【正文】 1 崗前培訓 （ 1）講解公司的歷史、現(xiàn)狀、經(jīng)營范圍、企業(yè)文化等； （ 2）講解公司的組織機構設置，介紹各部門人員； （ 3）講解各項辦公流程，組織學習各項規(guī)章制度； （ 4）講解公司對員工道德、情操和禮儀的要求； （ 5）介紹工作環(huán)境和工作條件，輔導使用辦公設備； （ 6）解答疑問 1 新錄用人員培訓完畢，向工作部門報到，由部門經(jīng)理負責安排具體工作。 新錄用人員持“錄取通知” 在規(guī)定時間內(nèi) 向公司 行政人事部報到。 行政人事部匯集、整理材料，會同用人部門按要求進行 篩選， 并組織筆試、面試。 行政人事部 負責設計、制作、刊登廣告，收集應聘者材料。 行政人事部根據(jù)崗位任職要求，會同用人部門 共同對應聘人員進行篩選、考核（總經(jīng)理將視情況決定是否親自參加），報經(jīng)總經(jīng)理批后辦理錄用手續(xù)。 總經(jīng)理負責招聘、錄用計劃的審批， 視具體情況參加部分高端人才的面試。 行政人事部負責收集人員需求信 息，依據(jù)集團公司人力資源部的規(guī)定，辦理相關手續(xù)， 發(fā)布 招聘廣告以及 招聘面試等。 范圍 適用于 人才 招聘和錄用工作 。未盡相關事宜按國家《勞動法》相關規(guī)定處理。 1 公司辭退員工和員工在勞動合同期滿前 辭職，均應提前一個月時間向?qū)Ψ教岢鰰嬉庖姡?行政人事部 向總經(jīng)理上報提前解除勞動合同的名單時，應詳細說明提前解除勞動合同的原因。為了滿足這一要求，初次簽定合同的起始時間和續(xù)簽合同的時間，應統(tǒng)一為每月的第一天，終止時間也統(tǒng)一到每月的最后一天。合同期滿終止勞動合同的人員由 行政人事部 及時備案。 房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 33 合同到期不再續(xù)簽的人員，按終止勞動合同處理，由 行政人事部 在合同到期前一個月書面通知員工本人并做好思想工作和離職等其他善后工作。變更勞動合同，變更內(nèi)容經(jīng)總經(jīng)理同意后，雙方當事人應以書面形式對變更的事項加以說明并簽字確認生效。 初次簽定或續(xù)簽勞動合同均統(tǒng)一在 行政人事部 辦理，并由 行政人事部 建立勞動合同管理臺帳。 公司編印的試用《 勞動合同》和《勞動合同》符合《勞動法》和勞動合同管理有關規(guī)定，合同一經(jīng)雙方簽字確認即具有法律效力。對于社會招聘的員工需確保與原單位解除勞動合同。 工作程序 員工與公司建立勞動關系應當簽訂勞動合同。 范圍 適用于公司合同制員工勞動合同的簽訂、解除（終止）、續(xù)簽等事項的管理。 公司范圍內(nèi)對外法律事務工作由 行政人事部 具體負責聯(lián)系、接待、調(diào)閱資料，解答個案及相關事宜，配合、協(xié)調(diào)訴訟全過程工作。必要時，請律師介入法律事務。 各部門 、項目部專人負責建 立健全業(yè)務檔案，保證 管理及法律事務 需要時，能夠 隨時查閱和調(diào)取檔案。必要時，可請律師參與談判。 各部門 、項目部 向業(yè)務對象出具的重要法律文書，尤其是格式文書或統(tǒng)一文書，在出具前交由 行政人事部 會同法律顧問審閱定稿，并由公司存檔。 職責 行政人事部負責公司法律事務的管理。 房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 29 房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 30 110 法律事務管理 目的 建立健全公司法律事務管理體系， 實現(xiàn)集中 、統(tǒng)籌、專人管理法律事務 。 （ 4） 督辦人員要認真審核承辦部門的辦結報告，不符合要求的，通知承辦單位進行補辦或重新辦理。必要時，下達《督辦通 知單》 （ 2） 《督辦通知單》發(fā)出后，督辦人要采取多種形式及時檢查、了解貫徹落實情況，并督促承辦單位按規(guī)定匯報辦理結果。 （ 4） 督辦與調(diào)研相結合：督辦事項下達后，督辦人要通過多種方式，跟蹤了解落實情況，及時溝通信息，適時催辦，并及時反饋進展情況，并應及時匯報。牽頭部門對協(xié)辦部門有統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的權利，協(xié)辦部門有義務配合和積極完成任務。 督辦的方式 （ 1） 轉辦：對需要職能部門辦理 的事項，將領導批示、要求等填入《工作聯(lián)系房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 28 單》，直接送交責任部門負責人，進行書面交接。