù)面報(bào)道。（3）安排拍照和新聞發(fā)布會(huì)等傳統(tǒng)活動(dòng)。工作程序（1）媒體人員登記。（2）在會(huì)議召開期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)布消息。（7）會(huì)議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會(huì)提供必須的信息資料，使會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者能更好地向新聞媒體介紹會(huì)議情況，回答記者的提問。（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。（3）報(bào)道中的重要觀點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定，以免造成差錯(cuò)或失誤。二、接待采訪會(huì)議的新聞媒體接待采訪會(huì)議的新聞媒體的基本原則：（1）會(huì)議要求實(shí)事求是。（5）有時(shí)須用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內(nèi)容。（3）會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào)。工作程序（1）制定值班工作制度 （2）明確值班工作任務(wù) （3）編制會(huì)議值班表編制值班表應(yīng)有的項(xiàng)目（1）會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。在會(huì)議的簽到、引領(lǐng)、食宿接待服務(wù)中要遵守禮儀的一般要求，注意服務(wù)忌語(yǔ)，使用禮貌用語(yǔ)。要遵守會(huì)議紀(jì)律和時(shí)間，不交頭接耳，不遲到早退，發(fā)言不超過規(guī)定時(shí)間。一般應(yīng)在會(huì)前組成一個(gè)會(huì)務(wù)組，專門處理有關(guān)問題。（2）迎送禮儀。八、安排會(huì)議禮儀服務(wù)會(huì)議的通用禮儀（