【正文】 情況，與供應(yīng)商協(xié)商和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。 的老流程 的新流程 采購訂單管理不嚴(yán)格，可能和供應(yīng)商產(chǎn)生誤解（例如到貨時間要求、數(shù)量要求等），因此需要多次溝通。 使用采購信用卡（零庫存管理工具之一）： 對于經(jīng)常發(fā)生的采購，可以和供應(yīng)商一起建立采購信用卡管理制度。 28 流程主要活動描述 將訂單發(fā)送給供應(yīng)商： 將制作完成的訂單發(fā)送給供應(yīng)商，以備訂單的確認(rèn)，防止發(fā)生誤解和問題。 參與部門 采購部 主要文檔說明 采購訂單： 用于指導(dǎo)和跟蹤供應(yīng)商的執(zhí)行情況。 的老流程 的新流程 存在二各個車間的二級庫存 各個車間需要自行平衡庫存，提出采購申請 現(xiàn)在無法控制二級庫存，會造成各個分廠庫存冗余，占用過多庫存資金 對采購需求的產(chǎn)生可以通過這個程序標(biāo)準(zhǔn)化，并且采購審批過程比較明確。 執(zhí)行申請審批程序： 針對不同的采購申請，公司應(yīng)該具有分級授權(quán)管理辦法。 通知書： 當(dāng)采購申請沒有被批準(zhǔn)時，應(yīng)該采用書面的形式通知有關(guān)部門，并且告知原因 25 采購需求及采購計劃 確定物料需求： 確定物料需求一般有兩種方式，一種是通過系統(tǒng)（例如 MRPII系統(tǒng)）自動生成的，一種是通過手工進(jìn)行集中。 采購申請書： 是標(biāo)準(zhǔn)的采購申請文件，其中包括采購物料的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、供應(yīng)商等等要素，同時采購申請書中應(yīng)該有相應(yīng)的審批控制環(huán)節(jié)（例如各級領(lǐng)導(dǎo)的審核簽字）。 參與部門 采購部 、 生產(chǎn)部 、 客戶服務(wù)部 、 物流部 主要文檔說明 采購審批申請程序： 這是一個根據(jù)公司采購組織而制定的采購管理程序。本過程包括確定采購需求書中的具體內(nèi)容。 的老流程 的新流程 可以集中進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的、常規(guī)物料的采購，確定經(jīng)濟(jì)采購批量和最佳的采購時間。 與供應(yīng)商談判： 與供應(yīng)商商談價格、數(shù)量、質(zhì)量、交付時間等條件，解決雙方存在的分歧，并且提出解決的方法。 確定合同需求： 確定每次采購合同中采購物料的數(shù)量和種類。 22 關(guān)鍵活動描述 匯總需求： 在采購各種標(biāo)準(zhǔn)化物料的時侯，應(yīng)該統(tǒng)籌考慮需要采購的物料種類和數(shù)量。 參與部門 采購部 生產(chǎn)部 主要文檔說明 合同需求書： 合同需求書中規(guī)定了合同需求中的主要條款，包括：物料的種類、物料的質(zhì)量要求、物料的數(shù)量規(guī)格等信息。 20 合同及詢價管理（非主要物料） P060 N o采 購 流 程合 同 及 詢 價 管 理 ( 非主 要 物 料 )編 號 : P 0 6 0匯 總 需 求制 作 供 應(yīng) 商 詢 價 單選 擇 供 應(yīng) 商選 出 經(jīng) 批 準(zhǔn) 的 供 應(yīng)商確 定 合 同 需 求管 理 詢 價 過 程Y e sY e sN o有 框 架 采 購 協(xié)議 ?發(fā) 出 供 應(yīng) 商 詢 價 單收 到 供 應(yīng) 商 報 價處 理 供 應(yīng) 商 報 價P 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)與 供 應(yīng) 商 談 判達(dá) 成 協(xié) 議 ?P 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)Y e s制 定 進(jìn) 度 協(xié) 議制 定 供 貨 合 同制 定 服 務(wù) 協(xié) 議需 要 特 殊 條 款 ?P 0 7 0 采購 需 求的 生 成和 保 存P 0 2 0 實施 采 購戰(zhàn) 略P 0 3 0 采購 政 策管 理P 0 7 0 采購 需 求的 生 成和 保 存M 0 9 0P 0 9 0 采購 合 同的 監(jiān) 控管 理合 同 需 求 書供 應(yīng) 商 詢 價 單供 應(yīng) 商 名 單21 合同及詢價管理（非主要物料）流程說明 輸入流程 P020實施采購戰(zhàn)略 P030采購政策管理 P070采購需求的生成和保存 P090采購合同的監(jiān)控管理 M090 生產(chǎn)計劃組織安排 輸出流程 P080采購物料和服務(wù) P070采購需求的生成和保存 目的 確定用于支持生產(chǎn)用的非主要物料的合同和詢價管理 內(nèi)容說明 建立與供應(yīng)商的關(guān)系，管理供應(yīng)商的投標(biāo)過程并且和供應(yīng)商簽訂合同，確定采購物品的需求。 – 制定合同： 合同應(yīng)該采取標(biāo)準(zhǔn)合同， 應(yīng)該在法律部門的協(xié)助下共同制定 19 合同及詢價管理（主要物料）新舊對比 的老流程 的新流程 具有采購招標(biāo)管理辦法和規(guī)定，但是規(guī)定和流程缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。 – 簽訂特殊條款： 針對非標(biāo)準(zhǔn)的物料，需要考慮簽訂進(jìn)度、服務(wù)、賠償、退貨和換貨的特殊條款，并且根據(jù)特殊條款產(chǎn)生物料需求。 – 與供應(yīng)商初步協(xié)商： 在正式確定供應(yīng)商以前，應(yīng)該和供應(yīng)商進(jìn)行一定的接觸，確定標(biāo)書中的一些關(guān)鍵要求，并且協(xié)商特殊要求的解決方法。 – 尋找潛在的供應(yīng)商： 針對非標(biāo)準(zhǔn)化的儀器儀表、機(jī)電設(shè)備等應(yīng)該確定能夠提供產(chǎn)品的潛在廠商，而對于標(biāo)準(zhǔn)的重復(fù)性的采購應(yīng)該從侯選供應(yīng)商中選擇可能的供應(yīng)商。 – 建立物料檔案： 在確定物料要求以后，針對不同的物料，采用統(tǒng)一格式建立物料檔案。 18 流程關(guān)鍵活動描述 主要活動描述 – 確定招標(biāo)需求： 在確定招標(biāo)需求時，需要綜合考慮每次招標(biāo)活動需要完成的目標(biāo)，統(tǒng)籌考慮需要采購的物料種類和數(shù)量，初步確定標(biāo)書的發(fā)放范圍等等。 特殊采購合同： 針對的情況，在一般的標(biāo)準(zhǔn)合同文本中加入特殊的時間、進(jìn)度、服務(wù)等條款。 參與部門 采購部 主要文檔說明 物料檔案： 在采購活動的初期就應(yīng)該建立物料檔案對物料進(jìn)行集中的標(biāo)準(zhǔn)化管理，物料檔案應(yīng)該包括：物料的名稱、所屬的物料大類、質(zhì)量要求、數(shù)量規(guī)格、侯選供應(yīng)商等等信息。對于化工原材料，可以采用每年集中招標(biāo)的方式進(jìn)行，可以在招標(biāo)完成后簽訂靈活的供貨合同。 內(nèi)容說明 與符合要求的供應(yīng)商建立關(guān)系，管理供應(yīng)商的投標(biāo)過程并且和供應(yīng)商簽訂合同。 采用新的供應(yīng)商資質(zhì)管理辦法能夠建立標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商挑選和評價程序，能夠形成供應(yīng)商的評價的數(shù)量化方法和標(biāo)準(zhǔn)，能夠形成完整的供應(yīng)商檔案。應(yīng)該注意不能簡單地去掉供應(yīng)商的資料，而是應(yīng)該將淘汰的供應(yīng)商資料進(jìn)行單獨的保存，以備在以后的工作中能夠作為參考。 制定針對有問題供應(yīng)商的應(yīng)對方案： 存在問題的供應(yīng)商應(yīng)該加倍關(guān)注并且嚴(yán)格管理，為了減少問題的出現(xiàn)并且在出現(xiàn)問題時能夠快速解決，可以根據(jù)問題的情況制定不同的標(biāo)準(zhǔn)解決方案，在出現(xiàn)問題時參照執(zhí)行。 供應(yīng)商履約情況監(jiān)督： 通過與供應(yīng)商的不斷溝通和從生產(chǎn)、質(zhì)檢、財務(wù)和倉儲部門收集的信息監(jiān)督供應(yīng)商的履情況。 更新供應(yīng)商名單： 將評審確定的供應(yīng)商加入供應(yīng)商名單中。 15 管理供應(yīng)商資質(zhì)流程關(guān)鍵活動描述 進(jìn)行供應(yīng)商評價： 根據(jù)評分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評分，并且按照一定的權(quán)重進(jìn)行計算，最后按照綜合得分進(jìn)行供應(yīng)商排序。特別重要的是名單是按照評價的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排序的，名單中應(yīng)該注明供應(yīng)商是首選供應(yīng)商還是備選供應(yīng)商。 供應(yīng)商評價表： 用于填寫供應(yīng)商評價信息的表格。 