綜合部管理制度大綱行政管理方面(參考版)
2025-04-21 00:34本頁面
【正文】 2．本制度自頒發(fā)之日起執(zhí)行。3．部門印章一般不外借使用，確因工作需要必須攜帶外出使用的，須得到經(jīng)理審批，并在《印章借用登記表》上簽字后方可借出，但借用人須妥善保管，用完立即歸還。四、印章使用1．加蓋部門印章前應(yīng)由經(jīng)理確認(rèn)，并在《印章使用登記表》上登記。新刻或廢止印章須在《印章管理表》上記錄。2．部門印章的新刻、改刻與廢止遵循公司規(guī)定流程辦理。2．各部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)及對于公民營事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)、個人的行文以及收發(fā)文件時，蓋部門章。其不對外單位的部門章可加注對內(nèi)專用；2．職銜簽字章：刻有綜合部負(fù)責(zé)人以上職銜及簽名的印章。7．公文編排規(guī)程，一律參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》四、文件處理流程（一）一般文章發(fā)文流程（二）重要文章發(fā)文流程（三）對外文章發(fā)文流程五、文件保管1．公文收、發(fā)完畢后，負(fù)責(zé)人應(yīng)及時將公文整理立卷，以便日后查閱；2．沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過綜合部經(jīng)理批準(zhǔn)后，可以定期銷毀。5．公文除會議紀(jì)要外，應(yīng)加蓋印章，印章加蓋應(yīng)騎年壓月。3．緊急文件分別標(biāo)明“特急”、“急件”。三、文件編排1．公文一般由發(fā)文字號、緊急程度、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章（簽名）、成文時間、抄報(bào)及抄送單位等部分組成。六、會議流程 第五章 文件管理辦法一、文件種類1．決議：適用于董事會、股東會對重要事項(xiàng)或者重大行動做出安排；2．通告：適用于一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)；3．通知：適用于發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求、員工的職務(wù)任免聘用、會議；4．通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、員工違紀(jì)處罰；5．報(bào)告：適用于向上級部門匯報(bào)工作、反映情況，不需要上級回復(fù)及批示；6．請示：適用于向上級部門請求指示、批準(zhǔn)，需要上級批示；7．會議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會議情況和決定事項(xiàng)；8．函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問和答復(fù)問題等。3．各部員應(yīng)按時參加會議，并按要求填寫《會議簽到表》。與會者可暢所欲言，但會議決定形成后必須嚴(yán)格執(zhí)行并嚴(yán)守秘密，且開會時應(yīng)關(guān)閉手機(jī)至振動。會議區(qū)分為定期例會與非定期會議，規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會議秩序安排同時提高會議效率。總之，無論在何時，或處于何種狀態(tài)，辦公室人員都應(yīng)以最快捷的速度迎接訪客。如距下一位訪客來臨有一段時間，應(yīng)先開窗通風(fēng)。7．辦公室人員在訪客走后，要對會客室進(jìn)行整理，處理善后事務(wù)。6．面談時，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r候端飲品（茶、水），飲品應(yīng)放在盤中端出并放在訪客正面的桌面上，并做出請用的手式。5．進(jìn)入室內(nèi)后，應(yīng)請客人坐上位（離入口較遠(yuǎn)處），并說“請坐，稍候”。4．在到達(dá)目的地前，要指明“就在這里”，在打開門之前要先敲門。3．在走廊、樓梯陪同訪客行走時，要配合訪客步調(diào)，在訪客右側(cè)前一公尺處引導(dǎo)。 六、訪客接待基本禮儀1．客人來訪時，應(yīng)立刻從椅子上站起來，并禮貌性招呼一聲“您好”，當(dāng)對方遞過名片來時，應(yīng)用雙手接過來，并念出對方的姓名和公司名稱。4．對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。如遇清點(diǎn)期限或公務(wù)上需參考將隨時通知收閱，借書人不得拒絕。五、圖書管理（一）管理事宜1．綜合部所屬圖書是專供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱，由專人統(tǒng)一保管，于每年6月、12月下旬詳實(shí)盤點(diǎn)。（二）快遞管理1．綜合部快遞統(tǒng)一由專人負(fù)責(zé)收發(fā)工作。每月未，員工應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)綜合部經(jīng)理確認(rèn)的確無使用價值之文、報(bào)刊可作一次銷毀，并按要求填寫《檔案資本銷毀情況記錄表》。4．信函傳真的發(fā)文工作亦由專人負(fù)責(zé)，需發(fā)涵者將文稿經(jīng)綜合部經(jīng)理簽字后交專人登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。分送有關(guān)人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在《收文簽字簿》上簽收，負(fù)責(zé)人對有回復(fù)要求的信函須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結(jié)果，并對文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。四、信函、快遞管理（一）信函收發(fā)1．綜合部對外信函之收發(fā)的負(fù)責(zé)人為指定專人統(tǒng)一辦理，負(fù)責(zé)人為各級文件管理的直接承擔(dān)者。原則上部門員工不得打私人電話，特殊情況需用電話要經(jīng)部門經(jīng)理同意后方可使用；2．員工正常工作聯(lián)絡(luò)應(yīng)長話短說，提高效率。（二）傳真機(jī)、復(fù)印件
公司管理相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1