【正文】 動。 （ 3）從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式 先編寫程序文件，然后再進行管理手冊和支持文件的編寫，這實質是從分析活動，確定活動程序開始，有利于試行標準的要求與組織實際的緊密結合，也可縮短文件編寫時間。 （ 2）第二條線 培訓、意識和能力； 文件 文件和資料控制 記錄和記錄管理 （ 3）第三條線 運行控制 16 應急預案和響應 （ 4）第四條線 績效測量與監(jiān)測 事故、事件、不符合、糾正與預防措施 內部審核 管理評審 （ 5）第五條線 其它及附錄 也可以采取以下編寫方式： （ 1）自上而下依次展開的方式（本書采用的方式） 按管理手冊、程序文件、作業(yè)文件、記錄的順序編寫，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質要求較高，文件編寫所需要時間較長，且必然伴隨著反復修改。這樣寫可以避免前后重復和矛盾。 b、修改完善 在體系文件的使用過程中，要廣泛征求有關部門和人員的意見，對不適合的內容作進一步的補充、完善。 重復 7～ 8 步驟，直到符合要求為止。 征求審定小組（或咨詢機構）的意見，進行符合性審核 這是一項非常重要的工作，在審核中，要對送審稿是否符合標準的要求，是否滿足法律、法規(guī)的要求，是否完整地描述了本組織的消防安全活動的實際過程，是否存在職 15 責和活動的交叉、重復，是否符合編制格式的要求等諸方面進行審查。 （ 4）送交審批前應征求有關部門人員的意見。 （ 2）在編制過程中要及時溝通信息，尤其是在描述活動接口時，應及時協調清楚，以免除后患。 按計劃進行編寫 編寫組成員根據了解掌握的現狀，按照編寫計劃、編寫提綱和任務分工，進行編寫。來自組織外部的要求，主要體現在法律、法規(guī)中。評價現有管理文件和作業(yè)文件的有效性，提出需增加、調整或作廢的文件方案。評價現有機構及職能是否完善，列出需完善的職能清單； 現有的各種技術標準、規(guī)范以及各部門執(zhí)行情況的說明。各部門需要解決的問題、工作接口問題和其它問題； 14 組織機構現狀； 組織如果已經建立了 ISO9000 質量體系或 ISO14000 環(huán)境管理體系，就應使消防安全管理體系與這兩個體系充分融合，特別是：培訓、文件控制、記錄管理、內部審核和管理評審等管理方式類似的程序，最好在原 ISO9000 或原 ISO14000 程序的基礎上 補充為好。 現狀調查 （ 1）分析和清理現行文件 在編寫體系文 件之前，應對組織已有的、與消防安全管理體系有關的文件及現行的各種標準、制度和規(guī)定進行一次分析和清理。在編制計劃中 ，應明確以下幾方面的內容： —— 明確任務分工； —— 明確各階段的時間安排； —— 明確各編制人員之間交流、協調的渠道和方式，必要時可選定一名總協調人負責各編制人員之間的協調，指導和處理接口； —— 要多次征求各有關部門的意見，以保證體系文件中所規(guī)定的職責、接口和工作方法的正確性。 相關知識的培訓主要包括： —— 對消防安全管理體系試行標準的培訓； 13 —— 編寫方法的培訓。 領導決策，提供必需的資源 首先，最高管理者要做出決策，推行消防安全管理體系這項工作，并提供人、財、物等資源支持，只有這樣才能保證體系文件的順利編寫。 四、 體系文件的編寫步聚 體系文件的編寫是一項艱巨而又復雜的工作，為保證此項工作順利進行，達到預期的效果和目的，在編制體系文件之前，有必要進行充分的策劃，以免造成人力、物力、財力的浪費和時間的拖延。 12 唯一性 （ 1）對一個組織來說，其消防安全管理體系是唯一的； （ 2）通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現唯一的理解； （ 3）決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用； （ 4）不同組織的文件可具有不同的風格。 協調性 （ 1）體系文件的所有規(guī)定應與組織的其它管理規(guī)定相協調； （ 2）體系文件之間應相互協調； （ 3）體系文件應與有關技術標準、規(guī)范相協調； （ 4）處理好各種接口，避免不協調或職責不清。 三、體系文件編寫的基本要求 系統性 （ 1）組織應其消防安全管理體系中全部要素、要求和規(guī)定，系統、有條理地制定各項程序； （ 2）所有文件應按統一規(guī)定的方法編輯成冊； （ 3）各層次文件應做到接口明確、結構 合理、協調有序； （ 4）各層次文件應涉及消防安全管理體系一個邏輯上獨立的部分。 （ 4）一體化原則 如果組織已經建立了 ISO9000 質量管理體系或 ISO14000 環(huán)境管理體系，應將這幾個體系進行有機的結合，逐步形成體系文件的一體化 管理。 （ 3）操作性原則 所編制的體系文件，應注意其可操作性。否則，編制出的體系文件將是不完整的?！奔矗簶藴室蟮囊獙懙?，文件寫到的要做到，做到的要有效且要有記錄。 ③文件控制管理的需要 對于不同的文件，其發(fā)布、控制的部門、方式可能會不同，因此劃分文件的層次可以更有效地對其進行控制和管理。因此，各層次文件盡管分開，但內容可以相互引用，下一層次的文件內容不應與上一層次的文件內容相矛盾，而且在描述上應更詳細、更具體。 第二次：這種文件層次的劃分并不是表明哪一層次的文件最重要，應該說作為消防安全管理體系文件的一部分， 各層次文件相互依存，缺一不可。 —— 記錄：記錄是消防安全管理體系文件中最基礎的部分，它是證明各生產階段的消防安全狀況是否達到要求和消防安全管理體系是否有效運行的證據，因此具有可追溯性的特點。主要供個人和小組使用。它起著承上啟下的作用，對上它是消防安全管理手冊的展開和具體化，使得手冊中原則性和綱領性的要求得到展開和落實，對下它應引出相應的支持性文件，包括作業(yè)文件和記錄表格等。主要提供組織內的中、高層管理人員和提供用戶以及第三方認證機構審核時使用，集中表述本組織消防安全保證能 9 力。 其中任何層次的文件都可以分開，也可以合并。 程序文件（ B 層次）：描述為實施體系要素所涉及的 各個職能部門的活動。這樣，不僅有利于對文件進行控制，而且便于設計文件間的接口，使整個體系文件增加銜接的連貫性。但是大量的種類繁多的消防安全管理體系文件，如果不進行理順，將會給文件的控制甚至文件的執(zhí)行帶來一定的困難。 理解要點： （ 1）消防安全管理體系文件是保證消防安全管理體系有效運行的 基礎； （ 2）消防安全管理體系應文件化或電子化； 8 （ 3）消防安全管理體系的各核心要素之間要有一定的邏輯關系，即要有一個適應于自己組織規(guī)模、活動、產品和服務的文件層次和結構； （ 4）組織的各層次文件之間應有比較良好的接口，以及便于查找的索引、目錄和清單。但總體來說，建立消防安全管理體系一般要經 過下列幾個基本步聚： （ 1）領導決策與準備； （ 2）教育培訓； （ 3）擬訂工作計劃； （ 4）初始狀態(tài)評審； （ 5）體系策劃與設計； （ 6）編寫體系文件； （ 7）體系的試運行和正式運行； （ 8）內部審核和管理評審。它強調預防為主，強調遵守國家消防安全法律、法規(guī)及其他要求，強調全過程控制，有針對性地改善組織的消防安全行為，以期達到對消防安全績效的持續(xù)改善，切實做到經濟發(fā)展與消防安全同步進行。 ②一方面可以盡最大的努力避免事故的發(fā)生，另一方面在事故發(fā)生時 ，可以通過有效的組織，系統的控制和處理，使影響和損失降低到最低限度，從而減少給外部帶來的風險。 ④是員工進行消防安全培訓的一種基本教材，許多員工（尤其是新員工）或許并不了解應如何去完成工作，而體系文件恰好是這一方面的好教材。 ②通過對所有與消防安全有關的管理操作和人員職責、權限及其相互關系的規(guī)定，不僅使組織的員工了解了該做哪些工作，如何去做，達到什么效果，并且還處理好接口，確保組織內的所有員工都能按體系文件的規(guī)定開展工作，保持工作的連續(xù)和穩(wěn)定，避 免相互扯皮。只有通過消防安全管理體系文件的建立，才能變傳統的事后管理為采 取積極的預防控制措施，大大減少火災事故發(fā)生率，減少火災損失，減少事故處理、隱患治理和發(fā)生火災的開支。 ⑤通過體系文件的建立，使各類活動有章可循，為各類活動的規(guī)范進行提供了連續(xù)性，這有利于確保當關鍵人員不在場時，組織建立的消防安全管理體系能持續(xù)有效的運行，加速實現組織由人治到法治的轉換。同時，還可為不斷進行的持續(xù)改進提供依據和參考。 ②消防安全管理體系文件成為組織內消防安全管理的法規(guī)，通過各級人員的認真執(zhí)行，能夠使危險因素得以控制，產品和服務得以安全、高效的產出。 二、消防安全管理體系文件的作用 建立文件化的消防安全管理體系，將會給組織內部、外部環(huán)境帶來諸多好處，這主要表現在以下幾個方面： 對組織自身的好處 ①用制定消防安全方針和簽署、批準消防 安全管理手冊的方式，可以表明組織最高管理者對消防安全的承諾?！? 