【正文】 名稱：案卷目錄表填寫人：文員 用途：案卷索引金海灣酒店案 卷 目 錄 表順序號(hào)歸檔時(shí)的案卷號(hào)案卷標(biāo)題起止日期張數(shù)保管期限備注編號(hào)：12 名稱：案卷目錄目次填寫人：文員 用途：裝在案卷目錄的扉頁，作案卷索引 之用金海灣酒店案卷目錄目次案卷 順序號(hào)年代類別名稱起止頁號(hào)案卷數(shù)量永久長(zhǎng)期短期合計(jì)長(zhǎng)度（米）編號(hào)：13 名稱：案卷目錄說明填寫人：文員 用途：案卷說明，裝訂在案卷目錄的 尾頁金海灣酒店案卷目錄說明本目錄案卷數(shù)量：保管期限：整理情況：存在問題及其他情況： 編制單位： 年 月 日編號(hào)：14 名稱：案卷目錄封面填寫人：文員 用途：裝訂案卷時(shí)使用金海灣酒店案卷目錄封面全宗號(hào)：目錄號(hào)：年 度： 案 卷 目 錄編號(hào)：15 名稱：檔案借閱單填寫人：文員 用途：借閱文件、檔案、資料時(shí)使用聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián)金海灣酒店檔 案 借 閱 單借閱人工作部門部經(jīng)理簽示借閱時(shí)間 年 月 日至 年 月 日經(jīng)手人檔案（文件、資料）名稱卷宗號(hào)利用效果（借閱人填寫）備注歸還日期收件人簽名。 協(xié)同人力資源部做好本室員工的考勤統(tǒng)計(jì)，以及專業(yè)職稱和技術(shù)等級(jí)的評(píng)定考核工作。 積極支持和配合人力資源部、保衛(wèi)部和工程部組織的各項(xiàng)宣傳教育和培訓(xùn)活動(dòng)，在確保日常管理工作的同時(shí)，組織本室員工主動(dòng)接受和參加。 遇有重大接待任務(wù)和重要公務(wù)客人，按照總經(jīng)理的工作布置，及時(shí)溝通和協(xié)調(diào)好各部門之間的工作。 及時(shí)準(zhǔn)確地向各有關(guān)部門傳達(dá)總經(jīng)理的指令、指示和決定，并將落實(shí)情況反饋給總經(jīng)理。（三） 酒店有關(guān)職能部門應(yīng)保持與新聞媒體的密切聯(lián)系和合作，在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，做好酒店的宣傳報(bào)導(dǎo)工作，擴(kuò)大酒店影響和知名度。酒店各職能部門應(yīng)按各自的職責(zé)分工具體抓好落實(shí)。 員工因故離店，其工作檔案不作轉(zhuǎn)移，由人力資源部按規(guī)定處理。工作檔案記錄員工在為酒店服務(wù) 和工作中各個(gè)階段的個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)和獎(jiǎng)懲等 情況，辦公室秘書應(yīng)做好材料搜集和登記工作，保證員工工作檔案 的完整和準(zhǔn)確。辦公室員工必須按《員 工手冊(cè)》的規(guī)定，準(zhǔn)確填寫員工登記表和如實(shí)反映情況，員工家庭 地址和電話號(hào)碼變更，家庭人口和婚姻狀況變化等情況，均應(yīng)及時(shí) 向上級(jí)報(bào)告，并轉(zhuǎn)報(bào)人力資源部備案。 員工檔案管理（1）員工檔案分人事檔案和工作檔案。（2）因?qū)嶋H人員少于定編，需要增補(bǔ)時(shí)，應(yīng)填寫人力資源部統(tǒng)一印制的 “人員增補(bǔ)申請(qǐng)計(jì)劃”，報(bào)人力資源部辦理。 為了保證預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，辦公室對(duì)每月的成本費(fèi)用進(jìn)行分析、研究和提出加強(qiáng)管理的改進(jìn)措施和方法，探索降低費(fèi)用的途徑，并按酒店規(guī)定按月、季、年度及時(shí)寫出預(yù)算執(zhí)行情況的分析報(bào)告，報(bào)店領(lǐng)導(dǎo)審閱。 預(yù)算中審定的各項(xiàng)費(fèi)用管理目標(biāo)，要分解至月度、季度。辦公室預(yù)算編制應(yīng)服從酒店的總體平衡。下班前應(yīng)切斷電源，關(guān)好門窗，確保辦公室安全。如有遺失，應(yīng)報(bào)告保衛(wèi)部作出處理。接待客人應(yīng)在指定接待場(chǎng) 所。