【正文】 * 評(píng)估會(huì)議的價(jià)值，要同時(shí)兼顧 “ 會(huì)議是否有效 ” 以及 “ 會(huì)議開支是否控制在最低程度 ” GEC Program 71 某高科技公司之會(huì)議開銷 各階層的職員人數(shù) 每周時(shí)數(shù) 每小時(shí)的負(fù)擔(dān)比率估計(jì) 會(huì)議時(shí)間所耗的成本 高層主管 （ 500） 中層主管 （ 200） 低層主管 （ 7000） 每周會(huì)議開銷 每年會(huì)議開銷 （ ￥ 5325000Ⅹ 48周 ） 有效會(huì)議開銷之估計(jì) （ 占每年的 50%） 無(wú)效率會(huì)議的成本損失 12 ￥ 100 ￥ 85 ￥ 50 ￥ 600,000 ￥ 1785,000 ￥ 2,940,000 ￥ 5,325,000 ￥ 255,600,000 ￥ 127,800,000 ￥ 127,800,000 *會(huì)議時(shí)數(shù)與負(fù)擔(dān)比率資料 ， 是根據(jù)摩司魏克 1995年針對(duì) 500家高科技公司的研究報(bào)告 。 GEC Program 59 時(shí)間的特性 * 供給毫無(wú)彈性 * 無(wú)法蓄積 * 無(wú)法替代 * 無(wú)法失而復(fù)得 GEC Program 60 時(shí)間的三大殺手 * 缺乏時(shí)間管理的意識(shí) * 缺乏溝通 * 弄不清楚優(yōu)先順序 GEC Program 61 時(shí)間管理的陷阱 * 豬八戒踩西瓜皮 ——滑到哪里是哪里 * 不好意思拒絕別人 * “反正時(shí)間還早 ” ——拖延 * 不速之客 * 會(huì)議病 * 文件滿桌病 * 事必躬親 GEC Program 62 如何跨越時(shí)間陷阱 * 要事第一 * 以最終的結(jié)果來(lái)開始行動(dòng) * 學(xué)會(huì)說(shuō) “ NO！ ” * 學(xué)會(huì)對(duì)付不速之客 * 減少冗長(zhǎng)的會(huì)議 * 辦公桌上的 “ 5S”運(yùn)動(dòng) GEC Program 63 時(shí)間管理矩陣圖 ?危機(jī) ?緊急的問(wèn)題 ?有限期的任務(wù)、會(huì)議 ?準(zhǔn)備事項(xiàng) 準(zhǔn)備事項(xiàng) 預(yù)防工作 價(jià)值觀的澄清 計(jì)劃 關(guān)系的建立 真正的休閑充電 授能自主管理 ?干擾 ， 一些電話 ?一些信件、報(bào)告 ?許多緊急事件 ?許多湊熱鬧的活動(dòng) 細(xì)瑣 、 忙碌的工作 一些電話 浪費(fèi)時(shí)間的事 “ 逃避性 ” 活動(dòng) 無(wú)關(guān)緊要的信件 看太多的電視 緊急 不緊急 重 要 不 重 要 GEC Program 64 時(shí)間管理的工具 * 月歷 * 行事歷與甘特表 * 效率手冊(cè) * 商務(wù)通與訂房卡 * 鬧鐘 * 其它工具 GEC Program 65 第三篇：技巧篇 模塊 8 會(huì)議的技巧 GEC Program 66 企業(yè)現(xiàn)狀 * 大多數(shù)的企業(yè)在會(huì)議里決定其基本走 向 * 企業(yè)花在開會(huì)上的時(shí)間越來(lái)越多 * 開會(huì)的頻率越來(lái)越高 GEC Program 67 定義會(huì)議 商業(yè)會(huì)議由若干人參加，他們聚到一 起是為了解決問(wèn)題問(wèn)題或作出決定。 