【正文】 第五篇：秘書學(xué)文檔作業(yè)三秘書文檔管理應(yīng)用題請(qǐng)下列文件合理地組為兩卷，并分別為其擬定案卷標(biāo)題，說明組卷特征。秘書貼近領(lǐng)導(dǎo)，是領(lǐng)導(dǎo)的助手，在日常的工作中會(huì)受到領(lǐng)導(dǎo)的修養(yǎng)、工作作風(fēng)的影響，會(huì)不自覺的模仿。置身于這樣的環(huán)境中會(huì)對(duì)文秘人員產(chǎn)生心理效應(yīng)，使文秘人員逐漸向模仿或順應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者的性格轉(zhuǎn)化。要與領(lǐng)導(dǎo)在感情上產(chǎn)生共鳴，文秘人員必須盡力了解和掌握領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)歷、生活習(xí)慣、業(yè)余愛好和性格氣質(zhì)，也包括道德準(zhǔn)則、思維方式和行為方式，從而適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性，實(shí)現(xiàn)與領(lǐng)導(dǎo)在感情上的溝通。，在職務(wù)上雖有高低之分，但在人格和感情上卻是完全平等的。要知道，秘書的參謀作用，與咨詢機(jī)構(gòu)不同，咨詢機(jī)構(gòu)尊重的是客觀事實(shí)，而不是領(lǐng)導(dǎo)意圖，他們的參謀活動(dòng)比較超脫和自由。前邊講了秘書要善于從領(lǐng)導(dǎo)角度思考和處理問題，是以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)為前提的，一定要擺正自己的位置，不能以“二首長(zhǎng)”自居，不管秘書的意見多么正確，都不能代替領(lǐng)導(dǎo)作決策。4．要擺正自己的位置，做到工作到位不越位當(dāng)今社會(huì)，秘書工作已經(jīng)成為一種廣泛的社會(huì)職業(yè)，秘書人員隊(duì)伍迅速壯大，秘書的服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，服務(wù)領(lǐng)域逐漸拓寬。因此，文秘人員必須全面了解領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃，掌握領(lǐng)導(dǎo)的工作方法。 （三）善后工作 三．接待禮儀（一）親切迎客；；；（二）熱忱待客；；（三）禮貌送客“出迎三步，身送七步”是迎送賓客的最基本的禮儀 四．接待要求：細(xì)致周到；按章辦事；保守秘密一．值班工作的主要任務(wù)；；；（臨時(shí)性的會(huì)議通知；任務(wù)調(diào)查；向有關(guān)單位和部門傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示）；二．值班工作的要求堅(jiān)守崗位；處理及時(shí)；做好記錄（值班電話記錄；值班接待記錄；值班日志）；了解領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)情況 （一）科學(xué)：⑴在工作時(shí)間里不做與工作無關(guān)的事，特別是私事⑵絕對(duì)不“煲電話粥”⑶工作中學(xué)會(huì)說“不”⑷不要忘了“例行公事”秘書的工作一般可分為事務(wù)型工作和思考題工作 （二）合理（三）專注二．上司的日程安排（一）上司的日常工作安排：⑴要事第一（重要工作安排在最佳時(shí)段）⑵預(yù)約優(yōu)先⑶綜合考慮⑷分工負(fù)責(zé)⑸領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn) （約會(huì)）⑴確認(rèn)是否有安排接見的必要⑵了解清楚約見的目的，提前做好相關(guān)準(zhǔn)備（如會(huì)談文件，背景材料）⑶必要得到領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)（二）上帝的調(diào)研工作安排首先需要了解清楚調(diào)研的目的；其次是要了解被調(diào)研單位的相關(guān)背景，住宿、餐飲、時(shí)間表的安排（三）上司的旅行安排 ⑴了解上司此行的有關(guān)情況：第一，了解旅行原因；第二，了解旅行目的地；第三，知曉旅行時(shí)間；第四，了解隨員及事務(wù)安排⑵做好出行準(zhǔn)備：旅行計(jì)劃主要包括以下幾個(gè)方面。主人居中，右側(cè)為上。會(huì)見達(dá)成的共識(shí)往往是口頭性的，會(huì)談則具有較強(qiáng)的約束力。會(huì)見可以高低不同，但會(huì)談時(shí)各方代表的身份除特殊外，一般要求相當(dāng)。（二）類型二．招待工作程序（一）接待計(jì)劃：接待規(guī)格實(shí)際上就是來賓所受到的禮遇⑴高規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務(wù)高的接待方式。