【正文】 適用于變化了的任務 ,條件的能力和報告的能力等 . 與被稽核部門的關系 ?為了有效地進行稽核 ,必須與稽核部門建立良好的關系 .無論被稽核部門的員工如何冒犯或試圖觸怒稽核員 ,他都應該保持風度和禮貌如果稽核人員失去了風度 ,也就失去了對稽核的控制 .所以任何時候都要有禮貌 . 組織能力 ?稽核人員負責準備和制定稽核計劃 ,以及稽核計劃的實施 .對時間和資源進行良好的控制是稽核成功的重要條件之一 .無論是一個人進行稽核還是以稽核組的形式進行稽核 ,一定要把自己負責的工作做好 . 要有好奇心 ?在稽核活動中要牢記稽核的范圍和目標 ,所以只要對方在回答所詢問的問題或正在提供許多有價值的信息 ,稽核員必須表現出對此感興趣 .如果對已經偏離稽核的重點 ,則應該有禮貌地把話題轉回到與稽核有關的事情上 .因為偏離稽核的詢問或回答都會浪費時間 對事物有敏銳的觀察力 ?當聽到或看到一些有疑問的事情時 ,稽核人員善于追根問底 ,并真正查明事情的原因 . 巧妙地提出問題 ?要注意稽核的目標 ,如果已經制定好計劃 ,則應該按計劃實施稽核 ,而不能把時間浪費在別的事情上 . 良好的外表 ,舉止和性格 ?合格的稽核員應明智 ,通情達理 。但在稽核中必須能夠解釋什么是良好的管理原則以及什么是良好的控制 .稽核人員必須充分地掌握標準以便用其中的規(guī)定支持所發(fā)出的不符合事項報告 . 一般的工業(yè)知識 ?在產品或服務方面 ,稽核人員不一定是一位技術專家 .但是必須知道類似工業(yè)上的基本管理過程 .例如從事過機械加工方面工作的稽核人員對于類似的工業(yè)情況會比較了解 ,但是如果讓他去稽核食品加工 ,藥品或者是建筑工業(yè)則不太合適 . 特殊工業(yè)的知識 ?在一些高科技工業(yè)中 ,用來控制產品所必需的管理過程對于那種特殊的工業(yè)已經成為特殊的和唯一的管理方法 .例如 ,計算器編程或先進電子零件的制造廠 .在這樣的情況下 ,稽核人員應該了解與之有關的工業(yè)上的管理過程 ,也就是說應該掌握必要的專業(yè)技術知識以便執(zhí)行有效的稽核 . 實施稽核的經驗 ?學習如何稽核的最佳方法是跟隨一位有經驗的稽核員參加一些稽核 .掌握檢查 ,提問 ,評價和報告等評定技術 .但每參加一次稽核便會學到一些知識 ,諸如有關管理態(tài)度 ,管理過程 ,如何進行調查以及在何處調查 ,等 .最主要的是進一步了解標準的要求 . 正直誠實 ?正當地獲取和公平地評價客觀證據 ,不卑不亢 ,忠實于稽核目的 ,堅持準確的意見 ,坦率 ,成熟 ,堅毅 ,不因干擾導致偏差 保密 ?百分之百地遵守保密規(guī)定和保密協(xié)議 ,不可發(fā)表與稽核組意見違背的個人意見 尊重 ?尊重同事和受稽核方的所有人員 . 保持獨立性 ?時時刻刻 ,一舉一動都應注意維護稽核的獨立性 ,稽核結論不應受隱含利益 ,偏見和其它思想的影響 . 稽核人員的行為 ? 公正地評價客觀證據 ? 不會因害怕或傾向而偏離稽核的目的 ? 不斷地評估稽核結論和人員相互作用的影響 ? 