檔案編號(參考版)
2024-10-13 20:53本頁面
【正文】 例如：報表類：KJ 11 大類號 屬類號（報表）保管單位流水號帳簿 ： KJ 21 大類號 屬類號（帳簿）保管單位流水號憑證 ： KJ 大類號 屬類號(憑證)小類(現(xiàn)金憑證)月份 保管單位流水號。在類號后加一橫線“”其后數(shù)字為保管單位流水號。大類采用兩個漢語拼音字母表示；屬類、小類統(tǒng)一采用阿拉伯數(shù)字表示。首先分開，其次把一個內形成的會計檔案分為報表、帳簿、憑證三大類，然后再按不同的保管期限分別組成保管單位進行排列，一年編一個總流水號為分類卷號，各類分別再編一個流水號為保管卷號。四、為適應會計憑證多樣性、復雜性特點，特將憑證分為五小類：現(xiàn)金憑證；銀行憑證；轉帳憑證；運使費憑證；資金清算憑證，然后再按月分開。二、財務部應將每年形成的會計憑證、帳簿、報表（決算）等會計核算材料按歸檔要求，負責整理立卷、裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。根據(jù)財務部、國家檔案局財會字[1998]32號文關于印發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知精神，并結合公司實際，特制定本辦法。(4)監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。(2)行政部、人事部經理審核無誤后報總經理審批。須復制檔案的，絕密檔案報總經理審批；機密檔案由人事部負責人審批；普通檔案由部門負責人審批。(2)檔案管理員審核其查（借）閱資格：①權限內（經授權/審批）的按正常手續(xù)辦理；②權限外的，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù)：③屬部門（財務類除外）的檔案，由部門負責人審批；屬管理處的檔案，由管理處經理審批；屬公司的檔案，由總經理審批；財務類的檔案也應由總經理審批。(4)其他人員根據(jù)審批查閱有關檔案。(2)副總經理（總經理助理）可查閱分管工作的檔案。檔案的密級(1)檔案的密級分為三級：絕密、機密、普通；①絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經營、管理、決策、形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案；②機密檔案包括：ISO9000質量體系文件、重要的會議記錄（紀要）、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案；③普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。(2)檔案保管的責任部門：①財務部保管財務檔案；②辦公室保管公司對內、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料；ISO9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案；分供方評審、物業(yè)租賃和多種經營資料；③工程處保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及物業(yè)部各職能部門需要保管的其他檔案；④各職能部門除經常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。(2)各部門負責人應依據(jù)部門工作情況及其部門有關標準作業(yè)程序，對檔案的保存價值進行鑒定及標注。(2)編制目錄：①檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》；②每一份檔案在歸檔時，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內容包括：序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目）中，以便查閱。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷：①根據(jù)檔案（或文件夾）的規(guī)格準備相應的檔案標準貼紙；②在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成，如：——物業(yè)行政部、人事部收文：※※※—X?Z—收文；——物業(yè)財務部報表：※※※—C?W—報表；——物業(yè)部服務處業(yè)主檔案：※※※—※※※—F?W—業(yè)主檔案。(2)全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā)，符合檔案形成的實際情況，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，它應具有思想性、科學性、排它性和縮縮性。(4)檔案順序號：采用阿拉伯數(shù)字取3位有效數(shù)字—0000003……。四、程序要點檔案的編號(1)公司、物業(yè)部編號：①物業(yè)部 編號為：W?Y（英文縮寫）。行政部經理監(jiān)督檔案管理的實施工作。二、適用范圍適用于物業(yè)部各類檔
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