郵箱使用管理規(guī)范方案(編輯修改稿)
2025-05-26 07:31 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 以下情況為適用郵件的事宜： 按照業(yè)務(wù)流程需通過郵件完成的事宜。 具有備案性質(zhì)的事宜。 需大范圍傳播的臨時(shí)性信息：如紅頭文件、項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃、公司快報(bào)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、更等。 需大范圍傳播的定時(shí)信息：如各部門工作計(jì)劃、部門半月報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等。 工作郵件發(fā)送范圍 員工不得發(fā)送公司全體郵件。如因工作（如外出出差、休假知會(huì)等）需要發(fā)送的，可發(fā)所在部門全體及工作關(guān)系緊密人員。 確需發(fā)送全體郵件的，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管高管審核后發(fā)送至行政及人力資源部審核統(tǒng)一發(fā)送。 郵件說明 郵件類型分為：溝通、通知、請(qǐng)示、匯報(bào)、審閱、轉(zhuǎn)發(fā)、溫馨提示、會(huì)議紀(jì)要、意見征詢等。 郵件內(nèi)容包括：收件人、抄送人、主題、標(biāo)題（根據(jù)郵件性質(zhì)確定是否添加）、稱謂、正文、簽名、附件等。 主送、抄送與密送 主送是受理這封郵件所涉及的主要內(nèi)容的人，是必須對(duì)郵件予以回復(fù)的人員，回復(fù)時(shí)間應(yīng)在收到郵件兩小時(shí)內(nèi)，如無法及時(shí)答復(fù)也應(yīng)回復(fù)確定時(shí)間。 抄送是對(duì)此郵件內(nèi)容需要知情的人，如直接上下級(jí)、同一項(xiàng)目或部門成員、收件人直接上級(jí)等，抄送人不需回應(yīng)此郵件，但有建議時(shí)可進(jìn)行回復(fù)。 密送是對(duì)此郵件內(nèi)容知情的，但又不需要體現(xiàn)出來的人，一般只在特殊情況下使用。 在添加相應(yīng)人員時(shí)，應(yīng)按職位等級(jí)從高到低或郵件內(nèi)容的主要負(fù)責(zé)人到輔助人員的順序進(jìn)行排列。 請(qǐng)示性、審批性郵件最好主送一人，最多不超過兩人，避免職責(zé)不清，通過后再逐級(jí)上報(bào)。 主題與標(biāo)題 主題須清晰明確，應(yīng)概括整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，并分類處理。 郵件必須填寫主題，凡沒有主題的郵件，收件人未及時(shí)閱讀或批復(fù)而造成的后果由發(fā)件人承擔(dān)。 一封郵件只針對(duì)一個(gè)主題，不得在同一郵件內(nèi)談及多件事情，以便日后整理。 通知、匯報(bào)、審閱、意見征詢等重要郵件，為表示文件的重要性，應(yīng)
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