執(zhí)行稽核時，不為其他事物而分心 ? 集中所有精力進行稽核 ? 不能因外在壓力而改變結論 ? 避免以審訊者的語氣提問 ? 以開放的態(tài)度聽取他人的意見 ? 保持客觀的態(tài)度 ? 不超越權限 ? 如實報告缺陷 ? 專業(yè)性和建設性 (組長 )的職責 稽核組長 : B代表稽核組控制稽核各階段的工作 ,并對稽核全過程負責 ,準備工作文件 ,審定查檢表 ,并向稽核組成員說明工作要求 ,符合性 ,以及運行的有效性 (組長 )的職責 稽核員 : , 遵守稽核規(guī)定 ,按要求工作 . ,根據稽核中得到的信息 ,對系統(tǒng)的有效性進行分析 . ,有效的策劃并執(zhí)行所分配的工作 . D對能夠影響稽核結果或可能要深入調查的問題保持警覺 ,報告稽核結果 . ,并確認系統(tǒng)的要求是否得到實施 . ,驗證稽核結果所要求的糾正措施的有效性 H保持有關稽核文件和記錄 J配合與支持組長的工作 ,舉止和性格 組長除應具備以上外 ,尚應有組織和領導能力 . 成熟和有專家氣質 ?稽核人員必須使被稽核部門相信 ,稽核會得以有效的實施 .被稽核方會判斷稽核人員的知識 ,一般舉止 ,以及如何進行稽核是否合適 .如果衣冠不整或明顯的沒有經驗則無法將稽核處于自己的控制之中 有分析能力 ?稽核人員的任務之一就是進行詢問并通過所聽到的和所看到的得出客觀結論 .區(qū)分事實與主觀意見 ,積累信息和證據 ,將證據與保證進行比較 .如果沒能得到正確的信息 ,可能問題沒問對或以自己的主觀印象來判斷標準的執(zhí)行情況 溝通的能力 ?稽核人員需要通過交談獲得所需的數據 ,提出自己的意見并表達出稽核結論 .所以 ,思路清楚 ,表達準確以及認真聆聽 ,充分理解和良好的寫作能力對于稽核人員是非常重要的 . 合作的能力 ?合格的稽核員應該能與其它稽核員 ,被稽核人員和領導部實現良好的合作 .這是保證順利完成稽核的重要條件之一 行政的能力 ?合格的稽核員應該有獨立 ,系統(tǒng) ,積極工作的能力 。 驗證的技巧 ?在審核中對對方的回答需辯別真?zhèn)?﹐ 驗證時可按下述思路進行 ﹕ 1有沒有 ： 不能因回答很圓滿 ﹐ 審核就止步 ﹐ 要進一步驗證 2做沒做 ： 不能因為文件有了 ﹐ 就認為符合要求 ﹐ 主要看是否按文件要求做了 ?可通過觀察資料核實判斷是否做了 3好不好 ： 不能因為已按文件做了 ﹐ 審核就到位了 ﹐還要審核實際的結果是否有效 ?是否達到了策劃的結果和預定的目標 ﹐ 即好不好。 質量管理體系分析與評價 ? 按年度計劃完成了對所有部門 ﹑ 所有過程內審以后 ,管理者代表應領導主管內審工作的質量部門和審核長們對整個質量管理體系的情況進行一次總的分析評價 ,寫出一份全面的評價報告 .其內容包括 : ? 內審年度計劃完成情況 ? 審核的目的和要求 ? 審核依據的文件 ? 各次審核組的組長和審核員名單 ? 不合格項的總數量及各部門和各過程各類不合格的數量 ? 主要不合格項的說明及糾正措施完成情況 ? 對整個質量體系的總評價和薄弱環(huán)節(jié)分析及對質量管理體系改進的意見 ? 