【正文】 但是，事情不總是這樣——你可能任用了一名難相處的、不適合工作的雇員——但是如果你一直在管理你的團隊或部門，你也必須承擔(dān)責(zé)任。如果你選擇了合適的人做這項工作，給他們設(shè)定了明確的目標(biāo)，鼓勵和激勵他們，當(dāng)他們出現(xiàn)問題的時候，要聆聽他們的傾訴，那么，他們中的任何人都沒有理由需要紀(jì)律談話。這種態(tài)度，當(dāng)它被移植到工作場所的時候，幾乎不會將部門或團隊團結(jié)在你身邊，成為一個強大的、緊密的集體。你不會決定不再在自行車棚后面抽煙，你只是決心不讓人再看到罷了。如果這種談話確實是那樣的話，它們就不會很有效。 這會使人浮現(xiàn)出這樣的情景，即一個權(quán)威人物漲紅著臉并以高高的嗓門和憤怒的聲調(diào)說話，直至你放聲大哭、感覺非常丟臉。 練就你的絕招：紀(jì)律談話的整個形象是相當(dāng)恐怖的。 紀(jì)律談話在一個評價談話中，在你坐下來開始真正談話之前，閑聊一兩分鐘，你可以使一名非常緊張的員工放松。你將要向他們表明,你可能不滿意他們業(yè)績的某個方面，而你沒有對他們個人存有偏見。 許多人即使明知自己擅長工作，面對的是一次評價談話，都會在被叫去見老板時變得很緊張。 另外一小點，如果你認為你的被談話人有可能變得心煩意亂、開始抽泣，不要忘記將一盒紙巾不顯眼地放在旁邊。像我們后面將要看到的那樣，應(yīng)該早發(fā)現(xiàn)紀(jì)律問題，應(yīng)該以一種“我們應(yīng)該如何解決它”的口吻來處理——在一杯咖啡或一杯茶之后能更加容易營造這種氣氛。你可能覺得，按照針對同一主題的其他紀(jì)律談話的做法，對于一次嚴(yán)肅的紀(jì)律談話來說，這樣做是不恰當(dāng)?shù)摹?你想證明這次談話是重要的，你想表明你已經(jīng)為這個人留出了時間，你對他們是認真的。如果你確實不能，你是否能夠去借椅子？或者說，如果沒借成，是否能夠借用另外一間辦公室或房間？通常它同你的辦公室一樣，但是，有一句告誡的話：如果你在自己的領(lǐng)地，這有助于加強你的權(quán)威和你對談話的控制。當(dāng)然，有些辦公室會恰好沒有舒適的椅子。這樣就避免了你們相對就坐而造成面對面的、正視的感覺。為了嚇唬員工、保證他們不開口，或者如果在紀(jì)律談話中，員工是愛尋釁的，要激怒他們跨過桌子來揍你，這樣做才是一個絕好的安排。 在布置會議室的時候，重要的是要避免桌子這一傳統(tǒng)的障礙物，即你們中的一人坐在桌子的一邊。如果問題很嚴(yán)重，他們會知道談話是什么內(nèi)容。 對于紀(jì)律談話，需要注意的就少些，只是告訴雇員你想與他們談話，或許確定在第二天一個雙方認為合適的時間進行。如果你要你的員工覺得自身不可或缺的，就要讓他們知道，他們的評價談話是重要的。如果你能避免，就不要改動計劃——他們不是在那里任憑你擺布的，等著你調(diào)整日程表，將其他事情都安排停當(dāng)。 和你一樣，你的員工也需要準(zhǔn)備談話。談話要在一種正式的場合——你不應(yīng)該在午餐時間到樓下小酒館里進行，或者在員工的工作臺旁邊即興地進行——但是談話也應(yīng)該是放松的，要不然，被談話人就會放不開，也不會像你需要的那樣去說。 不管你在進行哪種談話，你應(yīng)該遵循某些普遍的準(zhǔn)則。 充分準(zhǔn)備談話，鼓勵被評價者說話，發(fā)現(xiàn)和處理任何有問題的領(lǐng)域，商定一個行動計劃。但是，除非你知道如何去評價員工，否則這種談話就不會取得這些效果。 采取進一步行動。 如何進行談話； 如何準(zhǔn)備一次紀(jì)律談話； 何時因某人業(yè)績差而進行紀(jì)律談話； 很少有經(jīng)理喜歡對員工進行紀(jì)律談話，但是如果你知道你在做什么并確信你在以盡可能好的方式處理談話，那么，談話就會容易得多。如果你要駕馭團隊，并且獲得團隊的尊敬，你必須能夠有效地進行兩種類型的談話（除了我們已經(jīng)談到的求職面試之外）：紀(jì)律談話與評價談話。 