【正文】 2020 年 3 月初起，我在該公司進行了近兩個月畢業(yè)實習。公司相關(guān)制度在會計數(shù)據(jù)備份方法方面做出了明確的規(guī)定，要求相關(guān)財務人員采用雙份備份法即采用“ AB 備份法”進行會計數(shù)據(jù)的備份 ,并且要在每份上標明檔案形成的日期及相關(guān)操作員的姓名 ,放到專用的盒子或袋子里進行保存 ,存放到兩個不同的地點 ,以防止存儲介質(zhì)受水、灰、磁或光等因素的影響而引起會計電算數(shù)據(jù)的損毀。 3 月 2 日、 3 月 3 日公司會計王某習慣性的沒有對會計數(shù)據(jù)進行備份 ，3 月 4 日下午，王某在對當天的會計數(shù)據(jù)進行操作處理時電腦突然中毒死機，當電腦恢復正常后保存在財務系統(tǒng)里的會計數(shù)據(jù)（ 2 日、 3 日及當天尚未備份的數(shù)據(jù)）全部丟失。一旦由于意外或人為誤操作造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失或遭破壞，就很難將會計資料在最短時間內(nèi)、最小損失的情況下恢復原貌。 ⑴備份的時間方面。 由此可見，杭州洛康公司雖然制定了一些相關(guān)電算化會計檔案管理的制度，但是制度本身以及相關(guān)人員在制度落實方面還存在比較大的問題，充分暴露出了杭州洛康 公司在電算化會計檔案管理方面的不足。后經(jīng)公司相關(guān)財務人員證實，公司出于實用性考慮確于 2020 年初用金蝶財務軟件替換了公司原有的用友財務軟件。當稅務人員將機讀檔案往公司 財務系統(tǒng)輸入時，卻出現(xiàn)了數(shù)據(jù)無法輸入的問題。 杭州洛康公司電算化會計檔案管理存在的問題 檔案保存完整性不足 公司財務人員受各種因素的影響 ,往往只是將打印出的保存在紙質(zhì)介質(zhì)上的會計檔案（機制會計檔案）和保存在磁性介質(zhì)上的會計檔案（機讀會計檔案）進行收集歸檔 ,而不重視將那些與財務軟件及計算機系統(tǒng)相關(guān)的系統(tǒng)檔案進行收集歸檔，破壞會了計檔案的完整性、更不符合國家相關(guān)制度的規(guī)定，對日后相關(guān)工作的開展帶來很大的麻煩。電算化會計檔案的保管年限管理方面，公司一直以來就沒有為電算化會計檔案的保管年限管理建立專門的內(nèi)部管理制度，財務人員在實際的操作過程中一般遵照手工會計模式下的存檔制度對電算化會計檔案進行管理。 對電算化會計檔案存放環(huán)境及保管年限的管理控制 公司對電算化會計檔案存放 環(huán)境及保管年限這兩方面的管理很不規(guī)范。 公司財務人員及公司管理層對與計算機、財務軟件相關(guān)的系統(tǒng)檔案的 重視度都不高，他們認為系統(tǒng)檔案并不屬于電算化會計檔案范疇；公司相關(guān)制度對系統(tǒng)檔案的管理也沒有做出明確規(guī)定。 計算機操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡操作系統(tǒng)型號 。同時，公司要求對備份出來的機讀會計檔案采用“ 數(shù)字簽名”進行加密。公司規(guī)定：機讀會計檔案備份的方法必須符合國家相關(guān)制度、規(guī)范的要求；機讀會計檔案備份的時間及次數(shù)由相關(guān)財務人員視情況決定，每次除在本機硬盤備份外 ，同時還應制作軟盤備份。公司對機讀會計檔案儲存介質(zhì)的選用沒有什么明確的規(guī)定，相關(guān)人員在選購時一般遵照價格優(yōu)先原則。 對機讀會計檔案的管理控制 機讀會計檔案包括以計算機硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或 光盤等其他介質(zhì)存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù) , 包括會計憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式與計算公式 ) 等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。公司在有必要向有關(guān)各方同時提供書面形式以及電子數(shù)據(jù)的財務會計報告時，兩者數(shù)據(jù)應當完全一致。 第三步，對機制財務會計報告類進行管理控制。一般可根據(jù)公司實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年１月末應全部完成此項工作 。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，由出納人員及會計機構(gòu)負責人或會計主管簽章后，與銀行對賬單一起保管。 年終再將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。 第二步，對機制會計賬簿類進行管理控制。編號間斷時，在斷號后要在第一張憑證上說明斷號原因，并由有關(guān)人員簽章。而機制記賬憑證除由制單人員、復核人員簽章外，還通過記賬人員及會計機構(gòu)負責人或會計主管簽章，收付款記賬憑證還應由出納人 員及領(lǐng)款人簽章，方可作為有效的會計檔案保管。審核記賬員在計算機屏幕上直接對系統(tǒng)內(nèi)的記賬憑證要一張張進行審核，不得在期末使用“ 成批審核”功能集中審核；同時，復核機制記賬憑證并簽章。 公司對機制會計檔案的管理控制主要通過以下三 步來實現(xiàn)： 第一步，對機制會計憑證類進行管理控制。每天巨大的業(yè)務量、加之電算化會計檔案的特點，使得公司電算化會計檔案的日產(chǎn)生量巨大，給公司的會計檔案管理工作帶來了巨大的壓力。隨著公司聲譽的不斷提高，公司的業(yè)務量也呈現(xiàn)出逐年激增的趨勢。如，機制紙質(zhì)檔案與電子檔案在性質(zhì)上的較大差異，要求公司對已經(jīng)產(chǎn)生的數(shù)量巨大的電算化會計檔案進行更為細致的管理。