郵箱使用管理規(guī)范方案(參考版)
2025-05-02 07:31本頁面
【正文】 專業(yè)整理分享 。6. 附則本操作指引由行政及信息技術(shù)部擬定，其解釋權(quán)歸行政及信息技術(shù)部所有，本操作指引從頒布之日起實(shí)施。 主動(dòng)控制郵件效率，不需回復(fù)時(shí)，應(yīng)在郵件中添加“已完結(jié)”“無需回復(fù)”等注釋。 對于請示性及要求性的郵件，可設(shè)置后續(xù)特性或重要性標(biāo)注，預(yù)設(shè)時(shí)間提醒收件人回復(fù)。 確認(rèn)稱謂是否合理、文字大小是否標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)標(biāo)注是否得當(dāng)、落款時(shí)期是否正確，收件人是否有錯(cuò)誤或遺漏。 郵件簽名 郵件簽名可包括公司、部門、姓名、電話、傳真、地址等。 根據(jù)需要，應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)或回復(fù)的郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出重點(diǎn)；根據(jù)重點(diǎn)需更改郵件主題。 插入附件后，需打開附件查看，避免文件打不開或插入的文件錯(cuò)誤等現(xiàn)象出現(xiàn)。 為避免網(wǎng)絡(luò)堵塞，發(fā)送的附件較大時(shí)（超過20MB）選擇超大附件傳送。 附件為特殊格式文件的，應(yīng)在正文中予以說明。 附件數(shù)目不易超過四個(gè)，數(shù)量較多時(shí)應(yīng)打包壓縮發(fā)送。 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)，需分別說明附件內(nèi)容。 附件命名應(yīng)概括附件內(nèi)容，以便收件人下載后管理。 郵件帶有附件的，應(yīng)在正文里提示收件人查看附件。 公司內(nèi)部鼓勵(lì)合理利用圖片、表格等方式來輔助闡述，多采用簡單易懂的圖表，提高溝通效率。 合理提示重要信息，避免全文使用粗體、斜體、加大字號等方式體現(xiàn)，必要的提示使用粗體或顏色標(biāo)記即可。 郵件中需體現(xiàn)所有相關(guān)信息，避免另行郵件進(jìn)行“補(bǔ)充”或“更正”。 建議正文中多用列表式，進(jìn)行清晰明確的表達(dá)，盡量簡短，突出重點(diǎn)。 根據(jù)郵件性質(zhì)的不同，注意論述語氣，多用“請”“謝謝”“請查收”“如有疑問，請隨時(shí)溝通”“請查閱附件”“請回復(fù)”“請審閱”等。 所有正式發(fā)文及發(fā)送管理層的郵件字體，均遵照如下
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