【正文】 一般認為信息管理層系統(tǒng)的主要任務包括以下幾個方面： ① 對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行嚴格的管理，要求計算工具的程序和方法的正確使用，使信息流通渠道順暢，保證信息的準確性、一致性。對于一個企業(yè)組織，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫存各車間的生產(chǎn)進度、產(chǎn)品、原材料需求等有關(guān)數(shù)據(jù)；對于總公司一級的企業(yè)組織，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫存放有關(guān)各下屬企業(yè)的生產(chǎn)進度、產(chǎn)品、原材料需求等有關(guān)數(shù)據(jù)。 ② 辦公用基本設(shè)備：支持事務處理的辦公用基本設(shè)備包括中文打字機、電子打字機、復印機、縮微設(shè)備和郵件處理設(shè)備等。 事務處理層主要有微型計算機和基本的辦公設(shè)備（如復印機、打字機等）組成。辦公自動化系統(tǒng)的三個層次任務及技術(shù)基礎(chǔ)，如表 41 所示。用戶權(quán)限，是對具有進入系統(tǒng)資格的合法用 戶，根據(jù)不同情況劃分不同類別，使其對不同的數(shù)據(jù)對象和設(shè)備享有的操作被授予不同的使用權(quán)限。其中記憶方法采用口令字或者通行字，它的缺點是被盜或者失竊后不留痕跡；鑰匙或密磁卡方法是將鑰匙或密磁卡插入計算機的識別器用來驗證用戶的身份；保密算法指用戶采用某一既定的數(shù)學函數(shù)對某些數(shù)據(jù)進行計算，計算機根據(jù)其運算結(jié)果來 確定用戶身份；用戶的生物測定學手段采用指紋、聲音、視網(wǎng)膜等生物識別技術(shù)來驗證用戶身份。數(shù)據(jù)因素，如數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的丟失、泄密。 信息系統(tǒng)的安全性，是指為了保護系統(tǒng)硬件、軟件和數(shù)據(jù)不致受到偶然的或蓄意的修改、破壞和泄露，而采取的技術(shù)和管理措施。 建立 SQL Server 數(shù)據(jù)庫可以在企業(yè)管理器中以圖形界面的方式交互完成， 或者從企業(yè)管理器中啟動 “創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫想到 ”完成數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建，也可以在查詢分析器中用命令完成。 (3)事務日志文件 用來保存并回復數(shù)據(jù)庫的日志信息。每個數(shù)據(jù)庫都包含一個主文 件。我們有時可以使用并集來避免順序存取。臨時表中的行要比主表中的行少，而且物理順序就是所要求的順序，減少了磁盤 i/o，所以查詢工作量可以得到大幅減少。而且查詢嵌套層次越多，效率越低，因此應當盡量避免子查詢。當能夠利用索引自動以適當?shù)拇涡虍a(chǎn)生輸出時，優(yōu)化器就避免了排序這個步驟。比如在雇員表的 “ 性別 ” 列上只有 “ 男 ” 與 “ 女 ” 兩個不同值，因此就無必要建立索引。 實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的優(yōu)化，首先要有一個好的數(shù)據(jù)庫設(shè)計方案。電子檔案的保管 包括數(shù)字化載體的保管和電子檔案信息的保管。電子檔案檢索系統(tǒng)的建設(shè)包括存儲和查找兩個方面，即存儲具有檢索意義的檔案信息，并據(jù)此開展查找工作。 (2)歸檔。 (1)鑒定。 (3)例行活動管理 在活 動安排過程中，經(jīng)常有一些活動室是有規(guī)律出現(xiàn)的，比如每天的例行檢查、每周五召開的周末總結(jié)會、月末匯報等活動。當通過電子郵件將會議通知發(fā)送給被邀請者時，每個人都會在自己的 “收件箱 ”中收到會議要求。具體功能包括：日程表的設(shè)置、活動輸入、活動修改、活動刪除、活動查詢、自動提醒和自動通知等。