【正文】 議程 7月 6日上午 11點(diǎn) 格林德雷戈飯店 （ 11： 00）任命一個(gè)會(huì)議主席 （ 11： 10）為缺席致歉 （ 11： 15）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄 （ 11： 30）上次會(huì)議提出的事項(xiàng) （ 11： 45）討論聯(lián)絡(luò)事宜 （ 12： 00）會(huì)間休息 （ 12： 15）其他事宜 （ 12： 45）下次會(huì)議細(xì)節(jié) 75 確定地點(diǎn) * 你的辦公室 * 下級(jí)的辦公室 * 單位會(huì)議室 * 外面的會(huì)議室 * 會(huì)議中心 * 城外的會(huì)議場(chǎng)所 76 安排座位 77 一對(duì)一會(huì)議 （ 3） （ 1） （ 2） 78 大型會(huì)議 （ 3） （ 2） （ 1） 79 準(zhǔn)備會(huì)議用品 * 組織會(huì)議場(chǎng)所 * 選擇視聽設(shè)備 * 提供書寫工具 * 對(duì)于大型會(huì)議 80 與會(huì)者的準(zhǔn)備工作 * 確認(rèn)自己在會(huì)前收到的議程表 。 * 電子郵件 電子郵件可使你以很快的速度與頻率通過因特網(wǎng)發(fā)送和接收書面信息而不會(huì)遇到真實(shí)會(huì)議中的麻煩和花費(fèi) * 其他 69 會(huì)議的價(jià)值 * 從量上來看 ， 會(huì)議的支出會(huì)增加企業(yè)的營運(yùn)成本 * 從質(zhì)上來看 ， 有效率的會(huì)議可以為企業(yè)節(jié)省更多的時(shí)間 、 金錢 ， 以及增加效率 * 評(píng)估會(huì)議的價(jià)值 ， 要同時(shí)兼顧 “會(huì)議是否有效 ”以及 “會(huì)議開支是否控制在最低程度 ” 70 某高科技公司之會(huì)議開銷 各階層的職員人數(shù) 每周時(shí)數(shù) 每小時(shí)的負(fù)擔(dān)比率估計(jì) 會(huì)議時(shí)間所耗的成本 高層主管 （ 500） 中層主管 （ 200） 低層主管 （ 7000） 每周會(huì)議開銷 每年會(huì)議開銷 （ ￥ 5325000Ⅹ 48周 ） 有效會(huì)議開銷之估計(jì) （ 占每年的 50%） 無效率會(huì)議的成本損失 12 ￥ 100 ￥ 85 ￥ 50 ￥ 600,000 ￥ 1785,000 ￥ 2,940,000 ￥ 5,325,000 ￥ 255,600,000 ￥ 127,800,000 ￥ 127,800,000 *會(huì)議時(shí)數(shù)與負(fù)擔(dān)比率資料 ， 是根據(jù)摩司魏克 1995年針對(duì) 500家高科技公司的研究報(bào)告 。 58 時(shí)間的特性 * 供給毫無彈性 * 無法蓄積 * 無法替代 * 無法失而復(fù)得 59 時(shí)間的三大殺手 * 缺乏時(shí)間管理的意識(shí) * 缺乏溝通 * 弄不清楚優(yōu)先順序 60 時(shí)間管理的陷阱 * 豬八戒踩西瓜皮 ——滑到哪里是哪里 * 不好意思拒絕別人 * “反正時(shí)間還早 ” ——拖延 * 不速之客 * 會(huì)議病 * 文件滿桌病 * 事必躬親 61 如何跨越時(shí)間陷阱 * 要事第一 * 以最終的結(jié)果來開始行動(dòng) * 學(xué)會(huì)說 “！ ” * 學(xué)會(huì)對(duì)付不速之客 * 減少冗長的會(huì)議 * 辦公桌上的 “5S”運(yùn)動(dòng) 62 時(shí)間管理矩陣圖 ?危機(jī) ?緊急的問題 ?有限期的任務(wù)、會(huì)議 ?準(zhǔn)備事項(xiàng) 準(zhǔn)備事項(xiàng) 預(yù)防工作 價(jià)值觀的澄清 計(jì)劃 關(guān)系的建立 真正的休閑充電 授能自主管理 ?干擾 ， 一些電話 ?一些信件、報(bào)告 ?許多緊急事件 ?許多湊熱鬧的活動(dòng) 細(xì)瑣 、 忙碌的工作 一些電話 浪費(fèi)時(shí)間的事 “ 逃避性 ” 活動(dòng) 無關(guān)緊要的信件 看太多的電視 緊急 不緊急 重 要 不 重 要 63 時(shí)間管理的工具 * 月歷 * 行事歷與甘特表 * 效率手冊(cè) * 商務(wù)通與訂房卡 * 鬧鐘 * 其它工具 64 第三篇：技巧篇 模塊 8 會(huì)議的技巧 65 企業(yè)現(xiàn)狀 * 大多數(shù)的企業(yè)在會(huì)議里決定其基本走 向 * 企業(yè)花在開會(huì)上的時(shí)間越來越多 * 開會(huì)的頻率越來越高 66 定義會(huì)議 商業(yè)會(huì)議由若干人參加，他們聚到一 起是為了解決問題問題或作出決定。 50 溝通的過程 傳送者 接收者 信 息 51 溝通的六大要素 * 信息傳送者 * 信息 * 表達(dá)方式 * 信息接收者 * 反饋 * 跟進(jìn) 52 有效溝通的要決 * 推敲意念 知己 * 認(rèn)清對(duì)象 知彼 * 爭(zhēng)取天時(shí)地利 * 為對(duì)方處境設(shè)想 * 細(xì)心聆聽回應(yīng) * 取得對(duì)方承諾 * 跟進(jìn)成效 53 語言使用原則 * 不要使用術(shù)語或方言 * 避免使用 “但是 ” * 積極語言 * 從對(duì)方的立場(chǎng)出發(fā) * 避免將個(gè)人意見權(quán)威化 54 身體語言比語言更可信 * 點(diǎn)頭與微笑 * 身體前傾 * 和對(duì)方目光接觸 * 不要雙手抱在胸前 55 積極的聆聽者 他們不但聽對(duì)方講些什么，而且更能體察對(duì)方想說些什么，他們從不打斷對(duì)方的發(fā)言，在聆聽時(shí)控制自己的主觀意見和想法，并且能夠切身處地地從對(duì)方的角度出發(fā)，為對(duì)方著想。 34 評(píng)估問題性質(zhì)的兩個(gè)步驟 步驟 1 問題的優(yōu)先順序 緊急性 重要性 妥當(dāng)性 步驟 2 區(qū)分問題的類別 發(fā)生型問題 謀求改善型問題 潛在型問題 35 如何進(jìn)行您的工作之二 以完成達(dá)成目標(biāo)的程序 P ——計(jì)劃（） D——執(zhí)行 () C——檢查 () A——改正再執(zhí)行 () 36 P D A C 37 改善后水準(zhǔn) 目前水準(zhǔn) 38 程序化計(jì)劃的五個(gè)步驟： 步驟① 明確了解工作進(jìn)行的目的及理由 （）？為什么要做？ 步驟② 確定要做哪些事項(xiàng)（）？ 步驟③ 誰來做？明確責(zé)任者及協(xié)助者 （）？ 步驟④ 什么時(shí)候要完成（）？ 步驟⑤ 明確如何進(jìn)行及進(jìn)行的順序步驟 ( )? 39 如何進(jìn)行您的工作之三 以問題解決程序達(dá)成解決問題的目標(biāo) 40 解決問題的三個(gè)重點(diǎn) 1. 找出問題的真正的原因 2. 找出解決問題的重點(diǎn)對(duì)策 3. 訂出問題解決的行動(dòng)計(jì)劃