【正文】 40 / 40。第六十一條 文件處理之稽查各公司總經(jīng)理室應(yīng)不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時予以輔導(dǎo)，如有異常應(yīng)即通知經(jīng)辦部門主管處理之。(三)電報以電報專用紙。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實際處理日數(shù)?！?附則第五十九條 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計(一)各收發(fā)人員根據(jù)收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián)(發(fā)文)及第四聯(lián)(收文)分別造具文件處理統(tǒng)計表一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查(全公司的文件處理統(tǒng)計表應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查)，一份自存。(五)擅自請托他人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者。(三)擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機密情事者。第五十八條 文件管理經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應(yīng)妥善管理經(jīng)手的機密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理規(guī)則第十四條或第三十六條的規(guī)定議處：(一)拆散原案顯有弊端者。用畢歸還時，密件經(jīng)保管人員點收無誤后，將歸還時間填記于文件傳遞記錄卡并經(jīng)調(diào)卷人簽認(rèn)后一并存檔。第五十六條 調(diào)卷(一)各部門需調(diào)閱機密文件時，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具調(diào)卷單注明調(diào)閱期間及用途，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門廠處長證明并送保管部門主管同意后，始得調(diào)卷。(二)保管人員應(yīng)于每月底查對機密文件增列表及出國計劃書或工作計劃表，如有應(yīng)送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門送交歸檔。第五十五條 檔案整理(一)保管人員應(yīng)將每月增加的機密文件，于翌月五日前填更機密文件增列表呈總經(jīng)理(專業(yè)性者呈經(jīng)理)核閱。第五十四條 歸檔(一)外來機密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將文件連同收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)及文件傳遞記錄卡送交保管人員簽收，編定檔號，依其類別登入機密文件保管備查簿，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔。(三)經(jīng)辦人如因公確需攜帶機密文件外出時，應(yīng)呈經(jīng)理級以上主管(專業(yè)性機密文件得呈廠、處長)核準(zhǔn)后為的。第五十三條 經(jīng)辦方式(一)經(jīng)辦人應(yīng)于辦公場所處理機密文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人，處理期間并應(yīng)妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。第五十二條 自創(chuàng)之專業(yè)性機密文件處理(一)隸屬性技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營業(yè)等部門的工作人員于承辦特定項目之業(yè)務(wù)所建立的資料，應(yīng)視同機密文件，依本章的規(guī)定辦理。于當(dāng)日下班(或完工)時主辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將密件收回，并于文件傳遞記錄卡填注收回時間，由經(jīng)辦人簽認(rèn)后隨收(發(fā))文登記單第五聯(lián)與密件一并歸檔。(二)若文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時，保管人員于文件分類辦理時，應(yīng)以影本為之，原文件由保管人員妥藏。第五十一條 外來機密文件處理(一)外來機密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機密文件保管人員，以收(發(fā))文登記單一式五聯(lián)登記，呈請總經(jīng)理核派經(jīng)辦人(主辦人)及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復(fù)文或主動發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。(三)總管理處各部、室、中心之機密文件，屬各該部門承辦之專責(zé)性質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門。第五十條 保管部門(一)外來機密文件應(yīng)以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長室、駐廠經(jīng)(副)理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。(三) 業(yè)務(wù)性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業(yè)務(wù)考察報告及其他業(yè)務(wù)上屬于機密性之資料?！?機密文件第四十九條 范圍(一)生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計圖：具有專利性與獨特性之機械設(shè)計圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。(三)調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。第四十八條 調(diào)卷管理(一)調(diào)卷單以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。(四)檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無訛并于調(diào)卷單填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾。調(diào)卷單則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。Ⅳ.調(diào)卷第四十七條 調(diào)卷程序(一)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填具調(diào)卷單經(jīng)其部門主管(科長以上)核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。每年年度更換時，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。(三)5年保存：；。第四十五條 保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：(一)永久保存：；；；；；；；；。Ⅲ.歸檔與檔案清理第四十四條 保存期限(一)歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用見出紙注明目次號碼，以便翻閱。(三)檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。第四十三條 檔號編定(一)案件如系新案，應(yīng)就檔案分類編號表，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。(四)檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補之用。(二)各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。(四)每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)目次表，案件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個目次編號為原則。如案件不多，亦可僅使用部門及大類或小類二級。(二)檔案分類應(yīng)力求切合實用。第四十一條 檔案分類(一) 檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。(二)右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。(五)有價證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。(三)文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。Ⅱ.整理與分類第三十九條 文件點收文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收：(一)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原搞須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。(四)主管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時，應(yīng)拓具印模樣本列冊專案移交，并報送印信管理部門。(二)印信管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印信之制發(fā)、換發(fā)、補發(fā)、稽查等管理工作，并設(shè)立印信登記表拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。(二)印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實情予以保存或截角注銷。，應(yīng)即