【正文】 這一切都使這份提議的首頁看起來很專業(yè)，這傳達(dá)出一種積極的信息。它的外觀表明，這份文件是匆匆寫成的。設(shè)計(jì)得好的文件應(yīng)既能賞心悅目又能很好地為目的服務(wù)。要點(diǎn)同時使用多種字體會給人以混雜的總體印象。另外，寫在黑色背景上的白字也不易讀出。如果條件允許，應(yīng)充分利用各咱色彩。字體的選擇是設(shè)計(jì)過程中的關(guān)鍵步驟之一。為了最終拿到令人滿意的設(shè)計(jì)，你應(yīng)不異放棄最初不盡如人意的方案，并重述你的設(shè)計(jì)要求。決定聘用專業(yè)設(shè)計(jì)人員后，該如何去尋找合適的人選呢？你可以查看設(shè)計(jì)者以前的設(shè)計(jì)成果，因?yàn)樗麄円郧暗墓ぷ髯阋宰C明他們的工作能力。你應(yīng)請教專門從事這類工作并在這方面有著豐富經(jīng)驗(yàn)的人。例如，設(shè)計(jì)外部銷售文件時，應(yīng)恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用公司標(biāo)志，展現(xiàn)出公司的高檔次，以強(qiáng)化公司形象并為公司作宣傳；而公司內(nèi)部文件的形式則可以相對自由些。無論設(shè)計(jì)什么樣的文件，都應(yīng)向最高的可行標(biāo)準(zhǔn)挑戰(zhàn)。小提示79：增加一些意義明確的標(biāo)題與說明文字——這是讀者最先讀到的內(nèi)容。即使是最有希望獲得通過的報告和提議也可能為糟糕的格式、圖表及印刷式樣所損害，而設(shè)計(jì)精美的文件往往會帶來更好（可能是決定性）的效果。你的商務(wù)計(jì)劃應(yīng)表明：你能處理好財務(wù)問題；你已經(jīng)把各種因素考慮在內(nèi)，做出了最好與最壞估測；如果這一計(jì)劃得以實(shí)施，會有很多贏利的機(jī)會。撰寫這種文件時應(yīng)先寫清提議，然后展開討論，最后得出結(jié)論?？墒且涀。簾o論你的演講多么生動，明顯沒有說明力的提議是不會被接受的。無論把提議發(fā)給公司內(nèi)部的同事，還是發(fā)給外部的供應(yīng)商或顧客，分發(fā)后開會討論提議內(nèi)容的做法將大有裨益。如果要承擔(dān)一定風(fēng)險，應(yīng)講清你已充分考慮過潛在的不利因素，然后集中論述積極方面。提議與報告的格式大體相同：提議的開頭要概述提議內(nèi)容；論證過程中用標(biāo)題組織行文；最后在結(jié)論中重述要點(diǎn)。闡述提議內(nèi)容解釋做出這一提議的原因以及它將起到作用預(yù)測所需資源，并表明該提議符合預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)指定負(fù)責(zé)人，規(guī)定時限以行動計(jì)劃作結(jié)論小提示77：問一問自己：為什么有的提議失敗了，而有的提議卻能成功。向決策者們詢問他們期望實(shí)現(xiàn)的短期、中期與長期目標(biāo)分別是什么。查明怎樣才能使提議符合公司的總體戰(zhàn)略要求，以及提議內(nèi)容與目前的活動和將來的計(jì)劃有無沖突。在動筆寫提議前，調(diào)查一下該提議是否與組織的總體計(jì)劃相一致，以及兩者符合的程度如何。小提示76：在準(zhǔn)備提議并力爭使它得以通過的過程中要爭取同盟者。提議不同于報告之處在于：它是自我推銷性質(zhì)的文件，它的目的在于說服讀者接受提議的內(nèi)容。用先進(jìn)的視聽設(shè)備與卓越的演說技巧演示與解說你得出的結(jié)論，可以增強(qiáng)大家對會上分發(fā)的報告的印象。而當(dāng)你站在中立的立場上，例如要討論可行性研究報告，應(yīng)該提前分發(fā)材料。寫完后通讀報告，盡可能多作刪減，這有助于提高文章的含金量。在報告的主要結(jié)論上多下功夫。盡量用最少的字表達(dá)最多內(nèi)涵。小提示75：不要妄下斷言。盡量多用短句。