【正文】 。磁性介質(zhì)檔案除備份二套，還要按電子檔案的保管要求，定期進(jìn)行檢查，并每四年復(fù)制轉(zhuǎn)存一次，以避免意外和人為錯誤造成的會計數(shù)據(jù)的丟失，確保安全性。 3．由于會計檔案的外在形式規(guī)格不同，為了整齊排列和便于保管，會計檔案的裝具 (卷皮、卷套、卷盒 )要符合檔案行政管理機(jī)關(guān)的規(guī)范化要求，達(dá)到合體包裝、堅固耐用、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、便于存取、封面設(shè)置合理。 五、會計檔案的保管和利用工作 (一 )會計檔案的保管 1． 在會計檔案移交檔案機(jī)構(gòu)之前 ， 會計機(jī)構(gòu)應(yīng)有專人對會計檔案進(jìn)行管理 (根據(jù) 《 中華人民共和國會計法 》 規(guī)定 ， 出納人員不得兼任會計檔案保管 )， 并要配備專柜或?qū)爝M(jìn)行保管 ,嚴(yán)防會計檔案的散失 、毀損 、 泄密 。雙方按移交清冊內(nèi)容逐項(xiàng)交接。 移交會計檔案的雙方要辦理交接手續(xù)。 會計檔案應(yīng)和其他應(yīng)進(jìn)館檔案一起進(jìn)入同一個檔案館 ， 不可分散 。出現(xiàn)這種情況時，會計檔案的移交要嚴(yán)格按照 《 會計檔案管理辦法 》 的要求執(zhí)行。監(jiān)銷人在銷毀前，應(yīng)按照銷毀清冊對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，銷毀后應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章。 3．檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員參加監(jiān)銷工作。 表中對各類各名稱的會計檔案的保管期限做了詳細(xì)、確切的 規(guī)定，具有較大范圍的通用性。 《 會計檔案保管期限表 》 是財政部和國家檔案局共同制定的，是會計機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行會計檔案鑒定，確定檔案保管期限的主要依據(jù)。 二是 ， 對已滿保管期限的案卷 ， 進(jìn)行再次審核 ， 確定是繼續(xù)存留 ， 還是銷毀 。 (五 )會計檔案裝具 會計檔案裝具是指保護(hù)、保管會計憑證、賬簿、財務(wù)報告的專門用具。 (3)案卷目錄應(yīng)一式二套。 (四 )編制會計檔案案卷目錄 1． 會計檔案案卷目錄的格式及著錄要求格式如下表 2． 編制會計檔案的案卷目錄的注意事項(xiàng) (1)會計檔案案卷目錄的編制首先要在確定和實(shí)施了檔案的實(shí)體分類、排列、編號的前題下完成，由會計機(jī)構(gòu)的兼職會計檔案管理人員編制。 (2)由于每類檔案的案卷號是每年順延，所以各類檔案實(shí)體排列之后，需要預(yù)留出較充分的空位和空間。 (2)由于按類別集中排列檔案 ， 每類檔案的外形基本一致 ， 排列美觀 、 整齊劃一 。 適用于會計檔案形成量比較大的單位 ， 如大型企業(yè) 、 金融單位 、 總預(yù)算單位等 。 (2)可以充分地利用檔案庫房和裝具 。 題名的擬寫要求是：結(jié)構(gòu)完整 、 文字簡明 。會計檔案與其他門類檔案 的要求一致，每本案卷都要有案卷題名。 (3)案卷封面填寫清楚 、 規(guī)范 。 案卷質(zhì)量要求是： (1)按產(chǎn)生的年度組卷，一年可一卷或數(shù)卷。 (4)案卷封面填寫規(guī)范 、 整齊 。 (2)案卷開首要填寫 “ 卷內(nèi)文件目錄 ” ， 永久保管的財務(wù)報告案卷要在封底前加填 “ 備考表 ” 。 其次 ， 組卷要注意區(qū)分不同的保管期限 ， 如年度財務(wù)報告的保管期限是永久 ，就要與月度 、 季度的財務(wù)報告分開組卷 ， 因?yàn)槠鋬r值不同 。 3． 財務(wù)報告的組卷方法 財務(wù)報告組卷時 ， 首先要注意按所形成的會計年度組卷 ， 不同年度的不要混雜組卷 。 (2)對于訂本式賬 ， 整理立卷應(yīng)保留原有面目 ， 不要拆除空白頁；賬內(nèi)要有連續(xù)頁碼；賬簿封面要加貼不干膠的標(biāo)簽 ， 并填寫規(guī)范 。 會計賬簿的案卷質(zhì)量要求是： (1)各類賬簿的扉頁 ， 反映了賬簿的應(yīng)用 、 交接的使用狀況 ， 歸檔前應(yīng)按要求逐項(xiàng)填寫清楚 。 (5)填寫憑證封面要項(xiàng)目齊全 、 規(guī)范清楚 ， 并留出檔號填寫的位置 。 (3)拆除金屬物 ， 裝訂采用線繩或塑釘?shù)?， 憑證的厚度一般在 1— 2厘米 。 憑證的案卷質(zhì)量要求是： (1)按記賬憑征的憑證編號順序排列 ， 防止漏號 、 顛倒 。 三、會計檔案的整理和編目工作 (一 )會計核算材料的組卷方法及案卷質(zhì)量要求 1． 