【正文】 3. 在檔案室當場借。 2. 檔案管理人員接到“調(diào)卷單”，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“ 調(diào)卷 單”上填注借出日期后，將檔案交與調(diào)卷人員。 2. 保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員 應將“收（發(fā)）文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明 部分銷毀的日期。 第九條 檔卷清理 1. 檔案管理人員應隨時擦拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。 4. 1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。 2. 10年保存：（ 1）預算、決算書類；（ 2）會計憑證；（ 3）事業(yè)計劃資料； （ 4）其他經(jīng)核定須保存 10年的文書。 2. 檔夾的背脊應標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。 4. 檔號應自左而右編列，右方裝訂的檔案，應將檔號填寫于案件首頁的 左上角，左方裝訂者則填寫于右上角。 2. 檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔號并予以同號編列。 5. 檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修 改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 3. 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制“檔案分類編 號表”將所有分類 各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 第五條 檔案名稱及編號 1. 檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案 內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 5. 檔號的表示方式如下 A1A2B1B2C1C2D1E1E2 其中 A1A2為經(jīng)辦部門代號， B1B2為大類號， C1C2為小類號。 3. 同一“小類”（或細類）的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔案裝訂，并于小類（或細類）之后增設“卷次”編號，以便查考。如果因案件較多，三級分類不夠應用時須在第三級之后增設第四級“細類”。先以部門區(qū)分，部門區(qū)分之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 3. 文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。 表 23— 15 檔案目錄卡 檔號： 卷名： 本 案 文 件 目 錄 件數(shù) 收文號 來文號 發(fā)文號 頁數(shù) 備注 1 2 3 4 5 6 第三條 文件整理 點收文件后，應依下列方式整理： 1. 中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 4. 與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經(jīng)辦部門。 2. 文件如經(jīng)過抽查，應有管理部門主管的簽認。 2. 各分公司檔案分類目錄及編號原則，由各公司經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定，總管理處各部門、中心檔案則由各部門自行編定并報送總管理處。 2. 十三、 公司檔案管理制度 第一條 管理部門 1. 文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存影本。 3. 借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng) 批準不得復印檔案。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，要經(jīng)過辦公室主任批準。 5. 全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。 3. 案卷標題要簡明準確， 整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久，長期（十五年以上）短期（十五年以下）三種。 第五條 歸檔要求 1. 歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔。 7. 其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗材料。 5. 國際交流和合資企業(yè)來往文件、協(xié)議、報告和會談紀要等文件材料。 3. 公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預決算、工作總結(jié)。 第四條 歸檔 歸檔的文書包括： 1. 公司與有關單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料、由承辦單位、主辦人負責將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。 第三十五條 本制 度自印發(fā)之日起實施 十二 、 公司檔案管理辦法 第一條 依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合公司實際情況，特制訂本辦法。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。 第三十二條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫字跡要工整、清晰。 若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。卷內(nèi)目錄放在卷首。 第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。 第二十九條 卷內(nèi)文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。 第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示 與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放 在針對的第一年；立卷跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會 議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。 第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全 完整。 （五） 立卷（案卷質(zhì)量要求） 第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關部室兼 職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。 第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專兼職文書歸卷。 第二十條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。 