公文范文規(guī)章制度文件編寫辦法(參考版)
2024-11-09 02:48本頁面
【正文】 9. 附則 本辦法于 2020年 12月 1日起執(zhí)行，各單位如有任何修訂建議，請?zhí)峤晦k公室 統(tǒng)籌辦理。 . 辦公室需定期檢查該等“臨時規(guī)章”，對下月將“屆滿半年”者發(fā)出跟進文件，要求編寫單位檢查該等文件是否需作取消或修訂為正式規(guī)章制度文件。 . 若臨時規(guī)章制度文件需作長期執(zhí)行，編寫單位必須盡快按本辦法編訂為正式規(guī)章制度文件；換言之，長期有效的文件，可在緊急情況下先以“臨時規(guī)章”發(fā)布執(zhí)行， 但需在文件發(fā)出后半年內按本辦法修訂為正式文件，并按本辦法的各項程序處理。若文件以“交銀港發(fā)” (前“交總字” )發(fā)布，則最終需總經理簽發(fā)才可發(fā)布。 規(guī)章制度文件編寫辦法 下頁章節(jié) 附件 【本章標題】 臨時規(guī)章制度文件之處理 生效日 期 01/12/2020 8. 臨時規(guī)章制度文件之處理 . 為配合業(yè)務運作需要，某些緊急 (由預備至發(fā)出需在很短時間內完成 )或短 期性的規(guī)章制度文件，可作彈性處理。 . 辦公室會不定期對已編配或更新中央編號而未發(fā)布的規(guī)章制度文件進行跟進，要求編寫單位跟進有關文件的處理情況。打印出來的規(guī)章制度文件由文件管理員設立檔案及歸檔。 . 所有具有中央編號之規(guī)章制度文件，均會列出清單置于辦公室內部網頁，方便各單位查閱。 . 若修訂內容祇涉及規(guī)章制度文件之附件的修訂、增刪，雖可不當作更新中央編號文件處理，惟亦應 經 “ OA系統(tǒng)”以“ 行發(fā)文 ”通過辦公室進行發(fā)布。 . 若分管總經理室成員對規(guī)章制度文件提出修訂意見，編寫單位須自行修改有關內容后，再經辦公室送回分管總經理室成員審批； . 若分管總經理室成員不批準發(fā)出文件，編寫單位須通知辦公室取消已領取 /更新的中央編號。 封面 簽閱表 更新記錄表 目錄 內文 生效日期 附件編號 新編 ? ? ? ? ? ? ? 修訂 ? ? ? 注 ( 1 ) ? ? 注 ( 1 ) 注 (1)： 如內容的次序作出調動、新增或刪減時需提供 規(guī)章制度文件編寫辦法 下頁章節(jié) 【本章標題】 處理流程 生效日期 01/12/2020 . 對于 新編寫 的規(guī)章制度文件，須于規(guī)章制度文件內的「附則」及每頁「編寫數(shù)據域」內填寫 生效日期，并于封面之中央編號補上‘起始 /修訂日’。 (注：對于 新編訂 的規(guī)章文件，編 寫單位若需將文件上載于內聯(lián)網，必須于“規(guī)章制度文件發(fā)送通知”剔選第 4項，以作為通知辦公室處理上網工作之用。 . 編寫單位將規(guī)章制度文件的最終定稿，連同已填妥的“規(guī)章制度文件發(fā)送通知” (注 )（詳附件 4）， 經 “ OA系統(tǒng)” 以 “ 行發(fā)文 ”送辦公室秘書核稿和呈送分管總經理室成員核批簽發(fā)后向相關單位發(fā)布。規(guī)章制度文件編寫辦法 下頁章節(jié) 【本章標題】 處理流程 生效日期 01/12/2020 . 若規(guī)格因未能符合本辦法之編寫規(guī)定，而需重新或作大幅度的修改，辦公室可不實時提供中央編號，祇回復編寫意見并要求編寫單位完成修訂后再送其覆閱及提供中央編號。 . 辦公室按本辦法第 1至 4章各項規(guī)定，檢查有關規(guī)章制度 文件的規(guī)格并研提意見，經“ OA系統(tǒng)”回復編寫單位。 . 若屬 現(xiàn)行 規(guī)章文件 之修訂 ，編寫單位可視情況選擇需否送法律及合規(guī)部研提意見。 . 編訂、審批及發(fā)布流程（流程簡述詳見附件 2） . 若屬 新編訂 的規(guī)章文件，編寫單位 必須 填妥致法律及合規(guī)部的‘規(guī)章制度文件交辦表’（下稱 :“交辦表”）（詳附件 3），連同有關文件的計算機檔案，經 “ OA系統(tǒng)”以“工 作聯(lián)系單” (選送文件管理員發(fā)送 )先傳送至 法律及合規(guī)部 ，由該部研提 合規(guī) 及 內部控制 的意見。 . 法律及合規(guī)部 對編寫單位提交的規(guī)章制度文件，提供合規(guī)及內部控制的意見。 規(guī) 章制度文件編寫辦法 下頁章節(jié) 【本章標題】 處理流程 生效日期 01/12/2020 6. 處理流程 . 職能分工 . 編 寫單位（一般情況應為“職能單位”） 按本辦法規(guī)定撰寫或修訂本管業(yè)務的規(guī)章制度文件。 . 若作業(yè)流程涉及跨單位的相互配合，可以專責小組、征詢稿或工作會議等模式向有關單位征詢意見，令所訂定之規(guī)章制度文件更趨完善。 . 各項規(guī)章制度文件必須符合國際慣例、國家法律、本地法例及行方政策。 5. 編訂規(guī)章制度文件的注意事項 . 在編寫 /修訂規(guī)章制度文件前必須搜集與該項作業(yè)相關的數(shù)據。 . 若編寫單位之英文簡稱或業(yè)務編號有所修改，已發(fā)出的中央編號將于下次修訂規(guī)章制度文件時一并更新。若為第一版，其表達方式為“ MMYY/0000”。 規(guī)章制度文件編寫辦法 下頁章節(jié) 【本章標題】 中央編號 生效日期 01/12/2020 4. 中央編號 . 為便于管理及日后的查閱工作，每份規(guī)章制度文件皆給予一個獨立的文件編號，而該編號由辦公室集中管理及編配，統(tǒng)稱為“中央編號”。惟若修訂處較多，則不用加上底線，避免造成花亂。 . 在內文提及使用或參閱某份附件（若有），應加上附件編號的提示，例如：“（詳附件 XX）”。 . 若內容述及 IBS系統(tǒng)的交易碼、交易名稱時，必須與“ IBS應用子系統(tǒng)授權級別對照表”的相關內容脗合。 . 若內容涉及檢查、核對、審批等步驟，必須明確列出執(zhí)行人員的職級，例如：分管的總經理室成員、主管、副主管、主管人
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