堅(jiān)毅自利、穩(wěn)健隨和、豁達(dá)開朗、敏捷應(yīng)變、幽默風(fēng)趣、友愛合作：自覺性；果斷性；自制性；頑強(qiáng)性 膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、黏液質(zhì)、抑郁質(zhì)對(duì)氣質(zhì)具有星對(duì)穩(wěn)定性、可塑性，對(duì)氣質(zhì)要順其自然，安之若素，揚(yáng)長(zhǎng)避短，克己所短。股份制企業(yè)的董事會(huì)秘書身份比較特殊 ：總經(jīng)理辦公室是股份制企業(yè)中最高常設(shè)秘書部門：部門經(jīng)理的助理也稱秘書，有專設(shè)的，也有由部門內(nèi)職員兼任的。四．秘書工作的作用，助手作用；（首先表現(xiàn)在它要做好上情下達(dá)，下情上傳的工作，秘書部門要充分切實(shí)做好各職能部門的協(xié)調(diào)，平衡工作）；；五．秘書工作的原則：保密原則；準(zhǔn)確原則（辦文要準(zhǔn)、辦事要穩(wěn)、情況屬實(shí)、主意要慎）；迅速原則；實(shí)事求是原則六．秘書工作的方法（包括典型調(diào)查法，重點(diǎn)調(diào)查法，抽樣調(diào)查法，個(gè)案調(diào)查法）：根據(jù)調(diào)查目的和要求，選取少數(shù)具有代表性的典型單位進(jìn)行調(diào)查研究，借以認(rèn)識(shí)事物的規(guī)律及本質(zhì)的一種非全面的調(diào)查方法（省時(shí)省力）：是指在全體調(diào)查對(duì)象中，選擇一部分重點(diǎn)單位進(jìn)行調(diào)查，是一種補(bǔ)充性的調(diào)查法：從研究對(duì)象中抽取一部分單位進(jìn)行考察和分析，推斷總體的數(shù)量特征的一種調(diào)查方法（起到全面調(diào)查的作用）：是對(duì)一個(gè)人，一個(gè)群體，一件事，一個(gè)社會(huì)集體或一個(gè)社區(qū)所進(jìn)行的深入全面的調(diào)查：包括比較方法、類比方法、分析方法和綜合方法，原則：只謀不斷，要有全局觀念，站在領(lǐng)導(dǎo)者的角度思考問題。二．秘書的分類：縱向的分類：是按照秘書的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行的（一）從層次來說，可分若干類秘書。完善秘書工作組織、規(guī)范秘書工作、提高秘書工作效率 6“文革”時(shí)期的秘書工作秘書機(jī)構(gòu)和秘書工作受到嚴(yán)重沖擊、秘書隊(duì)伍素質(zhì)下降、公文形式主義泛濫、弄虛作假 改革開放后，我國的秘書工作呈現(xiàn)新的局面1981年開始，十多年間黨中央召開多次全國秘書長(zhǎng)、辦公廳主任會(huì)議1985年1月，黨中央召開第三次全國秘書長(zhǎng)、辦公廳主任座談會(huì)。解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期的秘書工作逐步形成以后各省、市秘書機(jī)構(gòu)的架構(gòu) 1948年華北人民政府：秘書長(zhǎng)秘書廳(后改為辦公廳)：秘書處、行政處、人事處、新聞處、交際處、調(diào)查研究室等確定了“秘書長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)辦公廳，統(tǒng)管政策研究工作、秘書與行政工作、機(jī)關(guān)事務(wù)工作”模式進(jìn)一步改進(jìn)和完善文書工作。(組建中央辦公廳)1938年后，邊區(qū)政府均設(shè)秘書處或秘書室，配主任秘書、秘書、文書、庶務(wù)和收發(fā)等人員，承擔(dān)各項(xiàng)秘書工作。“公文改良法” “文書檔案連鎖法” 提出了秘書的任職資格問題《國民政府秘書及科員任用規(guī)則》：國民黨黨員；國內(nèi)外大學(xué)或?qū)ｉT學(xué)校以上畢業(yè)的學(xué)歷；具備任文職三至四年的資歷，有特殊的學(xué)識(shí)經(jīng)驗(yàn)；由國民黨委員二人推薦或主管長(zhǎng)官保準(zhǔn)。如：文案處中華民國臨時(shí)政府時(shí)期總統(tǒng)府下設(shè)秘書處，設(shè)秘書長(zhǎng)一人（總攬各項(xiàng)文秘事務(wù)和日常工作），設(shè)秘書若干?？荚噧?nèi)容有三項(xiàng)：文理粗曉、行移得當(dāng)、書札不謬。身，體貌豐偉；言，言辭辯正；書，文筆流暢，文字楷法遒美；判，文理優(yōu)長(zhǎng)和實(shí)際工作能力強(qiáng) 考核制度：德、行。宋：催驅(qū)房，元：急傳鋪、元公文照刷、磨勘，文書立卷等制度明： 批紅：根據(jù)皇帝親批字樣或奉旨由司禮監(jiān)太監(jiān)替皇帝批答章奏。