【正文】 3 、本制度由規(guī)劃發(fā)展部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充，經(jīng)董事長(zhǎng)審批通過后頒布執(zhí)行。十一、附則1 、為了保障以系統(tǒng)的硬件、軟件和信息的安全，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，全體用戶應(yīng)遵守本管理制度，違反者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并接受公司考核制度的處罰。九、應(yīng)急措施應(yīng)急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。八、不良記錄為強(qiáng)化0A 系統(tǒng)的健康運(yùn)行，發(fā)揮其有效作用，實(shí)施考核管理。7 、凡涉及回復(fù)的，均應(yīng)在發(fā)布時(shí)設(shè)定“邀請(qǐng)閱讀”: 8 、相關(guān)人員按職責(zé)對(duì)相關(guān)信息，必須及時(shí)給予回復(fù)；如若未能按照回復(fù)的規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的回復(fù)，則第一次由公司OA 管理員在0A 欄目上發(fā)布批評(píng)并通知其直接上級(jí)，第二次0A 管理員發(fā)布警告并通知其直接上級(jí)；第三次管理員直接通報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)，核實(shí)后，由財(cái)務(wù)部門給予50 元的罰款并通報(bào)全公司。七、回復(fù)實(shí)現(xiàn)信息的暢通，實(shí)現(xiàn)“知情”管理：1 、相關(guān)人員按職責(zé)對(duì)相關(guān)信息，應(yīng)及時(shí)給予回復(fù)；上級(jí)要求必須回復(fù)的，格式為（回復(fù)）；涉及到全體員工或每團(tuán)隊(duì)員工格式為（全體回復(fù)）。5 、未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關(guān)人員及外部人員查看0A 系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許一下載受控的內(nèi)容；6 、發(fā)生泄密的情況，將按《 員工手冊(cè)》 及保密規(guī)定的內(nèi)容追究相關(guān)人員責(zé)任。4 、系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。系統(tǒng)用戶必須安裝殺毒軟件，拒裝者取消其上網(wǎng)資格（包括個(gè)人筆記本電腦）。五、安全保密 l 、所有用戶應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行《 中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》 和公安部《 計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》 ，嚴(yán)格遵守公司《 計(jì)算機(jī)管理制度》 有關(guān)規(guī)定。多人共用一臺(tái)計(jì)算機(jī)，如暫停0A 辦公需及時(shí)注銷或退出0A 系統(tǒng)，以免他人介入工作環(huán)境。 四、登陸規(guī)范 系統(tǒng)正式運(yùn)行后，系統(tǒng)所有用戶至少在每個(gè)工作日上午、中午的上班后一個(gè)小時(shí)內(nèi)，中午和下午下班前一個(gè)小時(shí)內(nèi)分別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時(shí)傳送，最好能長(zhǎng)期登陸進(jìn)以辦公。 10 、辦理工作業(yè)務(wù)使用本系統(tǒng)設(shè)定的工作流，根據(jù)文檔管理一體化的原則，做好電子文檔的歸檔，并妥善保管歸檔記錄，備查。 8 、在系統(tǒng)中，公司發(fā)文辦理程序?yàn)楦鞑块T擬稿人發(fā)起發(fā)文流程，本部門領(lǐng)導(dǎo)審核，如需要會(huì)簽部門協(xié)助辦理由擬稿部門主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)會(huì)簽，會(huì)簽后主辦部門交公司分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后轉(zhuǎn)公司辦公室審閱公文，由公司辦主任簽發(fā)。在OA 系統(tǒng)中，公司收文辦理程序?yàn)楣拘姓科鸢l(fā)領(lǐng)導(dǎo)批閱流程，公司領(lǐng)導(dǎo)批閱后轉(zhuǎn)公司分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，再轉(zhuǎn)承辦部門批辦并擇具體辦理人辦理。如需要對(duì)外提供紙質(zhì)文件，各部門可向公司行政部申請(qǐng)正式文件。