【正文】 整理了中海的合約管理制度與大家共享，希望能從中海及其它企業(yè)的管理中吸取精華，結(jié)合亞特爾集團(tuán)的管理模式，完善自己的成本管理體系。 總結(jié) 他山之石可以攻玉，現(xiàn)如今大型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)商陸續(xù)進(jìn)入濰坊市場(chǎng)，房地產(chǎn)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)異常殘酷。除“項(xiàng)目合約檔案庫(kù)”由項(xiàng)目造價(jià)師保管外，其他合約部資料均應(yīng)由部門資料管理員（文員）統(tǒng)一保管，不移交檔案室。部門以外人員借閱時(shí)，合約管理部資料管理員（文員）報(bào)經(jīng)理同意后應(yīng)進(jìn)行登記。 ? 合約部應(yīng)按項(xiàng)目分別建立項(xiàng)目合約檔案庫(kù)，項(xiàng)目合約相關(guān)文件應(yīng)按以下原則存檔： ? 圖紙及工程指令資料庫(kù) ? 招標(biāo)資料庫(kù) ? 工程合同及結(jié)算資料庫(kù) ? 物資合同及結(jié)算資料庫(kù) ? 任何人員不得對(duì)外泄露任何關(guān)于工程報(bào)價(jià)、標(biāo)底、評(píng)標(biāo)等信息。所有收發(fā)文紙面文件應(yīng)分為三類存檔： ? 與上級(jí)公司收發(fā)文 （ HYHJ01） ? 公司內(nèi)部收發(fā)文 （ HYHJ02） ? 與其他公司往來(lái)文件 （ HYHJ03） ? 收發(fā)文檔案存檔原則：所有收發(fā)文件應(yīng)將紙質(zhì)文檔原件存入“收發(fā)文檔庫(kù)”相應(yīng)文件案盒內(nèi)；如文件同時(shí)還需存入其他文件庫(kù)時(shí)，應(yīng)將復(fù)印件存入其他文件庫(kù)；但如該文件涉及項(xiàng)目合約內(nèi)容時(shí)，應(yīng)將原件存入“項(xiàng)目合約檔案庫(kù)”內(nèi)，本文件盒可只存正文復(fù)印件，但應(yīng)在收發(fā)文臺(tái)賬中注明原件存檔路徑。 ? 地區(qū)公司合約管理部應(yīng)按集團(tuán)要求編制《合作商名冊(cè)》，該名冊(cè)以電子版形勢(shì)存檔，以便隨時(shí)更新；紙質(zhì)資料分三個(gè)文件盒存檔 ,均應(yīng)存入原件。 ? 公司業(yè)務(wù)線管理制度及要求 （ HYZL02） ? 應(yīng)存入總部、地區(qū)公司相關(guān)要求，以方便部門同事查閱，促進(jìn)新員工成長(zhǎng)。 ? 此資料庫(kù)旨在便于合約部同事能隨時(shí)查閱政府、總部的最新要求 ? 及行業(yè)相關(guān)資料數(shù)據(jù)。 七 .合約檔案管理辦法 ? 。 ? 每一采購(gòu)合同物資最后一批到貨后，承建商須在一周內(nèi)將簽署的所有驗(yàn)收、接收憑據(jù)報(bào)送合約管理部，由合約管理部分別與供應(yīng)商和承建商核對(duì)物資供應(yīng)、領(lǐng)用數(shù)量。 ? 如確實(shí)是承建商的原因造成甲供物資的超供，甲供物資的超供扣款應(yīng)該在工程進(jìn)度款的支付時(shí)同時(shí)進(jìn)行。 ? 合約管理部應(yīng)該做好甲供物資的供貨數(shù)量統(tǒng)計(jì)工作，每一次供貨完成，物資采購(gòu)工程師都應(yīng)該立即進(jìn)行甲供物資供貨數(shù)量的統(tǒng)計(jì)、匯總工作，更新《甲供物資供貨管理臺(tái)帳》。承建商應(yīng)在退貨后一周內(nèi)將供應(yīng)商簽收、接收物資的憑據(jù)報(bào)送合約管理部，以便合約管理部與供應(yīng)商結(jié)算貨款，與承建商結(jié)算物資數(shù)量。因承建商使用或操作不當(dāng)造成物資損壞的，合約管理部不負(fù)責(zé)退換。 ? 承建商應(yīng)小心使用物資。 ? 承建商對(duì)物資質(zhì)量的檢查責(zé)任。 ? 物資驗(yàn)收重點(diǎn)是檢查包裝是否完整、包裝所示的物資外觀特征與采購(gòu)要求是否相符、包裝如有損壞是否影響物資的完整等，此外清點(diǎn)本批物資數(shù)量。合約管理部將重點(diǎn)介紹采購(gòu)物資的技術(shù)要求、驗(yàn)收方法和標(biāo)準(zhǔn)。使用機(jī)電設(shè)備的承建商，應(yīng)負(fù)責(zé)將設(shè)備從堆放地點(diǎn)搬運(yùn)至安裝地點(diǎn)。 ? 承建商對(duì)其使用的物資負(fù)有存儲(chǔ)、保管、看管、采取措施以防惡劣天氣及自然條件對(duì)物資造成損害的義務(wù)。 ? 供應(yīng)商到貨時(shí)間不得超過(guò)當(dāng)天 21:30（對(duì)于有特殊要求或需求緊急的材料除外，如商砼等）。 ? 建筑材料、裝飾性材料及設(shè)備的卸貨責(zé)任包括用人力將物資搬離運(yùn)輸車輛、轉(zhuǎn)運(yùn)至倉(cāng)儲(chǔ)場(chǎng)所、堆放整齊或安放牢固。 ? 合約管理部、供應(yīng)商、承建商應(yīng)共同確定運(yùn)輸車輛?？康攸c(diǎn) ? 除供應(yīng)商負(fù)責(zé)安裝的物資以外，如分判工程合同和采購(gòu)合同未作規(guī)定，則卸貨責(zé)任方規(guī)定如下： ? 建筑材料、裝飾性材料及設(shè)備，除潔具外，由承建商卸貨；潔具由供應(yīng)商卸貨 。合約管理部和供應(yīng)商將現(xiàn)場(chǎng)查看倉(cāng)儲(chǔ)的位置和條件。合同中有關(guān)供貨計(jì)劃及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容由合約管理部整理送交使用該物資的承建商。 ? 因設(shè)計(jì)變更導(dǎo)致物資用量增減的，承建商應(yīng)在收到變更指示后的一周內(nèi)向合約管理部發(fā)出物資增減請(qǐng)示，延誤責(zé)任依據(jù)合同相應(yīng)條款執(zhí)行。 ? 承建商須對(duì)其提出的物資需求數(shù)量的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。需求計(jì)劃由承建商填寫《甲供物資申請(qǐng)表》，承建商項(xiàng)目經(jīng)理簽發(fā)，項(xiàng)目部工作人員審核。 ? 合同規(guī)定中間驗(yàn)貨作為付款條件的，物資采購(gòu)工程師驗(yàn)貨后，應(yīng)出具證明文件，作為付款依據(jù)。 ? 合同簽署后至物資到達(dá)前，物資采購(gòu)工程師應(yīng)視具體情況每隔一定時(shí)間了解物資生產(chǎn)及采辦進(jìn)展，發(fā)現(xiàn)異常時(shí)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商交涉。 ? 采購(gòu)樣板應(yīng)確認(rèn)兩套，一套由合約管理部保管，另一套移交項(xiàng)目部，供項(xiàng)目部和承建商使用。 ? 物資采購(gòu)招標(biāo)過(guò)程中 ,某些主要材料，其質(zhì)量、價(jià)格或者觀感對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的質(zhì)量或整體效果起著非常關(guān)鍵的作用，需要確定實(shí)物采購(gòu)樣板，以作為招標(biāo)及驗(yàn)收依據(jù)。 ? 原則上甲供物資合同中的物資采購(gòu)數(shù)量應(yīng)該與工程合同中甲供物資應(yīng)供量清單（包括修訂的）中的應(yīng)供量保持一致。 ? 物資采購(gòu)工程師要在工程招標(biāo)階段即介入應(yīng)供量的計(jì)算工作，確保甲供物資應(yīng)供數(shù)量的準(zhǔn)確性。 ? 甲供物資損耗應(yīng)計(jì)入應(yīng)供量中，實(shí)物工程量中不得再計(jì)算損耗。 六 .甲供物資管理辦法 ? 一、總則 ? 二、采購(gòu)數(shù)量與應(yīng)供數(shù)量的對(duì)應(yīng) ? 三、采購(gòu)樣板 ? 四、貨期及物資采辦管理 ? 五、甲供物資供貨計(jì)劃 ? 六、到貨準(zhǔn)備 ? 七、物資卸貨及看管 ? 八、驗(yàn)收、接收 ? 九、物資使用 ? 十、甲供物資節(jié)超管理 ? 十一、物資數(shù)量結(jié)算 ? 甲供物資 :是指由我司直接采購(gòu)產(chǎn)品（包括集中采購(gòu)及地區(qū)公司自行采購(gòu)），承建商負(fù)責(zé)安裝的建筑材料、裝飾性材料及設(shè)備。更新的明細(xì)表由經(jīng)理審核簽署后存檔備查。 ? 每項(xiàng)合同完成后的結(jié)余物資應(yīng)及時(shí)編制《結(jié)余物資明細(xì)表》。 ? 物資采購(gòu)結(jié)算無(wú)需再簽署《結(jié)算協(xié)議書》，可以用《采購(gòu)合同結(jié)算確認(rèn)書》代替。 ? 