有專門的文書傳遞制度 “郵”、“亭”后代改為“驛”、“驛站” 魏晉南北朝：請(qǐng)示類公文一文一事制度唐：對(duì)公文的用紙、撰制用語、折疊、謄寫、用印、封存裝、收發(fā)登記、移交有明確的細(xì)則 貼黃制度：貼黃，公文如有變動(dòng)，可另寫小塊黃紙補(bǔ)貼。命：下達(dá)文武百官的文書。（1）傳說中的黃帝時(shí)代 倉頡造字，任黃帝的史官。秘書業(yè)務(wù)部門秘書長(zhǎng)――辦公廳 政策研究部門機(jī)關(guān)事務(wù)部門以某直轄市委的秘書工作機(jī)構(gòu)及其部門為例： 市委辦公廳（局級(jí)）：秘書一處（文件處理、會(huì)議工作）、秘書二處（值班、接待工作）、秘書三處（搜集信息、動(dòng)態(tài)，起草文件，編寫簡(jiǎn)報(bào)）、信訪處（人民來信、來訪工作）、巡視處（督辦、查辦）、機(jī)要處（機(jī)要工作與保密工作）、行政處（機(jī)關(guān)日常行政事務(wù)工作）、政策研究室（政策研究工作）政策研究室原屬辦公廳領(lǐng)導(dǎo)，１９８４年獨(dú)立建制，升格為與市委辦公廳平級(jí)的局級(jí)機(jī)構(gòu)，直屬市委領(lǐng)導(dǎo)，組織如下： 市委研究室（局級(jí)）：秘書處（文件、會(huì)議、接待等工作）、經(jīng)濟(jì)處（研究城市經(jīng)濟(jì)政策）、科教處（研究科技、教育政策）、農(nóng)村處（研究農(nóng)村政策）、宣傳處（政策宣傳工作）、黨群處（研究黨群關(guān)系）采用先進(jìn)的辦公技術(shù)與辦公方法，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化十 秘書工作的起源與發(fā)展我國古代秘書工作古代官職的職責(zé)范圍、官僚機(jī)構(gòu)設(shè)置與現(xiàn)代有所不同，把某個(gè)職位比為秘書職位，某個(gè)機(jī)構(gòu)比為秘書機(jī)構(gòu)，有時(shí)可能不完全準(zhǔn)確。如：入職培訓(xùn) 秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)遵循必要、合理、精簡(jiǎn)、應(yīng)變的原則，以達(dá)精簡(jiǎn)節(jié)約、提高工作效能的目的。領(lǐng)導(dǎo)同志的秘書，行政上受各自領(lǐng)導(dǎo)同志和領(lǐng)導(dǎo)同志所在部門的辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。包括：法律、法規(guī)、規(guī)章、內(nèi)部規(guī)章制度等內(nèi)容涉及多方面。規(guī)范是基礎(chǔ)，制度是保證，科學(xué)化是目標(biāo)。九、秘書工作的管理指用現(xiàn)代科學(xué)的管理方法和手段，使秘書工作達(dá)到規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。不能一味地被事務(wù)性工作牽著鼻子走，沒有獨(dú)立的見解，使自己成為庸庸碌碌的事務(wù)主義者。(注意主動(dòng)性的“度”，既不越權(quán)，也不失職)（二）機(jī)要性與群眾性的統(tǒng)一辯證地處理好兩者的關(guān)系，既保持警惕性，保守機(jī)密，又不能以強(qiáng)調(diào)機(jī)要性拒群眾于千里之外，脫離群眾，甚至于與群眾格格不入。私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)隨便接待或回絕沒有預(yù)約的客人詢問會(huì)議內(nèi)容隨意決定上司的工作日程（2）被動(dòng)與主動(dòng)的矛盾統(tǒng)一－－被動(dòng)中尋求主動(dòng)問題：如何做到被動(dòng)與主動(dòng)的統(tǒng)一？常規(guī)性工作，形成規(guī)范，明確程序，不必吩咐即應(yīng)按慣例主動(dòng)做好。秘書工作內(nèi)容政務(wù)性工作、業(yè)務(wù)性工作、事務(wù)性工作（政務(wù)性工作、日常事務(wù)性工作）目前我國政府機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位的秘書常規(guī)工作大致有以下十多項(xiàng)：文書撰寫與文字記錄、文書處理、檔案管理、會(huì)務(wù)工作、辦公室管理和機(jī)關(guān)日常事務(wù)管理（辦公室環(huán)境管理、辦公設(shè)備和用品的采購、保管與發(fā)放、印信管理、公車及會(huì)議室管理、辦公室現(xiàn)金管理、商務(wù)費(fèi)用辦理、電話處理、郵件處理、值班工作等）接待工作：信訪工作（處理人民來信、來電，接待人民群眾來訪的工作）日程安排：出差服務(wù)、安排落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)包括：出差日程管理；與相關(guān)單位聯(lián)系和協(xié)調(diào)；安排交通工具、住宿地點(diǎn)；出差費(fèi)用報(bào)銷；隨從工作等、督查工作、協(xié)調(diào)工作：領(lǐng)導(dǎo)間、上下級(jí)間、部門間、單位間等關(guān)系的協(xié)調(diào)；項(xiàng)目、工作計(jì)劃的協(xié)調(diào)；公文、會(huì)議的協(xié)調(diào)、保密工作：保密工作是為達(dá)到保密目的所采取的必要手段與措施。