【正文】 1每周一提交上周工作總結(jié)和本周工作計(jì)劃。 1根據(jù)公司年度行政預(yù)算及庫(kù)存情況進(jìn)行辦公用品、辦公設(shè)備的采購(gòu)，超出預(yù)算的支出需經(jīng)部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部總監(jiān)批準(zhǔn)后方可 采購(gòu)。 負(fù)責(zé)會(huì)議室與活動(dòng)中心的管理工作。 配合行政部經(jīng)理做好年度行政預(yù)算工作。 負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的管理。 按管理規(guī)定和作業(yè)流程及時(shí)完成公司人員的名片印制。 有效合理的安排公司員工用車， 以提高員工的工作效率。 行政助理工作概述： 制定和完善公司的行政管理制度，使公司的管理更加規(guī)范、合理；合理安排車輛調(diào)度；員工日常行為的督導(dǎo)；辦公區(qū)域的管理；日常行政事務(wù)的管理。 3. 業(yè)績(jī)方面：領(lǐng)悟上級(jí)主管的意圖，工作高效率，有服務(wù)意識(shí)，工作環(huán)節(jié) “ 零缺陷 ” 。 比如工作內(nèi)容為 : 人事檔案管理 人事考核作業(yè) 員工教育培訓(xùn) 作息考勤管理 獎(jiǎng)懲辦法的執(zhí)行 各類公告的發(fā)布 招聘、錄用、升遷、離退職的辦理 各項(xiàng)規(guī)章制度監(jiān)督與執(zhí)行 協(xié)助經(jīng)理制訂公司各項(xiàng)管理制度及業(yè)務(wù)計(jì)劃 全面組織及督導(dǎo)店員的銷售工作 1辦公用品的預(yù)算及購(gòu)買 應(yīng)具備的條件： 1. 工作態(tài)度：必須對(duì)企業(yè)的背景、企業(yè)所在行業(yè)及市場(chǎng)的定位、企業(yè)行政管理系統(tǒng)及企業(yè)文化有所了解。 協(xié)助行政部經(jīng)理完成公司行政事務(wù)工作及部門內(nèi)部日常事務(wù)工作 協(xié)助審核、修訂公司各項(xiàng)管理規(guī)章制度，進(jìn)行日常行政工作的組織與管理 各項(xiàng)規(guī)章制度監(jiān)督與執(zhí)行 參與公司績(jī)效管理、考勤等工作 獎(jiǎng)懲辦法的執(zhí)行 協(xié)助行政部經(jīng)理進(jìn)行內(nèi)務(wù)、安全管理，為其他部門提供及時(shí)有效的行政服務(wù) 會(huì)務(wù)安排：做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議記錄和會(huì)后內(nèi)容整理工作 負(fù)責(zé)公司快件及傳真的收發(fā)及傳遞 參與公司行政、采購(gòu)事務(wù)管理 負(fù)責(zé)公司各部門辦公用品的領(lǐng)用和分發(fā)工作 1做好材料收集、檔案管理、文書起草、公文制定、文件收發(fā)等工作 1 對(duì)外相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)接待，對(duì)內(nèi)接待來訪、接聽來電、解答咨詢及傳遞信息工作 35 1 協(xié)助辦理面試接待、會(huì)議、培訓(xùn)、公司集體活動(dòng)組織與安排，節(jié)假日慰問等 1 協(xié) 助行政部經(jīng)理做好公司各部門之間的協(xié)調(diào)工作 （另外解釋 ） 文員是行政、人事的初級(jí)階段。 總之 ，寫好會(huì)議紀(jì)要并不是多難的工作，做事就怕認(rèn)真，只要認(rèn) 34 認(rèn)真真地，把功夫做足了就不怕寫不出好的會(huì)議紀(jì)要來！ 行政部經(jīng)理助理崗位職責(zé) 職位名稱：行政助理 所屬部門：行政部 直屬上級(jí)：行政經(jīng)理 行政助理主要是協(xié)助行政經(jīng)理開展工作。 ３、勤動(dòng)手 — 會(huì)中認(rèn)真做好記錄，會(huì)后及時(shí)撰寫紀(jì)要，切忌會(huì)中不認(rèn)真記錄，會(huì)后不及時(shí)整理紀(jì)要。然后對(duì)照會(huì)議記錄再檢查一遍，看看是否有漏記的內(nèi)容。如代表會(huì)議某一精神的重要意見必須在紀(jì)要中體現(xiàn)但不好歸納在全文中的某一條或某一大標(biāo)題下，獨(dú)立成段又沒有合適的標(biāo)題，這種情況就可以以 “ 會(huì)議認(rèn)為 ” 、 “ 會(huì)議指出 ” 為導(dǎo)語引出并獨(dú)立成段。又如對(duì)于參與某項(xiàng)工作的人員范圍、人數(shù)等難以表述可以以 “ 相關(guān)人員 ” 或 “ 有關(guān)人員 ” 來表達(dá)。對(duì)于不宜公開或有不好影響的觀點(diǎn)言辭可以刪除不記；對(duì)于言辭激烈的觀點(diǎn)可以以較溫和的詞句替代表達(dá)；對(duì)于難以量化或精確 或表述的事項(xiàng)、意見要善于運(yùn)用模糊語言。 