【正文】 來看 ， 會議的支出會增加企業(yè)的營運(yùn)成本 * 從質(zhì)上來看 ， 有效率的會議可以為企業(yè)節(jié)省更多的時(shí)間 、 金錢 ， 以及增加效率 * 評估會議的價(jià)值，要同時(shí)兼顧 “ 會議是否有效 ” 以及 “ 會議開支是否控制在最低程度 ” 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 71 某高科技公司之會議開銷 各階層的職員人數(shù) 每周時(shí)數(shù) 每小時(shí)的負(fù)擔(dān)比率估計(jì) 會議時(shí)間所耗的成本 高層主管 （ 500） 中層主管 （ 200） 低層主管 （ 7000） 每周會議開銷 每年會議開銷 （ ￥ 5325000Ⅹ 48周 ） 有效會議開銷之估計(jì) （ 占每年的 50%） 無效率會議的成本損失 12 ￥ 100 ￥ 85 ￥ 50 ￥ 600,000 ￥ 1785,000 ￥ 2,940,000 ￥ 5,325,000 ￥ 255,600,000 ￥ 127,800,000 ￥ 127,800,000 *會議時(shí)數(shù)與負(fù)擔(dān)比率資料 ， 是根據(jù)摩司魏克 1995年針對 500家高科技公司的研究報(bào)告 。 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 59 時(shí)間的特性 * 供給毫無彈性 * 無法蓄積 * 無法替代 * 無法失而復(fù)得 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 60 時(shí)間的三大殺手 * 缺乏時(shí)間管理的意識 * 缺乏溝通 * 弄不清楚優(yōu)先順序 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 61 時(shí)間管理的陷阱 * 豬八戒踩西瓜皮 ——滑到哪里是哪里 * 不好意思拒絕別人 * “反正時(shí)間還早 ” ——拖延 * 不速之客 * 會議病 * 文件滿桌病 * 事必躬親 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 62 如何跨越時(shí)間陷阱 * 要事第一 * 以最終的結(jié)果來開始行動 * 學(xué)會說 “ NO！ ” * 學(xué)會對付不速之客 * 減少冗長的會議 * 辦公桌上的 “ 5S”運(yùn)動 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 63 時(shí)間管理矩陣圖 ?危機(jī) ?緊急的問題 ?有限期的任務(wù)、會議 ?準(zhǔn)備事項(xiàng) 準(zhǔn)備事項(xiàng) 預(yù)防工作 價(jià)值觀的澄清 計(jì)劃 關(guān)系的建立 真正的休閑充電 授能自主管理 ?干擾 ， 一些電話 ?一些信件、報(bào)告 ?許多緊急事件 ?許多湊熱鬧的活動 細(xì)瑣 、 忙碌的工作 一些電話 浪費(fèi)時(shí)間的事 “ 逃避性 ” 活動 無關(guān)緊要的信件 看太多的電視 緊急 不緊急 重 要 不 重 要 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 64 時(shí)間管理的工具 * 月歷 * 行事歷與甘特表 * 效率手冊 * 商務(wù)通與訂房卡 * 鬧鐘 * 其它工具 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 65 第三篇：技巧篇 模塊 8 會議的技巧 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 66 企業(yè)現(xiàn)狀 * 大多數(shù)的企業(yè)在會議里決定其基本走 向 * 企業(yè)花在開會上的時(shí)間越來越多 * 開會的頻率越來越高 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 67 定義會議 商業(yè)會議由若干人參加，他們聚到一 起是為了解決問題問題或作出決定。 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 51 溝通的過程 傳送者 接收者 信 息 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 52 溝通的六大要素 * 信息傳送者 * 信息 * 表達(dá)方式 * 信息接收者 * 反饋 * 跟進(jìn) 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 53 有效溝通的要決 * 推敲意念 知己 * 認(rèn)清對象 知彼 * 爭取天時(shí)地利 * 為對方處境設(shè)想 * 細(xì)心聆聽回應(yīng) * 取得對方承諾 * 跟進(jìn)成效 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 54 語言使用原則 * 不要使用術(shù)語或方言 * 避免使用 “ 但是 ” * 積極語言 * 從對方的立場出發(fā) * 避免將個(gè)人意見權(quán)威化 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 55 身體語言比語言更可信 * 點(diǎn)頭與微笑 * 身體前傾 * 和對方目光接觸 * 不要雙手抱在胸前 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 56 積極的聆聽者 他們不但聽對方講些什么，而且更能體察對方想說些什么，他們從不打斷對方的發(fā)言，在聆聽時(shí)控制自己的主觀意見和想法，并且能夠切身處地地從對方的角度出發(fā)，為對方著想。 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 35 評估問題性質(zhì)的兩個(gè)步驟 步驟 1 問題的優(yōu)先順序 ? 緊急性 ? 重要性 ? 妥當(dāng)性 步驟 2 區(qū)分問題的類別 ?發(fā)生型問題 ?謀求改善型問題 ? 潛在型問題 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 36 如何進(jìn)行您的工作之二 以 PDCA完成達(dá)成目標(biāo)的程序 P —— 計(jì)劃 （ plan） D—— 執(zhí)行 (do) C—— 檢查 (check) A—— 改正再執(zhí)行 (action) 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 37 P D A C 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 38 改善后水準(zhǔn) PDCA 目前水準(zhǔn) PDCA PDCA 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 39 程序化計(jì)劃的五個(gè)步驟： 步驟 ① 明確了解工作進(jìn)行的目的及理由 （ why） ？ 為什么要做 ？ 步驟 ② 確定要做哪些事項(xiàng) （ what） ？ 步驟 ③ 誰來做 ？ 明確責(zé)任者及協(xié)助者 （ who） ？ 步驟 ④ 什么時(shí)候要完成 （ when） ？ 步驟 ⑤ 明確如何進(jìn)行及進(jìn)行的順序步驟 (how to)? 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 40 如何進(jìn)行您的工作之三 以問題解決程序達(dá)成解決問題的目標(biāo) 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 41 解決問題的三個(gè)重點(diǎn) 1. 找出問題的真正的原因 2. 找出解決問題的重點(diǎn)對策 3. 訂出問題解決的行動計(jì)劃 要做什么 （ what） ? 誰來做 (who)? 什么時(shí)候完成 (when)? 各項(xiàng)行動如何進(jìn)行 (how to)? 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 42 步驟 1 明確的目標(biāo) 、 標(biāo)準(zhǔn) 步驟 2 發(fā)現(xiàn)問題點(diǎn) 步驟 3 分析問題點(diǎn)的產(chǎn)生原因 步驟 4 確定要解決的課題 步驟 5 擬訂對策 步驟 6 做出行動計(jì)劃 步驟 7 執(zhí)行行動計(jì)劃 步驟 8 效果確認(rèn) 步驟 9 標(biāo)準(zhǔn)化 問題解決的九個(gè)步驟 愛生活 愛 JUST DO IT GEC Program 43 企業(yè)人工作的基本守則 守則 1 永