【正文】 。遷移時，要認真檢查是否發(fā)生信息丟失。如電子文件形成之后，要及時收集積累，以防分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失 。 電子文件從形成到電子檔案管理的開發(fā)利用，中間要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，哪一個環(huán)節(jié)出了問題，都會影響到電子文件的真實可靠性。 建立全過程的管理制度 要實現(xiàn) 電子政務(wù)環(huán)境下電子文件的科學管理，就必須貫徹前端控制和全程管理的原則 。 加強對電子文件制作和管理人員的管理和教育 在電子文件的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強對涉及電子文件人員的管理和教育。必須制定 一套人人都應(yīng)遵守的安全管理制度，以約束涉及電子文件與電子檔案人員的行為。 建立安全管理制度 電子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿進行。對于使用頻率較低、軟硬件技術(shù)已快過時的、并且確有長期保存價值的數(shù)字信息可用再生保存法。 以上介紹的幾種方法，一般地說，對于使用頻率很高、軟硬件技術(shù)未過時的、僅 是存儲載體理化性能發(fā)生變化的，可采用拷貝法 。目前遷移技術(shù)被認為是保護數(shù)字信息長期存取的必須和恰當?shù)倪x擇。采用遷移法，通常是將對軟件依賴性強的格式遷移到對軟件依賴性低的通用格式上。這 一過程使得數(shù)字信息在將來也可以被讀取。而且，有些電子檔案信息，如聲音信息、視頻信息、超文本信息、多媒體信息等也無法轉(zhuǎn)移到紙上或縮微品上。這樣利用時就不再使用計算機軟硬件技術(shù)讀取，從而避免了計算機軟硬件過時所帶來的麻煩，并能很好地保證電子文件長久的可讀性。 拷貝法 拷貝是在原來的技術(shù)環(huán)境下，適時重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于存儲載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子文件長期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應(yīng)用于磁盤、光盤、磁帶檔案信息的長期保存上，但它不能解決電子文件由于計算機軟硬件過時所引起的長期保存問題。在使用該電子文件時，可運用與該電子文件存儲在一起的這些軟件系統(tǒng)進行 讀取。多媒體音像數(shù)據(jù)以 mpeg、 avi 為通用文件格式。影像數(shù)據(jù)以 mpeg、avi為通用文件格式 。一般文字型電子文件以 ml 文檔和 rtf、 tt 為通用文件格式 。所以在電子文件歸檔時，應(yīng)把屬于特殊格式的電子文件轉(zhuǎn)換成通用的文件格式 。這種差異必然導致在利用過程輸出時所使用的技術(shù)與方法的不同。 四、電子文件的可讀性保障 電子檔案來自各個方面，來自各立 檔單位，往往是在不同的計算機系統(tǒng)上形成的。對于在不同應(yīng)用系統(tǒng)中分散形成的、不同媒體的內(nèi)容相關(guān)的電子文件，如有關(guān)同一事件的電子文件一部分在電子郵箱中，一部分在電子表格或相關(guān)數(shù)據(jù)庫中，則應(yīng)收集齊全并保持有機聯(lián)系。為此，要求電子文件歸檔時，有關(guān)電子文件的支持軟件和軟件的支持文檔、以及有關(guān)的元數(shù)據(jù)都應(yīng)同時歸檔。 目前比較一致的看法是，電子文件的完整性一是指電子文件和與之具有有機聯(lián)系的其他相關(guān)文件數(shù)量齊全 。 三、電子公文的完整性保障 傳統(tǒng)文件的完整性保障主要是通過鑒別文件最初形成的信息內(nèi)容和載 體是否被破壞過，是否保持著作為證據(jù)所要求的各要素。如果驗證不合法，計算機就會拒絕該用戶對系統(tǒng)進行訪問。當合法用 戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機會將這個通行字與存儲在系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)該用戶的資料進行比較驗證。最常用的方法是給每個合法用戶一個通行字，代表該用戶的身份。在國家立法機構(gòu)正式頒布有關(guān)電子簽章的法律實施之前，對只有簽章的電子文件，歸檔時應(yīng)附加有法律效力的非電子文件簽章。 二是設(shè)置操作日志，自動記錄實施操作的人員、時間、內(nèi)容等。國際上的一般做法是采用法定程序?qū)﹄娮游募纳芷谶M行全過程管理，并通過技術(shù)措施和管理制度，組成一個貫穿 第 13 頁 共 19 頁 電子文件從生成、運作到處置全過程的安全通道，以此來保證數(shù)字信息的真實可靠性。二是 電子文件的更改可以不留痕跡，復制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。只要其中的任何一項發(fā)生了變化，就可以對文件的真實性表示懷疑。 二、電子公文的真實性保障 判斷傳統(tǒng)文件的真實性，主要考察兩個方面：一是文件載體的原始性 。而且，對文件進行的技術(shù)操作，包括操作平臺的轉(zhuǎn)換、存儲位置的改變等都應(yīng)該 記錄下來。 電子文件全程管理原則具體應(yīng)該體現(xiàn)在電子檔案管理體制與模式的確定、管理系統(tǒng)的設(shè)計與運行、管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行 第 12 頁 共 19 頁 等方面。并且要求用戶及時著錄和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯(lián)系，以保證文件歸檔時，將該電子文件與相關(guān)信息一并移交或發(fā)送給檔案部門。就應(yīng)該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關(guān)信息作為一個整體歸檔。因此，必須貫徹前端控制的原則，即要求將原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延 伸，從文