檔案管理基本知識(shí)培訓(xùn)(參考版)
2025-01-16 00:02本頁(yè)面
【正文】 企業(yè)檔案人員的工作精力分配： 40% 業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)（包括了解主業(yè)，業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)溝通，歸檔指導(dǎo)，檔案價(jià)值認(rèn)定，網(wǎng)絡(luò)管理等） 30% 建章立制（包括熟悉工作流程，清理文件數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，制定制度標(biāo)準(zhǔn)，宣貫，修訂，統(tǒng)計(jì)等） 20% 檔案服務(wù)（包括編制檢索工具，查檔，辦理利用手續(xù)，深度開(kāi)發(fā)等） 10% 庫(kù)房管理（包括檔案接收進(jìn)庫(kù)，庫(kù)內(nèi)工作，安全管理等） 。 ? 國(guó)步何由探軌跡，民情從以識(shí)端倪。 ? 郭沫若 《 題贈(zèng)檔案館 》 ? 前事不忘后事師，自來(lái)墳典萃先知。 ? 等學(xué)識(shí)水平。 三、企業(yè)檔案人員的基本職責(zé) 國(guó)家 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 規(guī)定： ? 檔案人員要求 ? 、忠于職守、具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)。 深化檔案意識(shí)的法治化趨勢(shì)，明確企業(yè)檔案工作的根本目的，確定檔案人員的法定權(quán)力和職業(yè)道德界限。 。是一般資料的 ,一律在保存兩年后銷(xiāo)毀 .(有長(zhǎng)期參考價(jià)值的圖書(shū)期刊標(biāo)準(zhǔn)等文獻(xiàn)例外 ) ? ,應(yīng)堅(jiān)持以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn) :依據(jù)性 。 – 其他內(nèi)容的聲像材料，由拍攝者根據(jù)實(shí)際需要決定提交數(shù)量。 編目的主要工作包括 : 填寫(xiě)卷盒封面 編制卷內(nèi)目錄 編訂頁(yè)號(hào) 填寫(xiě)備考表 等 竣 工 圖 15 編制單位 7 編制人 審核人 7 技術(shù)負(fù)責(zé)人 編制日期 7 監(jiān)理單位 7 總監(jiān) 現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理 7 20 20 20 20 歸檔部門(mén) 年度 保管期限 件號(hào) 類(lèi) 別 歸檔章樣式 特殊載體歸檔材料的整理 聲像檔案的歸檔范圍： ? 重要人物來(lái)公司開(kāi)展考察或參加有關(guān)公務(wù)活動(dòng)的聲像材料； ? 公司主要領(lǐng)導(dǎo)參加重要公務(wù)活動(dòng)的聲像材料； ? 公司召開(kāi)重要會(huì)議的聲像材料； ? 公司組織或參加具有重要紀(jì)念意義的宣傳、展覽、表彰活動(dòng)、文藝演出及其他重大事件、重大活動(dòng)形成的聲像材料； ? 記錄公司重要合同和協(xié)議簽字儀式等聲像材料； ? 公司榮獲政府、行業(yè)組織所頒發(fā)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗和榮譽(yù)證書(shū)及獲獎(jiǎng)場(chǎng)面的聲像材料； ? 本單位重大基建項(xiàng)目建設(shè)以及不同歷史時(shí)期本單位典型建筑物的聲像材料； ? 記錄公司重大事故現(xiàn)場(chǎng)的聲像材料； ? 本單位涉外活動(dòng)形成的聲像材料； ? 其它具有重要保存價(jià)值的聲像材料。 然后根據(jù)財(cái)務(wù)年度，按照不同會(huì)計(jì)文件種類(lèi)進(jìn)行立卷。 ? 財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。組卷的方法有： 技術(shù)結(jié)構(gòu)組卷法 工作階段（程序）組卷法 專(zhuān)業(yè)組卷法 技術(shù)編號(hào)組卷法 圖幅組卷法 文種組卷法 會(huì)計(jì)文件整理 會(huì)計(jì)文件一般按照國(guó)家規(guī)定，將會(huì)計(jì)文件劃分為以下種類(lèi)： ? 會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。 – 每件文件需逐頁(yè)編頁(yè)號(hào)，單份文件可沿用原有頁(yè)號(hào)；組合文件按照文件排列順序，在每頁(yè)右下角（反面左下角）以自然數(shù)順序重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。 分類(lèi)排列 – 歸檔文件按照 《 檔案分類(lèi)表 》 中最低級(jí)別類(lèi)目進(jìn)行分類(lèi)。 文件裝訂 – 歸檔文件應(yīng)按件裝訂，裝訂順序?yàn)椋? ? 正本在前，定稿在后 ? 正文在前，附件在后 ? 原件在前，復(fù)制件在后 ? 轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后 ? 中文版本在前，其它文字版本在后 ? 文件處理單在前，正文在后 – 較薄的文件采用檔案專(zhuān)用不銹鋼訂裝訂；較厚的文件采用不銹鋼夾裝訂；已裝訂成冊(cè)的文件可保持原貌不變。 – 會(huì)議紀(jì)錄以每次會(huì)議為一件（用記錄本的，一本為一件）。 – 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文合為一件。 – 文件處理件與正文合為一件。具體表現(xiàn)形式為： – 單份文件 – 正本與定稿合為一件。 A4型為準(zhǔn)，超過(guò) A4幅面紙張，應(yīng)按 A4折疊。 。 、完整、準(zhǔn)確。 根據(jù)國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)一般采用 “ 文件承辦人立卷 ” 的制度，由文件承辦人進(jìn)行歸檔整理，檔案人員協(xié)助。 分類(lèi)的程序 : 設(shè)計(jì)分類(lèi)方案 劃分全宗 劃分大類(lèi) 劃分屬類(lèi) 給定編號(hào) 企業(yè)檔案分類(lèi)方案 (示意圖 ) 一類(lèi) 二類(lèi) 三類(lèi) 四類(lèi) 五類(lèi) A B C D 1 2 3 4 類(lèi)列 類(lèi)系 常用的分類(lèi)方法 : 1. 職能分類(lèi) 2. 時(shí)間分類(lèi) 3. 作者分類(lèi) 4. 專(zhuān)題分類(lèi) 5. 項(xiàng)目分類(lèi) 6. 型號(hào)分類(lèi) 7. 區(qū)域分類(lèi) 8. 外形分類(lèi) 9. 專(zhuān)業(yè)分類(lèi) 職能分類(lèi)方法適用于一級(jí)類(lèi)目
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