【正文】 會議紀(jì)要屬公司內(nèi)部重要文件，具有一定保密性，未經(jīng)批準(zhǔn)不得外傳。中心秘書/項目秘書填寫《傳真發(fā)送登記表》（見附件 12）簽字確認(rèn)發(fā)送。 收到不屬于自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的傳真應(yīng)及時退還給行政中心。登記后的傳真在半小時內(nèi)通知中心/項目秘書領(lǐng)取，并在《傳真接收登記表》上簽收，由中心/項目秘書送達相關(guān)責(zé)任人?！秲?nèi)部傳送單》是項目部各業(yè)務(wù)單元之間需相 9 互征求意見、協(xié)辦、審核、批準(zhǔn)的書面記錄。 聯(lián)系單必須由中心／項目秘書（現(xiàn)場資料員）傳送并辦理簽收手續(xù)。工作聯(lián)系單收文流程詳見流程 5。 內(nèi)部聯(lián)系單由項目秘書按流水號存檔，并實時填寫電子目錄進行登記。 聯(lián)系單管理 內(nèi)部傳送單管理 當(dāng)項目組內(nèi)某部門由于內(nèi)部或外部原因需變更某合同內(nèi)容時，填寫第一欄意見，并按項目有關(guān)程序、確定需征求意見、協(xié)辦、審核、批準(zhǔn)的后續(xù)各部門/人員，后續(xù)部門/人員可以是一個部門/人員，也可以是多個部門/人員。 網(wǎng)新機電制定的各種規(guī)章制度等管理文件將下發(fā)到各子公司，子公司據(jù)此可結(jié)合本公司的具體情況制定相應(yīng)的管理制度文件或參照執(zhí)行。非本公司或子公司員工不得查閱和復(fù)印。存檔備案的原件不做銷毀處理。 管理文件的廢止流程 已實施的管理文件，若在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)已不適應(yīng)網(wǎng)新機電或子公司的業(yè)務(wù)發(fā)展，需要廢止，應(yīng)由網(wǎng)新機電或子公司業(yè)務(wù)中心組織填寫管理文件廢止申請表（見附件 7），寫清廢止理由，并在廢止理由欄目簽字確認(rèn)。 若管理文件經(jīng)多次修改，已影響其識別、公司管理職能發(fā)生規(guī)模性調(diào)整，現(xiàn)有管理文件已不能通過局部修改體現(xiàn)管理效能時，可通過回收原有管理制度，進行改版。 管理文件的修訂或改版流程 已簽發(fā)實施的所有規(guī)范管理文件，由運營管理中心每年定期進行評審。根據(jù)抄送機關(guān)和部門郵件回執(zhí)情況由行政中心填寫管理文件閱讀登記表。 管理文件的發(fā)放流程 6 運營管理中心為管理文件發(fā)放的責(zé)任部門。 非機密管理文件應(yīng)以公告板和網(wǎng)上公告的方式發(fā)布，機密管理文件應(yīng)以書面方式發(fā)給當(dāng)事人或部門。文件編制中心依據(jù)審核意見組織修改。 各體系中心負(fù)責(zé)本中心管理文件的編制或修改，本中心總經(jīng)理負(fù)責(zé)審核，審核后的管理文件初稿交由運營管理中心進行賦號,并填寫《文件會簽單》。 涉及到多中心管理事項的文件，應(yīng)由編制文件的主管中心牽頭，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、確保其內(nèi)容合理、不漏項。內(nèi)發(fā)公文應(yīng)按發(fā)放范圍填寫《文件發(fā)放回收記錄》，格式見附件 3 分發(fā)至相應(yīng)部門，并由接收人簽字確認(rèn)。f. 用印、分發(fā)1） 印章管理人員須按《印章管理辦法》相關(guān)規(guī)定進行審核，手續(xù)完備方可用印。2）發(fā)文涉及兩位及兩位以上分管領(lǐng)導(dǎo)的，應(yīng)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會簽。核稿的重點是：① 是否需要行文。 4 b. 會簽文件管理辦法發(fā)文凡涉及其他中心業(yè)務(wù)的，應(yīng)事先由相應(yīng)中心負(fù)責(zé)人會簽，并在公文會簽單上簽署意見。b. 催辦1) 對重要的和有時限要求的公文，行政中心要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。3）主辦中心收到重要的或領(lǐng)導(dǎo)批示的文電，都要先經(jīng)中心負(fù)責(zé)人閱后簽名以示負(fù)責(zé)，并按分管副總裁批示責(zé)成承辦部門及承辦人依據(jù)批示辦理。 公文處理流程 收文處理 3 文件管理辦法收文一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。 同級單位、合作伙伴可以聯(lián)合行文。 公司部門之間不相互行文。第六章 管理內(nèi)容和要求 公文管理： 公文處理原則 辦理公文，應(yīng)實事求是，認(rèn)真負(fù)責(zé)，克服形式主義，講求實效，行文要少而精，注重效用。 聯(lián)系單管理職責(zé)：文件管理辦法 行政中心總裁辦負(fù)責(zé)工作聯(lián)系單格式、編號系統(tǒng)的編制；負(fù)責(zé)規(guī)范化審查。 營銷中心負(fù)責(zé)組織編制公司合同管理、顧客信息等相關(guān)制度及相關(guān)記錄、報表。 工程中心負(fù)責(zé)收集、編制施工管理、安全生產(chǎn)、環(huán)保等管理方面的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、方法、程序等文件及相關(guān)記錄、報表。 