【正文】 采 購(gòu) 部 、 生 產(chǎn) 部 、 客 戶 服 務(wù) 部 、 物流部主要文檔 說 明 采 購(gòu)審 批申 請(qǐng) 程序： 這 是一個(gè)根據(jù)公司采 購(gòu)組織 而制定的采 購(gòu) 管理程序。本 過 程包括確定采 購(gòu) 需求 書 中的具體內(nèi)容。 的老流程 的新流程可以集中進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的、常規(guī)物料的采購(gòu)，確定經(jīng)濟(jì)采購(gòu)批量和最佳的采購(gòu)時(shí)間。與供應(yīng)商談判： 與供應(yīng)商商談價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、交付時(shí)間等條件，解決雙方存在的分歧，并且提出解決的方法。確定合同需求： 確定每次采購(gòu)合同中采購(gòu)物料的數(shù)量和種類。21關(guān)鍵活動(dòng)描述匯總需求： 在采購(gòu)各種標(biāo)準(zhǔn)化物料的時(shí)侯，應(yīng)該統(tǒng)籌考慮需要采購(gòu)的物料種類和數(shù)量。參與部門 采購(gòu)部 生產(chǎn)部主要文檔說明 合同需求書： 合同需求書中規(guī)定了合同需求中的主要條款，包括：物料的種類、物料的質(zhì)量要求、物料的數(shù)量規(guī)格等信息。19合同及詢價(jià)管理（非主要物料） P06020合同及詢價(jià)管理（非主要物料）流程說明輸入流程 P020實(shí)施采購(gòu)戰(zhàn)略 P030采購(gòu)政策管理 P070采購(gòu)需求的生成和保存 P090采購(gòu)合同的監(jiān)控管理 M090 生產(chǎn)計(jì)劃組織安排輸出流程 P080采購(gòu)物料和服務(wù) P070采購(gòu)需求的生成和保存目的 確定用于支持生產(chǎn)用的非主要物料的合同和詢價(jià)管理內(nèi)容說明 建立與供應(yīng)商的關(guān)系，管理供應(yīng)商的投標(biāo)過程并且和供應(yīng)商簽訂合同，確定采購(gòu)物品的需求。– 制定合同： 合同應(yīng)該采取標(biāo)準(zhǔn)合同， 應(yīng)該在法律部門的協(xié)助下共同制定18合同及詢價(jià)管理（主要物料）新舊對(duì)比的老流程 的新流程具有采購(gòu)招標(biāo)管理辦法和規(guī)定，但是規(guī)定和流程缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。– 簽訂特殊條款： 針對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)的物料，需要考慮簽訂進(jìn)度、服務(wù)、賠償、退貨和換貨的特殊條款，并且根據(jù)特殊條款產(chǎn)生物料需求。– 與供應(yīng)商初步協(xié)商： 在正式確定供應(yīng)商以前，應(yīng)該和供應(yīng)商進(jìn)行一定的接觸，確定標(biāo)書中的一些關(guān)鍵要求，并且協(xié)商特殊要求的解決方法。– 尋找潛在的供應(yīng)商： 針對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)化的儀器儀表、機(jī)電設(shè)備等應(yīng)該確定能夠提供產(chǎn)品的潛在廠商，而對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)的重復(fù)性的采購(gòu)應(yīng)該從侯選供應(yīng)商中選擇可能的供應(yīng)商。– 建立物料檔案： 在確定物料要求以后，針對(duì)不同的物料，采用統(tǒng)一格式建立物料檔案。17流程關(guān)鍵活動(dòng)描述主要活動(dòng)描述– 確定招標(biāo)需求： 在確定招標(biāo)需求時(shí)，需要綜合考慮每次招標(biāo)活動(dòng)需要完成的目標(biāo)，統(tǒng)籌考慮需要采購(gòu)的物料種類和數(shù)量，初步確定標(biāo)書的發(fā)放范圍等等。特殊采購(gòu)合同： 針對(duì)的情況，在一般的標(biāo)準(zhǔn)合同文本中加入特殊的時(shí)間、進(jìn)度、服務(wù)等條款。參與部門 采購(gòu)部 主要文檔說明 物料檔案： 在采購(gòu)活動(dòng)的初期就應(yīng)該建立物料檔案對(duì)物料進(jìn)行集中的標(biāo)準(zhǔn)化管理，物料檔案應(yīng)該包括：物料的名稱、所屬的物料大類、質(zhì)量要求、數(shù)量規(guī)格、侯選供應(yīng)商等等信息。對(duì)于化工原材料，可以采用每年集中招標(biāo)的方式進(jìn)行，可以在招標(biāo)完成后簽訂靈活的供貨合同。內(nèi)容說明 與符合要求的供應(yīng)商建立關(guān)系，管理供應(yīng)商的投標(biāo)過程并且和供應(yīng)商簽訂合同。采用新的供應(yīng)商資質(zhì)管理辦法能夠建立標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商挑選和評(píng)價(jià)程序，能夠形成供應(yīng)商的評(píng)價(jià)的數(shù)量化方法和標(biāo)準(zhǔn)，能夠形成完整的供應(yīng)商檔案。應(yīng)該注意不能簡(jiǎn)單地去掉供應(yīng)商的資料，而是應(yīng)該將淘汰的供應(yīng)商資料進(jìn)行單獨(dú)的保存，以備在以后的工作中能夠作為參考。制定針對(duì)有問題供應(yīng)商的應(yīng)對(duì)方案： 存在問題的供應(yīng)商應(yīng)該加倍關(guān)注并且嚴(yán)格管理，為了減少問題的出現(xiàn)并且在出現(xiàn)問題時(shí)能夠快速解決，可以根據(jù)問題的情況制定不同的標(biāo)準(zhǔn)解決方案，在出現(xiàn)問題時(shí)參照?qǐng)?zhí)行。