【正文】 方面 的意見(jiàn)，編寫單位 必須 按意見(jiàn)作出修訂，若不修改，編寫單位必須向辦公室 /法律及合規(guī)部說(shuō)明原因，由其視情況作出處理響應(yīng)； . 若意見(jiàn)屬于 文字修飾 、 內(nèi)部控制 的意見(jiàn)，編寫單位可視業(yè)務(wù)的實(shí)際情況選擇是否按意見(jiàn)作出修改。數(shù)據(jù)來(lái)源主要是有關(guān)作業(yè)的其它手冊(cè)、本港銀行法例、 行方對(duì)該類工作的整體計(jì)劃、同業(yè)類似業(yè)務(wù)的做法等。字句力求簡(jiǎn)潔、淺白，以容 易明白為大前提，避免使用定義含糊的字眼。樣本如下： 若單位經(jīng)網(wǎng)上辦公系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱 :“ OA系統(tǒng)”）進(jìn)行傳閱，則可于‘填寫處理意見(jiàn) ’時(shí)簽閱。） 否 基本政策 一 些 並 非 操 作 上 的 限 制 ， 而 是 該 項(xiàng) 工 作 的 基 本 政策。 . 辦法 指對(duì)某項(xiàng)工作或某一方面的活動(dòng)作出具體安排或提出具體措施的規(guī)章制度文件。由于其附屬性，故「細(xì)則」不能獨(dú)立存在，應(yīng)先有某項(xiàng)工作 或活動(dòng)的「規(guī)定」，才考慮是否有需要編寫有關(guān)的「細(xì)則」。 是 報(bào)表處理 是項(xiàng)工作的報(bào)表檢查及處理方法。） 規(guī)章制度文件的名稱 規(guī)章制度文件編寫辦法 下頁(yè)章節(jié) 【本章標(biāo)題】 格式要求 生效日期 01/12/2020 . 目錄 簡(jiǎn)列文件綱目及附件編號(hào)、名稱（若有附件），格式的例子如下： （注：若下一頁(yè)仍為“目錄”之內(nèi)容，則“下頁(yè)章節(jié)”應(yīng)為“目錄”。 . 在內(nèi)文提及使用或參閱某份附件（若有），應(yīng)加上附件編號(hào)的提示，例如：“（詳附件 XX）”。 規(guī) 章制度文件編寫辦法 下頁(yè)章節(jié) 【本章標(biāo)題】 處理流程 生效日期 01/12/2020 6. 處理流程 . 職能分工 . 編 寫單位（一般情況應(yīng)為“職能單位”） 按本辦法規(guī)定撰寫或修訂本管業(yè)務(wù)的規(guī)章制度文件。 封面 簽閱表 更新記錄表 目錄 內(nèi)文 生效日期 附件編號(hào) 新編 ? ? ? ? ? ? ? 修訂 ? ? ? 注 ( 1 ) ? ? 注 ( 1 ) 注 (1)： 如內(nèi)容的次序作出調(diào)動(dòng)、新增或刪減時(shí)需提供 規(guī)章制度文件編寫辦法 下頁(yè)章節(jié) 【本章標(biāo)題】 處理流程 生效日期 01/12/2020 . 對(duì)于 新編寫 的規(guī)章制度文件，須于規(guī)章制度文件內(nèi)的「附則」及每頁(yè)「編寫數(shù)據(jù)域」內(nèi)填寫 生效日期，并于封面之中央編號(hào)補(bǔ)上‘起始 /修訂日’。 . 若臨時(shí)規(guī)章制度文件需作長(zhǎng)期執(zhí)行，編寫單位必須盡快按本辦法編訂為正式規(guī)章制度文件；換言之，長(zhǎng)期有效的文件，可在緊急情況下先以“臨時(shí)規(guī)章”發(fā)布執(zhí)行， 但需在文件發(fā)出后半年內(nèi)按本辦法修訂為正式文件，并按本辦法的各項(xiàng)程序處理。 . 