【正文】 會(huì)議原始記錄原則上不對(duì)外借閱，確需查閱會(huì)議記錄的，需經(jīng)辦公室主任同意。歸檔材料主要包括部門請(qǐng)示文件、議題審批單、議題單、匯報(bào)材料、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等。會(huì)議紀(jì)要原則上在會(huì)議當(dāng)天完成初稿，經(jīng)辦公室分管副主任、主任和常務(wù)副區(qū)長(zhǎng)審核后，送區(qū)長(zhǎng)簽發(fā)。要安排工作人員對(duì)會(huì)議資料立即回收，需要銷毀應(yīng)立即銷毀。需要注意的幾個(gè)問(wèn)題。會(huì)后督促檢查工作，是狠抓工作落實(shí)、確保政令暢通的重要途徑。會(huì)議結(jié)束后及時(shí)召開(kāi)會(huì)務(wù)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)會(huì)，由辦公室分管副主任主持，召集會(huì)務(wù)工作人員交流情況，認(rèn)真總結(jié)，找出問(wèn)題，立即整改，防止同樣的錯(cuò)誤重復(fù)發(fā)生。對(duì)會(huì)議的記錄、整理、新聞發(fā)布工作，每次明確專人負(fù)責(zé)，做好全程記錄，并及時(shí)整理完善相關(guān)內(nèi)容。會(huì)后工作，主要是抓好三件事：（一）善始善終，做好會(huì)后工作。三、堅(jiān)持三件事，彈好會(huì)后“琴”會(huì)后工作是保證會(huì)議達(dá)到預(yù)期目的的重要一環(huán)，也是最容易讓人松懈、容易失誤的一環(huán)。會(huì)議討論期間，與會(huì)人員發(fā)表意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)把握重點(diǎn)，簡(jiǎn)明扼要。提醒匯報(bào)人提前做好匯報(bào)準(zhǔn)備，按議題匯報(bào)材料作簡(jiǎn)要匯報(bào)。在議題轉(zhuǎn)換時(shí)，會(huì)務(wù)人員要及時(shí)清場(chǎng)，并通知侯會(huì)人員迅速、安靜地進(jìn)入會(huì)議室，發(fā)放有關(guān)會(huì)議材料，保證會(huì)議組織的連貫性、緊湊性，同時(shí)提醒與會(huì)人員遵守會(huì)議紀(jì)律，關(guān)閉通訊工具。提前檢查第一議題出列席人員到會(huì)情況，促請(qǐng)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，特別注意參會(huì)人員變更情況和因故不能及時(shí)參會(huì)的情況，并將有關(guān)情況匯總后及時(shí)報(bào)告會(huì)議主持人。需要注意的幾個(gè)問(wèn)題。如發(fā)生混亂等意外情況，要及時(shí)制止和調(diào)停。場(chǎng)后服務(wù)主要包括場(chǎng)外安全保衛(wèi)、有效處理其他突發(fā)情況等工作。妥善處理提醒參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言未開(kāi)啟麥克風(fēng)、匯報(bào)人超出匯報(bào)時(shí)間、燈光音響設(shè)備故障排除等情況。它的內(nèi)容比較口語(yǔ)化，強(qiáng)調(diào)的是原汁原味、真實(shí)客觀，但卻是字字千鈞，是會(huì)議重要成果之一，是具有法律效力的文本。（二）嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，搞好場(chǎng)內(nèi)服務(wù)。會(huì)務(wù)人員要專人負(fù)責(zé)招呼參會(huì)人員在侯會(huì)室休息等候，及時(shí)引導(dǎo)議題列席人員入場(chǎng)就座，隨時(shí)統(tǒng)計(jì)到場(chǎng)人員人數(shù)以備領(lǐng)導(dǎo)查詢，提前15分鐘提醒未到場(chǎng)人員參會(huì)。（一）超前主動(dòng)，做好場(chǎng)前服務(wù)。二、搞好三服務(wù)，唱好會(huì)中“戲”會(huì)中是從參會(huì)人員入場(chǎng)至?xí)h結(jié)束的時(shí)間階段。匯報(bào)材料是指對(duì)會(huì)議文件內(nèi)容的濃縮和必要的補(bǔ)充說(shuō)明，一般是由議題申報(bào)單位起草送審和印制。另外還要特別注意議題單上議題名稱與匯報(bào)材料標(biāo)題不一致，填寫的列席人員不準(zhǔn)確或有遺漏等情況，避免會(huì)上領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)到的列席單位不在會(huì)場(chǎng)。議題審批單是確定上會(huì)事項(xiàng)在正式上會(huì)前的再審流程單，包括審議的主要事項(xiàng)、會(huì)前協(xié)商的主要過(guò)程，以及從申報(bào)部門到辦公室再到區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)的審批流程，其目的是確保議題絕對(duì)成熟、協(xié)商絕對(duì)充分、審核絕對(duì)到位。