xx集團(tuán)公司檔案管理制度(參考版)
2025-02-13 06:01本頁面
【正文】 每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新文件索引，以便查找。 歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進(jìn)行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。 定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過窄或有字 跡的資料，要用紙加以襯邊。 第 六 章 、 附則 第十九條、 本制度 最終解釋權(quán)、修改權(quán)歸泛海集團(tuán)辦公室， 第二十條、 本制度 從發(fā)布 之日起 實(shí)施 。 二 、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務(wù)的思想，主動，準(zhǔn)確，迅速地為利 用者提供檔案資料。 《檔案移交 登記表 》 一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。 第十七條、 移交 手續(xù) 一、 需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交 登記表 》 ， 報公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。 二、 保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項；正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者?！稒n案銷毀 登記表 》需注明：銷毀檔案 目錄 、公司負(fù)責(zé)人意見、銷毀時間。如有其他人 借閱同一 檔案時，應(yīng)變更 借閱 登記，不得私自授受。 五、 借閱 人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需 借閱部門負(fù)責(zé)人書面請示，經(jīng) 辦公室主任 批準(zhǔn) 。 三、 檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后， 檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄 。 第 五 章 、 檔案 日常 管理 第十五 條 、 借閱 手續(xù)： 一、 各部門經(jīng)辦人員因需要 借閱 檔案時，應(yīng) 由 其部門 負(fù)責(zé)人出示書面借閱 單 向檔案員 借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字 。 一、 永久保存： （ 1）公司章程 、合同 （ 2）股東名冊 （ 3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則 （ 4）董事會及股東會記錄 （ 5）財務(wù)報表 （ 6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件 （ 7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證 （ 8）工程設(shè)計圖 （ 9）公司規(guī)章制度 （ 10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書 二 、 10 年
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