如果沒有人適合這個工作，重新做廣告并重新開始——決不要任用不適合的人。 初選時聽取證明人的意見。 做簡單記錄，過后再充實它。 如果你仍然擔(dān)心，要說出來； 探究任何有疑惑的地方； 傾聽，要表現(xiàn)出你在傾聽； 介紹背景； 5客觀地進行面試 給求職者一個對機構(gòu)盡可能好的印象。 提供盡可能多的重要信息； 考慮在哪里做廣告； 3廣告招聘空缺崗位 說明職業(yè)發(fā)展的機會。 概述工作條件和社會環(huán)境； 列出主要的職責(zé)和任務(wù)； 確定工作的目標(biāo)； 審查現(xiàn)有的職務(wù)說明書，看看它是否仍然合適； 1制定職務(wù)說明書如果你有一個快樂的團隊，在那里每個人都擅長他們的工作，你的員工流動就少，因為新招聘的員工能與你共事很長時間，你的經(jīng)理同事會羨慕你，而你的資深經(jīng)理和領(lǐng)導(dǎo)會欽佩和尊重你。重新考慮比后悔要好。如果你感到滿意，要讓應(yīng)聘者知道。 以短期合同雇傭某人；推遲對當(dāng)前編輯的提拔；或者在調(diào)任公關(guān)經(jīng)理之后請他們保留編輯工作1～2個月；停止出版一期通訊；讓團隊中其他人來承擔(dān)這份工作，使用公關(guān)代理來出版下一期或下兩期通訊……你將思考一些辦法。你在給他們提供工作，而你知道他們可能對這份工作并不滿意，不能因工作出色而得到在一個更加適合的崗位中可能獲得的提升。但是，要想一想如果你任用不合適的人，只要他待在這個崗位上，這項工作就不能有效地得到完成，你可能會有一個悶悶不樂的職員。他們不想當(dāng)助理，你也未必能找到符合你的人員描述條件的人，除非你調(diào)整你的人員描述使它更加現(xiàn)實。如果你想要一名公關(guān)助理，你在尋找有幾年經(jīng)驗、在職業(yè)上有抱負有高志向的求職者，你未必能找到一人。如果沒有合適的應(yīng)聘者，就不要任用任何人。 如果沒有合適的人怎么辦？要保證你會小心斟酌拒絕信中的措辭，以便使收信人對你的機構(gòu)留下一種溫暖的感覺。 你一旦做出決定，要以電話或書信方式告訴他們已經(jīng)入選，但是要等到應(yīng)聘者接受工作之后，才能回絕你后面的兩個或三個選擇。如果應(yīng)聘者是會對他們資格做假的那類人，即便這個資格對完成工作并非必不可少，那么，資格審查可以消除你對他們適合與否的疑慮。 2 如果資格對他們從事工作的能力至關(guān)重要，比如會計師資格。 1 如果你哪怕有一點懷疑他們列出的資格中有假。你不會總需要這樣做，但是，在兩種情況下你應(yīng)該去審查資格。 很少有經(jīng)理會審查一個應(yīng)聘者的資格。然而，不要忘記你自己對有關(guān)崗位的要求。除了覺得他們確實不是通力合作者之外，如果你認為他們恰好適合這份工作，而證明人暗示這一點也是他們體會的話，你應(yīng)該豎起耳朵。另一方面，如果你完全不去注意它，聽取證明人的意見從開始就會毫無意義。你可能會發(fā)現(xiàn)，許多負面的意見都是以暗示或建議形式出現(xiàn)的，而在電話里表達這些意見比寫下來要容易得多。 當(dāng)你要聽取證明人意見的時候，請打電話而不要寫信。或者沒有一個圓滿的解釋，在這種情況下，你提出問題也是有益的。 如果情況是這樣，最好是在面試時直截了當(dāng)?shù)貑枒?yīng)聘者：“我發(fā)現(xiàn)你的證明人既不包括你現(xiàn)在的雇主，也不包括前一位雇主。但是，如果他們也不將他們上一位雇主作為證明人，這會使你——或者應(yīng)該使你——想知道為什么他們不這樣做。要想一想誰被他們選作了證明人——如果有什么人明顯地不在名單上，你應(yīng)該問一問為什么。 證明信對支持你的決定是非常有用的，你應(yīng)該根據(jù)證明信采取后續(xù)行動。如果要作為一項要求的話，人員描述應(yīng)該規(guī)定，這個人應(yīng)該能夠與團隊中的其他人相處融洽。 