三、講究語言技巧 撰寫會(huì)議紀(jì)要必須注意語言的使用技巧。所以，在動(dòng)筆之前，要對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行詳細(xì)地歸納整理，刪繁就簡(jiǎn)?！?紀(jì)要 ” ，顧名思義就是 “ 紀(jì)其主要 ” 因此，在內(nèi)容上要有詳略重點(diǎn)，不能過于羅嗦繁雜。這樣在落筆行文時(shí)才能夠 “ 統(tǒng)籌全局駕馭全篇 ” ，體現(xiàn)“ 要旨 ” ！才能夠確保所要傳達(dá)的會(huì)議精神和部署的事項(xiàng)不 “ 失真 ”不 “ 跑調(diào) ” 。由于筆者經(jīng)常撰寫會(huì)議紀(jì)要，時(shí)間久了，總結(jié)出幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)現(xiàn)筆錄于下以資交流。 關(guān)于撰寫會(huì)議紀(jì)要的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn) 會(huì)議紀(jì)要作為一種反映會(huì)議基本情況和精神的紀(jì)實(shí)性公文，有著傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和重要精神的作用。會(huì)議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。 （五）、會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要的區(qū)別 會(huì)議紀(jì)要有別于會(huì)議記錄。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國(guó)際上通用的符號(hào)代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外 語符號(hào)代替某些詞匯，等等。省略詞語和句子中的附加成分，比如 但是 只記 但 ，省略較長(zhǎng)的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會(huì)后查補(bǔ)。 三省，即在記錄中正確使用省略法。就記一句話來說，要記這 句話的中心詞，修飾語一般可以不記。 二要，即擇要而記。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。 （四）、會(huì)議記錄的寫作技巧 32 一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。會(huì)議記錄一般不宜公開發(fā)表，如需發(fā)表，應(yīng)征得發(fā)言者的審閱同意。 四、記錄會(huì)議的結(jié)果，如會(huì)議的決 定、決議或表決等情況。某些特別重要的會(huì)議或特別重要人物的發(fā)言，需要記下全部?jī)?nèi)容。 記錄發(fā)言可分摘要與全文兩種。會(huì)議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點(diǎn)。 31 如果某些重要的會(huì)議，出席對(duì)象來自不同單位，應(yīng)設(shè)置簽名簿，請(qǐng)出席者簽署姓名、單位、職務(wù)等。 二、詳細(xì)記下會(huì)議主持人、出席會(huì)議應(yīng)到和實(shí)到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名。 會(huì)議結(jié)束，記錄完畢，要另起一行寫 散會(huì) 二字，如中途休會(huì)，要寫明 休會(huì) 字樣。 對(duì)于發(fā)言的內(nèi)容，一是詳細(xì)具體地記錄，盡量記錄原話，主要用于比較重要的會(huì)議和重要的發(fā)言。另一部分是會(huì)議的內(nèi)容，要求寫明發(fā)言、決議、問題。筆錄也常常要借助音錄、像錄，以之作為記錄內(nèi)容 29 最大限度地再現(xiàn)會(huì)議情境的保證。若需要留下包括上述內(nèi)容的會(huì)議記錄則要靠“ 錄 ” 。略記是記會(huì)議大要，會(huì)議上的重要或主要言論。 會(huì) 議記錄－格式與范文 在會(huì)議過程中，由記錄人員把會(huì)議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來，就形成了會(huì)議記錄。這種寫法能比較如實(shí)地反映與會(huì)人員的意見。 （三）發(fā)言提要法。這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，內(nèi)容相對(duì)全面，問題也說得比較細(xì)，常常包括對(duì)目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標(biāo)、任務(wù)、政策措施等的闡述。 （二）分項(xiàng)敘述法。這種寫法多用于召開小型會(huì)議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對(duì)短小。根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法： （一）集中概述法。開頭第一部分一般應(yīng)寫明會(huì)議概況，包括會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間、地點(diǎn)、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會(huì)議議程和進(jìn)行情況以及對(duì)會(huì)議的總體評(píng)價(jià)等。工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議和座談會(huì)的紀(jì)要，往往還要寫出經(jīng)驗(yàn)、做法、今后工作的意見、措施和要求。 （二）會(huì)議的精神和議定事項(xiàng)。 （一）會(huì)議概況。二是召開會(huì)議的機(jī)關(guān)加內(nèi)容加紀(jì)要，如《省經(jīng)貿(mào)委關(guān)于企業(yè)扭虧會(huì)議紀(jì)要》。文書案卷的歸檔，既能保證本機(jī)關(guān)的檔案完整，便于查找利用，又可為黨和國(guó)家積累檔案財(cái)富。文件檢索工具的編制是公文處理部門在文件材料立卷后進(jìn)行的一項(xiàng)重要工作，主要有文號(hào)索引、文件分類目錄等。案卷目錄的項(xiàng)目有： “ 案卷號(hào)、案卷題名 ,頁數(shù)、保管期限、備注 等。案卷目錄是案卷的名冊(cè)，是查找利用檔案的一種最基本的工具。 案卷組合和編目成卷工作完成以后，公文處理部門應(yīng)根據(jù)歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，井按照歸檔制度將案卷目錄、檢 索工具同所有案卷一起向機(jī)關(guān)檔案室移交。 案卷裝訂的要求是；整齊、牢固，不影響閱讀。它是進(jìn)行手工檢索的基本條件 ,也是實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)檢索與儲(chǔ)存的基礎(chǔ)性工作。這些工作的完成標(biāo)志著整個(gè)公文立卷工作的基本完成。它是案卷封面上最重要的項(xiàng)目，也是以后編制檔案工作的主要依據(jù)，擬寫案卷標(biāo)題是文書工作人員、檔案管理人員的一項(xiàng)基本功。卷內(nèi)文件在系統(tǒng)排列以后，應(yīng)當(dāng)用阿拉伯 數(shù)字給卷內(nèi)文件編頁號(hào)，以固定它們的排列順序，這樣就便于統(tǒng)計(jì)和保護(hù)文件。年終進(jìn)行調(diào)整定卷是機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一項(xiàng)非常重要的工作。它是文書案卷整理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是整個(gè)公文立卷工作中的一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)。包括編目成卷和移交歸檔等項(xiàng)內(nèi)容。所謂平時(shí)立卷工作是指機(jī)關(guān)的公文立卷人員根據(jù)已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的有關(guān)條款歸人卷內(nèi)。立卷類目的結(jié)構(gòu)主要由類名和條款兩部分組成。它 26 大體上可分為綜合的立卷類目、分編的立卷類目?jī)煞N。 五、公文立卷的準(zhǔn)備工作包括事先編制好立卷類目、堅(jiān)持做好平時(shí)立卷工作兩方面的內(nèi)容。根據(jù)文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。公文立卷的基本方法可以概括為：遵循公文立卷的原則與要求，科學(xué)地選用公文中的某些特征作為立卷標(biāo)準(zhǔn)，把文件組合成案卷。 四、公文立卷的原則可表述為 ,“ 保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值 ,便于保管和利用 ” 。其中，建立和健全文書部門立卷制度是組織好立卷工作首先要解決好的一個(gè)問題。 三、公文立卷工作的組織。 二、案卷，是指有關(guān)某一問題或某項(xiàng)工作活動(dòng)的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體。 第十二章 公文立卷工作 一、公文立卷，是指機(jī)關(guān)文書部門將已經(jīng)辦理完畢的．具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。