會務(wù)組成員及工作安排(參考版)
2024-11-09 14:12本頁面
【正文】 每次會議結(jié)束后，對一些常用的會議用品，借來的應(yīng)立即歸還，自置的應(yīng)加以整理，以便下次再借或再用。會議形成的一切文件材料，包括主持詞和發(fā)言記錄等，在會間都要注意收集，會后要系統(tǒng)排列，裝訂成冊，留作資料，一般應(yīng)裝2至3套，一套留存，其他可作為借閱資料。會務(wù)工作基本完成后，大會秘書處應(yīng)及時召集全體會務(wù)工作人員進(jìn)行總結(jié)，肯定成績，指出問題，找出經(jīng)驗教訓(xùn)，并對表現(xiàn)好的人員進(jìn)行表揚(yáng)。對凡屬已列入會議預(yù)算或預(yù)算外開支應(yīng)納入會議報銷的經(jīng)費(fèi)，都要作出處置，不要有遺留的問題。會議善后工作主要有以下4項：做好財務(wù)結(jié)算。(三)會議善后階段。需乘火車的，要提前2至3天征詢車次，是否需要預(yù)購車票，并分別按乘車時間編組，做好送站安排等。做好與會人員的返程服務(wù)工作。對因特殊情況而缺交、漏交的，會后仍要跟蹤回收，不留死角。會議材料回收工作。有的會議為使領(lǐng)導(dǎo)成員與參加會議的人員之間和各組之間能互通情報，交流情況，給領(lǐng)導(dǎo)主持和指導(dǎo)會議提供依據(jù)和參考，要編印會議簡報，由材料組或會務(wù)組編印分發(fā)。參觀時，會務(wù)工作人員要分工把口，加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一指揮調(diào)度，維持好參觀秩序。事先要派員察看現(xiàn)場，與被參觀單位商定現(xiàn)場會開法和參觀路線，提前做好各項準(zhǔn)備。會議記錄要使用專用的會議記錄本，力求真實、準(zhǔn)確、完整，不遺漏主要觀點(diǎn)，不改變講話原意，有爭議之處也要照實記錄，客觀地反映會議的內(nèi)容和進(jìn)程，為日后查考提供依據(jù)。重要報告、講話要錄音、錄像。要確定專人做好會議記錄，包括全體會議記錄和分組討論情況匯報會記錄。尤其是會議進(jìn)行選舉或表決等事項，會議主持詞實際等于會議的“腳本”，會務(wù)工作人員必須熟悉主持詞，才能協(xié)助主持人順利完成會議預(yù)定議程。即使由材料組負(fù)責(zé)，會務(wù)工作人員也要及時了解掌握。會議主持詞的撰寫。每次舉行全體或分組會議時，會務(wù)工作人員都要提前進(jìn)入會場，首先檢查會場設(shè)置和設(shè)備，然后協(xié)助會議主持人做好下列工作：組織與會人員入場、就座；清點(diǎn)并報告到會人數(shù)，掌握和隨時通知有關(guān)人員調(diào)控會場音響、溫度、照明等；督促服務(wù)人員及時送水、倒水；組織會間休息和散會退場；做好其他特殊情況的應(yīng)急處理，保證大會有條不紊地順利進(jìn)行。對一些臨時情況，如與會人員所帶司機(jī)或親屬朋友等需安排食宿的，報到處要及時掌握，并向上級匯報，得到指示之后妥善安排。提前安排接站人員和車輛，及時去機(jī)場、車站迎候，把參加會議的人員接往會議住處。會議召開期間要根據(jù)實際需要，做好以下8項工作。(二)會間服務(wù)階段。1做好接站準(zhǔn)備。設(shè)置會場主要包括懸掛會標(biāo)、擺放背景、排定座次、架設(shè)并試用話筒，座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，拿不準(zhǔn)的要及時請示。會議方案確定后，要把會議人員、伙食標(biāo)準(zhǔn)及其他服務(wù)保障要求及時通知接會的酒店。安排好生活保障。《會議須知》一般包括6個方面的內(nèi)容：即日程安排、會議編組、作息時間、會務(wù)組等會議工作人員的電話號碼、注意事項。印制與會人員和工作人員名冊。如果會議有選舉任務(wù)，要提前準(zhǔn)備選票、票箱、監(jiān)票和計票人胸簽及計票所需物品。茶歇可根據(jù)給出的預(yù)算按照個人分配。本著勤儉節(jié)約的原則，按照會議方案中的預(yù)算，為與會人員購置文具、茶歇等會議用品。如會場有條件擺座簽，最好用擺設(shè)座簽的方法取代座次證。各種票證顏色要鮮艷，且互相區(qū)別，以便于辨認(rèn)。印制會議票證。會議通知一般包括“八要素”：即會名、主要內(nèi)容、參加人員、報到時間、會期、會址、著裝、注意事項。印發(fā)會議通知。較大型會議會務(wù)任務(wù)重，服務(wù)保障的部門多，要根據(jù)需要，組成會務(wù)工作組，召開會議籌辦工作協(xié)調(diào)會。這樣做可以使分管會務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和具體辦事人員心中有數(shù)，避免忙亂和大的疏漏。拿出會務(wù)工作實施計劃。對會議的名稱、主旨、形式、規(guī)模、會期、議題、日程安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、組織領(lǐng)導(dǎo)等拿出意見，提交領(lǐng)導(dǎo)討論審定后，即作為組織籌辦會議的依據(jù)。（1）退房、送站（2）結(jié)賬第五篇：會務(wù)安排流程
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