【正文】 第 7 條 根據(jù)辦公用品 的 庫(kù)存情況以及消耗水平，確定訂購(gòu)數(shù)量。 公司辦公用品訂購(gòu)審批單 部門 使用人 填表時(shí)間 序號(hào) 物品名稱 規(guī)格 數(shù)量 單位 特殊要求 需求時(shí)間 訂購(gòu)原因： 26 部門主管審批意見： 簽字： 年 月 日 行政部審批意見： 簽字： 年 月 日 按財(cái)務(wù)金額 審批權(quán)限簽批 意見： 簽字： 年 月 日 第 5 條 “ 申請(qǐng)書 ” 中 要寫明所 需 物品、數(shù)量 、 質(zhì)量 和 規(guī)格。 第 2 章 辦公用品的申請(qǐng) 第 3 條 對(duì)于日常易耗品 的 申請(qǐng)，直接由申請(qǐng)部門填寫 “ 申請(qǐng)單 ” （ 如 下表 所示 ），經(jīng)主管 領(lǐng)導(dǎo) 簽字確認(rèn)后，到行政部登記領(lǐng)取。 編制人員 曾憲君 審核人員 徐亦林 批準(zhǔn)人員 黃文達(dá) 編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期 25 二 、辦公用品管理制度 制度 名稱 辦公用品管理制度 編 號(hào) YN0005 執(zhí)行部門 辦公事務(wù)組 第 1 章 總則 第 1 條 目的 為規(guī)范辦公用品的發(fā)放 流程 ， 讓員工 按照 節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦 公用品 ，特制 定 本制度 。 第 9 章 附則 第 26 條 行政部 對(duì) 本制度 擁有 解釋權(quán)。 第 8 章 辦公設(shè)備使用監(jiān)管 第 24 條 公司辦公事務(wù) 組 負(fù)責(zé)對(duì)辦公設(shè)備 的 使用情況進(jìn)行不定期檢查 。 第 22 條 辦公設(shè)備要定期養(yǎng)護(hù)，以免 因 老化 而 影響使用。 第 20 條 每天下班后， 將 傳真機(jī)設(shè)置為自動(dòng)接收 狀態(tài) ，以防止遺漏重要文件。 第 18 條 不得使用傳真機(jī)傳送個(gè)人材料，機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 后方可傳 真 。打印的文件由擬稿部門負(fù)責(zé)校對(duì)。 第 15 條 打印 、 復(fù)印文件資料要辦理審批手續(xù)，詳細(xì)填寫打印 及 復(fù)印 的 時(shí)間、標(biāo)題、份數(shù) 和 密級(jí)，經(jīng)主管批準(zhǔn)簽字后方可 進(jìn)行 。 第 13 條 禁止因私 事 撥打長(zhǎng)途電話。該表每月轉(zhuǎn)辦公事務(wù)主管審閱。 第 4 章 電話使用管理 第 10 條 電話由行政部統(tǒng)一管理，各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制使用 情況 。備份的磁盤由電腦管理員保管。使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電腦，蓋上防塵 罩。 6． 對(duì)于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電 、 繼電設(shè)施以保護(hù)電源。 4． 各部門負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真落實(shí)所轄 電腦 及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任。 2． 硬件維護(hù)人員在拆卸 電腦 時(shí)，必須采取必要的防靜電措施。 6． 任何人未經(jīng)同意，不得使用他人的電腦。 4． 數(shù)據(jù)的備份由相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人管理，備用的軟盤由專業(yè)負(fù)責(zé)人提供。 2． 任何 電腦 安裝軟件 前 ，須由相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人提出書面報(bào)告，經(jīng)部門主管同意后，由專業(yè)人員安裝。 3． 嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司機(jī)密的文件資料。 第 6 條 操作規(guī)定 1． 嚴(yán)禁在 公司 電腦上從事與 本職工作無(wú)關(guān)的事項(xiàng)。 第 3 章 電腦使用管理 第 5 條 專人專管 1． 每臺(tái)電腦指定專門人員 負(fù)責(zé)日常操作，非操作人員不得隨意上機(jī)。 