特別是涉及酒店機(jī)密事宜要做到不該問的不問，不該說的不說。（十一）辦公室安全管理制度 辦公室人員應(yīng)自覺遵守酒店員工治安管理制度和規(guī)定。 辦公室人員因私請(qǐng)假（含婚、喪和探親假等）和休工假，均需事先提出申請(qǐng)，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。外出公差應(yīng)征得同意。 辦公室人員考勤每月匯總一次，填寫在酒店統(tǒng)一印制的“員工出勤情況月報(bào)表”，送人力資源部，作為工資造表和發(fā)放工資的依據(jù)。每天考勤記錄在酒店統(tǒng)一印制的個(gè)人考勤卡上。（十）辦公室人員考勤制度 辦公室人員必須按時(shí)上下班，嚴(yán)格執(zhí)行酒店員工考勤管理制度和規(guī)定。工具類物品，除因業(yè)務(wù)發(fā)展需要增領(lǐng)外，實(shí)行以舊換新的辦法，并須填寫“物料用品領(lǐng)用單”和“酒店低值易耗品報(bào)廢單”，報(bào)廢的物品由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一處理。 物料用品管理（1）辦公室物料用品由辦公室秘書統(tǒng)一管理，具體負(fù)責(zé)編制年度物料用 品消耗計(jì)劃；按照物料用品分類，建立專用物料用品臺(tái)帳，掌握使 用及消耗情況，辦理物料用品領(lǐng)用、發(fā)放、內(nèi)部轉(zhuǎn)移、報(bào)廢和缺損 申報(bào)工作。（5） 新設(shè)備的添置必須經(jīng)酒店批準(zhǔn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收，并填寫財(cái)務(wù)部統(tǒng)一印制的“財(cái)產(chǎn)領(lǐng)用單”，辦理領(lǐng)用手續(xù)后，登記入帳。（3） 各種財(cái)產(chǎn)設(shè)備的調(diào)撥、出借必須經(jīng)財(cái)務(wù)部或總經(jīng)理審核，按批準(zhǔn)文件填寫財(cái)務(wù)部統(tǒng)一印制的“固定資產(chǎn)調(diào)撥單”；在酒店內(nèi)部各部門之間的轉(zhuǎn)移，應(yīng)填寫“固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單”，并辦理財(cái)產(chǎn)變動(dòng)登帳手續(xù)。（九）財(cái)產(chǎn)物資管理制度 財(cái)產(chǎn)設(shè)備管理（1）辦公室使用的各種辦公設(shè)備和交通工具由辦公室秘書具體負(fù)責(zé)管理， 建立辦公室財(cái)產(chǎn)二級(jí)明細(xì)帳，以便隨時(shí)與財(cái)務(wù)部相互核對(duì)，做到帳 帳相符，帳物相符。 嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)擅自用印和使用介紹信。登記內(nèi)容包括用印和用信人、事由、時(shí)間、批準(zhǔn)人、經(jīng)手人和印數(shù)等。常規(guī)用印由辦公室秘書批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得把印章和介紹信交他人管理和使用。信息材料的寫作要求：注意實(shí)效，注重功效，簡(jiǎn)明扼要。信息工作的程序?yàn)樗鸭?、分類、分?jí)、篩選、比較分析、匯總和交流。 調(diào)研和信息工作要求客觀、全面、深入，堅(jiān)持實(shí)事求是，防止片面性和表面化。（4）同行信息：包括同行酒店的經(jīng)營(yíng)管理新動(dòng)向、特色、服務(wù)水平、價(jià) 格政策、營(yíng)銷策略等基本信息。（2）客人信息：住店客人的投訴、意見和表揚(yáng)。（4）領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他調(diào)研工作。（2）酒店經(jīng)營(yíng)管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。 酒店調(diào)研和信息工作由辦公室秘書負(fù)責(zé)，其他人員協(xié)助。