你已經(jīng)給自己設(shè)定了一套崗位衡量目標(biāo)，所以你應(yīng)該能夠做出一個合理的決定。重要的是，不要拿應(yīng)聘者來相互比較，而是要拿應(yīng)聘者與你開始時設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)——人員描述——去比較。 做最終的選擇如果你有任何疑問，請他們作解釋——繼續(xù)深入直至你滿意為止。 練就你的絕招：面試可能是傷腦筋的事——要使應(yīng)聘者不拘謹。在每項內(nèi)容下面你也可以按10分制或20分制來給每個應(yīng)聘者打分，以便你可以在那輪面試結(jié)束時客觀地將每位應(yīng)聘者的分數(shù)相加，看看誰總體上得分最高。 準(zhǔn)備一張記錄紙、標(biāo)上標(biāo)題以便在下面做記錄。如果你面試了幾個應(yīng)聘者，這時會很容易忘記誰是怎么說的，所以，要記下你以后可能要復(fù)查的每件事情。 在面試當(dāng)中，我前面已經(jīng)提到過，你將做些記錄，但是你會太注意傾聽?wèi)?yīng)聘者而不能做完整的筆記。既然你已完成對他們的面試，安排人在外面帶路比讓應(yīng)聘者在走廊獨自閑逛會顯得更加友好。保證他們不會有懸而未決的問題要問，然后，這樣說：“非常感謝你們的光臨。 面試之后如果你認為應(yīng)聘者可能有疑慮，鼓勵他們表達出來，否則，你不可能使他們放心。假設(shè)你給他們提供這份工作，你必須鼓勵他們有接受這份工作的想法?！碑?dāng)然，只是仍要禮貌地這樣說：“我能告訴你我在擔(dān)心什么嗎？你現(xiàn)在已經(jīng)當(dāng)了7年的公關(guān)助理，甚至當(dāng)你換了雇主的時候，你的任務(wù)好像都沒有增加。這樣對應(yīng)聘者才公平。用同樣的語調(diào)繼續(xù)問這方面問題直至你得到你需要的信息。 如果應(yīng)聘者是通情達理的，他們會希望你問這些問題，所以，不要對刨根問底的提問覺得不自在。如果他們好像在回避這個題目，要控制局面，向他們問一些封閉型問題——即他們可以只答是或不是這樣的問題。 如果你對有些情況不能肯定，只有給應(yīng)聘者提供機會向你做解釋，對他們才是公平的。 在面試開始的幾分鐘之后，直到你請他們向你提問的時候，應(yīng)該十有八九是應(yīng)聘者在說話。問一些開放型問題——即應(yīng)聘者不能僅僅回答是或不是這樣的問題?，F(xiàn)在記些簡單的筆記就可以，在面試結(jié)束以后，你可以對筆記再作添補。 在面試中，要用眼睛交流，要表現(xiàn)出興趣。 傾當(dāng)你的同事正將應(yīng)聘者的外套拿走，正在取咖啡，而應(yīng)聘者正在入坐，在這種混亂中開始就重要的問題進行提問是不公平的，采取前面的做法也有助于你度過面試開始時的那幾分鐘。 特別是如果你感到應(yīng)聘者非常緊張——好的想法是要從申請表上找一些你能夠聊上一兩分鐘的話題（姑且不說別的，它至少表明你已經(jīng)看過申請表）。如果你確實對面試緊張——有些經(jīng)理也會緊張——那么，這也將有助于你放松。要微笑，放松地對待他們，以便他們也能放松地對你，他們講話時不要打斷他們?！?要站起來向應(yīng)聘者致意，并請他們就坐，然后，介紹一下你擬定的面試程序：“我將簡短地作自我介紹，并介紹部門、機構(gòu)情況，然后，我要問你們一些有關(guān)你自己、你的技能和經(jīng)歷方面的問題。 如果你已經(jīng)做了恰當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備，你應(yīng)該發(fā)現(xiàn)面試是非常簡單的。 想從每位應(yīng)聘者那里得到最好的東西就要求我們遵從一些實用的做法——誰來“迎接和問候”應(yīng)聘者？面試的房間如何布置？要準(zhǔn)備問題清單來向所有應(yīng)聘者提問，要準(zhǔn)備回答有關(guān)公司、崗位、工作條件方面的提問。 