電子公文與紙質(zhì)公文工作流程、行文關(guān)系、歸檔管理基本相同。 3 、公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)電子公文傳輸工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。2 、OA 系統(tǒng)中的公文也稱電子公文，是通過公司統(tǒng)一配置的公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。三、文件管理 1 、公司各部門發(fā)出、報(bào)送的各類文件（包括發(fā)通知、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)表、信息等）原則上統(tǒng)一采用公司辦公自動(dòng)化0A 系統(tǒng)發(fā)送。主要職責(zé)為：( 1 ）、負(fù)責(zé)現(xiàn)有用戶、及新增用戶的審核；( 2 ）、負(fù)責(zé)提供用戶（變更或注銷）信息給企劃部信息中心。主要職責(zé)為：( 1 ）、負(fù)責(zé)0A 系統(tǒng)軟件的開發(fā)升級(jí)管理；( 2 ）、負(fù)責(zé)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份；( 3 ）、負(fù)責(zé)制定0A 系統(tǒng)應(yīng)急方案和系統(tǒng)技術(shù)管理規(guī)章制度；( 4 ）、負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)、管理員和相關(guān)人員的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作；( 5 ）、負(fù)責(zé)0A 服務(wù)器、操作系統(tǒng)和硬件的維護(hù)，確保服務(wù)器安全運(yùn)行；( 6 ）、負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶注冊(cè)、注銷等管理：( 7 ）、負(fù)責(zé)各部門權(quán)限的設(shè)置。職責(zé)如下；1 、規(guī)劃發(fā)展部是公司辦公自動(dòng)化0A 系統(tǒng)的歸口管理部門。為了加強(qiáng)對(duì)公司以系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動(dòng)化建設(shè)，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，根據(jù)公司《 信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理規(guī)定》 、《 公司公文處理辦法》 等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。2 、公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以卜簡(jiǎn)稱OA 系統(tǒng)）采用服務(wù)器／客戶端／瀏覽器結(jié)構(gòu)，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。ERP系統(tǒng)服務(wù)器上要保存不低于28天的數(shù)據(jù)庫(kù)備份以備系統(tǒng)問題的追溯和解決。升級(jí)后使用人員要及時(shí)使用驗(yàn)證發(fā)現(xiàn)問題后需及時(shí)通知網(wǎng)絡(luò)主管進(jìn)行解決。集團(tuán)辦公室網(wǎng)絡(luò)主管要隨時(shí)關(guān)注ERP系統(tǒng)的更新確定升級(jí)的時(shí)機(jī)并布置測(cè)試要求。集團(tuán)各部門/中心/子公司在ERP使用中發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有的ERP模塊或報(bào)表不能滿足生產(chǎn)
和管理的需要要求增加或修改模塊、報(bào)表的應(yīng)向集團(tuán)辦公室反映由集團(tuán)辦公室組織相關(guān)部門進(jìn)行該項(xiàng)目的可行性調(diào)研確定該項(xiàng)目切實(shí)可行的聯(lián)系系統(tǒng)供應(yīng)商進(jìn)行開發(fā)和實(shí)現(xiàn)功能。網(wǎng)絡(luò)主管在第一時(shí)間內(nèi)響應(yīng)并處理ERP問題對(duì)于不能處理或關(guān)于程序、數(shù)據(jù)庫(kù)核心的問題須馬上與系統(tǒng)廠家聯(lián)系并做好記錄督促?gòu)S家解決。
ERP系統(tǒng)的維護(hù)。未經(jīng)申請(qǐng)擅自清除ERP系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的視其情節(jié)嚴(yán)重與否及造成后果對(duì)該責(zé)任人采取扣當(dāng)月績(jī)效30%、60%或全部績(jī)效情節(jié)特別嚴(yán)重直接扣除當(dāng)月全部績(jī)效并賠償相應(yīng)損失惡意行為除上述最高考核外應(yīng)追究責(zé)任人法律責(zé)任。
