行政前臺崗位職責及工作流程-wenkub.com
2024-10-18 00:44 本頁面
【正文】 四． 收發(fā)文件，包裹、報刊雜志的簽收和分送工作。三． 考勤管理、每月的考勤情況，并交人事部核算工資，考勤資料存檔。請面試人員填寫面試人員資料表，并帶領其前往會議室等待，通知相關部門領導進行面試。（十一）辦公室臨時安排的其他工作第五篇：行政前臺工作流程行政前臺工作流程一． 接待來訪者，先進行來訪登記。相關記錄：《外出人員登記表》——前臺（六）考勤統(tǒng)計工作流程：熟悉門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息；每月30/31日將門禁考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，并綜合外出登記以及人員請假情況統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；行政主管將考勤統(tǒng)計連同工作匯報表交由財務作為工資表的根本依據(jù)，財務完成工資表后一起交由總經(jīng)理查閱；注意事項：考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，綜合外出登記統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；考勤統(tǒng)計作為核工資的依據(jù)，連同工資表交總經(jīng)理查閱，返回后原件由行政主管歸檔，另復印一份考勤統(tǒng)計公示。節(jié)約資源，愛惜紙張；及時將用完的相關記錄表交由行政主管歸檔。及時將用完的《來電記錄表》交由行政主管歸檔。十、辦公室臨時安排的其他工作第四篇：行政前臺工作流程行政前臺工作流程（一）環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查工作流程：每天早上9：00、中午14：20和下午17：55檢查公司所有辦公場所（包括各辦公室、會議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；每月補充購買后勤保障用品（衛(wèi)生紙、紙杯、清潔用品等），保障公司后勤配備；每月整理的報紙、雜物以廢品處理，所得費用上繳財務。前臺根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認文件的齊全及達到；將《收文明細》/《發(fā)文明細》以及《文件外送單》分別按項目分類交檔案管理員歸檔。因此，在電話即將結束時，應禮貌的請客戶先收線，這時再掛電話；在與客戶進行電話溝通過程中需要做必要的文字記錄，電話接聽完畢之前，不要忘記復誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。轉(zhuǎn)接電話時，要禮貌的說“請稍等”，并馬上轉(zhuǎn)接過去。應調(diào)整好表情，使用禮貌用語如“謝謝您”“請問有什么可以幫您嗎？”“不用謝”等。前臺要隨時保持有人在位置上，如遇臨時有事要離開，需主動交其他同事幫忙接電話或接待來訪客人。五、帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢在走廊的引導方法：接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)；在樓梯的引導方法：當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓，應該是接待人員走在前面，客人走在后面，上下樓時，接待人員應該注意客人的安全。若來訪者未預約或是初次拜訪，不得將公司領導的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；如果來訪者知道找誰，但未預約來訪時，不要直接回答要找的人在或不在，而要告訴對方：讓我看看他是否在，要打電話給相關同事或領導。面向來訪者點頭微笑致意：“您好，請問您找哪一位？、請問您是哪家公司？、請問貴姓？”如果正在打字應立即停止，即使是在打電話也要對來客點頭示意；登記《客戶來訪登記薄》，弄清來訪者身份和意圖。不能佩戴過多的首飾，首飾應和著裝相互配合。一、前臺人員的穿著及相關儀表要求前臺人員須每天著淡妝上班。機票及酒店預定工作流程；1,查機票價格，例如藝龍、攜程。將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及時記錄；記錄后5分鐘內(nèi)及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收信息正確無誤。3)盤點合格標準：庫存剩余=購買總數(shù)領用總數(shù)4)所需文件：《入庫單》、《領用單》十、檔案管理。九、庫存管理。日常中，多了解當?shù)靥厣木频旰筒蛷d，按酒店級別和菜系等進行分類。5)B 車輛預定：預定前，需要了解：坐車人數(shù)、天數(shù)、車型要求、司機要求；預定時，要保證車況良好、司機駕駛技術嫻熟、職業(yè)習慣 良好；6)車輛使用前確認：必須拿到租賃公司的《派車單》，方可使用車輛。2)酒店預定后確認：最好有紙質(zhì)（蓋章簽字）的傳真確認，以保證預定成功；3)酒店預定完畢后，需要短信或郵件告知預定信息：A內(nèi)容參見第1條。工作流程：1)每天早上上班時間檢查打印機、復印機、考勤機、電話機等設備，如出現(xiàn)異常，第一時間要求信息技術專員予以維修。（采購、發(fā)放、管理）工作流程：1)保證公司辦公用品（辦公文具、打印紙、門卡、鑰匙等）、日用品（茶葉、飲用水、紙張、抽紙、紙杯等）的充足，定期、及時補給； 2)購買物品及時填寫《入庫單》3)保證總經(jīng)理辦公室內(nèi)的辦公用品、日用品的補給，保證正常辦公供應；4)依據(jù)《辦公用品領用表》員工簽字領取辦公用品，每個月底30日做好成本分攤表給財務。3)不得出現(xiàn)付款金額與實際發(fā)件金額不符的情況。否則，簽收人應承擔因此延誤的相關責任。3)郵件、物品一經(jīng)簽收，簽收人即對公司郵件、物品承擔保管責任；如因簽收人保管不當造成公司文件、票據(jù)、物品等丟失的，簽收人承擔相應責任。4）根據(jù)郵件發(fā)送清單和快遞/郵政底單，按月度與快遞/郵政公司清算費用，不得出現(xiàn)付款金額與實際發(fā)件金額不符的情況。三、公司郵件、郵包的收發(fā)及相應費用的結算工作。（轉(zhuǎn)接、代接）和記錄、轉(zhuǎn)達工作。工作流程：1）客戶進門起身迎接并詢問來訪事由，登記《客戶來訪登記簿》，了解來訪者身份和意圖。、日用品的日常管理
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