在日常工作中，這個(gè)會(huì)前協(xié)商環(huán)節(jié)很重要但又最容易被忽視，會(huì)前議題不成熟、協(xié)商不到位甚至臨時(shí)動(dòng)議的情況時(shí)有發(fā)生，直接影響到議題能否順利過(guò)會(huì)。特別注意議題涉及相關(guān)部門、單位的內(nèi)容是否會(huì)商并形成一致意見(jiàn)，上會(huì)依據(jù)、利弊分析、效果預(yù)期、措施建議是否充分合理，解決方案是否符合有關(guān)政策、法規(guī)，有無(wú)漏商情況。會(huì)場(chǎng)布置注意檢查主持人面對(duì)投影幕布而坐，匯報(bào)人正對(duì)主持人而坐，其他單位按先左后右依次安排座位。在會(huì)前1小時(shí)，重點(diǎn)檢查領(lǐng)導(dǎo)材料、座牌順序、會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、空調(diào)音響、時(shí)鐘調(diào)校等細(xì)節(jié)。會(huì)議籌備必須環(huán)環(huán)相扣，反復(fù)檢査，不得有任何失誤或疏漏。在會(huì)議召開(kāi)前，提前半天通知會(huì)議中心管理員調(diào)試燈光、音響、空調(diào)、麥克風(fēng)、投影等儀器設(shè)備，提前通知服務(wù)員準(zhǔn)備好茶水，仔細(xì)檢查會(huì)議室桌椅，以免臨時(shí)出現(xiàn)差錯(cuò)。會(huì)務(wù)人員在會(huì)前要安排專人負(fù)責(zé)擬寫擬定審議提綱、下發(fā)會(huì)議通知、催促材料印制等工作，特別是要準(zhǔn)確收集參會(huì)人員情況，及時(shí)做好相應(yīng)準(zhǔn)備。（二）分工落實(shí)，要準(zhǔn)確高效。會(huì)議方案主要內(nèi)容包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持、出席、列席、請(qǐng)假、議題（名稱、匯報(bào)人、匯報(bào)時(shí)間）、固定列席單位及人員、議題列席單位及人員等。（一）制定方案，要周密詳細(xì)。一、把握三要點(diǎn)，譜好會(huì)前“曲”會(huì)前準(zhǔn)備工作是否充分，是決定會(huì)議是否成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。會(huì)務(wù)工作的水平直接影響到政府決策及其落實(shí)的質(zhì)量。通過(guò)會(huì)議總結(jié)，積累會(huì)議工作經(jīng)驗(yàn)，提高會(huì)務(wù)人員綜合能力，培養(yǎng)互相配合，協(xié)同合作的良好作風(fēng)。會(huì)務(wù)總結(jié)反饋。完成收集工作后，就要對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行立卷歸檔。整理會(huì)議文件的首要工作是收集文件。之后，要做好會(huì)場(chǎng)善后，它包括及時(shí)清理會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料、席卡等；清退客房和會(huì)議用房；歸還借用的物品；結(jié)算帳目并向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷等。組織會(huì)議進(jìn)行。同時(shí)，會(huì)場(chǎng)內(nèi)可播放輕音樂(lè)，營(yíng)造輕松愉快的會(huì)場(chǎng)氛圍。在組織簽到的同時(shí)，會(huì)務(wù)人員要做好入場(chǎng)引導(dǎo)工作，以方便與會(huì)人員入場(chǎng)，同時(shí)縮短入場(chǎng)時(shí)間。簽到是參會(huì)人員表示入場(chǎng)的一種必要手續(xù)。二、會(huì)中服務(wù)工作在會(huì)中服務(wù)階段，會(huì)務(wù)人員須提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況，做好會(huì)議材料分發(fā)，完成簽到與引導(dǎo)，組織會(huì)議有序進(jìn)行，搞好后勤服務(wù)等工作。、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。保證音響效果。擺放座簽。一般包括：，大會(huì)（主席臺(tái)），黨委會(huì)（正中為主），座談會(huì)協(xié)調(diào)會(huì)（面對(duì)面）等。在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)，應(yīng)注意選擇會(huì)場(chǎng)、安排座位、布置主席臺(tái)等。（二）明確分工。擬訂會(huì)議議程通常是由決策層決定，如辦事處黨委會(huì)、主任辦公會(huì)、專題會(huì)等是由莊主任提議召開(kāi)，并組織審定議題，交由辦公室辦理。指的是擬訂會(huì)議議程、日程。會(huì)前籌備工作主要包括擬定計(jì)劃，明確分工，準(zhǔn)備材料，后勤保障和布置會(huì)場(chǎng)等方面?？梢哉f(shuō)，高質(zhì)量的會(huì)前籌備工作，是會(huì)議質(zhì)量的保證，是會(huì)議成功的前提。一、會(huì)前籌備會(huì)前籌備工作做