作為建立消防安全管理體系主要依據的標準明確指出：消防安全管理體系應是文件化的，要把貫徹標準，實現消防安全方針的要求、規(guī)定寫成文件化的程序，并且按照文件的程序實施?！? “組織應以適當的工具如書面或電子形式建立并保持下列信息： （ 1）對管理體系核心要素及相互作用的描述?！? 5 “組織應確保在確立消防安全目標時，對這些危險評價的結果及控制的效果進行考慮，并將此文件化，并保持最新。 需要編制消防安全管理體系文件的另一個原因是：作為組織的內部成員，可能已經了解了本組織是怎樣開展工作以及結果如何，但是，如果不能向第二方或第三方審核人員提供現行有效的消防安全管理體系文件及其見證材料，那么組織就不 能取得相關方的信任，并得到第三方認證機構的認可。這一切，都離不開體系文件，如果沒有消防 安全管理體系文件的指導，從事各項消防安全活動的人員將無法規(guī)范地完成工作，安全改進將失去參考，審核和評價消防安全管理體系就沒有依據。 一個組織在建立消防安全管理體系時，通常應首先了解、掌握標準的要求，然后按標準的要求并結合組織實際情況提出消防安全管理體系要求，規(guī)定如何去開展活動。 編制體系文件是建立消防安全管理體系的需要 消防安全管理體系是一個文件化的體系，建立體系的過程就是結合組織性質和特點將標準具體化為組織的消防安全管理體系文件的過程。 編寫組 2020 年 11 月目 錄 第一章 概述………………………………………………………………… 第一節(jié) 編制消防安全管理體系文件的必要性和作用……………… 第二節(jié) 建立消防安全管理體系的方法和步聚……………………… 第三節(jié) 消防安全管理體系文件的結構和內容……………………… 第四節(jié) 消防安全管理體系文件編制的原則 和方法………………… 第二章 消防安全管理手冊的編制………………………………………… 第一節(jié) 消防安全管理手冊的介紹…………………………………… 第二節(jié) 消防安全管理手冊的編制原則……………………………… 第三節(jié) 消防安全管理手冊的結構和內容…………………………… 第三章 程序文件的編制…………………………………………………… 第一節(jié) 程序文件介紹………………………………………………… 第二節(jié) 程序文件的編制過程………………………………………… 第三節(jié) 程序文件格式和內容………………………… ……………… 第四節(jié) 部分常用程序文件的編制要點……………………………… 第四章 作業(yè)文件的編制…………………………………………………… 第一節(jié) 作業(yè)文件介紹………………………………………………… 第二節(jié) 作業(yè)文件的格式和內容……………………………………… 第三節(jié) 作業(yè)文件的編制要求………………………………………… 第五章 消防安全項目計劃書的編制……………………………………… 第一節(jié) 消防安全項目計劃書的作用和要求………………………… 第二節(jié) 消防安全項目計劃書的管理及主要內容……………… …… 第六章 消防安全記錄的編制……………………………………………… 第一節(jié) 記錄的內容和作用…………………………………………… 第二節(jié) 記錄的編制和管理…………………………………………… 第七章 體系文件的控制…………………………………………………… 4 第一章 概 述 第一節(jié)編制消防安全管理體系文件的必要性和作用 一、編制消防安全管理體系文件的必要性 一個組織建立消防安全管理體系的過程實際上就是體系文件的制定、執(zhí)行、評價和不斷完善的過程。希望有助于推動消防安全管 理體系試行標準的推廣普及，促使企業(yè)將消防安全管理納入現代企業(yè)制度，規(guī)范現有管理體系，提高消防安全管理水平。這一標準的頒布、實施必將開創(chuàng)我市消防安全管理的新編章，掀起一場消防安全管理革命。 我國向來重視消防安全工作，但消防安全管理標準化工作尚未起步。與此同時，隨著國際間經濟合作、貿易往來的日益頻繁，世界上各種類型大企業(yè)、組織采取各種手段和方法來提高企業(yè)消防安全管理水平，改善企業(yè)的形象。薀羈襖芁蚃螃膂芀莂薆肈艿蒅螂羄羋薇薅袀莇芇螀螆莆荿薃肅蒞薁螈肁蒞蚃蟻羇莄莃袇袃莃蒅蠆膁莂薈裊肇莁蝕蚈羃蒀莀袃衿肇蒂蚆螅肆蚄袂膄肅莄螄肀肄蒆羀羆肅蕿螃袂肂蟻薅膀肂莁