【正文】 1 崗前培訓(xùn) （ 1）講解公司的歷史、現(xiàn)狀、經(jīng)營(yíng)范圍、企業(yè)文化等； （ 2）講解公司的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，介紹各部門人員； （ 3）講解各項(xiàng)辦公流程，組織學(xué)習(xí)各項(xiàng)規(guī)章制度； （ 4）講解公司對(duì)員工道德、情操和禮儀的要求； （ 5）介紹工作環(huán)境和工作條件，輔導(dǎo)使用辦公設(shè)備； （ 6）解答疑問(wèn) 1 新錄用人員培訓(xùn)完畢，向工作部門報(bào)到，由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)安排具體工作。 新錄用人員持“錄取通知” 在規(guī)定時(shí)間內(nèi) 向公司 行政人事部報(bào)到。 行政人事部匯集、整理材料，會(huì)同用人部門按要求進(jìn)行 篩選， 并組織筆試、面試。 行政人事部 負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、制作、刊登廣告，收集應(yīng)聘者材料。 行政人事部根據(jù)崗位任職要求，會(huì)同用人部門 共同對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行篩選、考核（總經(jīng)理將視情況決定是否親自參加），報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批后辦理錄用手續(xù)。 總經(jīng)理負(fù)責(zé)招聘、錄用計(jì)劃的審批， 視具體情況參加部分高端人才的面試。 行政人事部負(fù)責(zé)收集人員需求信 息，依據(jù)集團(tuán)公司人力資源部的規(guī)定，辦理相關(guān)手續(xù)， 發(fā)布 招聘廣告以及 招聘面試等。 范圍 適用于 人才 招聘和錄用工作 。未盡相關(guān)事宜按國(guó)家《勞動(dòng)法》相關(guān)規(guī)定處理。 1 公司辭退員工和員工在勞動(dòng)合同期滿前 辭職，均應(yīng)提前一個(gè)月時(shí)間向?qū)Ψ教岢鰰嬉庖?jiàn)， 行政人事部 向總經(jīng)理上報(bào)提前解除勞動(dòng)合同的名單時(shí)，應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明提前解除勞動(dòng)合同的原因。為了滿足這一要求，初次簽定合同的起始時(shí)間和續(xù)簽合同的時(shí)間，應(yīng)統(tǒng)一為每月的第一天，終止時(shí)間也統(tǒng)一到每月的最后一天。合同期滿終止勞動(dòng)合同的人員由 行政人事部 及時(shí)備案。 房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 33 合同到期不再續(xù)簽的人員，按終止勞動(dòng)合同處理，由 行政人事部 在合同到期前一個(gè)月書面通知員工本人并做好思想工作和離職等其他善后工作。變更勞動(dòng)合同，變更內(nèi)容經(jīng)總經(jīng)理同意后，雙方當(dāng)事人應(yīng)以書面形式對(duì)變更的事項(xiàng)加以說(shuō)明并簽字確認(rèn)生效。 初次簽定或續(xù)簽勞動(dòng)合同均統(tǒng)一在 行政人事部 辦理，并由 行政人事部 建立勞動(dòng)合同管理臺(tái)帳。 公司編印的試用《 勞動(dòng)合同》和《勞動(dòng)合同》符合《勞動(dòng)法》和勞動(dòng)合同管理有關(guān)規(guī)定，合同一經(jīng)雙方簽字確認(rèn)即具有法律效力。對(duì)于社會(huì)招聘的員工需確保與原單位解除勞動(dòng)合同。 工作程序 員工與公司建立勞動(dòng)關(guān)系應(yīng)當(dāng)簽訂勞動(dòng)合同。 范圍 適用于公司合同制員工勞動(dòng)合同的簽訂、解除（終止）、續(xù)簽等事項(xiàng)的管理。 公司范圍內(nèi)對(duì)外法律事務(wù)工作由 行政人事部 具體負(fù)責(zé)聯(lián)系、接待、調(diào)閱資料，解答個(gè)案及相關(guān)事宜，配合、協(xié)調(diào)訴訟全過(guò)程工作。必要時(shí)，請(qǐng)律師介入法律事務(wù)。 各部門 、項(xiàng)目部專人負(fù)責(zé)建 立健全業(yè)務(wù)檔案，保證 管理及法律事務(wù) 需要時(shí)，能夠 隨時(shí)查閱和調(diào)取檔案。必要時(shí)，可請(qǐng)律師參與談判。 各部門 、項(xiàng)目部 向業(yè)務(wù)對(duì)象出具的重要法律文書，尤其是格式文書或統(tǒng)一文書，在出具前交由 行政人事部 會(huì)同法律顧問(wèn)審閱定稿，并由公司存檔。 職責(zé) 行政人事部負(fù)責(zé)公司法律事務(wù)的管理。 