兼管職能。七、秘書與一般同事的關(guān)系秘書與一般同事關(guān)系的特征工作上的合作關(guān)系，平等的相對(duì)穩(wěn)固的業(yè)緣關(guān)系秘書處理與一般同事關(guān)系的原則和要求不可盛氣凌人，能真誠地關(guān)心別人、換位思考、求和不求氣，多一份寬容 注意：忽逞一時(shí)的口舌之能，不要將正常工作矛盾轉(zhuǎn)化為個(gè)人恩怨。（4）誠心接受責(zé)備并道歉，切勿強(qiáng)辯或帶著情緒工作。自己做錯(cuò)時(shí)（1）應(yīng)想到紙包不住火，千萬不要掩飾。（3）注意不同的場(chǎng)合，選擇好時(shí)機(jī)，選擇好方法。即把握原則，靈活處理，合理化解，減少矛盾，而不是制造矛盾。1998年6月，國家勞動(dòng)和社會(huì)保障部在試點(diǎn)省市首次進(jìn)行秘書職業(yè)資格考試。三個(gè)層次：一般能力（智力），觀察力、記憶力、想象力、思維力、注意力等，業(yè)務(wù)能力，操作技能，表達(dá)能力，書面表達(dá)（寫作能力），口頭表達(dá)等要求：清楚、簡(jiǎn)潔明了，有條理；注意分寸與原則相結(jié)合；說話藝術(shù)，機(jī)變、幽默。是指一個(gè)人掌握知識(shí)的門類和深廣度，是知識(shí)整體構(gòu)成的各個(gè)部分及其結(jié)合方式。忠于職守，自覺履行各項(xiàng)職責(zé)；服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀；兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄；謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)；遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私；恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密；實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新；刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì)；鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項(xiàng)技能。秘書職業(yè)性格：豁達(dá)、溫和、熱忱、縝密、敏捷、內(nèi)斂、自制等注意： 情緒是非常私人化的東西，別人有可能影響你，但無法控制你，真正能夠控制你的情緒的人只有你自己。（私人雇主聘用協(xié)助處理涉外事務(wù)的也包括在內(nèi)）秘書的層次我國，社會(huì)上常習(xí)慣按秘書人員的職位高低區(qū)分秘書層次。問題：什么是秘書？文秘、秘書長(zhǎng)、辦公室主任、文書、行政助理目前秘書在各類政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位中屬于最基礎(chǔ)，也是最重要的崗位之一，其崗位職責(zé)描述也是最模糊和最廣泛的?！皬氖罗k公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施提供服務(wù)的人員。先正面后反面論說，可以成為正反相應(yīng)法，或比較與求異參謀法的綜合運(yùn)用?！比缓笥謴姆疵嬲撌觯喝绻i狗吃人食而不制止，餓死人也不救濟(jì)，還說死人不是國王之錯(cuò)，而是因?yàn)槟昃安缓?，這樣當(dāng)然不能王天下了。6．閱讀下文，從秘書工作的研究方法的角度分析其使用的方法、進(jìn)諫的方法以及運(yùn)用此種進(jìn)諫方法的好處。朋友是平等的關(guān)系，并肩而坐才顯得親密。局長(zhǎng)連連點(diǎn)頭稱是。局長(zhǎng)回頭向處長(zhǎng)說了一聲：“你先回去，以后再說吧！”處長(zhǎng)輕手輕腳地退了出去。局長(zhǎng)昂首挺胸，嚴(yán)肅、認(rèn)真地聽著。按照秘書工作的職責(zé)，小王為來人倒了一杯茶水，放到沙發(fā)前的茶幾上。參考要點(diǎn)：從信息的收集、信息的整理、信息的傳遞、信息的利用和儲(chǔ)存四個(gè)角度講。為了使會(huì)議信息盡快傳遞給與會(huì)者，她及時(shí)編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，確保與會(huì)者掌握會(huì)議情況和主要信息，使會(huì)議達(dá)到良好的效果。為此，小王有針對(duì)性地、廣泛搜集一段時(shí)間以來各方面工作的進(jìn)展情