2023會議籌備工作方案7篇(參考版)
2024-09-11 12:12本頁面
【正文】 清理會議文件回收有關(guān)文件資料，整理會議紀(jì)要，會議總結(jié)。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，并且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織本事才能勝任，同時(shí)其他接待人員要積極配合，各負(fù)其責(zé)，做好自我分擔(dān)的工作，以保證活動計(jì)劃的順利實(shí)施。 (七 )會后服務(wù) : 會議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。如，會后要照相，就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。 要做好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。 服務(wù)會議應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。 會議進(jìn)行中的服務(wù)盡量要做到穩(wěn)重、大方。 避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實(shí)在難以控制時(shí)應(yīng)側(cè)面回避。立姿端正，抬頭、挺 胸、收腹、雙手自然下垂。佩戴工號牌。 (六 )會議的服務(wù)禮儀 : 所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服，男士內(nèi)穿藍(lán)色襯衣工作服，女士內(nèi)穿白色襯衣工作服，服裝應(yīng)完好、無污漬，扣子齊全，不漏扣、錯(cuò)扣。 接待。會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。 引座。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。 簽到。接待人員應(yīng)當(dāng)在與會者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。 (五 )會議的 : 一是會前檢查。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。教室型，這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)情景、指示為目的的會議，這時(shí)與會者人數(shù)比較多、并且與會者之間不需要討論、交流意見。同級別的對角線相對而坐。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。坐席的配置要和會議的風(fēng)格和氣氛統(tǒng)一，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置 :圓桌型，如果是使用圓桌或橢圓形桌子。為使會場更加莊嚴(yán)，會議桌上可懸掛或擺放國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。 會場的布 置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。它能夠隨會議通知一齊發(fā)放。 會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會議情景的重要依據(jù)。對于外地的會議參加者還要附上到達(dá)會議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時(shí)間、地點(diǎn)、會議主題以及會議參加者、會務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等資料。設(shè)定待規(guī)格。 歡送代表工作。 會議資料、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。 1代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。 確認(rèn)特殊客人 (如偉大的領(lǐng)導(dǎo)少數(shù)民族代表、 VIP、殘障代表及家屬等 )的安排及接待工作。 確認(rèn)旅游公司為該會議供給的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜 (日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排 )。 確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。 會議秘書在會議接待 (報(bào)到 )處協(xié)助會務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn) VIP 用房及整理記錄有關(guān)信息。 會議酒店現(xiàn)場 :會議秘書分發(fā)會議資料，來客接待。 (含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。 與會議主辦方簽訂會議接待合同，順便要定金。 邀請會議主辦方實(shí)地考察會議舉辦場所。 2023 會議籌備工作方案篇 7 (一 )會前工作 : 與會議主辦方洽談。 回公司后及時(shí)對此次會議做好文件的清退、收集和歸檔等工作。 七、會后會場的收尾工作 會議結(jié)束后，檢查所帶工作資料和物品（包括會簽）是否全部帶齊。 為了弘揚(yáng)公司，在開會 過程中安排專門人員進(jìn)行現(xiàn)場拍照，會后可將這些圖片放至網(wǎng)上，做后期公司文化的宣傳，同時(shí)為了加深參會人員之間的友誼，對參會人員組織照相。 后勤部門維持好會場秩序，參會人員提前 5 分鐘進(jìn)會場就座，與會議無關(guān)的人員及時(shí)離開會場，并關(guān)閉會場大門，在開會期間手機(jī)調(diào)成震動或靜音，不準(zhǔn)擅自離開會場，不準(zhǔn)接電話，保持會場的安靜。 完善簽到工作，準(zhǔn)確了解參會人員的到場情況，尤其是主席臺領(lǐng)導(dǎo)人及發(fā)言人是否到齊，對還沒有到的參會人員進(jìn)行二次通知，詢問原因，對已到場的參會人員發(fā)礦泉水，并進(jìn)行材料的分發(fā)工作。 把所有會前準(zhǔn)備工作做好后再對其進(jìn)行重新檢查一遍，最后向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。比如：水、食宿、用車、醫(yī)療保健、安全保衛(wèi)等。 （ 6）為了讓會議的氣氛不會顯得那么緊張，可以在會場內(nèi)擺放少量的花，既緩減壓力，又烘托氣氛。 （ 5）還要注意的是會場的環(huán)境對會議的開展也起著至關(guān)重要的作用。 （ 3）確定好明確的會場區(qū)域后，再對會議桌的擺放形式進(jìn)行調(diào)整。 （ 1）會場要懸掛橫幅，橫幅上的字要直擊中心議題。 制作出會議的各項(xiàng)日程，編排好會議的相關(guān)程序，制定出一系列的注意事項(xiàng)，根據(jù)這些注意事項(xiàng)作出相對應(yīng)的應(yīng)急方案。 利用電話、郵件等通訊工具通知參會人員參會時(shí)間，地會議流程策劃方案點(diǎn)，同時(shí)告知參會人員會議的名稱及內(nèi)容，以便參會人員整理好相關(guān)資料，做好充足的準(zhǔn)備工作。本次培訓(xùn)會議要求嚴(yán)、時(shí)間緊、任務(wù)重，局黨委十分重視，各工作小組和全體干部一定要按照統(tǒng)一部署
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