房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 29 房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 30 110 法律事務(wù)管理 目的 建立健全公司法律事務(wù)管理體系， 實(shí)現(xiàn)集中 、統(tǒng)籌、專人管理法律事務(wù) 。 （ 4） 督辦人員要認(rèn)真審核承辦部門的辦結(jié)報(bào)告，不符合要求的，通知承辦單位進(jìn)行補(bǔ)辦或重新辦理。必要時(shí)，下達(dá)《督辦通 知單》 （ 2） 《督辦通知單》發(fā)出后，督辦人要采取多種形式及時(shí)檢查、了解貫徹落實(shí)情況，并督促承辦單位按規(guī)定匯報(bào)辦理結(jié)果。 （ 4） 督辦與調(diào)研相結(jié)合：督辦事項(xiàng)下達(dá)后，督辦人要通過(guò)多種方式，跟蹤了解落實(shí)情況，及時(shí)溝通信息，適時(shí)催辦，并及時(shí)反饋進(jìn)展情況，并應(yīng)及時(shí)匯報(bào)。牽頭部門對(duì)協(xié)辦部門有統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的權(quán)利，協(xié)辦部門有義務(wù)配合和積極完成任務(wù)。 督辦的方式 （ 1） 轉(zhuǎn)辦：對(duì)需要職能部門辦理 的事項(xiàng)，將領(lǐng)導(dǎo)批示、要求等填入《工作聯(lián)系房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 28 單》，直接送交責(zé)任部門負(fù)責(zé)人，進(jìn)行書面交接。接受指令的人應(yīng)經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤后再執(zhí)行。 工作程序 會(huì)議督辦 執(zhí)行《會(huì)議管理辦法》的有關(guān)規(guī)定。 各部門、 項(xiàng)目部 負(fù)責(zé)人是本部門承辦事項(xiàng)的直接責(zé)任者，應(yīng)認(rèn)真完成安排的工作任務(wù) 和要求 。 范圍 適用于公司重要決策、會(huì)議決議、工作部署和行政指令的督辦管理。在工作辦理期間，應(yīng)主動(dòng)向督辦人匯報(bào)。 督辦 （ 1） 會(huì)議的每一項(xiàng) 決議應(yīng)包括決策意見(jiàn)， 工作計(jì)劃安排、目標(biāo)、時(shí)間、評(píng)定標(biāo)準(zhǔn) ， 責(zé)任人 和 督辦人。 （ 2） 需要形成《會(huì)議紀(jì)要》的， 記錄 人應(yīng)在會(huì)后一個(gè)工作日內(nèi)整 理出《會(huì)議紀(jì)要》，并交會(huì)議參加人員簽認(rèn)。 （ 4） 出席會(huì)議的人員均對(duì)會(huì)議所議事項(xiàng)有保密義務(wù)，不得擅自披露未決議或有爭(zhēng)議的事項(xiàng)。 （ 2） 公司級(jí)會(huì)議、專題會(huì)議或其他重要會(huì)議，參加者應(yīng)在《會(huì)議簽到表》上簽字。 （ 4） 對(duì)于一般性 會(huì)議或者人數(shù)少于 5 人（含）的小型會(huì)議，可通過(guò)電話 方式通房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 26 知，但 必須得到被通知人的確認(rèn)。 （ 2） 召集人一定要提前發(fā)放資料、議案，避免在會(huì)場(chǎng)才熟悉會(huì)議資料。 （ 3） 需要 集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo) 參加的，提議人應(yīng)提前與 集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo) 、 本公司 總經(jīng)理協(xié)商并說(shuō)明事由。 會(huì)議提議 與審批 （ 1）公司定期例會(huì)無(wú)須提議 和審批。 （ 2）專題會(huì)議包括 資金計(jì)劃會(huì)議及預(yù)算執(zhí)行情況分析會(huì) 、薪酬及考核會(huì)議、 設(shè)計(jì)方案評(píng)審會(huì)議 、 招標(biāo)會(huì) 、 工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全會(huì)議、項(xiàng)目市場(chǎng)推廣、營(yíng)銷會(huì)議、 其他專項(xiàng)協(xié)調(diào)會(huì)議等。 各部門、項(xiàng)目部負(fù)責(zé)主辦的專題會(huì)議、例會(huì)的組織安排。 范圍 適用于公司所有工作會(huì)議的管理。 （ 3） 工程 檔案的移交工作 應(yīng) 嚴(yán)格按照 城建 檔案館的規(guī)定及 要求進(jìn)行 。 （ 2） 檔案的鑒定工作應(yīng)在 行政人事部經(jīng)理 的指導(dǎo)下，由有關(guān)業(yè)務(wù)人員鑒定。 不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借、涂改和私自復(fù)印。