【正文】 向外單。查閱取證時可以抄錄、照相或復(fù)印，但不得將檔案帶走。 二、審計、財稅部門因?qū)徲嫼筒橘~事項需調(diào)閱會計檔案時，應(yīng)出具審計或查賬公文，并由公司接待部門填寫“會計檔案 查閱申請單”，申請單經(jīng)公司會計檔案管理部門負責人簽章同意后，方可查閱；其中，機密級以上檔案的調(diào)閱，須經(jīng)會計總監(jiān)批準。 第六條 會計檔案的保管年限 會計檔案的保管年限 會計檔案名稱 保管期限（年） 備 注 一、會計憑證類 原始憑證 15 包括附件 其中：涉及權(quán)證的會計憑證 永久 記賬憑證 15 包括附件 匯總憑證 15 包括附件 工資表及簽收條 3 二、會計賬簿類 總分類賬 15 明細分類賬 15 其中往來賬以結(jié)清為止 現(xiàn)金日記賬 25 銀行日記賬 25 固 定資產(chǎn)卡片 固定資產(chǎn)報廢清理后保管 5年 輔助賬簿 15 三、會計報表類 年度會計決算報表 永久 包括文字分析 月、季度報表 5 包括文字分析 年度新舊科目對照表 15 成本控制表 5 銷售明細表 5 預(yù)算執(zhí)行表 5 四、其他會計資料 內(nèi)部審計報告 10 年 外部審計報告 15 年 稅務(wù)資料 永久 銀行對賬單及余款調(diào)節(jié)表 5 各種經(jīng)濟合同 經(jīng)濟事項結(jié)束后保管5 年 發(fā)票及收據(jù)存根聯(lián) 15 會計檔案 移交清單 15 會計檔案保管、銷毀清冊 永久 第七條 會計檔案的查閱 由于工作需要調(diào)閱會計檔案，須遵守下列規(guī)定： 一、公司內(nèi)部人員需調(diào)閱會計檔案，必須填寫“會計檔案查閱申請單”，先由本部門負責人簽字后，再由會計檔案管理部門負責人簽章同意后，方可調(diào)閱；其中，機密級以上檔案經(jīng)會計總監(jiān)或總經(jīng)理簽字同意后，方可調(diào)閱。 第五條 會計檔案保存要求： 一、防止檔案的損壞，延長檔案使用壽命，維護檔案安全。 采用電子計算機進行會計核算的公司，應(yīng)當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，條件具備的還應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤等磁性介質(zhì)保存會計檔案。檔案室應(yīng)根據(jù)移交清冊逐件驗收，對不符合 規(guī)定的應(yīng)退還會計核算部重新整理裝訂。 第四條 會計檔案的移交與保管 公司的當年會計檔案在會計年度終了后，可暫由會計管理中心會計人員保管一年，期滿之后，各種會計檔案由會計管理中心編造清冊在期滿之后一個月內(nèi)移交給公司會計檔案室，不得自行封包保存。 （三） 分冊制作報表目錄，加制封面封底，封面上填明單位名稱，會計年度，所屬月份，報表名稱，封底結(jié)繩對要加貼封紙，蓋妥裝訂 人員的騎縫名章。 三、會計報表的整理、裝訂 （一） 在辦完年終決算的第二個月應(yīng)對各種報表進行整理、裝訂，檢查報表是否齊全，張數(shù)有否短缺，名章是否蓋全。 （二） 賬簿裝訂要求訂牢不松，折疊整齊，不缺不漏，賬頁多的科目應(yīng)單獨分冊裝訂，賬頁少的 科目可與其他科目賬頁合并裝訂，多科目賬頁合并裝訂時，同一科目的賬頁應(yīng)集中在一本賬冊內(nèi)，不能將其分散裝訂在多本賬冊中。 二、會計賬簿的整理 （一） 在會計年度終了后的次年 2 個月內(nèi)，應(yīng)對各種賬冊進行整理、裝訂。 （三） 每本憑證應(yīng)加制封面、封底，憑證封面和每冊憑證背脊對各欄內(nèi)容必須填寫齊全，蓋章清晰，結(jié)繩并加貼封紙，并蓋妥裝訂人員騎縫名單。 