公文的用印是指在印好的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。公文的繕 印是對(duì)已簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印制。它是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。它也是公 25 工處理工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)之一。公文擬稿是發(fā)文辦堙的第一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也是整個(gè)公文處理工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)之一。發(fā) 文辦理，就是指文從擬稿到印制發(fā)出的整個(gè)運(yùn)行過程。 公文的注辦是對(duì)公文承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡(jiǎn)要說明。催辦工作一般有對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)外催辦兩種情況。它直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機(jī)關(guān)工作的效率。公文的擬辦是指對(duì)來文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。公文的分發(fā)亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)準(zhǔn)確地將收來的文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。登記的原則是方便文件的運(yùn)轉(zhuǎn)和 管理。簽收后，文件的拆封是文書人員的職責(zé)。 公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。收文辦 理是指文書部門收到文件材料后，在機(jī)關(guān)內(nèi)部及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過程。公文辦理程序包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個(gè)部分。④集中統(tǒng)一，加強(qiáng)管理；⑤實(shí)事求是，遵規(guī)守紀(jì)；⑥精簡(jiǎn)文件 ,提高效率。 六、公文處理工作的具體要求可以概括為 :①準(zhǔn)確周密，確保質(zhì)量 。 (4)機(jī)關(guān)辦公駐 地是集中還是分散以及距離的遠(yuǎn)近。 (2)機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。 五、公文處理工作的組織形式可分為兩種類型；集中形式和分工形式。 (3)從上下級(jí)的關(guān)系來說，上級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳 (室 )負(fù)有責(zé)任對(duì)其下屬的機(jī)關(guān)，單位的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。1)從全國(guó)來說，由中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳分別負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作。 23 三、就一個(gè)機(jī)關(guān)而言，它的公文處理工作不像機(jī)關(guān)的人事、財(cái)務(wù)等職能部門一樣，設(shè)立某一機(jī)構(gòu)負(fù)起全部的責(zé)任 ,或者各機(jī)構(gòu)自上面下地形成一個(gè)垂直領(lǐng)導(dǎo)的獨(dú)立體系 ,各機(jī)關(guān)公文處理機(jī)構(gòu)的設(shè)置，要視機(jī)關(guān)規(guī)模的大小、工作任務(wù)的繁簡(jiǎn)、公文數(shù)量的多少而定。公文處理工作的作用與公文的作用是有區(qū)別的，公文處理工作的作用主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環(huán)節(jié)對(duì)機(jī)關(guān)工作所發(fā)揮的作用，這種作用主要表現(xiàn)為：助手作用、紐帶作用和查考作用。公文處理工作具有政治性、時(shí)限性、機(jī)要性和規(guī)范性的特點(diǎn)。 第十章 公文處理工作 一、在機(jī)關(guān)秘書部門的工作活動(dòng)中，公文處理工作是一項(xiàng)最主要、最大量。提案的寫作格式一般包括標(biāo)題、案由、提案人、