vt-gc-wi015項(xiàng)目施工過程文檔管理操作指導(dǎo)書(參考版)
2025-04-20 02:05本頁(yè)面
【正文】 。上述流程結(jié)束后，將來件原件按統(tǒng)一的歸檔編碼系統(tǒng)歸檔?！皞鏖啞睍r(shí)如果文件不超過 20 頁(yè)，亦應(yīng)將該文件復(fù)印一份供有關(guān)人員傳閱。“轉(zhuǎn)發(fā)”是指將該文件轉(zhuǎn)發(fā)給與工程有關(guān)的外部單位（如設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位等）。過程 G項(xiàng)目工程副總將在收文傳閱章上注明執(zhí)行人員、傳閱人員、抄送人員、轉(zhuǎn)發(fā)單位的名字。過程 E 該有關(guān)單位將按規(guī)定修正文件并重新提交文件給文檔管理員。所有設(shè)計(jì)及顧問單位、監(jiān)理單位和承包商單位須按本項(xiàng)目規(guī)定的程序、格式和編碼來提交文件。文檔管理員將不拆封及不登記該類文件。過程 C如文件外包裝或封面注明“私人”、“密件”，文件直接送交予收件人。需自行緊急處理的文件，可自己立即復(fù)印，而原件必須在復(fù)印后立即交給文檔管理員。 批注予有關(guān)人員文件外是否注明為密件 , 私人信件或標(biāo)書文件是否合乎程序要求文擋管理員按批注分發(fā)后 , 原件按編號(hào)歸擋項(xiàng)目公司員工收到文件文檔收進(jìn)過程結(jié)束通知該單位修正并再提交直接送交收件人YNYN過程 A過程 C過程 B過程 D過程 F過程 G過程 E過程 H文件收進(jìn)流程圖說明16 / 18過程 A所有送交本項(xiàng)目的書信文件，包括郵遞、手送、傳真等，將全部統(tǒng)一由文檔管理員收取。15 / 18附錄 2 文件收進(jìn)流程圖登記文件 amp。過程 J文件簽發(fā)人簽發(fā)文件。文件起草人按要求修改并重新提交文件。過程 G不需會(huì)簽的文件，文件簽發(fā)人不同意簽發(fā)，要求文件起草人修改。過程 E 文件簽發(fā)人將審查文件內(nèi)容并確定是否可以簽發(fā)。如未合乎， 文檔管理員有權(quán)要求其重新提交。審查內(nèi)容是否按規(guī)定格式提交及是否齊全。過程 B所有本項(xiàng)目往外發(fā)放的正式書信文件，在提交給文件簽發(fā)人簽發(fā)之前，應(yīng)全部送交予文檔管理員進(jìn)行形式審核。3. 支持文件. 《項(xiàng)目施工過程管理規(guī)程》4. 相關(guān)記錄. 《普通函件》. 《文件傳遞單》. 《文件傳閱表》13 / 18 附 錄 1 文 件 發(fā) 放 流 程 圖文 件 起 草 人 將 擬 外 發(fā) 的 文 件送 交 文 檔 管 理 員簽 發(fā) 文 件 。公司也應(yīng)要求與項(xiàng)目有關(guān)的各方在發(fā)電子郵件給項(xiàng)目公司員工時(shí)，將郵件抄送給項(xiàng)目公司的文檔管理員。項(xiàng)目公司員工可要求文檔管理員幫助其進(jìn)行電子郵件的整理、存檔。12 / 18重要的文件，應(yīng)當(dāng)使用書面函件的形式，而不能僅僅以電子郵件的方式進(jìn)行收發(fā)。如果對(duì)方有公司的電子郵箱，應(yīng)當(dāng)要求對(duì)方使用其公司的電子郵箱收發(fā)郵件。項(xiàng)目公司員工在使用電子郵件時(shí)應(yīng)注意以下事項(xiàng)：在有公司電子郵箱的情況下，必須首先使用公司的電子郵箱進(jìn)行電子郵件的收發(fā)。由文檔管理員管理的電子文檔必須至少在兩部電腦中有儲(chǔ)存。為方便自己的工作，各個(gè)員工可自行設(shè)立方便自己使用的文件夾系統(tǒng)。各個(gè)員工應(yīng)根據(jù)文檔管理員建立的文件夾系統(tǒng)來進(jìn)行應(yīng)交給文檔管理員管理的電子文件的存檔。各個(gè)員工應(yīng)定期（至少每周一次）將由其控制的電子文檔拷貝給文檔管理員，文檔管理員將此類文檔考入自己的電腦中。有些文檔是由文檔管理員集中控制的，如對(duì)外發(fā)文的電子文檔。 電子文檔的統(tǒng)一管理及文件夾系統(tǒng)11 / 18與項(xiàng)目有關(guān)的電子文檔要由文檔管理員統(tǒng)一管理。如下所示：ABC05001MHBGDP ＋ 發(fā)文的標(biāo)題ABC05001MHBGDP 的含義見“ 普通函件的編碼”顯示文件標(biāo)題或簡(jiǎn)要標(biāo)題的目的是：方便電子文件的閱讀者迅速?gòu)臉?biāo)題中判斷出該文件是關(guān)于什么的。 對(duì)外發(fā)文的電子文檔如果項(xiàng)目公司員工的發(fā)文是用電腦進(jìn)行文字處理的，則在儲(chǔ)存發(fā)文的電子文檔時(shí)，文件名應(yīng)滿足下述要求：文件名應(yīng)顯示發(fā)文編號(hào)、文件標(biāo)題等信息，以方便查閱。如果用文件傳遞單代替標(biāo)簽，則需在磁盤的標(biāo)簽上標(biāo)明文件傳遞單的編號(hào)。 電子文件格式及存檔 文件的一般格式10 / 18項(xiàng)目有關(guān)各方用于本項(xiàng)目管理的計(jì)算機(jī)軟件需符合以下標(biāo)準(zhǔn)（或類似的其他審核通過的軟件）：文本文件 Microsoft Word財(cái)務(wù)文件 Microsoft ExcelCAD 圖紙 AutoCad 2022 版或更新的進(jìn)度計(jì)劃 Microsoft Project以磁盤（或光盤）遞交的文件需在標(biāo)簽上注明項(xiàng)目名稱、日期和磁盤中包含的文件名。原則上，閱圖只能在閱圖室進(jìn)行。項(xiàng)目公司宜設(shè)置專門的閱圖室。無論是否蓋“已過期”印章，舊圖都應(yīng)與新圖分開存放。通常情況下，應(yīng)在舊圖上加蓋“已過期”印章。一旦有新圖紙發(fā)行，文檔管理員應(yīng)及時(shí)用收到的新圖紙?zhí)鎿Q舊的圖紙
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