一、會計憑證的整理 （一） 每月中旬之前應(yīng)將上月的各種會計憑證分類按編號順序分本進行裝訂成冊，每本厚度不超過 2CM。 會計檔 案室的要求：會計檔案室專用并一級保護。 第二條 會計檔案的管理 公司會計管理中心為負責本公司的會計檔案工作，會計管理中心應(yīng)安排專人負責會計資料收集、整理、裝訂和管理，并設(shè)置專門的會計檔案室，指定專人保管。 第三條 本制度由行政管理中心行使監(jiān)察權(quán)力。 天財會計網(wǎng)（ —— 中國最具影響力的財稅網(wǎng)站！ 會計檔案管理制度 第一章 總 則 第一條 制定目的和內(nèi)容： 為了加強檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法的規(guī)定》，結(jié)合 本公司 實 際及內(nèi)部管理需要，制定本 制度。超標在集團公司內(nèi)部相互宴請 的罰款 500 元 /次。 第六條 財務(wù)人員未按預(yù)算管理限額費用的報銷嚴格把關(guān)，致使責任人超計劃開支，對相關(guān)財務(wù)人員罰款 100 元 /次。 第四條 費用開支弄虛作假，除收回弄虛作假金額外，另對相關(guān)責任人處以違紀金額 100%的罰款，情節(jié)嚴重的，依法追究法律責任。 第二條 越權(quán)審批費用開支，未造成損失的，對審批責任人罰款 100 元 /次；造成損失的，由審批責任人全額承擔。 第五條 公司預(yù)算執(zhí)行過程中，各責任中心應(yīng)隨時檢查、追蹤預(yù)算的執(zhí)行情況，形成分析報告并整改。 第三條 預(yù)算結(jié)余可以跨月度使用，但不能跨年度。其流程： 報銷人按規(guī)定填列費用報銷單（按要求附費用說明清單） → 中心審核 → 財務(wù)管理中心審核→ 預(yù)算責任人（副總、總經(jīng)理、董事長）。 第七章 費用控制 第一條 公司各責任中心均要建立預(yù)算執(zhí)行統(tǒng)計臺賬，并由中心總監(jiān)審批時登計，財務(wù)管理中心提供電子臺賬，并每半月主動與財務(wù)對賬。 第六條 裝修費費用發(fā)生時，由工程管理中心（或營銷管理中心）提出計劃并申報，財務(wù)管理中心進行相應(yīng)審核，如果屬于 計劃內(nèi)項目，財務(wù)管理中心審核并報總經(jīng)理批準后，可以安排支付。 第五條 廣告宣傳費費用發(fā)生時，由營銷管理中心提出計劃并申報，財務(wù)管理中心進行相應(yīng)審核，如果屬于月度計劃內(nèi)項目，財務(wù)管理中心審核并報總經(jīng)理批準后，可以安排支付。 第三條 享受通訊費用報銷的人員，每月按總經(jīng)理批準的標準在限額內(nèi)按實際發(fā)生額報銷一次，通訊費的報銷只能是本人使用的當月一臺手機費用，不得用第二臺手機或家用電話費報賬。報銷票據(jù)須為當月票據(jù)，必須有票號，不得用連號或隔號連號票，更不得用互相交換連號票、過期票據(jù)及市外客車票據(jù)報銷，違者取消當月交通費的報銷。 第十一條 報銷時應(yīng)填列費用說明清單（見附表）。公司多部門同時加班由總經(jīng)理（或總經(jīng)理不在時指定副總）安排?？偙O(jiān)應(yīng)酬 1500 元 /次。 第七條 專程陪客旅游：經(jīng)總經(jīng)理（或董事長）批準，經(jīng)辦人在總經(jīng)理（或董事長）批準的定額內(nèi)掌握使用。如發(fā)現(xiàn)亂報、虛報、多報等違紀現(xiàn)象，經(jīng)證實后不論金額大小予以開除。 第四條 對外付款原則上采取轉(zhuǎn)賬方式或銀聯(lián)刷卡結(jié)算，招待費不得現(xiàn)金支出，報銷時必須提供銀聯(lián)刷卡記錄單，特殊情況需總經(jīng)理同意。