做好領(lǐng)導(dǎo)用車調(diào)度等行政事務(wù)工作，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。遇重大、緊急 情況或授權(quán)范圍以外的問題，必須及時(shí)請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，按領(lǐng)導(dǎo)意 圖處理，以免延誤。值班員要堅(jiān)守崗位，遵守紀(jì)律。（五）閱簽值班記錄和有關(guān)重要經(jīng)營(yíng)報(bào)表制度酒店領(lǐng)導(dǎo)每天要閱簽“大堂副理值班記錄簿”、“保衛(wèi)值班記錄簿”、“夜間經(jīng)理值班本”、“酒店?duì)I業(yè)收入日?qǐng)?bào)表”以及各類有關(guān)的重要財(cái)務(wù)報(bào)表，還可通過電腦終端查閱各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)資料，全面了解酒店近期的經(jīng)營(yíng)管理情況，以便對(duì)經(jīng)營(yíng)管理中存在的問題迅速做出決策。（四）文件傳閱制度酒店領(lǐng)導(dǎo)日常應(yīng)閱讀上級(jí)黨、政部門和業(yè)務(wù)主管部門的許多文件、信息資料以及重要的期刊雜志，了解黨和政府部門及業(yè)務(wù)主管部門各類重要信息和最新的方針、政策精神，正確指導(dǎo)酒店的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。 會(huì)議主持人對(duì)晨會(huì)上各部門提出的問題或需要協(xié)調(diào)解決的工作應(yīng)作出明確決斷，并明確分工落實(shí)。 會(huì)議出席人員：酒店副總經(jīng)理及各部門主要負(fù)責(zé)人，如主要負(fù)責(zé)人因事不能出席，應(yīng)指定副職或代理人參加。 酒店專題會(huì)議一般可分為：經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析會(huì)；價(jià)格政策會(huì)議；餐飲工作會(huì)議；銷售工作會(huì)議；酒店質(zhì)量管理會(huì)議；培訓(xùn)工作會(huì)議；酒店更新改造會(huì)議；重大接待任務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)等等。 酒店專題會(huì)議事先由辦公室根據(jù)總經(jīng)理的指令，列出會(huì)議內(nèi)容和要求，責(zé)成有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查研究，充分準(zhǔn)備，待時(shí)機(jī)成熟后召開。（8） 討論研究其他酒店的有關(guān)問題。（6） 討論酒店員工的工資、福利及涉及員工切身利益的有關(guān)問題。（4） 討論酒店的重大經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。（2） 研究討論酒店發(fā)展規(guī)劃、改革方案?？偨?jīng)理缺席時(shí)，由授權(quán)委托人主持會(huì)議。（6）檔案柜應(yīng)加鎖，專人保管鑰匙。（5）電器設(shè)備的電源應(yīng)置固定位置，以免人為造成斷電，影響機(jī)器使用 和設(shè)備、軟件損壞。（3）辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)嚴(yán)禁私人軟件在系統(tǒng)內(nèi)使用，防止電腦病毒對(duì)系 統(tǒng)的損害。 辦公設(shè)備管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：（1）辦公設(shè)備管理必須建立崗位責(zé)任制，落實(shí)個(gè)人管理責(zé)任。保管電子文件檔案必須做到防高溫、防磁、防潮、防硬物摩擦。 檔案收進(jìn)、移出、借用等手續(xù)必須完備，嚴(yán)防檔案遺失。 文書檔案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表及案卷目錄、目次、說明等，均應(yīng)符合文書檔案立卷格式要求。