文檔歸檔管理制度(參考版)
2025-04-18 08:48本頁(yè)面
【正文】 借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴(yán)禁擅自打開檔案柜翻閱查找；（2）按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時(shí)返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱；（3）要愛護(hù)檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人；（4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫；（5）借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚；（6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事人責(zé)任；（7）調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由借閱人出具借閱申請(qǐng)并由部門領(lǐng)導(dǎo)簽名認(rèn)可。查閱檔案資料時(shí)一般不得對(duì)其進(jìn)行復(fù)制。十、檔案的查閱和借閱查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。卷盒的尺寸采用310mm220mm,卷盒的厚度根據(jù)分類整理及方便查閱利用的要求，可采用20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。 文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3。各文檔按“入柜歸檔資料范圍”分12冊(cè)，第1冊(cè)監(jiān)理合同、第2冊(cè)監(jiān)理大綱為第一卷；第3冊(cè)監(jiān)理規(guī)劃、第4冊(cè)監(jiān)理細(xì)則為第二卷；第5冊(cè)監(jiān)理指令、第6冊(cè)往來文檔、第7冊(cè)會(huì)議紀(jì)要為第三卷；第8冊(cè)監(jiān)理月報(bào)、第9冊(cè)監(jiān)理記錄、平行檢測(cè)及獨(dú)立抽檢文件材料、第10冊(cè)監(jiān)理工作總結(jié)為第四卷；第11冊(cè)監(jiān)理日志、第12冊(cè)影像資料為第五卷。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。各工程用表按水運(yùn)工程監(jiān)理規(guī)范用表規(guī)定填寫，需簽字蓋章的地方一定不能漏簽；監(jiān)理通知及業(yè)務(wù)聯(lián)系單要形成閉合性，需要接受單位簽署意見及回復(fù)的，必須簽署完整。負(fù)責(zé)文檔資料的調(diào)用、整理、拷貝、打印等。項(xiàng)
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