每月開支的無票費用，需以文字報告的形式報總經(jīng)理或董事長審批后，方可進行相應(yīng)賬務(wù)處理。如工作業(yè)務(wù)需要開支無 票費用（如娛樂費、 洗理費等），1000 元以上需事前先請示總經(jīng)理或董事長同意后再執(zhí)行。 第五章 業(yè)務(wù)招待費用管理 第一條 報銷業(yè)務(wù)招待費時所附發(fā)票必須是開有日期的正式發(fā)票，當月報銷的發(fā)票不能為已過開票日期一個月以上的票據(jù)，并且原則上實行誰開支誰報銷的原則。公司員工隨同副總以 上級別人員一同出差，原則上不予發(fā)放伙食補貼和交通補貼。 十二、員工出差期間，要提高警惕性，保管好車票、單據(jù)，如發(fā)生遺失，需有相關(guān)證明人或擔供有效證據(jù)，并經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)，財務(wù)管理中心審批，經(jīng)總經(jīng)理批準后，方能報銷。 市 省會城市 四星級 400 60 40 500 300 45 35 370 230 40 30 300 直轄市及沿海城市 四星級 500 60 50 610 350 55 45 450 260 50 40 350 說明：副總以上級別實報實銷，不再享受補貼。 九、因工作需要派駐外地的 常駐人員，另行規(guī)定。 七、員工到集團公司內(nèi)部單位出差，如由內(nèi)部單位免費安排食宿的，不再享受出差食宿補貼、但享受市內(nèi)交通補貼。集團公司內(nèi)部會議按會議統(tǒng)一安排，據(jù)實報銷。 五、員工參加在外地召開的各類會議，由主辦單位統(tǒng)一安排食宿的，憑票實報實銷，不再計發(fā)食宿補貼，交通費憑票在限額內(nèi)報銷。 三、出差員工自帶交通工具，不報銷出差地市內(nèi)交通費。如果繞道車、船費少于直線單程車、船費時，應(yīng)憑車、船票按實報銷，不發(fā)給繞道和在家期間的出差伙食費、住宿費 ， 并不予報銷繞道期間的市內(nèi)交通費。輪船按三等艙位票價計算。 第五條 住宿費、伙食補助及市內(nèi)交通費標準 員工長途出差，其住勤補貼實行包干，標準如下： 項 目 副總及以上（元 /天） 中心總監(jiān)正（付）職、和高級員工（元 /天） 部門經(jīng)理（正付職）（元 /天） 一般職員（元 /天） 住宿費 伙食費 市內(nèi)交通費 合 計 住宿費 伙食費 市內(nèi)交通費 合計 住宿費 伙食費 市內(nèi)交通費 合計 住宿費 伙食費 市內(nèi)交通費 合計 縣、縣級市級以下 200 30 20 250 175 30 20 225 160 25 15 200 地級 250 50 30 330 220 35 25 280 210 30 20 260 第六條 差旅費報銷注意事項 一、員工趁出差或調(diào)動工作之便，事先經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準后就近回家探親辦事，其繞道車、船票，扣除出差直線單程車、船費，多開支的部分由個人自理。副總以上領(lǐng)導(dǎo)可以住單間。 四、兩人以上同行出差時，低級別員工可隨其中享受高標準的一同乘坐交通工具和住宿（因工作需要必須同住）。 二、出差路程超過 200 公里以上的，可乘高速公路豪華客 車。 除乘坐飛機外，一般應(yīng)選擇其他交通工具中乘坐時間較短的交通工具。高級員工指受聘高級職稱以上員工。 