審核報告的編號 ﹑ 批準人及分發(fā)范圍 ? 附件 ,如各次審核報告 ﹑ 各種統(tǒng)計匯總表和各次不合格報告清單等 稽核技巧 ? 時間管理 ? 觀察與發(fā)現事實 ? 溝通 ? 面談技巧 ? 提問問題 ? 聆聽 ? 隨手記筆記 ? 報告能力 ? 稽核困境 /對應 現場審核的基本技巧 ?面談技巧 ?提問的技巧 ?聆聽的技巧 ?觀察的技巧 ?驗證的技巧 面談技巧 ? 明確主題 ﹐ 選擇不同層次 ﹐ 合適面談的對象 ? 掌握心理 ﹐ 選擇適當的環(huán)境 ? 平等相待 ﹐ 禮貌友好 ﹐ 創(chuàng)造輕松融合的氣氛 ? 抓住典型 ﹐ 少說多聽 ﹐ 捕捉要點 ? 控制方向 ﹐ 珍惜時間 ﹐ 歸納驗證 提問的技巧 ?敝開式提問 ?封閉式提問 ?思考式提問 ?刺激式提問 聆聽的技巧 ?持平等 ﹑ 真誠的態(tài)度 ﹐ 專注 ﹑ 認真地聽 ﹐多鼓勵講話者 ﹐ 用表示和語言表示肯定 ﹐表示繼續(xù)講 ﹐ 耐心善意地態(tài)度和適當的反饋 ﹐ 少講多聽 ﹐ 多問敝開式問題 ﹐ 盡可能不要做出不恰當的反應 觀察的技巧 ?耳聽為虛 ﹐ 眼見為實 ﹐ 某項質量活動的符合性和有效性 ﹐ 是以眼見的文件 ﹑ 記錄 ﹑結果為客觀證據的。 ? 不合格事實的描述力求簡練 ﹑ 清晰 。 ? 實施性不合格 ? 效果性不合格 . ? 在第二 ﹑ 三方審核時 ,常將不合格分為嚴重和輕微。 ?始終保持客觀 ﹑ 公正和有禮貌的工作態(tài)度。 ?控制紀律 。 ? 應有可操作性 ﹔ ? 按部門審核時 ,要包括涉及的過程 ,按過程進行審時 ,要包括涉及的部門 。前者按預先編制的年度計 ? 劃進行 ﹐ 往往是每個月對一個部門進行審核 .適用于剛試行之時 . 開始時頻 ? 次可以多一些 ﹐ 以便及時發(fā)現問題并糾正 ﹐ 等體系正常后頻次可以減少到正常所需的水平 .至于各部門 ﹑ 各過程審核頻次可根據審核中發(fā)現問題的大小 ﹑多少以及該部門對產品質量形成過程的重要性來決定 . ? 特殊情況是指： ? 發(fā)生了嚴重的質量問題或客戶重大申訴 ? 組織的領導層 ﹑ 隸屬關系 ﹑ 內部機構 ﹑ 產品 ﹑ 質量方針和目標 ﹑ 生產技朮及裝備以及生產場所等有重大改變或變動 ? 即將進行第二 ﹑ 三方審核或法律 ﹑ 法規(guī)規(guī)定的審核 . ? 第三方審核后獲得認證注冊資和證書 ﹐ 而證書即將到期又希望繼續(xù)保持認證資格 . 第二方審核的時機和頻次 ?時機選擇在編制供方名單以前 ﹐ 對有合同意向的供方進行質量管理體系評定之時 .簽定合同以后的頻次取決于供方提供產品的質量情況及供方質量體系變化情況 第三方審核的時機和頻次 ?時機一般是企業(yè)提出申請認證 ﹑ 注冊以后﹐ 認證機構認為受審方已作好準備之時 .企業(yè)獲證后 ﹐ 認證機構對其進行監(jiān)督審核 ﹐其頻次為每年 12次 ﹐ 初次復審為 6個月 ﹐ 再次審核為 10個月 審核的順序與審核有關的朮語 ?外審的一般順序 ?審核的提出 ?文件的初審 ?審核的準備 ?實施審核 ?編寫審核報告