總工程師負(fù)責(zé)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類管理文件的批準(zhǔn)。 管理文件的分類管理文件分為兩個層次：第一層文件為公司級管理文件，包括《質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊》及體系程序文件，第二層為專業(yè)級管理文件，按 5 個業(yè)務(wù)領(lǐng)域分 1 類：營銷管理類、行政管理類、財務(wù)管理類、生產(chǎn)管理類、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類。第四章 術(shù)語和定義 公文處理公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第二章 適用范圍 本文件適用于XXXX機電工程有限公司文件管理執(zhí)行工作。本作業(yè)文件是公司《文件控制程序》的支持性文件，也是進行文件管理的具體規(guī)定。本作業(yè)文件自 XXXX 年 3 月 2 日起發(fā)布,XXXX年 3 月 12 日起實施。關(guān)于文件分類及標(biāo)準(zhǔn)要求，具體參見《文件分類及編號規(guī)定》。 電子公文處理以電子郵件、公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)布等形式的以計算機網(wǎng)絡(luò)為發(fā)送載體的公文形式，稱為電子公文。第五章 職責(zé) 公文管理職責(zé)： 總裁辦是公文處理歸口管理部門，負(fù)責(zé)和督導(dǎo)公司的公文處理。 運營管理中心負(fù)責(zé)組織公司《質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊》、程序文件的編制、修訂，負(fù)責(zé)對所有管理文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，包括形式規(guī)范化、賦號及相關(guān)記錄的賦號等工作。 項目管理中心負(fù)責(zé)組織編制項目管理手冊、項目管理相關(guān)制度、記錄及報表。 行政中心負(fù)責(zé)制定公司人力資源管理、固定資產(chǎn)管理、員工職業(yè)健康等各項行政管理文件、相關(guān)記錄和報表。 各中心秘書、各項目部秘書負(fù)責(zé)工作聯(lián)系單的編號、處理工作。 公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全。 不得越級行文。公司和分公司不得聯(lián)合行文。a. 分辦1) 公司級重要文件，由總裁辦填寫《公文處理單》（格式見附件 1），送公司總裁閱批后分送承辦部門閱辦，一般于一個工作日處理完畢；各所屬單位及部門的一般業(yè)務(wù)文件，按文件內(nèi)容和性質(zhì)，送相關(guān)部門于 2 個工作日內(nèi)閱辦。凡涉及其他中心的問題，主辦中心負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)中心協(xié)商辦理。2) 除行政中心負(fù)責(zé)催辦外，承辦單位的負(fù)責(zé)人要及時催辦，并將辦理情況向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋。c. 核稿1) 各級中心負(fù)責(zé)人應(yīng)對文稿全面審核，嚴(yán)格把關(guān)。② 有關(guān)部門、單位是否已協(xié)商、會簽。3）中心和項目經(jīng)理層級及以上的管理干部任命公文由總裁簽發(fā)；部門經(jīng)理及同等層級技術(shù)干部的任命由分管副總裁簽發(fā)。印章要蓋得清楚端正，印章的位置在成文時間處，整個印模應(yīng)當(dāng)壓年壓月，上大下小。3）外發(fā)公文由行政中心分發(fā)至相關(guān)責(zé)任對口部門，由對口部門責(zé)任人負(fù)責(zé)對外分發(fā)。 編制的文件必須保證適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性和完整性。 運營管理中心根據(jù)文件所屬業(yè)務(wù)領(lǐng)域，確定文件會簽范圍，然后對已賦號的管理文件進行會簽流程。 修改后的管理文件的電子版本和文字版本交由運營管理中心進行文件規(guī)范化審查。已頒布的管理文件由行政中心負(fù)責(zé)存檔備案。文件管理辦法 在管理文件頒布公文簽批單上標(biāo)明的主送機關(guān)和部門、抄送機關(guān)和部門為管理文件發(fā)送的范圍，應(yīng)具體到部門和人。格式見附件 5。若評審時發(fā)現(xiàn)在執(zhí)行中存在重復(fù)、遺漏、矛盾處或已不適應(yīng)網(wǎng)新機電的業(yè)務(wù)發(fā)展，不能全面貫徹管理效能時，應(yīng)責(zé)成相關(guān)部門負(fù)責(zé)對文件進行修訂或改版。 管理文件改版時，按照與上述 或 相同流程進行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后予以發(fā)布。 7 文件管理辦法 廢止申請表交由行政中心，行政中心負(fù)責(zé)組織總裁班子會簽，會簽后報網(wǎng)新機電或子公司總裁簽批廢止。發(fā)送給機關(guān)和部門的 WORD 形式電子文檔、抄送機關(guān)和部門的 PDF 形式文檔以郵件方式發(fā)出刪除通知，發(fā)送郵件要設(shè)置回執(zhí)方式，自動回復(fù)郵件閱讀情況。 對絕密級管理文件，網(wǎng)新機電或子公司員工須填寫管理文件調(diào)閱單，由網(wǎng)新機電或子公司總裁簽批可以查閱，不得復(fù)印。 各