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正文內(nèi)容

秘書學(xué)總結(jié)與拓展手冊-wenkub.com

2025-07-30 21:34 本頁面
   

【正文】 2. 公司級會議l 總裁室周例會(每周四發(fā)出會議通知、落實(shí)例會地點(diǎn)、菜單、參會人員、請假人員,會議當(dāng)天落實(shí)人員參會情況并通知主持人、進(jìn)行會議紀(jì)要、關(guān)注會中需求,會后完成會議紀(jì)要并發(fā)出)l 總裁室月例會的組織實(shí)施。審核修改的步驟是,首先由秘書自己反復(fù)推敲修改,對于重要的文檔還要組織討論,最后提交主管的領(lǐng)導(dǎo)人審核批準(zhǔn)、發(fā)布。 用詞用字應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范,應(yīng)正確標(biāo)明標(biāo)點(diǎn)符號。216。寫好開頭與結(jié)尾。在接受總經(jīng)理授意后,秘書應(yīng)進(jìn)行深入的調(diào)查研究,收集標(biāo)志著材料。 選擇正確的文種。216。對于文件的格式,可參考《聯(lián)想電腦公司文件管理規(guī)定》中的格式。l 條理性強(qiáng)——文字工作具有明確的指導(dǎo)作用,可操作性強(qiáng),因此對擬制文稿的條理性要求尤為突出。 秘書文字支持應(yīng)達(dá)到的要求:l 針對性強(qiáng)——文檔處理要直接、明確地去解決某個(gè)具體問題,提出意見和辦法。 培養(yǎng)溫文而雅的儀表風(fēng)度。 牢記別人的姓名,稱呼恰當(dāng)親切。手勢和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而恭敬的態(tài)度。它們可以表現(xiàn)出對對方的欣賞、理解和歡迎。恭敬就是尊重對方的人格,誠懇待人,和藹熱情,不驕橫。 擺正站位。要公正地評價(jià)他人,不要以自己的好惡來評說他人,也不用自己的好惡要求他人。以感化、教育和鼓舞他人。要尊重別人,幫助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道,多協(xié)商,多征求大家意見,在堅(jiān)持原則的前提下,盡量滿足下屬及部門的需求,增強(qiáng)合力。公務(wù)活動之前,提供廣泛適用的背景資料(包括活動內(nèi)容、所要解決的基本問題及與此相關(guān)的人文等知識)供總經(jīng)理參考準(zhǔn)備。(二) 輔助總經(jīng)理塑造良好的形象。(1) 積極介入有關(guān)工作,及時(shí)掌握相關(guān)情況,適時(shí)提出建議。才能及時(shí)預(yù)測總經(jīng)理在想什么,準(zhǔn)備什么。首先是廣泛收集信息,多提供真實(shí)情況。三、秘書作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)具備的禮儀 秘書作為總經(jīng)理的輔助人員,除完成日常業(yè)務(wù)事宜外,更多的精力是為總經(jīng)理服務(wù)。l 在代總經(jīng)理進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)的推進(jìn)工作時(shí),要與合作廠商達(dá)成理解,為總經(jīng)理的決策創(chuàng)造良好的合作環(huán)境,輔助總經(jīng)理推進(jìn)。l 秘書應(yīng)以主動謙虛的態(tài)度與總經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)的部門人員充分溝通,盡可能及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況,并將信息及時(shí)整理反饋給總經(jīng)理,有效地協(xié)助總經(jīng)理推進(jìn)工作l 作為秘書,在日常的工作中,注意與其它部門和同事的協(xié)作,要把對方看作是自己的資源,通過一點(diǎn)一滴的交往,協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系,對任何部門、任何一位同事都應(yīng)有極強(qiáng)的客戶意識,尊敬對方、尊重對方,注意及時(shí)向那些給予你支持的部門和人員表達(dá)謝意。注意事項(xiàng):l 有些來訪者聽不進(jìn)秘書所做的任何解釋,死纏著非見總經(jīng)理不可,對這種人一定要毫不妥協(xié)—但要注意禮貌—反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。五、大型活動(一) 陪同總經(jīng)理參加的大型活動: 部門時(shí)序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理預(yù)定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見了解活動議程N(yùn)活動后活動當(dāng)天活動前一天接受活動邀請結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要,為總經(jīng)理擋駕帶好活動議程、名片等資料提醒總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動開始陪同總經(jīng)理參加的大型活動流程說明: 接受活動邀請l 得到活動議程,判斷重要程度,征詢總經(jīng)理意見;l 對于總經(jīng)理同意參加的活動事先安排日程; 活動前一天的準(zhǔn)備工作l 做好準(zhǔn)備工作,如預(yù)定車輛等;l 提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動的那幾項(xiàng); 活動當(dāng)天l 著大方的職業(yè)裝,化淡妝,發(fā)型整齊,工作時(shí)間要佩帶胸卡;l 帶好活動議程、名片等資料;l 活動中關(guān)注總經(jīng)理的需要,注意保持在總經(jīng)理的視線內(nèi),在必要時(shí)為總經(jīng)理擋駕; 活動后l 整理業(yè)務(wù)資料和名片。15:4516:00 Discussion about cooperation between AMD and Legend四、媒體采訪 時(shí)序總經(jīng)理總經(jīng)理秘書品牌市場部Y開始接到采訪申請品推安排?整理品推提供的采訪提綱NN轉(zhuǎn)交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪?征求總經(jīng)理意見接受采訪結(jié)束接受采訪?結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求,為記者提供相關(guān)資料Y修改審閱配合品推整理采訪問題答案N根據(jù)日程進(jìn)行安排落實(shí)品推陪同人員及記者的聯(lián)系方式NY結(jié)束通知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系,落實(shí)播出或見報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提醒總經(jīng)理出發(fā)與品推陪同人聯(lián)系,再次落實(shí)時(shí)間檢查采訪場地Y定車接待記者預(yù)定會議室NY電話采訪?