平時歸卷 第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。 第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 第十五條 本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 第十三條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。 第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。 第九條 上級機關發(fā)來的與本 公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。 3. 承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。 第七條 各部門專（兼）職文書的職責 ，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。 1. 公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務部門才給予核報旅費。 第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。人員變動應及時通知檔案室。 （二） 文件材料的收集管理 第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。 第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。 十一、文書檔案立卷歸檔制度 （一） 總則 第一條 為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。 第十條 向公司外轉(zhuǎn)移 對于重要文件，在公司沒有特別命令時，原則上不允許攜帶、搬運至公司以外。當確認文件數(shù)量大，保管場所不 足時，應預先與總務部協(xié)商，要求給予增加或變更保管場所。 第八條 倉庫內(nèi)的保管位置 收藏文件在倉庫的位置，根據(jù)文件的數(shù)量等由總務部門決定。 2. 在特別緊急危險時。但在公司有特別指示時須遵照執(zhí)行?？倓詹吭诎仓梦募r應考慮到平時的使用頻率。 第六條 保管的主管部門 重要文件的搬出及收藏，由各業(yè)務主管部門負責實施，倉庫內(nèi)文 件的整理保管由總務部門承擔。 對前項文件進行保管時，同一內(nèi)容的系統(tǒng)文件必須按地區(qū)加以區(qū)分后保管最重要文件更應如此。上級對現(xiàn) 場保管有特別指示的時候，保管人員應根據(jù)上級指示采用相應的方法保管。 4. 各分公司保險柜存放最重 要文件、一般重要文件中的日常用部分。 2. 各業(yè)務部門保險柜存放各部室的最重要文件。 第三條 保管場所 在緊急情況下，重要文件的收藏、保管場所應按照如下規(guī)定加以保管， 但根據(jù)文件的性質(zhì)、數(shù)量及處理方法的不同亦可作適當變更。 其中最重要文件是指該文件的丟失，將給工作造成重大影響的文件；一 般重要文件是指其重要程度輕于前者的文件。 3. 一般重要文件（日常用）。 1. 最重要文件（日常用）。 表 23— 12 電話記錄傳票 來電要點 來電者 來電指名 姓名： 單位： 地址： 電話： 部門 姓名 接電話時間： 月 日 時 分 接電話者： 十、 公司重要文件保管處理規(guī)定 第一條 范圍 本公司所有重要文件的收藏、保管、處理一律按本規(guī)定擬明事項執(zhí)行。 第九條 電報電話記錄 收到電報后在“文書登記簿”上做好登記，接到電話后填寫“電話記錄傳票 ” (如下表所示 )。 第七條 回復 各部門在接到文書時，應給文秘室一個回復，表示那些需要回復的文書已經(jīng)收到。 3. 文書中一切夾帶或附有的物品，必須原樣送到當事人手中。 2. 重要文書、專遞文書或者夾有重要物品的文書，直接送交文書接受人，在接受人不在的情況下，囑托部門主管轉(zhuǎn)交。 第五條 公休日到達的文書 凡下班后或者缺席工作時間以外到達的文書，一律由值班留守人員接收，于此后第一個工作日早晨移交文秘室。 3. 標有“絕密”或“親啟”字樣的文書。 （文書接收登記簿格式如下表所示） 1. 在一般文書或送交部門的普通文書中，如果判定或者未開啟也能判斷 是重要的文書，或者夾帶重要物品的文書。 3. 對于送達各部門且不能開啟的，估計涉及內(nèi)容與事項重要的文書，以及絕密文書，只 需在封面上加蓋文秘室收發(fā)印章，注明收發(fā)日期。 第二條 處理方法 文秘室按下列規(guī)定處理所到達的文書： 1. 把公司文書與私人文書區(qū)分開來。 如果對廢除沒有疑義，應即刻予以廢除或銷毀。 第三十三條 廢除 保存期滿或 者在保存期內(nèi)沒必要繼續(xù)保存的文書，應及時予以廢除或銷毀。 3. 保存五年。 2. 保存十年，類似永久保存文件性質(zhì)。 第三十二條 保存期限 保存期限按下列規(guī)定確定： 1. 永久保存。一些不太重要的文書，不必按文書類別編輯，只需按 年度匯集成冊。 第三十條 編輯 行政室按年度把重要的、經(jīng)各部門整理編號的文書，進行匯總，分編裝訂成冊，存入檔案。對于“面呈”文書還必須在相應的備注欄目注明送交過程的要點，以及領取文書的當事人簽名蓋章。 第二十七條 轉(zhuǎn)交郵寄予面呈 送交的重要文書，必須在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈 ” 字樣印章 ,分別表示“可以由專職傳遞員以外的人員轉(zhuǎn)交 ,或在書信接受者不在的情況下留下文書 ,囑咐由指定傳遞者當面呈交的文書 ” 。在特殊情況下公司內(nèi)文書的送發(fā)與交接，由相應的部門負責。 第二十四條 保管 文書整理后，大量不重要的文件直接送總務部門保管，其他少量的重要文書，在一定的期限內(nèi) 由責任部門妥善保管。 第二十三條 整理 文書處理完結(jié)之后，按文書的符號與編號進行編輯整理。編號按年度更新。 3. 各種文書，按先后順序用自然數(shù)排 序編號。 第二十一條 文書的符號與編號按下列規(guī)定使用： 1. 表示部門名稱的符號，用部門名稱的第一個漢字，如制造部門、工藝室，用“制、工”表示。 不重要的文書，只需署上經(jīng)辦人姓名。 2. 對外廣告及宣傳，采用公司名稱。 第十八條 復印 絕密文書未經(jīng)主管認可不得擅自制作或復印副本，在特別有必要的情況下，必須注明包括正本在內(nèi)共復印多少份，送往何部門等等。 第十六條 字句 文書應以簡單明了的文體記述，采用標準的簡體漢字，避免使用艱澀的詞句。 文件柜的存放，必須選擇在發(fā)生意外時，能夠安全、迅速轉(zhuǎn)移出去，放在容易發(fā)現(xiàn)的醒目位置。 第十三條 防止拖延 文書檔案部門有責任督促有關部門處理文書指定的事項，以防止文書的處理延遲或停頓，如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象，應立即交文書檔案部門處理。 3. 在具體處理時，如果認為有必要請其他部門做出配合，并且其他部門提供配合需要一定的時間，在這種情況 下應事先征得對方的意見。 1. 凡重要事項，或者異常事項，應立即向所在部門主管做出報告，并逐級向上請示，必要情況下必須與其他部門取得聯(lián)系，等候并按照上級指示，處理文書中涉及的有關事項。 第十一條 特例 對那些并不 重要的事項 ,或者通過電話、會面等簡單形式處理的事項 , 只需要事后將處理結(jié)果的要點記錄下來即可。 （三） 文書的處理 第九條 處理原則 文書處理的基本原則是“準確”與“及時”并且明確文書處理的責任者。 所有文書的接受、轉(zhuǎn)交、登記與領取事宜，都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示。 2. 所有到達的文書，值班人員都必須一一作好登記，