如需查閱其他重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng) 行政人 事部 批準(zhǔn)，方可借閱。 房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 24 檔案借閱 （ 1） 需要外借的檔案，借閱人應(yīng)辦理借閱審批和登記手續(xù)。 （ 2） 按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲(chóng)蛀、防強(qiáng)光、防過(guò)度干燥、防失密）的要求做好檔案的技術(shù)保護(hù)并定期檢查檔案保管情況。 ◎ 文字材料應(yīng)按事項(xiàng)、專業(yè)順 序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。 ◎ 不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成 A4幅面，圖標(biāo)欄要露在外面。 （ 4）交接資料時(shí)必須當(dāng)面清點(diǎn)，核對(duì)確認(rèn)無(wú)誤后，由 經(jīng)手人和負(fù)責(zé)人簽字。 （ 2） 歸檔資料必須為原件，如遇特殊情況需總經(jīng)理批準(zhǔn) 。 （ 5）影像檔案攝錄必須 記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。 ◎ 填寫案卷一律用鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡 清晰 。 ◎ 歸檔文件要按次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號(hào)，案卷目錄一式兩份。 房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 23 （ 3） 立卷歸檔的要求 ① 歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進(jìn)行科學(xué)的分 類、立卷，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。 ④ 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在當(dāng)月內(nèi)立卷歸檔。 ② 各類文書文件由 行政人事部 在辦結(jié)后隨時(shí)歸檔。 立卷、歸檔 （ 1） 行政人事部及各職 能部門應(yīng)定期或不定期的 進(jìn)行檔案的收集。 銷售部負(fù)責(zé)銷售 檔案、客戶檔案的管理。 行政人事部負(fù)責(zé)對(duì)公司本部人事檔案的直接管理 。 范圍 本辦法適用于公司本部、項(xiàng)目部對(duì)工程、文書、聲像、實(shí)物等各類檔案的管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等。 —— 簽呈文件 ，按分層負(fù)責(zé)的決議層次訂定時(shí)限。 —— 來(lái)文有答復(fù)期限者， 必須 于來(lái)文所定期限內(nèi)處理完畢。 —— 涉及其他部門 的， 由行政人事部通知配合部門，及時(shí) 處理 文書上的各項(xiàng)要求 。 —— 發(fā)文處理 收發(fā)人員核對(duì)上信息準(zhǔn)確無(wú)誤后即行發(fā)文。 —— 經(jīng)辦人辦理文件時(shí)，原則上應(yīng)將擬辦或復(fù)文擬搞簽呈主管審批，并將處理經(jīng)過(guò)、結(jié)果或復(fù)文摘要進(jìn)行記錄。 文書收發(fā)管理 （ 1） 收文 —— 登記來(lái)文由收發(fā)人員拆封后，于《收文登記簿》登記收文編號(hào)、日期、來(lái)文單位等必要信息。 —— 普通：指非機(jī)密文書。 工作 程序 文書的范圍 “文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來(lái)公文、報(bào)告、會(huì)議訣議、規(guī)定、合同書、 傳真 、電報(bào)、各種帳簿、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用 文件 。 發(fā)文部門由 專人負(fù)責(zé)來(lái)往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、檔案管理等事宜。 范圍 適用于公司日常工作中所有相關(guān)文書的事宜 。 ◎ 差旅費(fèi) ：參照差 旅費(fèi) 開(kāi)支管理暫行規(guī)定。 房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 19 ◎ 會(huì)議費(fèi) 、活動(dòng)費(fèi) ： 要求事先拿出計(jì)劃方案和經(jīng)費(fèi)預(yù)算，報(bào)總經(jīng)理審批后，按方案實(shí)施 ，費(fèi)用附審批方案報(bào)銷。