辦公室職能特征(參考版)
2024-10-14 00:44本頁面
【正文】 我們將以自信、執(zhí)著與熱情為學(xué)生會(huì)增添更為絢美的星芒。如果說其他部門有如一顆明亮的珍珠，那么辦公室就是將珍珠串連起來的絲線。承擔(dān)學(xué)生會(huì)及辦公室各類檔案的建立和管理工作及學(xué)生會(huì)的物資。作為學(xué)生會(huì)的樞紐部門，它是維持學(xué)生會(huì)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，加強(qiáng)完善學(xué)生會(huì)內(nèi)部建設(shè)的學(xué)生群眾性組織，是在學(xué)生會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下與其他部門密不可分的一部分。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。注意傾聽，用心判斷指示的用意。文員還要防止自作聰明地去捕捉上司的“默許”和“暗示”，以免弄巧成拙。文員要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦事。這種直接受意，易于判斷和領(lǐng)會(huì)。）2受意方法：受意是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。遵循傳統(tǒng)。適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)。）2交際業(yè)務(wù)應(yīng)注意的問題：（消息要正確。三、旅行時(shí)的安全防范。二、旅行時(shí)飲食安排。在國外期間，應(yīng)盡可能使用旅行支票，少攜帶現(xiàn)金。）1日程安排計(jì)劃管理：提示工作：（電子提示系統(tǒng)人工提示系統(tǒng)）1文秘人員為上司商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作：（準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息制定約會(huì)計(jì)劃為商務(wù)洽談收集資料決定旅行用品行李問題安排差旅費(fèi)建立旅行—旅館信息資料庫辦理旅行保險(xiǎn)。日程安排計(jì)劃表上的行動(dòng)被注銷時(shí)，要立即和上司聯(lián)系，以便能夠講別的行動(dòng)計(jì)劃編入。也需要與有關(guān)部門的文秘人員彼此聯(lián)絡(luò)，以便能預(yù)先獲得會(huì)議等信息，并通知上司。1日程安排計(jì)劃的變更和調(diào)整：（在制作日程安排計(jì)劃時(shí)，要按照業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)預(yù)測(cè)可能召開的會(huì)議或集會(huì)，而保留寬裕的時(shí)間。1日程安排的意義：所謂日程安排，就是“關(guān)于管理者的會(huì)議、面談、出差、訪問等做計(jì)劃、實(shí)行、變更及調(diào)整”。1會(huì)議的計(jì)劃與準(zhǔn)備：（舉行會(huì)議的決定參加會(huì)議的人選會(huì)議日期、時(shí)間的決定會(huì)議場(chǎng)所的選擇議程表制作和執(zhí)行方法會(huì)議通知的寫作和傳達(dá)方法會(huì)議資料的準(zhǔn)備會(huì)議場(chǎng)所的布置出席者的位置會(huì)議用品的準(zhǔn)備1為來賓安排膳宿等）1文秘人員怎樣提高會(huì)議效率：（遵循法律法規(guī)合理確定會(huì)議目標(biāo)確定必要的與會(huì)者減少會(huì)議數(shù)量縮小會(huì)議規(guī)模簡(jiǎn)化會(huì)議程序縮短會(huì)議時(shí)間控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)分析會(huì)議成本）1會(huì)議成本的計(jì)算公式：會(huì)議成本=23[(G+S)T]n+后勤開支=6(G+S)T．n+后勤開支。為不妨礙會(huì)議的正式進(jìn)行，是坐在會(huì)議正式人員的后方。他們雖然能發(fā)言，但沒有議決權(quán)。如果必須指定座位時(shí)，桌子上要放置號(hào)姓名牌。二、負(fù)責(zé)記錄的人，為了清楚地看得見發(fā)言者，一般是坐在發(fā)言席的正前方。1會(huì)議出席者的位置：一、領(lǐng)導(dǎo)者（主持人、主席）要坐在所有與會(huì)人員都能看得清楚的位置。三、接待人員應(yīng)該有比較高的思想修養(yǎng)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。1接待來訪的注意事項(xiàng)：一、組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該定期或不定期地親自接待群眾來訪，如我國許多城市已設(shè)立了“市長(zhǎng)接待日”、“局長(zhǎng)接待日”等制度。四、對(duì)于舉報(bào)違法違紀(jì)的，或者申訴遭到打擊報(bào)復(fù)的，或是涉及基層負(fù)責(zé)人的信件，如需要轉(zhuǎn)（交）辦的，只能將信件轉(zhuǎn)（交）被舉報(bào)、申訴或涉及單位（負(fù)責(zé)人）的上級(jí)或有關(guān)部門處理，不得將信件轉(zhuǎn)交給被涉及的單位或本人，以保護(hù)舉報(bào)人的合法權(quán)益。二、登記信件時(shí)，要書寫工整，字跡清楚，摘錄登記內(nèi)容要言簡(jiǎn)意頦；需要呈送領(lǐng)導(dǎo)、上司批閱的信件，要附上“信件呈閱單”。外賓：G、禮節(jié)性拜
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