這會使他們對工作場所有一個感性的認識，并可以發(fā)現(xiàn)任何潛在的問題，比如它正好靠窗、通向一個花壇，天氣暖和的時候，這個窗總是開著，他們會得花粉熱。你將如何與應(yīng)聘者聯(lián)系？什么時候？是否會有第二次面試？要準(zhǔn)備一份你的就業(yè)條款和條件，保證你能耳熟能詳。 結(jié)要保證你會準(zhǔn)備這方面信息，因為在面試之前你可能必須做這方面的決定。提供信息你可能想問他們有關(guān)資格、離開從前崗位的理由、工作風(fēng)格等方面的問題。這些問題可能因應(yīng)聘者的不同而不同，將由申請表的提示而來。應(yīng)該向所有應(yīng)聘者提出清單上的這部分問題。這些是確定應(yīng)聘者在工作方面是否達到要求的問題。這些問題應(yīng)該屬于下面兩類問題中的一類：從他們個人答復(fù)的情況看，如果需要的話，你還可以問一些補充的問題，或要求作一些說明。 問然而，在這個階段，不要提供太多的信息，特別是不要泄露你的人員描述上的信息。 以簡單介紹自己、你的部門和你的機構(gòu)作為開場白。介一旦你整理出這些實用的做法，你就可以準(zhǔn)備面試了。 選擇的技巧(3)如果你的辦公室不合適，你是否能另找一間合適的？至少，將椅子從桌子那里挪開。理想的是，你們雙方（及其他評審人員）都應(yīng)該在舒適的椅子上就坐，以便你們可以放松和易于交流。 安排房間。轉(zhuǎn)移你的電話，保證不會有人闖入辦公室。通知接待處誰要來、何時來，安排人迎接他們，決定他們在何處等并準(zhǔn)備好地方（確保那個地方是舒適的，放一些年度報告和客戶通訊在那里），保證應(yīng)聘者如果需要可以去休息室，并給他們提供咖啡或茶。所以，要考慮這些實用的做法： 在實用的做法方面你也需要做準(zhǔn)備。 你也需要進行準(zhǔn)備，因為如果你不準(zhǔn)備，你從面試中不會獲得你需要了解的所有東西。如果你想讓他們接受那份你可能提供給他們的工作，或者你想讓他們即使沒有得到那份工作，但仍能說你機構(gòu)的好話，那么他們對你的看法是重要的。你必須認真地進行計劃和準(zhǔn)備。 準(zhǔn)備面試要與所有的求職者聯(lián)系，甚至是那些落選的人——誰知道，他們也許是你下一個空缺崗位的完美人選。通過招聘空缺，你也同時在給你的公司做廣告——要打造一個好印象。 練就你的絕招：廣告招聘可能很費錢，所以，要仔細檢查你的所有選擇方案。你希望他們讀你的信，而且心里想“真慚愧，我會喜歡為這個公司工作的”，而不是要“罵娘”。 給所有未成功的應(yīng)聘者寫信。在面試間歇，你還需留出時間作些記錄。即使為了一個初級崗位，面試也需要進行大約45分鐘。 一旦你選出了初選名單，要與每個求職者聯(lián)系。所以，如果前七位、前八位——或前十位、前十二位求職者看上去都非常優(yōu)秀，要想個辦法讓他們都能參加面試。比如，將所有必不可少的和稱心如意的要求作為標(biāo)準(zhǔn)，然后決定你不會去面試某個不具備至少一個碩士學(xué)歷的人，這樣做是愚蠢的。如果申請的質(zhì)量都足夠高，在你審查“必不可少的”條件之后，你可以開始使用你的“稱心如意的”標(biāo)準(zhǔn)。顯然，為一個辦公室職員的崗位，你沒有時間去面試三百個求職者，但是，許多經(jīng)理頭腦里有個固有的觀念，即面試六位應(yīng)聘者是恰到好處的——這正好占用一天的時間——他們就一直在刷掉應(yīng)聘者，直到初選名單剩六個人。例如，你可能決定要回絕從事公關(guān)工作至少不夠兩年的求職者。 采用的首要標(biāo)準(zhǔn)就是要仔細閱讀申請表，回絕那些不完全符合人員描述中那些必不可少的要求的任何求職者（如果你不這樣做，就會使人員描述成為兒戲）。除此以外，還應(yīng)該保證，落選的求職者不會有根據(jù)聲稱受到了歧視。 確定初選名單的最好方法是要絕對客觀。一旦收到所有的申請，你將有必要列出一份初步名單（除非求職者不夠多，你可以讓他們?nèi)繀⒓用嬖嚕?研究一下你的人員描述。但是，你應(yīng)該保證，你也會詢