歸檔的文件、資料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)等均應(yīng)齊全完整。 嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，密級(jí)文稿嚴(yán)格保密，校對(duì)稿應(yīng)及時(shí)銷毀。 掌握文稿時(shí)效，急件先打印，印制要認(rèn)真細(xì)致，文件美觀大方，無油污、沾頁。 嚴(yán)格按照酒店公文格式行文，校對(duì)一般應(yīng)由兩人進(jìn)行，重要文稿應(yīng)三校，文稿、文字、標(biāo)點(diǎn)不錯(cuò)不漏，字距、行距、標(biāo)題、落款、表式等排列勻稱。 會(huì)議記錄完整、整潔、規(guī)范。 會(huì)場(chǎng)布置整潔，符合要求，無差錯(cuò)。如需要客人付費(fèi)的，應(yīng)協(xié)助客人做好結(jié)帳工作。 禮貌待客，精心安排各種接待活動(dòng)，不出差錯(cuò)。（四）公務(wù)客人接待工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 接待前應(yīng)事先了解清楚客人人數(shù)、身份、抵店、離店時(shí)間，接待要求和規(guī)格，及時(shí)報(bào)告酒店領(lǐng)導(dǎo)，作出安排。 文件使用是否準(zhǔn)確，公文格式是否規(guī)范。 是否符合公文的審批程序和行文規(guī)則，需要與有關(guān)部門會(huì)簽的是否會(huì)簽。（三）公文審核質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 公文送酒店領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)由辦公室秘書進(jìn)行審核。 使用國(guó)家法定計(jì)量單位。 根據(jù)公文內(nèi)容和行文規(guī)則，準(zhǔn)確把握發(fā)文規(guī)格，正確使用文種。除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，公文中的數(shù)字應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。使用簡(jiǎn)稱應(yīng)當(dāng)前后一致，一般先用全稱，加以注明后再使用簡(jiǎn)稱。 情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確，表述正確，層次清楚，前后照應(yīng)，文字精煉，篇幅力求簡(jiǎn)短。（二）文件草擬質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 符合國(guó)家法律、法規(guī)和上級(jí)單位及本酒店的有關(guān)規(guī)定，所提措施和辦法切實(shí)可行。 電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)等自動(dòng)化辦公用品必須保持良好狀態(tài)，有專人負(fù)責(zé)管理，發(fā)生故障應(yīng)及時(shí)修理。 辦公室每天打掃，如有垃圾及時(shí)清掃。 向酒店總經(jīng)理報(bào)告。 護(hù)送客人應(yīng)盡可能從酒店職工通道出入。 督導(dǎo)大堂副理（或總臺(tái)）聯(lián)系急救中心，直接將病人送往醫(yī)院。 迅速向酒店總經(jīng)理報(bào)告。 督導(dǎo)保衛(wèi)部與公安部門入店破案，并提供必要工作條件。盜竊案件的處理 率領(lǐng)保衛(wèi)部值班人員和巡邏人員迅速趕赴現(xiàn)場(chǎng)。 立即向酒店總經(jīng)理報(bào)告。 立即向酒店總經(jīng)理報(bào)告停水原因及采取的措施。 如予期停水時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)督導(dǎo)客房部在適當(dāng)時(shí)間向客人進(jìn)行解釋，說明停水原因及酒店采取的措施，請(qǐng)求客人諒解。停水事故的處理 督導(dǎo)酒店工程部立即與地區(qū)供水單位聯(lián)系，了解停水原因，如地區(qū)性發(fā)生水管爆裂不影響酒店備用的另一路進(jìn)水管道，應(yīng)督導(dǎo)工程部迅速