GEC Program 51 溝通的過(guò)程 傳送者 接收者 信 息 GEC Program 52 溝通的六大要素 * 信息傳送者 * 信息 * 表達(dá)方式 * 信息接收者 * 反饋 * 跟進(jìn) GEC Program 53 有效溝通的要決 * 推敲意念 知己 * 認(rèn)清對(duì)象 知彼 * 爭(zhēng)取天時(shí)地利 * 為對(duì)方處境設(shè)想 * 細(xì)心聆聽回應(yīng) * 取得對(duì)方承諾 * 跟進(jìn)成效 GEC Program 54 語(yǔ)言使用原則 * 不要使用術(shù)語(yǔ)或方言 * 避免使用 “ 但是 ” * 積極語(yǔ)言 * 從對(duì)方的立場(chǎng)出發(fā) * 避免將個(gè)人意見權(quán)威化 GEC Program 55 身體語(yǔ)言比語(yǔ)言更可信 * 點(diǎn)頭與微笑 * 身體前傾 * 和對(duì)方目光接觸 * 不要雙手抱在胸前 GEC Program 56 積極的聆聽者 他們不但聽對(duì)方講些什么，而且更能體察對(duì)方想說(shuō)些什么，他們從不打斷對(duì)方的發(fā)言，在聆聽時(shí)控制自己的主觀意見和想法，并且能夠切身處地地從對(duì)方的角度出發(fā)，為對(duì)方著想。 GEC Program 35 評(píng)估問(wèn)題性質(zhì)的兩個(gè)步驟 步驟 1 問(wèn)題的優(yōu)先順序 ? 緊急性 ? 重要性 ? 妥當(dāng)性 步驟 2 區(qū)分問(wèn)題的類別 ?發(fā)生型問(wèn)題 ?謀求改善型問(wèn)題 ? 潛在型問(wèn)題 GEC Program 36 如何進(jìn)行您的工作之二 以 PDCA完成達(dá)成目標(biāo)的程序 P —— 計(jì)劃 （ plan） D—— 執(zhí)行 (do) C—— 檢查 (check) A—— 改正再執(zhí)行 (action) GEC Program 37 P D A C GEC Program 38 改善后水準(zhǔn) PDCA 目前水準(zhǔn) PDCA PDCA GEC Program 39 程序化計(jì)劃的五個(gè)步驟： 步驟 ① 明確了解工作進(jìn)行的目的及理由 （ why） ？ 為什么要做 ？ 步驟 ② 確定要做哪些事項(xiàng) （ what） ？ 步驟 ③ 誰(shuí)來(lái)做 ？ 明確責(zé)任者及協(xié)助者 （ who） ？ 步驟 ④ 什么時(shí)候要完成 （ when） ？ 步驟 ⑤ 明確如何進(jìn)行及進(jìn)行的順序步驟 (how to)? GEC Program 40 如何進(jìn)行您的工作之三 以問(wèn)題解決程序達(dá)成解決問(wèn)題的目標(biāo) GEC Program 41 解決問(wèn)題的三個(gè)重點(diǎn) 1. 找出問(wèn)題的真正的原因 2. 找出解決問(wèn)題的重點(diǎn)對(duì)策 3. 訂出問(wèn)題解決的行動(dòng)計(jì)劃 要做什么 （ what） ? 誰(shuí)來(lái)做 (who)? 什么時(shí)候完成 (when)? 各項(xiàng)行動(dòng)如何進(jìn)行 (how to)? GEC Program 42 步驟 1 明確的目標(biāo) 、 標(biāo)準(zhǔn) 步驟 2 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題點(diǎn) 步驟 3 分析問(wèn)題點(diǎn)的產(chǎn)生原因 步驟 4 確定要解決的課題 步驟 5 擬訂對(duì)策 步驟 6 做出行動(dòng)計(jì)劃 步驟 7 執(zhí)行行動(dòng)計(jì)劃 步驟 8 效果確認(rèn) 步驟 9 標(biāo)準(zhǔn)化 問(wèn)題解決的九個(gè)步驟 GEC Program 43 企業(yè)人工作的基本守則 守則 1 永遠(yuǎn)比上司期待的工作成果