報告并非文學(xué)作品，然而，好報告卻遵循著文學(xué)作品的寫作規(guī)范。在報告末尾，可以簡要地提出行動建議。標(biāo)題、副標(biāo)題和實(shí)心黑點(diǎn)可以幫助你有效地組織報告，并可引導(dǎo)讀者注意重要事實(shí)。開頭幾段應(yīng)闡明寫報告的目的并概括主要觀點(diǎn)。要用標(biāo)題標(biāo)明不同主題，與主題相關(guān)的內(nèi)容用副標(biāo)題標(biāo)明。要用數(shù)字標(biāo)注段落以便前后互相參照，并隔開要點(diǎn)。要強(qiáng)調(diào)最重要的調(diào)查結(jié)果與事實(shí)。要一字不差地引用接受訪談?wù)叩脑?。要與不要要使每一份報告生動有趣。如果有人要你寫關(guān)于某一方面，比如說開拓市場的報告，應(yīng)把需要了解的內(nèi)容光煥發(fā)寫出成一系列要點(diǎn)，然后記下你所參考消息的材料，并使它們與要點(diǎn)相匹配，要確保所有要點(diǎn)都已講到。小提示73：根據(jù)你對讀者的了解，對報告進(jìn)行加工以適合讀者口味。如果有人要求你寫報告，要保證完稿后的報告滿足他提出的所有要求。報告是供他人閱讀的正式文件。記?。哼_(dá)成協(xié)議時，如果讓對方覺得他們占了便宜（即使事實(shí)并非如此），將對你很有利。小提示71：記?。寒?dāng)無利可圖時，沒有人會繼續(xù)罷工。談判時，爭取使雙方的報價都降低，并共同分享利潤。如供應(yīng)商在供貨或質(zhì)量方面不過關(guān)，則需再次談判。小提示70：與供應(yīng)商分享有用信息，這會幫你獲得更好的交易。為自己設(shè)定一個上限，不要超過它。記?。嘿u方的工作就是勸你相信，你們的需求與他們提供的產(chǎn)品恰好吻合。購物談判過程中，有兩點(diǎn)必須考慮清楚。你可以問一些引導(dǎo)生問題，如“您打算簽約嗎“，這可以使你的態(tài)度更為溫和，同時還有助于吸引對方的注意力，獲取與發(fā)出信息，并刺激對方思考。在辯論與討價還價過程中，你要揣摩對方的想法，并且不失電動機(jī)地抬高或改動報價、拒絕對方提議或提出新條件。若你“針對對方的需求”而展開談判，就可以冒最小風(fēng)險取得最大控制權(quán)。最后，確定你們的底線，即你們的最低目標(biāo)。調(diào)查結(jié)果有助于雙方協(xié)商，共同制定談判日程并獲得對方認(rèn)可。準(zhǔn)備過程中，首先要確立談判目標(biāo)，然后決定派誰參加談判。小提示68：選擇不同個性的人組成談判小組。因?yàn)槟阈枰宄仃U明你的提議并正確理解對方提出的條件。”“這筆生意由我們來做是再合適不過的了?！薄斑@正是我們所孜孜以求的，如果不盡快采取行動，一定會讓對手占先。無論在組織內(nèi)還是組織外，學(xué)說幾句“行話”都是邁向成功的關(guān)鍵。在推銷金融服務(wù)方面，計(jì)算機(jī)尤為有效：輸入買方的財政狀況方面的具體數(shù)據(jù)后，許多電腦程序會幫你設(shè)計(jì)出有針對性的方案。你可以把潛在顧客的姓名和地址存入數(shù)據(jù)庫，甚至可以在與客戶進(jìn)行電話交談的同時查訪與其有關(guān)的資料。小提示67：做每一筆生意時，都應(yīng)把它看作你與對方的一次合作。寫信時應(yīng)注意激發(fā)讀者興趣，論述切中要點(diǎn)，所舉實(shí)例真實(shí)可信。例如，在針對外部人員的營銷活動中，長信的推銷效果明顯優(yōu)于短信；而在向內(nèi)部人員分發(fā)備忘錄時，簡短文伯的效果往往更顯著。小提示66：請一位同事閱讀你寫的商務(wù)信件，檢查它們是否清晰明了。如果你想在工作中實(shí)踐某一想法，在距成功只有一步之遙時，你應(yīng)保持積極的態(tài)度，并運(yùn)用硬性推銷技巧。他們可為你提供線索，幫你成交。另外，運(yùn)用手勢有助于強(qiáng)調(diào)你的話。面帶微笑、手掌伸展、掌心向上，這是軟性推銷慣用的技巧。你可以把這種銷售手段運(yùn)用到工作中去，使你的“推銷術(shù)”能夠隨機(jī)應(yīng)變。