【正文】 辦 公 自 動(dòng) 化 設(shè) 備 應(yīng) 用 與 維 護(hù)班級(jí) :工商管理 2101 學(xué)號(hào) :3102103103 姓名 :方華成。Internet ,數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)與數(shù) 據(jù)挖掘, 電子郵件, 多媒體信息的傳輸與處理, 電子數(shù)據(jù)交換, 信息安全等新技 術(shù)使辦公室自動(dòng)化技術(shù)更上升到一個(gè)新的技術(shù)境界。近年來(lái), 計(jì)算機(jī)工業(yè)和產(chǎn)品的飛速發(fā)展擴(kuò)大了信息處 理技術(shù)的應(yīng)用范圍, 也使辦公室信息處理技術(shù)向縱深方向發(fā)展, 并不斷擴(kuò)大其應(yīng) 用范圍。信息處理技術(shù)得益于計(jì) 算機(jī)的高速處理能力, 沒(méi)有計(jì)算機(jī)技術(shù)就沒(méi)有現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)。復(fù)制資料用的復(fù)印機(jī)等,這 些技術(shù)和設(shè)備對(duì)辦公室工作提供有力的支持, 在不同程度上為辦公室工作的自動(dòng) 化提供了現(xiàn)代化的推動(dòng)手段。計(jì)算機(jī)通信用的局 部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。自動(dòng)控制各種工作 流程的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。編排各種文件,資料格式等的電子 臺(tái)式出版系統(tǒng)。起草文稿用的文 字(詞 處理機(jī)。用于辦公室工作 的這些技術(shù)越來(lái)越先進(jìn), 設(shè)備越來(lái)越多, 功能越來(lái)越強(qiáng),性能也越來(lái)越高, 這為 實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和無(wú)紙辦公創(chuàng)造了必要的條件。科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展也 使辦公室這一傳統(tǒng)的以人工(腦力和體力勞動(dòng)的高度結(jié)合 為主的領(lǐng)域內(nèi)古老的 勞動(dòng)方式發(fā)生了巨大的變化。辦公自動(dòng)化或辦公信息系統(tǒng)(簡(jiǎn)稱 OIS 是現(xiàn)代信息社 會(huì)的重要標(biāo)志之一,涉及到系統(tǒng)工程學(xué),行為科學(xué),管理學(xué),人機(jī)工程學(xué),社會(huì) 學(xué)等基本理論以及計(jì)算機(jī), 通信, 自動(dòng)化等支撐技術(shù), 屬于復(fù)雜的大系統(tǒng)科學(xué)與 工程。20世紀(jì) 60年代以 來(lái), 在微電子技術(shù)和通信技術(shù)迅速發(fā)展的推動(dòng)下, 辦公室也開(kāi)始了以自動(dòng)化為重 要內(nèi)容的 “ 辦公室革命 ” ,也稱為 “ 管理革命 ” ,其目標(biāo)是借助先進(jìn)的信息處理技術(shù) 和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)提高辦公效率和質(zhì)量,將管理與辦公活動(dòng)納入到自動(dòng)化 /現(xiàn) 代化的軌道中?，F(xiàn)在來(lái)講, 地域分布越來(lái)越廣, 移動(dòng)辦公和跨地域辦公成為很迫切 的一種需求?！?七 實(shí)現(xiàn)分布式辦公?！?六信息集成?！?五輔助辦公。辦公自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化, 通過(guò)電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的 保管, 按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。另外,在手工辦公的情況 下文檔的檢索存在非常大的難度。每個(gè)單位都 會(huì)有大量的文檔, 在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個(gè)人的文件柜里。▲(四實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤,解決 多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問(wèn)題, 實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng) 所,例如電子公告、電子論壇、電子刊物,使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù) 交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播, 使員工能夠 了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng),使組織內(nèi)部的通信 和信息交流快捷通暢。而各種 信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件, 例如, 計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、文字處理 軟件、專項(xiàng)工作程序軟件等等。