【正文】 。做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認(rèn)資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。七、檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。六、附則（一）在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報(bào)綜合部備案后，與本制度具有同等效力。機(jī)密檔案包括財(cái)務(wù)資料、公司重要會議紀(jì)要、公司經(jīng)營情況、人事檔案、薪資檔案、勞動合同、技術(shù)資料、金額在100－1000萬元的合同。機(jī)要檔案分為：絕密、機(jī)密、秘密三級。檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。（四）保密檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作?！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時為止。在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理或綜合管理部指定專人監(jiān)督銷毀。銷毀前，按照清冊清點(diǎn)；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀審批表》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。丟失技術(shù)變更單或其他單據(jù)，造成公司經(jīng)濟(jì)損失者，處以損失費(fèi)用2倍的罰款。若丟失文件者補(bǔ)辦不齊，處以500元至3000元的罰款。愈期仍未歸還者，將來強(qiáng)制其歸還檔案，并給予相應(yīng)處分。借用重要檔案（如各類政府批文、證照原件等）當(dāng)日必須歸還，其他檔案資料借用時間不得超過七天。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。因工作需要或特殊情況下需帶出檔案室的，在填寫《檔案資料借閱登記表》和獲得審批時需按填寫要求注明相關(guān)事宜。借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請示，經(jīng)綜合管理部及常務(wù)副總批準(zhǔn)。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。（5）計(jì)劃總結(jié)類：分計(jì)劃及總結(jié)等；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務(wù)副總審批。（4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。財(cái)務(wù)文件、法律文書等重要文件借閱須由常務(wù)副總及總經(jīng)理批準(zhǔn)。檔案借閱審批權(quán)限（1）證照類：含營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；該類檔案資料的借閱由綜合部審批后交由公司常務(wù)副總審批。（4）檔案管理人員接到《檔案資料借閱登記表》，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。（2）因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門負(fù)責(zé)人辦理《借閱檔案申請表》并送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核批。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。（四）歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。公司的規(guī)章、制度由綜合管理部視其有效期予以保存1年以下暫時保存：結(jié)案后無長期保存必要者。五年保存：期滿或解除的合同、協(xié)議；完工后的項(xiàng)目方案；其它經(jīng)核定須五年保存的文件。檔案的保管期限除政府有關(guān)法令或本公司其它規(guī)章制度特定者外，一律按下列規(guī)定辦理：永久保存：公司章程；股東名簿；股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要；公司證照；各級批文；印鑒；公司經(jīng)營計(jì)劃和總結(jié)；財(cái)務(wù)報(bào)表；重要技術(shù)資料；不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其它債權(quán)憑證；人事資料；大型活動的圖片、音像資料；其它核定應(yīng)永久保留的文件。（二）歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。按照公司名稱、部門名稱、文件類別、檔案盒號碼分為四個部分。公司檔案員負(fù)責(zé)檔案文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。（四）檔案編號檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。（4）有關(guān)房產(chǎn)銷售的銷售合同，由市場營銷部負(fù)責(zé)保管。（2）公司的各種財(cái)務(wù)資料、稅務(wù)資料存放于財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部按國家及公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、分類存檔。公司檔案大致分為以下幾類：（1）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件；（3）制度類：管理制度匯編；（4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。（三）分類檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊?？绲恼埵九c批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的放在請示年立卷；跨會議文件放在會議開幕年立卷；跨的規(guī)劃放在第一年立卷；跨總結(jié)放在最后一年立卷。檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時間。檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。（二）各部門資料管理公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實(shí)行部門檔案與公司檔案歸口管理。公司制定明確的檔案管理人員崗位職責(zé)，檔案管理人員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求（一）檔案劃分及管理部門檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。五、檔案室出入口處，嚴(yán)禁堆物，并保持庫內(nèi)過道暢通。如發(fā)現(xiàn)消防器材缺少、失效時，要及時添置、調(diào)換。三、檔案庫房區(qū)域內(nèi)禁止吸煙，嚴(yán)禁動用明火，并實(shí)行嚴(yán)格地監(jiān)督、檢查。建立相應(yīng)工作小組。根據(jù)《檔案法》等有關(guān)規(guī)定，特?cái)M定如下消防安全規(guī)定。對檢查的問題要求積極整改而造成后果的追究其責(zé)任。三、報(bào)告與反饋對檢查出來的問題，要積極自治整改，并及時上報(bào)，保證檔案的安全保管。防潮、防蛀、以及設(shè)備安全運(yùn)行情況。各類防護(hù)裝置是否完好。節(jié)假日檢查：針對“五一”、“十一”、元旦、春節(jié)期間安全意識淡化的問題，進(jìn)行強(qiáng)化落實(shí)安全防范措施檢查。檔案管理檢查制度一、安全檢查方式定期檢查：每季度一次。三、檔案管理人員必須遵守以下保密守則：不該說的秘密不說；不在私人交往和通訊中泄露有關(guān)內(nèi)容；不將檔案材料提供給無關(guān)人員閱看；不私自錄制、復(fù)印、拍攝、摘錄、收藏檔案。檔案保密一、嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國檔案法》，維護(hù)檔案的機(jī)密和安全。四、經(jīng)鑒定銷毀的檔案材料，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)，并編制銷毀注冊備案。二、鑒定應(yīng)定期進(jìn)行，原則上在本上半年一次，下半年一次。檔案的鑒定、銷毀檔案室應(yīng)認(rèn)真做好檔案鑒定，即歸檔前對文件材料的鑒別保管期限劃分和對已到期的檔案存毀的鑒定。底片要注意防潮。三、保管和利用聲像檔案是特殊的載體材料，要比其他檔案更應(yīng)注意保管，要保存在溫度1424℃，相對濕度4060%的庫房內(nèi)，為了避免磁帶磁化，要使用防磁柜，長期保存的磁帶，每季度要倒放一次。底片與照片和影像要相符。與其他載體檔案有密切聯(lián)系的，以及其他有保存價值的照片、錄像帶。必要的技術(shù)會議，有重大意義的活動照片、錄像帶。聲像檔案管理規(guī)定一、歸檔范圍本單位大型會議聲像主要材料：照片、錄像、錄音帶。凡與本單位需借閱檔案時，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意并下達(dá)通知由接洽人員按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。七、任何個人不得代外單位人員借閱檔案材料，不得向外單位人員提供一切檔案材料，不得私帶外單位人員到檔案室查閱。五、如有損毀、丟失或擅自毀掉檔案現(xiàn)象者按《檔案法》有關(guān)規(guī)定處理，直至追究法律責(zé)任。檔案室有權(quán)調(diào)回急用的科技檔案?？萍紮n案中的原始資料不外借，只供在閱覽室查閱需要時可借閱復(fù)印件。不得向外單位提供。檔案借閱與利用制度一、為了保護(hù)國家秘密，維護(hù)檔案的完整與安全，必須嚴(yán)格檔案的借閱制度