結(jié)算經(jīng)最終審批通過(guò)后，由合約管理部填制《結(jié)算協(xié)議書》，交由總經(jīng)理簽發(fā)，經(jīng)承建商蓋章確認(rèn)生效后，方可辦理工程尾款支付手續(xù)。 ? 結(jié)算金額要按照集團(tuán)統(tǒng)一成本科目進(jìn)行歸類，并與成本控制值進(jìn)行對(duì)比 。 ? 未能在工程竣工前完成審核的變更價(jià)款，可以在審核結(jié)算時(shí)一并處理，涉及金額在 10 萬(wàn)元以內(nèi)的，不再由合約管理部經(jīng)理、項(xiàng)目部和合約主管領(lǐng)導(dǎo)逐一進(jìn)行審批，但涉及金額在 10 萬(wàn)元以上的，依然需要逐單履行正式的審批程序，然后直接匯總在結(jié)算總額中 。 ? 。 ? 原則上要求在工程驗(yàn)收合格后總承包工程 24 個(gè)月內(nèi)（其他分包工程 12 個(gè)月內(nèi)）完成結(jié)算，即《分判工程結(jié)算協(xié)議書》經(jīng)雙方確認(rèn)完成?！督Y(jié)算書》應(yīng)包括：結(jié)算總價(jià)，結(jié)算金額匯總表，工程簽證、設(shè)計(jì)變更/工程指令明細(xì)表及相應(yīng)的工程量計(jì)算書和合同外綜合單價(jià)審批表、經(jīng)我方項(xiàng)目部及設(shè)計(jì)管理部確認(rèn)的竣工資料或圖紙（如需要），甲供材領(lǐng)用量確認(rèn)單（如有），竣工合格驗(yàn)收單等其它文件。 ? 工程完工并驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)，項(xiàng)目部應(yīng)提交該設(shè)計(jì)變更、工程指令、工程簽證、罰款單、索賠資料等全部資料臺(tái)帳 ,該臺(tái)賬需要與承建商進(jìn)行核對(duì)后，雙方進(jìn)行簽字確認(rèn)，該臺(tái)帳以外的由承建商再提交的屬于增加結(jié)算造價(jià)的項(xiàng)目均不再認(rèn)可 ? 結(jié)算書（如有減項(xiàng)應(yīng)同時(shí)申報(bào)）要求在工程完工并驗(yàn)收合格后的 3 個(gè)月內(nèi)上報(bào)（含必要的結(jié)算資料，現(xiàn)場(chǎng)簽證必須全部經(jīng)項(xiàng)目部審核）。竣工驗(yàn)收后再有陸續(xù)完工工程，結(jié)算計(jì)劃隨時(shí)增補(bǔ)更新。 ? 承建商結(jié)算書符合編制要求，所附資料齊全。 ? 具備完整的竣工圖、圖紙會(huì)審紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更、工程指令、工程簽證以及工程材料檢測(cè)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。 四、合同結(jié)算管理程序 ? 結(jié)算對(duì)象 ? 結(jié)算條件 ? 結(jié)算計(jì)劃 ? 資料臺(tái)賬 ? 承建商結(jié)算書上報(bào)及接收 ? 結(jié)算時(shí)限 ? 、審批的一般程序及要求 ? 結(jié)算協(xié)議書 ? 物資采購(gòu)合同結(jié)算 ? 結(jié)余物資管理 ? 工程結(jié)算一般按每個(gè)工程施工合同為結(jié)算對(duì)象，工程完成并驗(yàn)收合格后應(yīng)及時(shí)與承建商辦理工程結(jié)算 ,合約管理部應(yīng)該在承建商申報(bào)的結(jié)算基礎(chǔ)上審核結(jié)算金額。 ? 對(duì)于暫定應(yīng)供量的設(shè)備、材料，在應(yīng)供量計(jì)算出來(lái)前，按照上一條的原則進(jìn)行 ERP 合同數(shù)量的錄入。 、材料合同暫定量轉(zhuǎn)應(yīng)供量 ? 對(duì)于已經(jīng)有明確的應(yīng)供量的設(shè)備、材料，設(shè)備合同和材料合同錄入 ERP 的審批權(quán)限在地區(qū)公司。 ? 《暫定總價(jià)工程合同核銷表》僅適用于暫定工程量的核定，不適用于變更、簽證、補(bǔ)償、合約外增加工程、趕工等大額增補(bǔ)事項(xiàng)的審批。 ? 暫定總價(jià)的工程合同，暫定總額達(dá)到 100 萬(wàn)元的，地區(qū)公司應(yīng)在簽訂合同前上報(bào)總部項(xiàng)目發(fā)展部《暫定總價(jià)工程合同核定表》，經(jīng)總部審批通過(guò)后的合同金額才能錄入 ERP 系統(tǒng)和辦理款項(xiàng)支付