費(fèi)用統(tǒng)一由定點(diǎn)單位向公司財(cái)務(wù)收取。 （ 2）對(duì)相對(duì)變動(dòng)的行政辦公費(fèi)用，公司采用預(yù)算管理與總額控制的管理辦法。 （ 2）對(duì)相對(duì)固定的行政辦公 費(fèi)用，公司采用年度預(yù)算 的方式， 嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)管理辦法（如固定資產(chǎn)、車輛管理辦法等）， 厲行節(jié)約 ，嚴(yán)控不合理的費(fèi)用發(fā)生。 （ 3）對(duì)耐用大件的辦公設(shè)備 ，采用 控制管理的 辦法。 工作 程序 費(fèi)用控制原則 （ 1） 對(duì)相對(duì)固定的行政費(fèi)用采用預(yù)算管理。 包括辦公場(chǎng)所及設(shè)備、用品開(kāi)支和 行政辦公事務(wù)開(kāi)支。 15 行政辦公費(fèi)用管理 目的 加強(qiáng)對(duì)行政辦公費(fèi)用發(fā)生的管理，合理控制行政辦公費(fèi)用總量，提高費(fèi)用配置的合理性。項(xiàng)目完成后 行政人事部 會(huì)同業(yè)務(wù)部房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 18 門按照合同的要求組織驗(yàn)收，并跟蹤服務(wù)。 信息系統(tǒng)建設(shè) （ 1）提出意向：需要新建或?qū)υ行畔⑾到y(tǒng)二次開(kāi)發(fā)的部門提出需要，報(bào) 行政人事部 受理 ，匯總后協(xié)調(diào)集團(tuán)信息部進(jìn)行辦理 。一旦發(fā)現(xiàn)病毒或其它故障時(shí)，操作人員不得自行處理，應(yīng)保留現(xiàn)場(chǎng)信息，做好系統(tǒng)異常記錄并報(bào) 行政人事部 。 （ 4）硬件設(shè)備維修： ①所有電腦、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、投影儀、照 /攝像器材等硬件設(shè)備都由行政人事部 負(fù)責(zé)維修； ②硬件設(shè)備損壞或故障時(shí)，填寫“報(bào)修單”向 行政人事部 申請(qǐng)修理； ③ 行政人事部協(xié)助集團(tuán)信息部 對(duì)故障進(jìn)行判斷，硬件故障，送往廠家進(jìn)行維修，在報(bào)修單上登記修理情況； ④計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件類的故障由 行政人事部聯(lián)系集團(tuán)信息部， 指定專 人負(fù)責(zé)檢查和維修，并確認(rèn)故障性質(zhì)，分清責(zé)任，并在報(bào)修單上登記修理情況。 ③硬件設(shè)備應(yīng)由專人 管理，要認(rèn)真做好防塵、防磁、防潮、防高溫、防火、防盜的工作，要保證設(shè)備的整齊清潔，各種軟件應(yīng)固定存貯于帶鎖的可屏蔽的磁盤柜中。 （ 3）電腦硬件設(shè)備的管理 ①由 行政人事部聯(lián)系集團(tuán)信息部 對(duì)電腦硬件設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)清理。 電腦硬件設(shè)備管理 （ 1）電腦硬件設(shè)備包括電腦、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、投影儀、照 /攝像器材房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 17 等電腦硬件設(shè)備； （ 2）電腦硬件設(shè)備采購(gòu) ①需采購(gòu)固定資產(chǎn)部門提出申請(qǐng)， 填寫“申購(gòu)單”交 行政人事部。 ◎其它經(jīng) 行政人事部 批準(zhǔn)并備案的軟件。 ◎辦公系統(tǒng)： office9 office20 officeXP、瑞星， IE 等。 工作程序 辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備使用 （ 1）辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)由公司 行政人事部 統(tǒng)一管理；除辦公用機(jī)、業(yè)務(wù)用機(jī)外，其他部門和個(gè)人未經(jīng)批準(zhǔn)嚴(yán)禁在辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)上連接任何設(shè)備（包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，路由設(shè)備，智能設(shè)備，服務(wù)器等）。 范圍 適用于公司機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、電腦及外設(shè)、電話系統(tǒng)及相關(guān)軟件的管理。 （ 2）固定資產(chǎn)處置收入由行政人事部統(tǒng)一收取，任何個(gè)人和 部門不得私自占有。 固定資產(chǎn)處置