辦公自動(dòng)化沒(méi)有統(tǒng)一的 定義,凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù), 都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。我國(guó)的 OA 經(jīng)過(guò)從 80年代末至今 10多年 的發(fā)展, 已從最初提供面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品, 發(fā)展到今天可提供面向應(yīng)用的 大型協(xié)同工作產(chǎn)品。關(guān)于該OA系統(tǒng)的幾個(gè)技術(shù)賣點(diǎn)：建議提供語(yǔ)言信箱和視頻新聞模塊，這樣可以有與其他產(chǎn)品所不同的賣點(diǎn)。五、總結(jié) 通過(guò)以上的綜合分析，該辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)將分為三期完成，第一期是基礎(chǔ)類庫(kù)的開(kāi)發(fā)，第二期是底層管理模塊的開(kāi)發(fā)，第三期是應(yīng)用層定制。對(duì)于處于同一個(gè)大廈的各部門，建議使用視頻會(huì)議，因?yàn)榧尤攵嗝襟w的功能，可以使得會(huì)議氣氛跟貼近傳統(tǒng)會(huì)議的效果，而且交流也更人性化，同時(shí)也可以得到局域網(wǎng)網(wǎng)速得支持。在一個(gè)企業(yè)，表單是很重要的一個(gè)東西，它在辦公過(guò)程中出現(xiàn)的頻率緊次于公文，所以這個(gè)模塊也非常重要，并且表單的定制與打印是一個(gè)技術(shù)難點(diǎn) 4．檔案管理檔案管理功能是對(duì)準(zhǔn)備歸檔的公文或者企業(yè)各類合同、協(xié)議、文件、指示、資料等的一個(gè)合理存儲(chǔ)與查閱功能，針對(duì)于復(fù)雜的分類和查閱權(quán)限，實(shí)現(xiàn)合理存取，管理得基本功能 5．人事管理人事管理功能主要包括：?jiǎn)T工資料管理，員工薪資管理，員工考勤管理，員工權(quán)限管理，部門機(jī)構(gòu)管理，部門任命管理等等公司內(nèi)部人事管理的所有功能，本子模塊將以底層視角反應(yīng)員工得管理，包括職務(wù)和所屬性質(zhì)都將按統(tǒng)一模式規(guī)劃，便于應(yīng)用層定制模塊 6．日程安排日程安排是辦公系統(tǒng)的一個(gè)必不可少的輔助功能，可分為個(gè)人日程，部門日程，主要需要解決的是日程的基本存儲(chǔ)和信息提示 7．公共信息管理公共信息包含：公司新聞、文檔、員工論壇、資料下載等功能，主要是針對(duì)所有部門的一個(gè)共用系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以采用傳統(tǒng)模式，如論壇可以采用BBS系統(tǒng)等，底層主要是統(tǒng)一規(guī)范，提供基本功能 8．會(huì)議管理會(huì)議對(duì)于任何一個(gè)公司都是重要的，而會(huì)議的形式隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展也變得多樣化起來(lái)，除了傳統(tǒng)的會(huì)議，還有網(wǎng)絡(luò)會(huì)議，視頻會(huì)議等新型會(huì)議方式，使得相隔甚遠(yuǎn)的人之間也可以有了當(dāng)面交流的環(huán)境。所以我們的底層管理模塊針對(duì)于這些情況，主要分為八大功能子模塊： 1．公文管理公文管理主要負(fù)責(zé)公文的發(fā)送與接受工作，發(fā)送流程按照流程定制來(lái)完成，所以還包括流程定制功能。四、通用型管理模塊功能劃分針對(duì)于這個(gè)底層模塊，它并不需要實(shí)現(xiàn)實(shí)際的功能，它主要是負(fù)責(zé)完成應(yīng)用層交付的任務(wù)和與底層數(shù)據(jù)庫(kù)交換數(shù)據(jù)，所以它的功能是比較抽象的、統(tǒng)一的和可擴(kuò)展的。我的基礎(chǔ)思想是開(kāi)發(fā)一個(gè)底層的通用型OA平臺(tái)，在此平臺(tái)下實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)的主要功能模塊的底層操作，這樣，當(dāng)針對(duì)某個(gè)企業(yè)或者政府部門開(kāi)發(fā)OA系統(tǒng)時(shí)，只需在此基礎(chǔ)上稍加修改，就可以成為一套具有很強(qiáng)針對(duì)性的OA系統(tǒng)，這樣方便該系統(tǒng)的二次開(kāi)發(fā)，也方便于針對(duì)不通性質(zhì)部門單位的OA系統(tǒng)的定制。我們的核心思想是；前期系統(tǒng)建設(shè)中不牽涉企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程重組，只是協(xié)助企業(yè)通過(guò)方便的流程自定義等功能進(jìn)行流程電子化，以及不斷根據(jù)實(shí)際需求去改變電子化流程。