四、出差乘坐交通工具的規(guī)定 乘坐車、船、飛機的標準： 項 目 火 車 輪 船 飛 機 汽 車 高級管理人員 軟席臥 二等艙 普通艙 按實報銷 中級管理人員、高級員工 硬席臥 三等艙 總經(jīng)理批準 空調(diào)大巴、公共汽車、大中小巴 其它員工 硬席臥 四等艙 總經(jīng)理批準 同 上 注：高級管理 人員含董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理。 三、出差人員住在親友家，無住宿費依據(jù)的，按標準的 30%計發(fā)住宿補貼。 第三條 差旅費用報銷規(guī)定 一、員工的出差費用，按規(guī)定憑單據(jù)報銷，實際費用超過按規(guī)定扣除后的包干費用部分的需自理，節(jié)約的按規(guī)定獎勵給個人。 二、中心總監(jiān)應(yīng)根據(jù)工作需要確定出差人數(shù)、地點和時間，嚴 格控制差旅費用，非本公司業(yè)務(wù)需要的會議、學(xué)習(xí)等，審批人不得批準出差。當天往返的不報銷住宿費。 第四章 差旅費管理 第一條 出差員工的市內(nèi)住宿 費、伙食補貼費、目的地市內(nèi)交通費，實行“總額包干、分項計算、限額扣除、超支不補”的辦法（實報實銷人員除外）。 第七條 銷售方蓋章的銷售清單 如購置多種辦公用品、禮品、材料物資等開具一張發(fā)票且未單項列示的，必須同時提供有銷售方蓋章的銷售清單，清單列示金額與發(fā)票一致方可報銷。 第六條 費用報銷 各類費用原始單據(jù)應(yīng)由經(jīng)手人 (或當事人 )分類整理后，整齊地粘貼 (一律統(tǒng)一使用原始憑證粘貼單以左上角對齊橫向依次粘貼。但有相關(guān)證明和擔供有效證據(jù)，經(jīng)總經(jīng)理批準的除外。事業(yè)單位的收據(jù)，須是稅務(wù)中心統(tǒng)一印刷的收據(jù)。 第三條 印章齊全 印章要齊全，須有收款單位公 章（或發(fā)票專用章）及收款人簽字（章）。 第三章 費用報銷的一般要求 第一條 費用報銷憑證 各中心在業(yè)務(wù)發(fā)生時，原則上應(yīng)取得稅務(wù)中心認可的合法票據(jù)，即應(yīng)取得正規(guī)發(fā)票或非經(jīng)營性統(tǒng)一收據(jù)，發(fā)票必須是發(fā)票聯(lián)或報銷聯(lián)，用復(fù)寫紙復(fù)寫或計算機打印，不得用圓珠筆或鉛筆填寫，存根聯(lián)、發(fā)貨聯(lián)、記賬聯(lián)不能做報銷憑證。 第三條 員工費用由總經(jīng)理（總經(jīng)理不在時所指定的副總經(jīng)理）行使審批權(quán)，總 經(jīng)理費用由董事長審批。 第二 章 費用審批的一般原則 第一條 授權(quán)審批制度 公司費用開支實行授權(quán)審批制度（見附表），所有費用都必須經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核，經(jīng)有批準權(quán)的總經(jīng)理（總經(jīng)理不在時所指定的副總經(jīng)理）、董事長批準后，由財務(wù)管理中心統(tǒng) 籌安排支付。即各級審批領(lǐng)導(dǎo)對各項開支的合理性、真實性負責，財務(wù)人員對開支的票據(jù)合法性、金額準確性、審批手續(xù)的完備性及資金流向負責，并在預(yù)算的范圍內(nèi)控制。 第四條 計劃外費用審批 計劃外費用開支，根據(jù)實際情況一律報總 經(jīng)理（董事長）審批后由財務(wù)管理中心進行調(diào)整下達。 第三條 費用管理實施 一、所有費用均按公司要求編制年度預(yù)算并分解到月按月實施。 最全面、最專業(yè)、最精華、最實用的財稅資料請到天財會計網(wǎng)（ 下載！ 費用管理制度 第一章 總 則 第一條 費用管理目的