接受指令的人應經(jīng)確認無誤后再執(zhí)行。 工作程序 會議督辦 執(zhí)行《會議管理辦法》的有關規(guī)定。 各部門、 項目部 負責人是本部門承辦事項的直接責任者，應認真完成安排的工作任務 和要求 。 范圍 適用于公司重要決策、會議決議、工作部署和行政指令的督辦管理。在工作辦理期間，應主動向督辦人匯報。 督辦 （ 1） 會議的每一項 決議應包括決策意見， 工作計劃安排、目標、時間、評定標準 ， 責任人 和 督辦人。 （ 2） 需要形成《會議紀要》的， 記錄 人應在會后一個工作日內(nèi)整 理出《會議紀要》，并交會議參加人員簽認。 （ 4） 出席會議的人員均對會議所議事項有保密義務，不得擅自披露未決議或有爭議的事項。 （ 2） 公司級會議、專題會議或其他重要會議，參加者應在《會議簽到表》上簽字。 （ 4） 對于一般性 會議或者人數(shù)少于 5 人（含）的小型會議，可通過電話 方式通房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 26 知，但 必須得到被通知人的確認。 （ 2） 召集人一定要提前發(fā)放資料、議案，避免在會場才熟悉會議資料。 （ 3） 需要 集團領導 參加的，提議人應提前與 集團領導 、 本公司 總經(jīng)理協(xié)商并說明事由。 會議提議 與審批 （ 1）公司定期例會無須提議 和審批。 （ 2）專題會議包括 資金計劃會議及預算執(zhí)行情況分析會 、薪酬及考核會議、 設計方案評審會議 、 招標會 、 工程進度、質(zhì)量、安全會議、項目市場推廣、營銷會議、 其他專項協(xié)調(diào)會議等。 各部門、項目部負責主辦的專題會議、例會的組織安排。 范圍 適用于公司所有工作會議的管理。 （ 3） 工程 檔案的移交工作 應 嚴格按照 城建 檔案館的規(guī)定及 要求進行 。 （ 2） 檔案的鑒定工作應在 行政人事部經(jīng)理 的指導下，由有關業(yè)務人員鑒定。 不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證，不得轉借、涂改和私自復印。如需查閱其他重要文件和有密級檔案，須經(jīng) 行政人 事部 批準，方可借閱。 房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 24 檔案借閱 （ 1） 需要外借的檔案，借閱人應辦理借閱審批和登記手續(xù)。 （ 2） 按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度干燥、防失密）的要求做好檔案的技術保護并定期檢查檔案保管情況。 ◎ 文字材料應按事項、專業(yè)順 序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。 ◎ 不同幅面的工程圖紙應統(tǒng)一折疊成 A4幅面，圖標欄要露在外面。 （ 4）交接資料時必須當面清點，核對確認無誤后，由 經(jīng)手人和負責人簽字。 （ 2） 歸檔資料必須為原件，如遇特殊情況需總經(jīng)理批準 。 （ 5）影像檔案攝錄必須 記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。 ◎ 填寫案卷一律用鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡 清晰 。 ◎ 歸檔文件要按次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。 房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 23 （ 3） 立卷歸檔的要求 ① 歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進行科學的分 類、立卷，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。 ④ 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在當月內(nèi)立卷歸檔。 ② 各類文書文件由 行政人事部 在辦結后隨時歸檔。 立卷、歸檔 （ 1） 行政人事部及各職 能部門應定期或不定期的 進行檔案的收集。 銷售部負責銷售 檔案、客戶檔案的管理。 行政人事部負責對公司本部人事檔案的直接管理 。 范圍 本辦法適用于公司本部、項目部對工程、文書、聲像、實物等各類檔案的管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等。 —— 簽呈文件 ，按分層負責的決議層次訂定時限。 —— 來文有答復期限者， 必須 于來文所定期限內(nèi)處理完畢。 —— 涉及其他部門 的， 由行政人事部通知配合部門，及時 處理 文書上的各項要求 。 —— 發(fā)文處理 收發(fā)人員核對上信息準確無誤后即行發(fā)文。 —— 經(jīng)辦人辦理文件時，原則上應將擬辦或復文擬搞簽呈主管審批，并將處理經(jīng)過、結果或復文摘要進行記錄。 文書收發(fā)管理 （ 1） 收文 —— 登記來文由收發(fā)人員拆封后，于《收文登記簿》登記收文編號、日期、來文單位等必要信息。 —— 普通：指非機密文書。 工作 程序 文書的范圍 “文書”是指業(yè)務工作上往來公文、報告、會議訣議、規(guī)定、合同書、 傳真 、電報、各種帳簿、圖表參考書等一切業(yè)務用 文件 。 發(fā)文部門由 專人負責來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、檔案管理等事宜。 范圍 適用于公司日常工作中所有相關文書的事宜 。 ◎ 差旅費 ：參照差 旅費 開支管理暫行規(guī)定。 房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 19 ◎ 會議費 、活動費 ： 要求事先拿出計劃方案和經(jīng)費預算，報總經(jīng)理審批后，按方案實施 ，費用附審批方案報銷。費用統(tǒng)一由定點單位向公司財務收取。 （ 2）對相對變動的行政辦公費用，公司采用預算管理與總額控制的管理辦法。 （ 2）對相對固定的行政辦公 費用，公司采用年度預算 的方式， 嚴格執(zhí)行相關管理辦法（如固定資產(chǎn)、車輛管理辦法等）， 厲行節(jié)約 ，嚴控不合理的費用發(fā)生。 （ 3）對耐用大件的辦公設備 ，采用 控制管理的 辦法。 工作 程序 費用控制原則 （ 1） 對相對固定的行政費用采用預算管理。 包括辦公場所及設備、用品開支和 行政辦公事務開支。 15 行政辦公費用管理 目的 加強對行政辦公費用發(fā)生的管理，合理控制行政辦公費用總量，提高費用配置的合理性。項目完成后 行政人事部 會同業(yè)務部房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 18 門按照合同的要求組織驗收，并跟蹤服務。 信息系統(tǒng)建設 （ 1）提出意向：需要新建或?qū)υ行畔⑾到y(tǒng)二次開發(fā)的部門提出需要，報 行政人事部 受理 ，匯總后協(xié)調(diào)集團信息部進行辦理 。一旦發(fā)現(xiàn)病毒或其它故障時，操作人員不得自行處理，應保留現(xiàn)場信息，做好系統(tǒng)異常記錄并報 行政人事部 。 （ 4）硬件設備維修： ①所有電腦、打印機、掃描儀、復印機、投影儀、照 /攝像器材等硬件設備都由行政人事部 負責維修； ②硬件設備損壞或故障時，填寫“報修單”向 行政人事部 申請修理； ③ 行政人事部協(xié)助集團信息部 對故障進行判斷，硬件故障，送往廠家進行維修，在報修單上登記修理情況； ④計算機系統(tǒng)軟件類的故障由 行政人事部聯(lián)系集團信息部， 指定專 人負責檢查和維修，并確認故障性質(zhì)，分清責任，并在報修單上登記修理情況。 ③硬件設備應由專人 管理，要認真做好防塵、防磁、防潮、防高溫、防火、防盜的工作，要保證設備的整齊清潔，各種軟件應固定存貯于帶鎖的可屏蔽的磁盤柜中。 （ 3）電腦硬件設備的管理 ①由 行政人事部聯(lián)系集團信息部 對電腦硬件設備進行定期維護清理。 電腦硬件設備管理 （ 1）電腦硬件設備包括電腦、打印機、掃描儀、復印機、投影儀、照 /攝像器材房地產(chǎn)公司 GMS 管理文件 17 等電腦硬件設備； （ 2）電腦硬件設備采購 ①需采購固定資產(chǎn)部門提出申請， 填寫“申購單”交 行政人事部。 ◎其它經(jīng) 行政人事部 批準并備案的軟件。 ◎辦公系統(tǒng)： office9 office20 officeXP、瑞星， IE 等。 工作程序 辦公業(yè)務網(wǎng)絡及設備使用 （ 1）辦公業(yè)務網(wǎng)由公司 行政人事部 統(tǒng)一管理；除辦公用機、業(yè)務用機外，其他部門和個人未經(jīng)批準嚴禁在辦公業(yè)務網(wǎng)上連接任何設備（包括網(wǎng)絡設備，路由設備，智能設備，服務器等）。 范圍 適用于公司機房、網(wǎng)絡設備、電腦及外設、電話系統(tǒng)及相關軟件的管理。 （ 2）固定資產(chǎn)處置收入由行政人事部統(tǒng)一收取，任何個人和 部門不得私自占有。 固定資產(chǎn)處置