傳統(tǒng)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和大型MIS系統(tǒng)在處理企業(yè)管理流程中大多采用企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組（BKR），其核心思想就是要先優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)管理流程，再根據(jù)優(yōu)化后的流程建設(shè)企業(yè)信息系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)化辦公模式現(xiàn)有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和大型信息管理系統(tǒng)中，企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組或者是文件流轉(zhuǎn)功能都是核心功能。信息的交流和共享，以及團(tuán)隊(duì)的協(xié)同運(yùn)作等無(wú)法完美的實(shí)現(xiàn)，極大地限制了工作的效率。如何實(shí)現(xiàn)信息處理的自動(dòng)化和辦公的無(wú)紙化逐步得到了人們的重視。隨著技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)也得到了大力推廣。那么，首先我們來(lái)探討一個(gè)問(wèn)題，什么是辦公？辦公實(shí)際就是文件的制作、修改、傳遞、簽定、保存、銷毀、存檔的過(guò)程。有辦公設(shè)備、辦公自動(dòng)化電腦、辦公自動(dòng)化軟件。辦公自動(dòng)化，一個(gè)極大的概念，一個(gè)炒作了很久的概念。利用網(wǎng)絡(luò)通訊基礎(chǔ)及先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)，建設(shè)一個(gè)安全、可靠、開(kāi)放、高效的信息網(wǎng)絡(luò)和辦公自動(dòng)化、信息管理電子化系統(tǒng)，為管理部門提供現(xiàn)代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化和辦公事務(wù)處理自動(dòng)化，以提高辦公效率和管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門日常業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化，增強(qiáng)檔案部門文書(shū)檔案、人事檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案等檔案的可管理性，實(shí)現(xiàn)信息的在線查詢、借閱。以下將分析這三類技術(shù)的各自優(yōu)缺點(diǎn)：C/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)：是傳統(tǒng)開(kāi)發(fā)模式，一般以數(shù)據(jù)庫(kù)和客戶端的兩層結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)，也有加入中間件的三層或多層結(jié)構(gòu)，在OA早期是標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)模式，但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，它已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)在的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)辦公和移動(dòng)辦公，逐漸在被取代C/S+Web技術(shù)：是為了補(bǔ)充C/S結(jié)構(gòu)的不足，在C/S基礎(chǔ)上加入Web技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)的獲取，但擁有一定局限性，如數(shù)據(jù)及時(shí)更新、軟件升級(jí)等問(wèn)題就無(wú)法很好解決B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)：是援用動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)技術(shù)，加入OA的開(kāi)發(fā)理念，完全適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)辦公和移動(dòng)辦公需求，也是現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的首選技術(shù)。所以辦公自動(dòng)化對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)來(lái)說(shuō)是非常便捷的，現(xiàn)在的每一個(gè)人都要學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化，這樣對(duì)于現(xiàn)代人才不會(huì)落后。在以后的工作當(dāng)中，重慶科技學(xué)院管理系人力08張楊不管從事什么樣的職業(yè)，都離不開(kāi)辦公自動(dòng)化。學(xué)習(xí)這門課以后，對(duì)我們來(lái)說(shuō)都是很有用處的。將內(nèi)部辦公信息整合，提供更為準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)依據(jù)，為公司的管理提供服務(wù)；借助系統(tǒng)進(jìn)行企業(yè)文化的深入宣傳，進(jìn)一步增強(qiáng)了企業(yè)凝聚力。績(jī)效考評(píng)使各級(jí)管理者明確了解下屬的工作狀況，通過(guò)對(duì)下屬的工作績(jī)