五、公司文書管理制度(參考版)
2025-04-20 06:45本頁面
【正文】 第四十條 本制度自頒布之日起實施。一切借閱都必須出具借閱證。第三十七條 如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更，或者做出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。第三十六條 保存期滿以及沒必要繼續(xù)保存的，經(jīng)主管決定，填寫廢除理由和日期之后，予以銷毀。如果是調(diào)查報告原件，則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。3．保存五年文書，指不需要保存十年的次重要文書。第三十四條 文書的保存年限如下：1．永久保存文書，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股票關(guān)系書類；重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政府許可證書；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。第三十二條 制度規(guī)定、不動產(chǎn)權(quán)利書、合同書、往來公文與特許專利等特別重要的文書，由總務(wù)部填寫“重要文書目錄”后，予以保存。表238 表格請印申請單請印單位表格名稱用途聯(lián)數(shù)及分送單位式 聯(lián)，第1聯(lián)：第2聯(lián)第3聯(lián)請印日期需要日期表格編號表格格式依舊格式印刷品 依附樣印刷現(xiàn)有存量請印數(shù)量每月耗量使用年度需校對否需 否（七）文書的整理與保存第三十條 文書按內(nèi)容進(jìn)行整理后，分為兩類保管，一類是尚未完結(jié)的文書，另一類是可以歸檔的文書。2．公司內(nèi)部文書原則上不作封緘。調(diào)查報告不受本條規(guī)定限制。5．一些帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的印章，須經(jīng)主管同意，直接向印章保管員申請加蓋。3．在需要總裁簽字的情況下，手續(xù)同前。2．總務(wù)部主管經(jīng)審核，簽名蓋章，批準(zhǔn)申請。3．以部門或公司名義起草的文書，在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。2．如果文書署名者不在，可加蓋職務(wù)或代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章替代。上列規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。第二十五條 文書的署名按下列規(guī)定進(jìn)行：1．公司內(nèi)文書，如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報文書，或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責(zé)任范圍由總裁、副
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