辦公室會(huì)不定期對(duì)已編配或更新中央編號(hào)而未發(fā)布的規(guī)章制度文件進(jìn)行跟進(jìn)，要求編寫單位跟進(jìn)有關(guān)文件的處理情況。規(guī)章制度文件編寫辦法 下頁(yè)章節(jié) 【本章標(biāo)題】 處理流程 生效日期 01/12/2020 . 若規(guī)格因未能符合本辦法之編寫規(guī)定，而需重新或作大幅度的修改，辦公室可不實(shí)時(shí)提供中央編號(hào)，祇回復(fù)編寫意見(jiàn)并要求編寫單位完成修訂后再送其覆閱及提供中央編號(hào)。 5. 編訂規(guī)章制度文件的注意事項(xiàng) . 在編寫 /修訂規(guī)章制度文件前必須搜集與該項(xiàng)作業(yè)相關(guān)的數(shù)據(jù)。 8 .1 .2 . ......... 新修訂 規(guī)章制度文件編寫辦法 下頁(yè)章節(jié) 4 【本章標(biāo)題】 格式要求 生效日期 01/12/2020 . 編寫內(nèi)文的其它要求 . 條文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要、具體，易于理解及執(zhí)行。欄中‘人員姓名’可由主管人員填寫必須閱讀此份文件的人員姓名，“簽署”及“日期”字段由該人員詳閱文件后自行填寫。 （ 適 用 於 工 作 牽 涉 新業(yè)務(wù)、新概念，或同事普遍未能得到的資料。它的原則性強(qiáng)，作用在規(guī)范著「應(yīng)為」及「不應(yīng)為」的事項(xiàng)，當(dāng)中并不涉及具體安排 /措施。 . 規(guī)章制度文件的作用 讓各有關(guān)人員辦事有所依據(jù)，行為準(zhǔn)則規(guī)范化，從而加強(qiáng)內(nèi)部管理，保證工作有秩序、正常、和諧地進(jìn)行。 是 歸檔處理 是 項(xiàng) 工 作 產(chǎn) 生 的 文 件 歸 檔 處 理 方 法 ， 包 括 歸 檔 的準(zhǔn)則及保留期限。） . 內(nèi)文 . 編寫數(shù)據(jù)域 內(nèi)文每頁(yè)頁(yè)首均須編列“編寫數(shù)據(jù)域”，格式樣本如下： . “下頁(yè)章節(jié)”之編寫規(guī)定 . “下頁(yè)章節(jié)”是指下一頁(yè) 第一行 內(nèi)容所屬之章節(jié)編號(hào)。 . 對(duì)作出修訂的文句 /文字下應(yīng)加上底線，以作標(biāo)識(shí)。編寫單位需對(duì)其所編訂的規(guī)章制度文件內(nèi)容負(fù)全部責(zé)任。規(guī)章制度文件編寫辦法 下頁(yè)章節(jié) 7 【本章標(biāo)題】 處理流程 生效日期 01/12/2020 . 對(duì)于 現(xiàn)行規(guī)章制度文件的修訂本 ，必須： . 更新封面中央編號(hào)之‘版本號(hào)’及‘起始 /修訂日’的‘修訂日’資料； . 繕制‘更新記錄表’列明修改章節(jié)編號(hào)及修訂日期； . 更新「附則」及修訂章節(jié)所在篇幅「編寫數(shù)據(jù)域」的生效日期。 . 若編寫單位取消有關(guān)的臨時(shí)規(guī)章制度文件時(shí)，必須以「規(guī)章制度文件發(fā)送通知」（詳附件 4）通報(bào)各相關(guān)單位及辦公室。 . 規(guī)章制度文件屬內(nèi)部文件，除本行單位 /人員及監(jiān)管機(jī)構(gòu)有權(quán)借閱外，不得外傳。一般情況下，中央編號(hào)將隨意見(jiàn)一并提供，惟辦公室于編號(hào)時(shí)若未知正式的生效日期，祇能提供中央編號(hào)前半部份，