參與部門 采購部 \生產(chǎn)部 主要文檔說明 主要文檔： 供應(yīng)商信息： 用于記錄供應(yīng)商的地點、聯(lián)系方法、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量規(guī)格、交付周期、價格范圍、折扣折讓等信息，作為評審的標(biāo)準(zhǔn)。而在評價過程中出現(xiàn)的嚴(yán)重問題，可以采用緊急方式進(jìn)行。供應(yīng)商選擇和評價管理應(yīng)該針對不同的物料分別進(jìn)行。 13 供應(yīng)商資質(zhì)管理 (P040) 制 定 供 應(yīng) 商 標(biāo) 準(zhǔn)執(zhí) 行 階 段 性 供 應(yīng) 商評 定 分 級分 析 供 應(yīng) 商 表 現(xiàn)將 結(jié) 果 定 期 通 知 供應(yīng) 商交 貨 進(jìn) 度 安 排P 0 2 0 實施 采 購戰(zhàn) 略P 0 5 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 非 主要 物料 )應(yīng) 對 方 案 的 結(jié) 果 分析 和 反 饋供 應(yīng) 商 履 約 情 況 監(jiān)督通 知 供 應(yīng) 商與 供 應(yīng) 商 進(jìn) 行 需 求溝 通制 定 針 對 有 問 題 供應(yīng) 商 的 應(yīng) 對 方 案Y e sN oN oY e sP 0 3 0 采購 政 策管 理P 0 5 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 主 要物 料 )質(zhì) 量 管 理 手 冊組 織 多 部 門 的 評 審小 組供 應(yīng) 商 資 格 認(rèn) 證確 定 對 現(xiàn) 有 供 應(yīng) 商的 影 響確 定 潛 在 的 新 供 應(yīng)商對 現(xiàn) 有 供 應(yīng) 商 重 新評 定需 要 評 審 ?確 定 供 應(yīng) 商 的 評 價標(biāo) 準(zhǔn)供 應(yīng) 商 評 審 標(biāo) 準(zhǔn)進(jìn) 行 供 應(yīng) 商 評 價批 準(zhǔn) 為 供 應(yīng) 商 ?通 知 供 應(yīng) 商 淘 汰終 止 合 作 ?將 供 應(yīng) 商 從 候 選 名單 中 去 除Y e s保 存 供 應(yīng) 商 信 息確 定 首 選 和 備 選 供應(yīng) 商更 新 供 應(yīng) 商 名 單商 定 詳 細(xì) 條 款相 關(guān) 法 律 文 件 和 服務(wù)收 集 供 應(yīng) 商 的 履 約情 況N oP 1 3 0 到貨 檢 驗通 知 書供 應(yīng) 商 名 單P 1 2 0 收到 原 材料M 1 4 0 生產(chǎn) 及 過程 中 的原 材 料處 置供 應(yīng) 商 信 息供 應(yīng) 商 評 價 表問 題 應(yīng) 對 方 案采 購 流 程供 應(yīng) 商 資 質(zhì) 管 理編 號 : P 0 4 014 管理供應(yīng)商資質(zhì)說明 輸入流程 P020實施采購戰(zhàn)略 /P030采購政策管理 /P050 采購合同及詢價管理（主要物料） P130到貨檢驗 輸出流程 P120收到原材料 P050采購合同及詢價管理（主要物料） 目的 用于確定和管理供應(yīng)商的資質(zhì) 內(nèi)容說明 資質(zhì)管理程序提供一種結(jié)構(gòu)化的方法來評價供應(yīng)商，包括：初始的資質(zhì)調(diào)查、采購過程中的審計、確定資質(zhì)管理的流程和政策、供應(yīng)商供貨表現(xiàn)、產(chǎn)品質(zhì)量、成本等等。 12 新老業(yè)務(wù)流程對比 的老流程 的新流程 ? 目前的采購政策管理尚未形成一個標(biāo)準(zhǔn)的流程。 – 制定供應(yīng)商資質(zhì)評估和審查制度： 以制度化的形式對供應(yīng)商的評估和審查進(jìn)行規(guī)范管理，確保供應(yīng)的效率。 – 確定定額采購政策： 對于有些物料，供應(yīng)商能夠給予一定的額度并按照一定時間進(jìn)行結(jié)算。這樣做的好處在于可以提高采購審批的效率，使審批權(quán)限能夠適當(dāng)?shù)姆稚?，降低人為因素的風(fēng)險。 – 制定報價評審制度： 針對供應(yīng)商的報價，公司應(yīng)該針對不同的物料制定不同的評審制度，確保能夠采購質(zhì)優(yōu)價廉的產(chǎn)品。因此在制定采購訂單管理政策時要充分考慮的因素有：如何區(qū)分訂單的緊急程度、如何劃分訂單的優(yōu)先級、如何針對不同的訂單進(jìn)行跟蹤和審計控制等等 – 制定爭端解決流程： 采購活動中的爭端不可避免，