【正文】 （ 6）校對；指將文件的謄寫稿、打。（ 4）編號；已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘 人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號。 答： （ 1）擬稿；（ 2）核稿；是指以擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實。 10. 文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文 ,需要一系列程序即為發(fā)文處理過程。對必必要的會議和活動，文員要替上司委婉地謝絕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示。上司不能接的電話，要另約時間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。 主要的擋駕法有： （ 1）電話擋駕。 8. 什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？ 答： 文員的擋駕方法是指：對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出門阻擋或謝絕。接受指示后，要不失時機地貫徹實施。必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點。 (3)文員要善于領(lǐng)會上司意圖，按上司意圖辦事。 6. 什么是受意 ?受意有幾種 ?辦公室人員應(yīng)怎樣運用受意方法 ? 答： (1)受意是文員接受和領(lǐng)會上司意圖。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。處理信伺：應(yīng)該按 照 分級負責、歸口辦理 的原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位 (人 )以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。39。 (3)認真閱讀。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。 (2)及時拆封。 (10)抄送單位、印發(fā)說明。 (8)注釋、閱讀 (發(fā)送 )范圍。 (6)正文、附件。 (4)公文標題。 (2)密級、緊急程度。 4. 公文的完全格式包括 哪幾項 ?請寫出這些項目。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說服； (5)主動發(fā)問，了解對方的想法，對方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等； (6)以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用另對方反感的言詞； (7)讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產(chǎn)生興趣（讓對方認同自己）； (8)不可傷害對方的自尊心。 四 、簡答題 1. 按照 2021 年《國務(wù)院行政機關(guān)公 文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ 答： （ 1） 命令 （ 令 ）； （ 2）決定； （ 3）公告；通告；（ 4）通知；通報； （ 5）議案；（ 6）報告；（ 7）請示；（ 8）批復(fù)；意見；（ 9）函；（ 10）會議紀要。加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項詳細登記。 16. 總經(jīng)理把保管單位公章和蓋卬的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？ 答： 小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi)，鑰匙內(nèi)，鑰匙隨身攜帶 。（ 4）公司印 章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)。 15. 小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各 種文件柜，儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒．各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復(fù)印紙 (2 刀 )，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢谩ｋS時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫。（ 6）安排差旅費。通過航空公司出版的兩重性計劃手冊或旅行社代辦人信息。把上司作商務(wù)兩重性時需要帶的用品列出清單。（ 3）為商務(wù)洽談收集資料。（ 2）制定約會計 劃。 (4)把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記 錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。 13. 文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作 ? 辦公室管理 第 16 頁（共 22 頁） 答： (1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認識。（ 3）對發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時間有限。 12. 文秘人員如何主持會議？應(yīng)注意哪些細節(jié)？ 答： （ 1）文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個完整結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡略記下發(fā)言的要點。 (8)文秘人員應(yīng)準備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。 (6)贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標價，并 應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下。 (4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可。 11. 文秘人員經(jīng) 常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做 ? 答： (1)在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等； (2)還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等； (3)在日歷上應(yīng)該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。他們介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價格低得離譜；公司經(jīng)營時間不長；個人或公司沒有通信地址，或電話號碼有疑問。如果來訪者是男生，女文員應(yīng)招男的幫忙；如果是女生，女文員可能會使她平靜下來；如果不行，招一個成熟的女同事來幫忙。悄悄地告訴老板，打電話給保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來訪者直接沖突?？杀ＷC：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)（但要注意禮貌）地反復(fù)進行解釋 并提出建議。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案 ? 答： （ 1）接受任務(wù)（ 2）了解來賓（ 3）制訂計劃（ 4）預(yù)訂食宿（ 5）歡迎來賓（ 6）商議日程（ 7）禮節(jié)性拜訪（ 8）宴請（ 9）正式會談（ 10）簽訂協(xié)議書（ 11）陪同參觀游覽（ 12）互贈禮品（ 13）歡送來賓（ 13）接待小結(jié)。 9. 上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)人股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺 的產(chǎn)品。主任方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應(yīng)注明席次號。請柬一般要提前一至二周發(fā)出。（ 5）寄法請柬。（ 4）擬訂菜單。（ 3）會場的選擇。（ 2）確定時間。小胡 應(yīng)該怎樣設(shè)計？ 答 ： 來電單位 來電號碼 來電者姓名 分機 來電時間 年 月 日 時 分 手機 內(nèi)容摘要 上司指示 處理結(jié)果 記錄人 7. 某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應(yīng)該如何做好準備，要做哪些工作？ 答： （ 1）客人的選擇。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（ 7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（ 8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（ 9）關(guān)緊門窗并上鎖；（ 10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。 5. 某個下雨天，在利達公司召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。 30247。 8) (3)S參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為 2． 5 元。 n+后勤開支 (2)G參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為 10 元， (2400247。請計算會議的成本。參加會議人員月平均工資為 2400 元，其他收入 600 元，假設(shè)一個月工作30 天、一天 工作 8 小時。他應(yīng)該考慮哪些問題？ 答： （ 1）會議的名稱： （ 2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（ 3）日期、時間（開始到結(jié)束 的預(yù)定時刻）；（ 4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）； （ 5）議題（或者議事日程）；（ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號碼等；（ 7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（ 8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應(yīng)備的資料等。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案 ? 答： (1)接受任務(wù)； (2)了解來賓； (3)制訂計劃； (4)預(yù) 訂食宿； (5)迎接來賓； (6)商議日程； (7)安排會談； (8)陪同參觀； (9)送別客人； (10)接待小結(jié)。 （√） 三 、設(shè)計題 1. 安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)人股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。 （） 84. 值班人 員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。 （） 82. 用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放入嘴里，或用舌頭去舔。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。如果上司不加辦公室管理 第 13 頁（共 22 頁） 采用，應(yīng)說服上司。 （） 78. 宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。 （） 76. 小辦公室的優(yōu)點是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。請?zhí)现付ù?黑領(lǐng)結(jié) ，便表示穿無尾正式禮服。 （） 73. 文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。 （√） 71. 文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹 。 （√） 69. 文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)隨時隨地進行。（√） 67. 文員應(yīng)有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。 （） 65. 文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了， 做過某項工作 和完成某項工作 是完全相同的。 （√） 63. 文員對于在值班期間 發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。 （） 61. 文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（） 60. 文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。 （） 58. 文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為 歸檔 ，有歸檔范圍和要求，但 沒有期限。 （√） 56. 文秘