ERP系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的清除。ERP系統(tǒng)使用
人在每天下班前要核查原始數(shù)據(jù)錄入有無錯(cuò)誤有錯(cuò)誤的要及時(shí)更正。用戶名和密碼是進(jìn)入ERP系統(tǒng)的唯一憑證
使用人不得將其泄露給任何人特殊情況直接領(lǐng)導(dǎo)或集團(tuán)辦公室網(wǎng)絡(luò)主管除外不得隨意記錄在筆記本
上和普通紙張上以防其他人員偷窺。新員工入職后ERP系統(tǒng)的操作使用由使用人所在部門進(jìn)行培訓(xùn)。
ERP系統(tǒng)的使用
ERP系統(tǒng)使用培訓(xùn)。子公司單獨(dú)使用一套ERP系統(tǒng)系統(tǒng)的對(duì)業(yè)務(wù)員進(jìn)行客戶過濾即各業(yè)
務(wù)人員只可查看本人客戶。非以上所列人員需查詢銷售價(jià)格或采購(gòu)價(jià)格的由申請(qǐng)人在OA系統(tǒng)提出申
請(qǐng)經(jīng)所在部門/中心/子公司負(fù)責(zé)人、集團(tuán)辦公室主任、集團(tuán)辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)審核集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后由
網(wǎng)絡(luò)主管開通。ERP系統(tǒng)中的采購(gòu)價(jià)格原則上只對(duì)集
團(tuán)總裁、財(cái)務(wù)中心總監(jiān)、物資采購(gòu)部、子公司總經(jīng)理、子公司分管采購(gòu)副總經(jīng)理、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部經(jīng)理和
會(huì)計(jì)開通。
ERP系統(tǒng)價(jià)格的管控。一般情況下操作權(quán)限的分配適用以下原則a、對(duì)應(yīng)崗位工作內(nèi)容和職責(zé)開通相應(yīng)的
ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)模塊b、各部門操作人員配置A類權(quán)限集團(tuán)部門/中心負(fù)責(zé)人、子公司部門經(jīng)理、子公司
分管領(lǐng)導(dǎo)配置B類權(quán)限集團(tuán)和子公司高管配置C類權(quán)限。
ERP操作權(quán)限的管控。由該員工所在公司的人事行政部以O(shè)A郵件形式通知網(wǎng)絡(luò)主管調(diào)整權(quán)限或注
銷用戶權(quán)限。由使用人所在公司的人事行政部或其直接上級(jí)在OA上提交
“OA/ERP/AM用戶申請(qǐng)”流程申請(qǐng)網(wǎng)絡(luò)主管開通后將用戶名和初始密碼錄入OA系統(tǒng)流程表單再由申
請(qǐng)人通知到使用人。由使用人在OA系統(tǒng)中提出流
程申請(qǐng)經(jīng)使用人的部門/子公司負(fù)責(zé)人審核后
權(quán)限設(shè)置報(bào)集團(tuán)辦公室主任和財(cái)務(wù)中心總監(jiān)批準(zhǔn)后進(jìn)行權(quán)限的開通。在新系統(tǒng)實(shí)施階段由網(wǎng)絡(luò)主管組織各部門人員
條款規(guī)定擬定各部門人員的ERP系統(tǒng)權(quán)限并形成《ERP系統(tǒng)權(quán)限清單》OA發(fā)布存檔。其他人員因工作原因需要開通的須OA提出申請(qǐng)經(jīng)所在部門/中心/子公司負(fù)責(zé)
人、集團(tuán)辦公室主任、集團(tuán)辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)審核集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后網(wǎng)絡(luò)主管為其開通指定系統(tǒng)的遠(yuǎn)程端
口并指導(dǎo)安裝。
ERP系統(tǒng)遠(yuǎn)程端口的管控。
ERP系統(tǒng)的安裝
。ERP系統(tǒng)的實(shí)施由集團(tuán)辦公室牽頭和主導(dǎo)在結(jié)合公司實(shí)際情況基礎(chǔ)上與ERP
系統(tǒng)供應(yīng)方實(shí)施工程師、相關(guān)使用部門進(jìn)行調(diào)研和溝通確認(rèn)后制定和發(fā)布實(shí)施計(jì)劃。
ERP系統(tǒng)新增模塊和特殊定制需求由使用部門/中心/子公司或集團(tuán)辦公室提出并明確使用要求和
達(dá)到效果經(jīng)集團(tuán)辦公室進(jìn)行可行性分析調(diào)研并與ERP系統(tǒng)研發(fā)部門再次核實(shí)后報(bào)集團(tuán)辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)
審由集團(tuán)總