文件和檔案管理制度(參考版)
2025-01-21 11:59本頁面
【正文】 檔案保管期限檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等，公司各類檔案具體保管期限見相關文件管理規(guī)定。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、長久保存。監(jiān)銷人應認真復核所銷毀檔案。由公司行政人事部負責妥善安排，不得作其它用途或當作廢紙出售；銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。一、檔案鑒定要求（一）經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時，應繼續(xù)保存至次年再進行鑒定；（二）技術檔案鑒定時，需附工程技術部門的專業(yè)意見；（三）鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。檔案鑒定與銷毀流程檔案一經(jīng)立卷、歸檔，未經(jīng)鑒定，未報公司領導批準，任何人不得擅自銷毀。檔案管理員離開檔案室要隨時關好門窗，確保檔案安全；二、檔案室應按照“十防”進行管理，即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜，盡可能全面妥善保管好各類檔案，并定期檢查、通風；三、檔案室內嚴禁存放與檔案無關的物品，嚴禁吸煙，嚴防火災；四、定期對檔案室進行檢查，每半年進行一次全面盤查，對檔案室設施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。檔案室設置及管理規(guī)定一、公司應設置獨立的檔案室，并保證檔案室安全。檔案的保管和鑒定第六章統(tǒng)計工作必須做到實事求是，如實反映情況，務必確保提供的數(shù)據(jù)準確，符合客觀實際，不得虛報、瞞報、漏報和偽造。第十八條八、對已到保密期限的檔案，經(jīng)行政人力部經(jīng)理或項目辦公室主任同意后解密，并對解密檔案作一般檔案管理。密級檔案保管要求如下：一、未經(jīng)具備相應管理權限的領導批準，不得復制和摘抄；二、查閱機密檔案資料，只能在閱覽室內查閱；三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，必須由專人負責執(zhí)行，采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負責保密；四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案，且檔案室內門、柜應做到隨開隨鎖；五、檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。第十七條第十六條十三、實物檔案一般不外借，聲像檔案只能以復制件提供利用。七、涉及根據(jù)公司領導指示開展具有查處辦案性質的工作，檔案、資料借閱須上報公司總經(jīng)理審批，各檔案室即可辦理；八、新入職和未轉正的員工，原則上不允許借閱檔案原件。二、借閱檔案必須按時歸還，并及時辦理清戶手續(xù)。第十五條檔案借閱基本程序僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息，辦理普通登記手續(xù)即可，查閱重要密級資料，須按借閱管理權限呈公司總經(jīng)理
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