職責(zé)1 安排接待來(lái)賓 處理電話、郵件 和 傳真等 組織 、 安排各類會(huì)議，撰寫和整理會(huì)議紀(jì)要 負(fù)責(zé) 收發(fā)公司 內(nèi)、外各種來(lái)往文件 協(xié)助 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 完成對(duì)外聯(lián)絡(luò)事宜，跟進(jìn)各項(xiàng)事務(wù) 性工作的 進(jìn) 層情況并及時(shí) 整理匯總 負(fù)責(zé) 有關(guān)文書資料的起草、打印、登記和存 檔等工作 協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 與公司各部門進(jìn)行 聯(lián)絡(luò)、溝通與協(xié)調(diào)，做好上傳下達(dá)工作 職責(zé)2 職責(zé)3 職責(zé)4 職責(zé)5 職責(zé)6 職責(zé)7 23 第 2 章 辦公設(shè)備購(gòu)買 第 3 條 各部門在年初部門計(jì)劃中統(tǒng)一 將 購(gòu)買 辦公設(shè)備 的費(fèi)用 列入預(yù)算，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后由辦公事務(wù) 組 統(tǒng)一購(gòu)買。 制度 名稱 辦公設(shè)備管理制度 編 號(hào) YN0004 執(zhí)行部門 辦公事務(wù) 組 第 1 章 總則 第 1 條 目的 為了保證公司電話、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī) 和 傳真機(jī)等辦公設(shè)備 的 正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備 的 工作效率和使用效率 ， 特制定本制度。 其主要職責(zé)如圖 33所示。 其主要職責(zé)如圖 32 所示。其主要職責(zé)如圖 31 所示。 編制人員 曾憲君 審核人員 徐亦林 批準(zhǔn)人員 黃文達(dá) 編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期 第三節(jié) 前臺(tái)接待管理表格 一、 客人來(lái) 訪登記表 1． 客人來(lái)訪登記表（一） 年 月 日 序號(hào) 姓名 所在單位 來(lái)訪人數(shù) 是否預(yù)約 被訪人 事由 時(shí)間 備注 姓名 部門 到達(dá) 離開 1 2 3 ? 編制： 審核： 18 2． 客人來(lái)訪登記表（二） 來(lái)訪人 姓名 來(lái)訪人 單位 來(lái)訪 時(shí)間 接待人 接待 內(nèi)容 簡(jiǎn)況 處理意見： 處理結(jié)果： 編制： 審核： 二、函件收發(fā)登記表 1． 信函與快件寄送登記表 日期 寄 送 部門 編號(hào) 數(shù)量 密級(jí) 送達(dá)單位 接收人 寄 送 人 （簽字） 編制： 審核： 2． 信函與快件簽收登記表 日期 來(lái)件 單位 編號(hào) 數(shù)量 密級(jí) 接受部門 簽收人（簽字） 編制： 審核： 19 三、前臺(tái)接待日志表 1． 接待工作日記表 日期 記錄人 考 勤 記 錄 姓名 簽到時(shí)間 姓名 簽到時(shí)間 收發(fā)記錄 接待記錄 電話記錄 備注 編制： 審核： 2． 來(lái)電備忘錄 日期： 年 月 日 序號(hào) 來(lái)電單位 /人 聯(lián)系方式 來(lái)電事由 被訪人 處理結(jié)果 備注 1 2 3 編制： 審核： 20 第三章 辦公事務(wù)管理 第一節(jié) 辦公事務(wù)崗位職責(zé) 一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé) 辦公事務(wù)主管負(fù)責(zé)對(duì)日常行政事務(wù)進(jìn)行計(jì)劃安排、組織實(shí)施、信息 溝通、協(xié)調(diào)控制及檢查總結(jié)等方面的工作。 第 4 章 附則 第 13 條 行政部 對(duì) 本制度 擁有 解釋權(quán)?！澳谩?， “請(qǐng)” ， “謝謝”等詞語(yǔ)應(yīng)不離口。必要時(shí)，應(yīng)詢問對(duì)方是否方便，在對(duì)方方便的情況下再開始交談。 第 3 章 撥打電話管理 第 10 條 前臺(tái)工作人員應(yīng)在打電話前準(zhǔn)備好通話內(nèi)容，若怕遺漏，可擬出通話要點(diǎn)，理清 講 話順序，備齊與通話內(nèi)容有關(guān)的文件和資料。 第 9 條 當(dāng) 接聽人員 正在通電話 而 又 有 客人來(lái)訪時(shí)，原則上應(yīng)先招待來(lái)訪客人，此時(shí)應(yīng)盡快 向 通話對(duì)方致歉，得到許可后掛斷電話。 5． 我再重復(fù)一遍，您看對(duì)不對(duì) ？ 6． 請(qǐng)您再查證一下 ，好嗎？ 7．好的，再見！ 17 重對(duì)方，也是提醒對(duì)方。 第 8 條 禮貌掛斷電話 通話完畢后， 接聽人員 可以詢問對(duì) 方：“ 請(qǐng)問 還有什么事嗎？”或者“還有什么要吩咐 的 嗎？”既 是 尊1． 您好， 御諾國(guó)際集團(tuán) 公司。 （ 2）電話接聽完畢之前， 接聽人員 不要忘記復(fù)誦一遍來(lái)電要點(diǎn)，防止 由于 記錄錯(cuò)誤或者偏差而 引起 誤會(huì)。 （ 3）若來(lái)電者要找的人暫時(shí)不在辦公室， 接聽人員 應(yīng)向來(lái)電者說明情況，并詢問其來(lái)電事由 ， 是否可以轉(zhuǎn)告等，避免 貽誤 重要事情。 第 6 條 謹(jǐn)慎接聽電話 1．轉(zhuǎn)接電話 （ 1） 對(duì)于 任何要求轉(zhuǎn)接到管理者 的 電話 ，接聽人員 必須首先轉(zhuǎn)到相關(guān) 人員 的秘書或助理那里，以避免公司領(lǐng)導(dǎo)被 某些 無(wú)關(guān)緊要的電話打擾。 16 第 5 條 保 持愉快心情 接聽電話時(shí)，態(tài)度應(yīng)熱情、謙和、誠(chéng)懇，語(yǔ)調(diào)應(yīng)平和 ， 音量要適中，避免語(yǔ)氣過于生硬。 3． 接聽電話 時(shí) ， 接聽人員 首先應(yīng)該說：“您好！ ” 接著 報(bào) 出自己的工作單位及姓名 ， 一為禮貌，二為幫助對(duì)方確認(rèn)自己 是否 撥錯(cuò)電話號(hào)碼。如果超過 三 聲再接電話， 接聽人員 必須先說：“對(duì)不起”或“對(duì)不起，您久等 了 。 第 2 條 適用范圍 本制度適用于公司 所有 接待人員 。 編制人員 曾憲君 審核人員 徐亦林 批準(zhǔn)人員 黃文達(dá) 編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期 三、前臺(tái)電話接聽管理制度 以下是某公司前臺(tái)電話接聽管理制度，供讀者參考。 第 9 條 接待 人員經(jīng) 過 初步判斷， 如果 不能直接回答，應(yīng)使用 “ 讓我 看看他是否在 ” 等言辭，及時(shí)與相關(guān)人員溝通，最后決定是否安排接待。 第 7 條 如果 預(yù)約來(lái)訪人員 要找的負(fù)責(zé)人不在， 接待人員 要明確 告知 負(fù) 責(zé)人的 去向 及 回公司 的 時(shí)間 ， 15 請(qǐng) 來(lái)訪人員 留下電話、地址， 并 明確是 來(lái)訪人員 再次來(lái) 公司 ，還是 本公司人員 回訪 來(lái)訪者 單位 。 4．對(duì)于來(lái)公司學(xué)習(xí)培訓(xùn) 的 人員，由行政部協(xié)助相關(guān)部門安排接待。 2．對(duì)于貴賓， 應(yīng) 由 具體接待者 安排接待地點(diǎn)。如客人 誤 坐下座， 接待人員 應(yīng)請(qǐng)客人改坐上座 第 5 條 安排時(shí) 接待地點(diǎn)， 接待人員 主要遵循以下原則。 引導(dǎo)規(guī)范表 引導(dǎo)方法 詳細(xì)說明 在走廊的引導(dǎo)方法 接待人員在客人 兩 三步之前，配合步調(diào)， 請(qǐng) 客人走在內(nèi)側(cè) 在樓梯的引導(dǎo)方法 當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時(shí)，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面 ； 若是下樓時(shí)，應(yīng)由接待人員走在前面，客人 走 在后面 。 第 2 章 人員 來(lái)訪接待 第 3 條 接待預(yù)約來(lái)訪人員 時(shí) ， 接待人員 應(yīng) 禮貌大方、熱情周到 。 編制人員 曾憲君 審核人員 批準(zhǔn)人員 編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期 二、來(lái)訪人員接待管理制度 14 制度 名稱 來(lái)訪人員接待管理制度 編 號(hào) YN0002 執(zhí)行部門 全體員工 第 1 章 總則 第 1 條 目的 為規(guī)范前臺(tái)接待 人員 對(duì)來(lái)訪人員的接待行為，提 高 接待效率，樹立公司形象，特制定本制度。 第 4 章 附則 第 8 條 行政部 對(duì) 本 規(guī)范擁有 解釋權(quán)。 第 3 章 違紀(jì)處理 第 6 條 前臺(tái) 接待 人員如違反本 規(guī)范 ， 公司將 視情節(jié) 提出 批評(píng)、書面警告 。 前 臺(tái) 接待人員 手勢(shì)禮儀要求表 手勢(shì)禮儀要求 詳細(xì)說明 大小適度 手勢(shì)的上界一般不超過對(duì)方的視線，下界不低于自己的胸區(qū)，左右擺的范圍應(yīng)在人的胸前或右方。 4．手勢(shì)要求 前臺(tái)接待 人員 可通過手勢(shì)， 表達(dá)介紹、引領(lǐng)、請(qǐng)、再見等含義。 （ 3） 靠道路的右側(cè)行走，遇到同事要主動(dòng)問好 ； 上下樓梯時(shí)，應(yīng) 讓 長(zhǎng) 者、女士先行 。 3．走姿要求 （ 1）走路時(shí) 頭正頸直，上身挺直，挺胸收腹 ， 兩臂收緊，前后 自然 擺動(dòng)，前擺稍向里折約 35 度，后擺向后約 15 度 。身體不能在座位上來(lái)回晃動(dòng)。 （ 4） 坐姿應(yīng)盡量 保持 端正 ， 身體 不要前傾或后仰， 雙肩齊平 。 （ 2） 雙 腿、 雙