會計憑證的組卷方法 會計憑證在各個單位 ， 形成的數(shù)量有多有少 。 2．會計檔案屬于專門檔案，涉及法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任，因此移 交歸檔的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。 2．每年年初，會計機(jī)構(gòu)應(yīng)把上一年度的會計檔案保管清冊( 目錄 )，先向檔案機(jī)構(gòu)移交 — 份。 (二 )會計檔案的特點(diǎn) 1． 形成范圍廣泛 2．檔案類別穩(wěn)定 3．外在形式多樣 二、會計核算材料的歸檔 (一 )歸檔范圍 1． 會計憑證 2． 會計賬簿 3． 財務(wù)報告 4． 其他核算材料 (二 )歸檔時間 歸檔時間 ， 是指會計機(jī)構(gòu)將會計核算材料整理后向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交的時間 。 (1)庫房要保持適宜的溫 、 濕度 (2)磁帶應(yīng)豎放，卷繞平整，防止帶體損壞。 (5)檔案館、室應(yīng)建立照片檔案定期檢查制度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。 社會上許多相冊是不利于照片檔案管理的 ， 在照片檔案保管中 ， 要選擇檔案行政管理機(jī)關(guān)推薦使用的照片冊和底片冊 。應(yīng)有專門的檔案柜存放照片檔案。 (2)檔案人員在接觸底片時 ， 應(yīng)戴上潔凈的手套 ， 防止汗?jié)n污染底片 。 2． 錄音 、 錄像檔案的編目 對整理后的錄音 、 錄像檔案要分別編制目錄 ， 以利于保管和利用 。 文字材料是指反映磁帶內(nèi)容的文字稿 、 解說詞等 。 (3)文字說明：錄音、錄像檔案在錄制或制作完成后，應(yīng)作必要的登記并輔以文字材料。 1．錄音、錄像檔案的整理 (1)分類：在各檔案室中，錄音和錄像檔案由于記錄形式不同、規(guī)格不同，首先要分為錄音檔案、錄像檔案兩類，不能混雜。 (2)照片檔案價值的鑒定方法 ① 照片的形成年代 ② 照片反映的內(nèi)容 ③ 照片的制成材料和技術(shù)質(zhì)量 4． 照片檔案案卷目錄的編制 (二 )錄音錄像檔案的整理 、 編目 錄音、錄像檔案是指用專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方法，記錄下聲音和圖像的一種特殊載體的檔案。 ②超大，超長的照片，可裝盒或裝袋平放，但是盒內(nèi)或袋內(nèi)要有照片的編號和文字說明。因此，這些照片的整理要注意從實(shí)際出發(fā)，一般方法是： ①小于照片冊芯頁的照片 (約 8－ 10寸 )，可采用空白芯頁插放。不同全宗的底片不要混雜。 2．照片檔案的整理 照片檔案的整理 ， 要符合國家標(biāo)準(zhǔn) 《 照片檔案管理規(guī)范 》 (GB／ T1182—89)的要求 ， 即應(yīng)有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系 ,有利于保管 ,便于為利用者提供服務(wù) 。新型照片檔案是指運(yùn)用數(shù)碼影像技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)形成的照片檔案。 三、聲像檔案的整理、鑒定和編目 (一 )照片檔案的整理、鑒定、編目 照片檔案可以分為兩類：傳統(tǒng)的照片檔案、新型的照片檔案。 錄音 、 錄像磁帶歸檔時 ， 也要附有簡要的文字說明 。 要盡量避免復(fù)制版或復(fù)制件 。 一是聲像材料要隨時歸檔 。 (二 )聲像材料的歸檔制度 1．聲像材料的歸檔范圍 聲像材料的歸檔，也要強(qiáng)謂“以我為主”即本單位形成的并反映本單位工作活動的聲像材料，是歸檔的重點(diǎn)。 第四部分 聲像檔案管理 一、聲像檔案的概念和特點(diǎn) (一 )聲像檔案的概念 聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)，社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價值的，以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。 特 別 提醒 ： 一般的檔案盒所用材料中含有大量的酸性物質(zhì)，對檔案有很大的危害，酸會使紙張變硬變脆，嚴(yán)重的會導(dǎo)致紙張成粉沫，所以長期保存檔案的裝具要用無酸檔案盒。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號。 歸檔文件目錄要打字和裝訂！ 歸 檔 文 件 目 錄 裝盒： 1）裝盒要求：不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同