它不僅大大 降低了公司會計核算的成本，同時也提高了公司會計核算的效率。具體的組織結(jié)構(gòu)關(guān)系見圖 ： 圖 杭州洛康公司的組織結(jié)構(gòu)圖 杭州洛康公司電算化會計檔案管理的特點 歷史檔案積存量大 公司為了提高會計核算效率、降低會計核算成本，于 2020 年初開始在財務科全面開展會計電算化工作。公司被第一批列入杭州市人民政府采購誠信供應商名單，并深受用戶單位的高度評價。 公司為浙江演藝設備技術(shù)協(xié)會理事單位，已獲得專業(yè)音響工程綜合技術(shù)能力等級二級資質(zhì)、專業(yè)燈光工程綜合技術(shù)能力等級三級資質(zhì)、建筑智能化弱電工程專業(yè)承包三級資質(zhì)和安全技術(shù)防范行業(yè)資信等級三級資質(zhì)。通過多年的不懈努力，公司培養(yǎng)了一批從事專業(yè)舞臺燈光音響系統(tǒng)工程方面的優(yōu)秀專業(yè)人才，在本領(lǐng)域內(nèi)取得了優(yōu)良的業(yè)績，且在業(yè)內(nèi)具有良好的聲譽。 杭州洛康公司簡介 杭州洛康公司創(chuàng)建于 2020年，是一家代理批發(fā) JBL、 PAL、彩熠、飛達、 Martin、BARDL、三星、 JVC 等國際知 名品牌的視聽設備及承接 LED 電子顯示屏系統(tǒng)；專業(yè)舞臺燈光、音響、機械系統(tǒng)；會議燈光音響系統(tǒng)；多媒體會議室（教學）系統(tǒng)；教學設備；模糊圖像處理系統(tǒng)；監(jiān)控系統(tǒng)；網(wǎng)絡系統(tǒng)工程項目的設計、安裝和技術(shù)服務的私營企業(yè)。 2 杭州洛康公司電算化會計檔案管理現(xiàn)狀 如何實現(xiàn)電算化會計檔案有效管理，防止或減少相關(guān)風險的產(chǎn)生，從而為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供強有力的財務基礎(chǔ)信息保障，對任何一個企業(yè)來說都有著至關(guān)重要的意義。 綜上所述，這些國內(nèi)外知名學者雖然對電算化會計檔案的特點、電算化會計檔案管理存在問題等進行了比較全面的分析并提出了自己的觀點，但是他們并未結(jié)合具體企業(yè)的實際情況來談，現(xiàn)實效用不高。由于沒有針對電子文檔的完善的制度規(guī)范 ,電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。不論是檔案管理部門還是檔案形成部門 ,對歸檔工作重視不夠 ,檔案部門缺乏必要的措施及相應的業(yè)務指導 ,造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況 ,嚴重妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。許多會計人員僅僅將電算化看成自動運算做賬的工具 ,而忘記了它本身所應包含的會計分析、預測、決策等功能 , 從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。付姝宏（ 2020）在《會計電算化檔案管理問題初探》一文中指出，結(jié)合電算化下檔案管理的新變化 ,現(xiàn)階段我國企業(yè)電算化會計檔案管理存在會計檔案保存不 完整、會計檔案管理制度不完善、缺乏必要的計算機維護及網(wǎng)絡安全人才等問題。劉明奕（ 2020）在《當前會計檔案管理存在的問題及完善對策》一文中指出，完善會計檔案管理的對策主要包括樹 立檔案管理意識、完善檔案管理制度、引入先進的檔案管理技術(shù)和手段、完善人員配置結(jié)構(gòu)及提高人員綜合素質(zhì)。潘洪海（ 2020）在《淺議企業(yè)會計電子檔案管理的若干問題》中提出，根據(jù)新形勢 要求目前電算化會計檔案管理存在的問題有會計檔案載體本身帶來的問題、會計檔案管理制度不完善、缺乏必要的計算機維護及網(wǎng)絡安全人才。麻玉林（ 2020）在《電算化會計檔案管理存在的問題和對策分析 》一文中指出，電算化會計檔案管理的問題主要有工作人員對電算化會計檔案的重要性認識不到位、工作人員對電算化會計檔案的重要性認識不到位、人員培訓和管理不到位等。目前，關(guān)于電算化會計檔案管理的討論，大多圍繞《會計電算化管理辦法》等幾個文件對電算化會計檔案的基本要求而談，未提及電算化檔案管理中存在的問題及其防范。另外根據(jù)財政部、國家檔案局財會字 (1998)32 號文件 ,1999 年 1 月 1 日起施行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定 ,采用電子計算機進行會計核算的單位 ,不僅要保存電子會計數(shù)據(jù)，而且應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案 ,在制度上確立了從電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體 ,即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計檔案。 在電算化會計檔案組成部分研究方面：周建敏、李鵬、廖明恕（ 2020）在《電算化會計檔案管理的特點和應注意的問題》一文中概括的指出，電算化會計檔案主要有機制會計檔案、機讀會計檔案、計算機系統(tǒng)檔案三部分組成；邢穎 (2020)通過《電算化條件下會計檔案管理工作的新挑戰(zhàn)》對電算化檔案的組成部分進行了比較詳細的闡述，她認為電算化會計檔案的組成 部分除傳統(tǒng)概念上的會計檔案外 ,還包括會計電算化過程中形成的紙質(zhì)文件（即機制會計檔案）、電子文件（機讀會計檔案）以及系統(tǒng)軟件（計算機系統(tǒng)檔案）。 在電算化會計檔案的特點研究方面：王俊慧（ 2020）通過對電算化會計檔案與傳統(tǒng)會計檔案對比，提出了內(nèi)容廣泛、內(nèi)容具有專業(yè)性、內(nèi)