大學(xué)后勤管理處公文資料管理辦法--(參考版)
2025-04-03 23:49本頁(yè)面
【正文】 十一、文件管理流程設(shè)計(jì) 根據(jù)文件、文書(shū)目錄整理需要?dú)w檔的檔案排序整理，編制編目存檔借閱清退 內(nèi)部文件管理流程：起草文件審查編號(hào)審批、簽發(fā)打印文件下發(fā)文件文件存檔更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)借閱清退審批銷毀 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存檔清退文件存檔文件銷毀 借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)批準(zhǔn)借閱清退文件存檔文件銷毀 第 8 頁(yè) 共 8 頁(yè)。 根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)行政部簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。半年一小清，年終一大清。 綜合管理部對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。 急件或涉及商業(yè)機(jī)密的傳真應(yīng)由專人處理。 凡寄至公司的文件、傳真等，由綜合管理辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。 收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由行政部負(fù)責(zé)執(zhí)行。 公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命以及向政府有關(guān)部門的請(qǐng)示、報(bào)告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。 文件須有文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，部門負(fù)責(zé)人簽名、標(biāo)定日期和密級(jí)。 公司對(duì)內(nèi)公開(kāi)文件由行政部負(fù)責(zé)起草和審核，總裁簽發(fā)。有領(lǐng)導(dǎo)批示的，還應(yīng)附批示件。 八、根據(jù)文件屬性、類別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息。 六、文件管理的范圍包括：文書(shū)管理范圍包括：一般性文書(shū)(通知、公告、提案意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、人事專員發(fā)文文書(shū)(學(xué)習(xí)資料、各類簡(jiǎn)報(bào))、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、各類合同文件以及其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書(shū)資料。 四、各單位、各部門自行打印的涉及公司權(quán)益的外發(fā)文稿必須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字，交綜合管理部審核后發(fā)送。 三、公司公文的發(fā)行由公司總裁辦公室負(fù)責(zé)。除通知外，一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式，但必須標(biāo)有頁(yè)眉頁(yè)腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書(shū)具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。 檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。
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