商務(wù)接待管理方案(參考版)
2024-11-17 19:32本頁面
【正文】 房間與房間之間撥打時(shí)直接撥打房號即可 。具體形式應(yīng)由專業(yè)美術(shù)人員進(jìn)行設(shè)計(jì)。子公司與集團(tuán)公司發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí)，以尊重集團(tuán)公司制度為執(zhí)行原則。 接待禮儀要求 ① 參與商務(wù)接待人員應(yīng)著正裝 ，舉止禮貌 ； ② 接待人員到車站、機(jī)場迎接來賓，應(yīng)提前 10－ 20 分鐘到達(dá)，恭候來賓到達(dá)，對不熟悉的來賓應(yīng)事先準(zhǔn)備迎接牌，注明單位名稱和來賓稱謂； ③ 接到來賓后 ，接待人員應(yīng)主動向來賓致以問候，并主動幫助來 第 9 頁 共 14 頁 賓提取行李； ④ 到達(dá)住宿地點(diǎn)后，接待人員 應(yīng) 主動 協(xié)助來賓辦理入住手續(xù)，并提行李 送至 房間 ； ⑤ 接待人員到車站、機(jī)場 送行 ，應(yīng) 根據(jù)航班、列車時(shí)刻合理 提前到達(dá)， 主動幫助來賓拿取、托運(yùn)行李，辦理相關(guān)手續(xù) ； 九、附則 本 制度 為公司商務(wù)接待的規(guī)范性文件，各部門應(yīng)嚴(yán)格參照執(zhí)行； 各子公司應(yīng)參照本 制度 開展商務(wù)接待活動； 本 制度 由公關(guān)部依據(jù)實(shí)際情況變化，不定期進(jìn)行修訂； 本 制度 由公關(guān)部附則最終解釋； 本 制度 于 年 月 日起執(zhí) 行。 接待 環(huán)境標(biāo)準(zhǔn) ① 物品擺放整齊，且表面無灰塵； ② 地面干凈無臟物，空氣流通清新； ③ 室溫適度， 燈光合適，電視調(diào)好； ④ 備品齊全。 七、費(fèi)用報(bào)銷 商務(wù)接待結(jié)束后，參與接待人員應(yīng)在 5 天內(nèi)將相關(guān)票據(jù)全部交至 公關(guān)部專員 ，統(tǒng)一辦理報(bào)銷手續(xù)，無故超過 30 天未提供票據(jù)的，不再予以報(bào)銷，由財(cái)務(wù)部從 責(zé)任人的工資中扣回預(yù)支費(fèi)用； 實(shí)際發(fā) 生費(fèi)用在已獲批預(yù)算額度內(nèi)的，由 公關(guān)部專員 持發(fā)票至財(cái)務(wù)部報(bào)銷； 第 8 頁 共 14 頁 實(shí)際發(fā)生費(fèi)用超出獲批預(yù)算額度的，由責(zé)任人填寫《費(fèi)用超額審批表》說明超額原因，按照商務(wù)接待審批權(quán)限進(jìn)行審批，獲批后方可報(bào)銷； 八、商務(wù)接待過程要求 接待人員須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不準(zhǔn)有任何越格行為發(fā)生； 公關(guān)部專員 于接待進(jìn)行時(shí)，須密切注視接待動態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進(jìn)行。 商務(wù)接待的實(shí)施 ① 公關(guān)部專員 依據(jù)獲批的《接待行程安排表》，落實(shí)各項(xiàng)接待安排的責(zé)任人及物 品置辦； ② 公關(guān)部專員 將《接待行程安排表》副本發(fā)至申請部門接待負(fù)責(zé)人，以及接待活動相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便合理安排時(shí)間； ③ 公關(guān)部專員 依據(jù)接待行程安排，協(xié)調(diào)接待負(fù)責(zé)人和公司車輛或租用車輛的時(shí)間安排； ④ 公關(guān)部專員 依據(jù)接待行程安排，制作《來賓接待手冊》，交由接待負(fù)責(zé)人，送至來賓； ⑤ 接待負(fù)責(zé)人或公司，應(yīng)根據(jù)接待行程安排，前往車站、機(jī)場接送來賓，并陪同來賓辦理入住、結(jié)算手續(xù)； ⑥ 如接待負(fù)責(zé)人無法陪同，可由 公關(guān)部專員 或司機(jī)代為行使接待負(fù)責(zé)人職責(zé)； ⑦ 接待負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行接待行程安排，保證各項(xiàng)接待活動的有序銜接； 第 7 頁 共 14 頁 ⑧ 公司領(lǐng)導(dǎo) 與來賓合影后，由 公關(guān)部專員 將照片制成相框，交由接待負(fù)責(zé)人送達(dá)來賓，留作紀(jì)念； ⑨來賓送行后，接待負(fù)責(zé)人應(yīng)適時(shí)致電來賓，在致以問候的同時(shí) 了解 來賓 對公司 各 方面的意見 ，以及對公司 接待 安排的滿意度 ， 并 及時(shí)填寫《商務(wù)接待總結(jié) 報(bào)告 》 ，以便 公司進(jìn)行 改進(jìn) 。 備注 第 5 頁 共 14 頁 特殊接待 項(xiàng)目名稱 說 明 適合人員 主要行業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)、地方行政領(lǐng)導(dǎo)、公司特邀領(lǐng)導(dǎo)、其他特殊人員等 ； 交通 標(biāo)準(zhǔn) 按對方人員要求 訂購 ，公司 可 負(fù)擔(dān)費(fèi)用； 住宿標(biāo)準(zhǔn) 住宿標(biāo)準(zhǔn)四星級以上酒店，公司負(fù)擔(dān)費(fèi)用； 餐飲標(biāo)準(zhǔn) 不設(shè)定具體標(biāo)準(zhǔn)； 接待陪同人員 接口業(yè)務(wù)部門 主管、 公司副總、總裁、董事 長 （ 必要時(shí)安排董事長、股東 ） 接待車輛 公司高級轎 車 或租用高級專車 其他接待 制作來賓接待
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