采訪在公司?N媒體采訪流程說明:接受采訪l 聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排,集團(tuán)采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排;除此之外的采訪需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理; 對直接聯(lián)系的記者要特別禮貌,要向?qū)Ψ秸f明公司采訪規(guī)定,請對方理解;應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式,必要時(shí)可幫助對方聯(lián)系品推接口人;l 從品推得到采訪提綱;l 將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱,征求總經(jīng)理意見;l 對總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進(jìn)行安排,適合安排在一起的采訪盡量安排在一起;對總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪,必要時(shí)可幫助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。15:0015:05 Introduction 216。l 幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片,并提醒會面時(shí)攜帶;l 提前30分鐘進(jìn)行,調(diào)試設(shè)備,擺放材料,迎接客人,注意對待客人謙和有禮的態(tài)度;l 提醒總經(jīng)理參會,在GM同意后陪同參會,參會中協(xié)助放映ppt,并關(guān)注會場內(nèi)情況,隨機(jī)應(yīng)變,靈活處理各種情況; l 會面結(jié)束后,代總經(jīng)理或陪同送客人離去;之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備;l 總經(jīng)理參加的外部會面總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會面,秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。下發(fā)會議通知后,確認(rèn)參會人是否已收到通知,對特別重要的參會人,可通過電話確認(rèn);216。這就需要秘書是八面玲瓏的天才,同時(shí)善用平時(shí)培養(yǎng)出的細(xì)心與責(zé)任心,沉著應(yīng)對,以不變應(yīng)萬變!以下分內(nèi)部會議與外部會議分別介紹。 特此通知 附件三:國內(nèi)出差日程范例劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排(4月2527日)時(shí)間日程地點(diǎn)備注 4月25日17:25北京—深圳CA1305機(jī)場接機(jī)人: 1360――― 入住新世紀(jì)酒店該車在深圳期間隨行21:30夜宵自行安排4月26日11:30嘉利會面及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人:何焯輝、譚永雄、 鄧秉覺聯(lián)想:、議題:嘉利最新情況通報(bào)對方聯(lián)系人:鄧秉覺 1390299751413:20出發(fā)前往EMC office、陪同前往 14:00EMC會面深圳沙頭角保稅區(qū)2123棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍骸? 、EMC參加人: 總經(jīng)理 余昭信 副總經(jīng)理 陸楊 業(yè)管處經(jīng)理 張界楊 技術(shù)處協(xié)理 郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理 張濱 會面安排:14:00~ 15:00 雙方公司介紹交流15:00~16:00 參觀工廠16:00~17:00 產(chǎn)品研討(顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品)及未來業(yè)務(wù)合作磋商 17:20返回新世紀(jì),梁青陪同18:00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國國家半導(dǎo)體:李彬及隨行人員聯(lián)想:、4月27日14:00東莞金和涂料有限公司會面深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)(地圖附后)金和參加人:總經(jīng)理 董合枝 生產(chǎn)經(jīng)理 董博霖嘉利廠參加人:采購部主管 黃寶球 工程總監(jiān) 鄧秉覺 聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、議程安排:14:0014:05雙方介紹14:0514:25金和介紹(工廠歷史、油漆種類、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢等)14:2514:55雙方討論14:5515:25參觀金和新廠15:35瑞和塑膠五金電子廠深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15:3515:40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹15:4016:10參觀瑞和工廠16:1016:25機(jī)動16:25前往機(jī)場,車程約30分鐘17:40 CA1303 深圳—北京安排接機(jī)隨行及重要聯(lián)系電話: 附件四:國外出差日程安排表執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表(99年7月14日至17日)訪問時(shí)間主要活動地點(diǎn)備注 7月14日 17:50——20:40 21:00——21:30北京——漢城到達(dá)酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐悖琇G商事提供一部手機(jī)在漢城期間使用,號碼為:0192335098KIMPO AirportHoliday inn Seoul在機(jī)場左邊出口舉牌接 (Tel: 0193367896)下榻處: Holiday in Seoul(佳樂) Tel: 82—02—7179441 Fax:82—02—7159441 7月15日 8:00——9:00 9:00——12:30 12:30——13:20 13:20——14:40 14:40——16:40 16:40——18:00與LG 、 共進(jìn)早餐及會談前往LG 位于龜尾的LCD廠 與LG LCD負(fù)責(zé)人午餐參觀及會談(陪同及參加者:LG LCD 、LG 、)前往LG電子位于平澤的CD ROM 廠參觀及會談(陪同及參加者:LG商事:、)Holiday inn SeoulorLG Twin Towers龜尾 路程:3小時(shí)中餐 主持人: 路程:3小時(shí) 主持人: 訪問時(shí)間主要活動地點(diǎn)備注 7月15日18:00——19:3019:30——21:00與LG電子人員共進(jìn)晚餐回酒店平澤7月16日 8:00——9:20 9:3
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