小提示64：如果說你想作“軟性推銷”，那么請用提問的方式提出觀點(diǎn)。銷售是商務(wù)活動的基礎(chǔ)，這不僅僅是就說服外部顧客購買商品而言。要準(zhǔn)備隨時修訂會議議程以防會議超時。要制定日程表，其中要包括休息時間。要與不要要保證與會者確知如何到達(dá)會場并有交通工具。若要舉行大型會議，須選擇一個能容納所有與會者的會場；而開辦講習(xí)班時，挑選一個中等大小的房間再另增幾個小房間，只要使學(xué)員能夠分組工作就足夠了。會場無形中向與會者傳遞著大量信息。大型會議或研討會后，還應(yīng)組織后續(xù)活動，否則這類會議往往收效甚微。象尊重和關(guān)心供應(yīng)商那樣，尊重并關(guān)心出席研討會和大型會議的員。要點(diǎn)安排重要活動時，計(jì)劃越周密，考慮越周詳，越易取得成功。如果能邀請一位客座演說家活躍會場氣氛，將有助于激發(fā)聽眾的興趣和熱情。值得一提的是，內(nèi)部銷售年會往往具有極強(qiáng)的激勵作用。正如所有會議都有自己的目標(biāo)一樣，大型會議也不例外。講話速度不要太快，注意看鐘表，別超過規(guī)定時間。會前應(yīng)弄清楚你該講多久以及講完后是否要回答聽眾提問。小提示62：詢問其他經(jīng)理是否愿意在會上發(fā)言。舉行外部研討會時，可以向顧客和供應(yīng)商介紹公司進(jìn)行了哪些變動，也可以利用這類機(jī)會推銷產(chǎn)品。這類培訓(xùn)涉及到工作中的事務(wù)，具有實(shí)踐性、非正式性以及著眼于具體目標(biāo)等特點(diǎn)。小提示61：定期檢查員工是否得到了他們所需要的培訓(xùn)。通過課外與員工進(jìn)行非正式討論或交談，你可以獲得關(guān)于組織內(nèi)部各方面的有益反饋。像對其他聽眾講話時一樣，對學(xué)員講話時應(yīng)顯示出自信，和學(xué)員保持目光接觸，并鼓勵學(xué)員提問。檢查投影儀上的材料是否已放好用指示棒輔助演講身體站直，面向聽眾聲音清晰，語速適中面部表情要積極用張開手掌的手勢表示強(qiáng)調(diào)小提示60：可能的話，邀請著名演說家參加研討會或大會。可以用手勢強(qiáng)調(diào)要點(diǎn)，但不應(yīng)過于頻繁。演講時，你也可以適時地發(fā)給聽眾一些筆記或視象材料。新技術(shù)把投影儀與計(jì)算機(jī)連接在一起，從而使這一視聽媒介變得方便、快捷并且價格低廉。若聽眾人數(shù)較少，也可以用掛圖或書寫板代替。另外，引聽眾發(fā)笑也可以活躍氣氛。聽眾的態(tài)度通常傾向于積極支持而不是敵對，因此，可以讓他們的支持給你以更多自信。演講時，盡可能不看提要，并且自信地在講臺上走動，這樣做可以消除講臺所帶來的距離感，使你本人和你的演講更容易被聽眾接受。信息傳遞過程中，有三個關(guān)鍵步驟：介紹大致要講的內(nèi)容；正式演說；重復(fù)所講內(nèi)容。聽覺信息不便于大腦進(jìn)行回憶，因此，盡可能使自己的演說容易被想起，演說時力求語言清晰、句式簡短、語言流暢、要點(diǎn)之間過渡自然。這樣，只要瞥見一個詞，就會回憶起幾個復(fù)雜的想法。演講就是在表演。小提示58：如果讓聽眾提問，會使演說速度減慢，那么，你可以問聽眾有何問題。寫提要式講稿顯然快得多，圍繞相關(guān)主題安排這30分鐘，對每一主題加以概括，并把有關(guān)材料以提要形式列于每一主題之下。安排好寫稿、試講以及最后回顧的時間。小提示56：在規(guī)定時限內(nèi)完成演講，不要拖延。聽眾覺得，通過視覺接受信息要比通過聽覺容易得多。這種開會方式可以節(jié)省用于旅行的時間和開支，因此十分有效。如果你的分公司離總部較遠(yuǎn)，常規(guī)會議不易進(jìn)行，電視會議將盡顯其優(yōu)勢。開會時，與會者往往希望（有時也需要）看到正在發(fā)生什么事。指派有關(guān)人員負(fù)責(zé)各項(xiàng)活動，并對完成時間做出限定。為自己留出充裕時間來結(jié)束會議。對討論時間加以限定，這樣