供應(yīng)商履約情況監(jiān)督： 通過與供應(yīng)商的不斷溝通和從生產(chǎn)、質(zhì)檢、財(cái)務(wù)和倉(cāng)儲(chǔ)部門收集的信息監(jiān)督供應(yīng)商的履情況。更新供應(yīng)商名單： 將評(píng)審確定的供應(yīng)商加入供應(yīng)商名單中。14管理供應(yīng)商資質(zhì)流程關(guān)鍵活動(dòng)描述進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)價(jià)： 根據(jù)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)分，并且按照一定的權(quán)重進(jìn)行計(jì)算，最后按照綜合得分進(jìn)行供應(yīng)商排序。特別重要的是名單是按照評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排序的，名單中應(yīng)該注明供應(yīng)商是首選供應(yīng)商還是備選供應(yīng)商。供應(yīng)商評(píng)價(jià)表： 用于填寫供應(yīng)商評(píng)價(jià)信息的表格。參與部門 采購(gòu)部 \生產(chǎn)部 主要文檔說明主要文檔：供應(yīng)商信息： 用于記錄供應(yīng)商的地點(diǎn)、聯(lián)系方法、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量規(guī)格、交付周期、價(jià)格范圍、折扣折讓等信息，作為評(píng)審的標(biāo)準(zhǔn)。而在評(píng)價(jià)過程中出現(xiàn)的嚴(yán)重問題，可以采用緊急方式進(jìn)行。供應(yīng)商選擇和評(píng)價(jià)管理應(yīng)該針對(duì)不同的物料分別進(jìn)行。12供應(yīng)商資質(zhì)管理 (P040)13管理供應(yīng)商資質(zhì)說明輸入流程 P020實(shí)施采購(gòu)戰(zhàn)略 /P030采購(gòu)政策管理 /P050 采購(gòu)合同及詢價(jià)管理（主要物料）P130到貨檢驗(yàn)輸出流程 P120收到原材料 P050采購(gòu)合同及詢價(jià)管理（主要物料）目的 用于確定和管理供應(yīng)商的資質(zhì)內(nèi)容說明 資質(zhì)管理程序提供一種結(jié)構(gòu)化的方法來評(píng)價(jià)供應(yīng)商，包括：初始的資質(zhì)調(diào)查、采購(gòu)過程中的審計(jì)、確定資質(zhì)管理的流程和政策、供應(yīng)商供貨表現(xiàn)、產(chǎn)品質(zhì)量、成本等等。 11新老業(yè)務(wù)流程對(duì)比的老流程 的新流程? 目前的采購(gòu)政策管理尚未形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的流程。– 制定供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)估和審查制度： 以制度化的形式對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估和審查進(jìn)行規(guī)范管理，確保供應(yīng)的效率。– 確定定額采購(gòu)政策： 對(duì)于有些物料，供應(yīng)商能夠給予一定的額度并按照一定時(shí)間進(jìn)行結(jié)算。這樣做的好處在于可以提高采購(gòu)審批的效率，使審批權(quán)限能夠適當(dāng)?shù)姆稚?，降低人為因素的風(fēng)險(xiǎn)。– 制定報(bào)價(jià)評(píng)審制度： 針對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，公司應(yīng)該針對(duì)不同的物料制定不同的評(píng)審制度，確保能夠采購(gòu)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的產(chǎn)品。因此在制定采購(gòu)訂單管理政策時(shí)要充分考慮的因素有：如何區(qū)分訂單的緊急程度、如何劃分訂單的優(yōu)先級(jí)、如何針對(duì)不同的訂單進(jìn)行跟蹤和審計(jì)控制等等– 制定爭(zhēng)端解決流程： 采購(gòu)活動(dòng)中的爭(zhēng)端不可避免，主要來自于交貨日期的延遲、質(zhì)量問題、數(shù)量差異等等。然后針對(duì)不同類別的物料，制定符合其特點(diǎn)的管理政策。10制定采購(gòu)政策流程說明主要活動(dòng)：– 確定主要物料的分類管理政策： 首先列出本公司所有需要采購(gòu)的物料，然后根據(jù)物料的不同性質(zhì)進(jìn)行分類，我們建議將生產(chǎn)中使用的物料劃分成化工原材料和技術(shù)物料。采購(gòu)政策是一個(gè)公司在一定時(shí)期內(nèi)的采購(gòu)教科書和指導(dǎo)文件。? 采購(gòu)管理政策： 經(jīng)過采購(gòu)政策的制定過程，應(yīng)該形成采購(gòu)政策和工作程序手冊(cè)。? 相關(guān)法律問題和服務(wù)： 在制定標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)合同規(guī)范的時(shí)侯，應(yīng)該聘用法律服務(wù)機(jī)構(gòu)并參照必要的法律文件。完成以后將是一個(gè)授權(quán)表。8制定采購(gòu)政策流程9制定采購(gòu)政策輸入流程 P 010制定采購(gòu)戰(zhàn)略輸出流程P040供應(yīng)商資質(zhì)管理 \P050采購(gòu)合同及詢價(jià)管理（主要物料）