其中電子日程表是對一定時期內(nèi)每天時間段的約會做出安排，一般是按時間進行 排序的。 (3)后勤服務 后勤服務主要指通過內(nèi)部各種辦公設(shè)備、辦公用品、器材、車輛等進行統(tǒng)一管理、調(diào)度，為部門各有關(guān)方面提供后勤服務。 ⑤ 會議決策通報。 ③ 會議通知。具體內(nèi)容如下： 25 ① 會議日 常及會議室安排?？蓪Ω鱾€時期、各個階段、各單位、各部門、各類型的公文狀況和公文利用情況作出統(tǒng)計并輸出統(tǒng)計報表、圖表。 (4)公文檢索 公文檢索就是公文查詢。 ④ 承辦。將擬辦的公文通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給擬辦負責人，由擬辦負責人直接在計算機上簽署處置意見或 選擇擬辦模板，擬辦完成后，公文自動轉(zhuǎn)入批辦或返回公文管理部門。 (3)收文管理 收文管理的主要功能包括： 24 ① 收文登記。各部門將待分發(fā)的公文送至公文管理部門，由公文管理人員選擇待分發(fā)的文件，分別確定主動單位、抄報、抄送信息后，進行發(fā)送。內(nèi)部會商在網(wǎng)上進行，外部會商可以選用其他途徑。 ② 審核。 ⑤ 流程顯示。 ③ 流程修改。流 程定義是對辦公過程中的一些環(huán)節(jié)進行初始化處理，確定文件的流轉(zhuǎn)過程中的具體工作。公文管理是 由發(fā)文管理、收文管理和督察管理等功能組成，能夠?qū)崿F(xiàn)電子公文的起草、傳閱、審核等，從而實現(xiàn)無紙化辦公和工作流自動化，使文件管理工作制度化、標準化和規(guī)范化。 完善的流程管理功能能使公務處理的每一項工作步驟具有記載，有利于追蹤工作的執(zhí)行過程并及時反饋有關(guān)情況。在電子化公務處理系統(tǒng)中進行流轉(zhuǎn)的公文或者其他形式的文件，有相當一部分最終是要進行歸檔保存的，以備日后工作查考和歷史研究。其次，這類手段雖然具有查考的作用，但都不能起到自動提醒的目的，且一旦丟失后基本不具有恢復能力，從而造成工作安排的極大被動。 這里所稱的事務實際上是一種狹義的事務處理，指 部門 辦公活動中處理公文、參加會議、調(diào)查研究、洽談訪察、信息查詢、資料分析、統(tǒng)計匯總、規(guī)劃設(shè)計、核查審定等活動之外的、對這些活動的有效性發(fā)揮保障性作用的一部分活動，如會議組織、處理信來訪、后勤服務等。一旦更新完成，數(shù)據(jù)就可以被其他子系統(tǒng)使用。數(shù)據(jù)操作就是執(zhí)行計算和其他的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作。系統(tǒng)應該提供錯誤信息，以便向用戶提出警告。例如，數(shù)量必須是數(shù)字類型，否則數(shù)據(jù)無效。獲取和收集完成事務處理所需數(shù)據(jù)的過程稱為數(shù)據(jù)收集。為此，實際存在的高校行政管理部門電子化公務處理系統(tǒng)幾乎無一例外的把公文處理作為主要的應用項目。具體來講辦公自動化系統(tǒng)的功能性需求如下： (1)公文管理 公文是高校行政部門公務信息的主要存在形式。如由于某些特殊的原因 (體制問題、安全問題和制度問題等 )，不能向系統(tǒng)提供使其正常運行所必須的條件，這些都會對辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)和正常運行造成影響。 一般來說，技術(shù)可行性分析包括如下幾個方面： ① 人員和技術(shù)力量的可行性 即有多少科技人員，其技術(shù)能力和開發(fā)能力如何，有沒有自行進行系統(tǒng)開發(fā)的能力和可行性等。 (2)經(jīng)濟可行性 主要是指計算一個新的系統(tǒng)開發(fā)所需要的投資費用和運算費用，并與估計的新系統(tǒng)收益進行比較，看是否有利。 一個完整的工作流管理系統(tǒng)就是以工作 流引擎為中心，向外部部件 (應用程序或其它工作流引黝提供這五個接口，提供其實現(xiàn)的所有功能。包括通信建立、過程實例管理功能、過程狀態(tài)管理功能、工作流定義操作、任務項列初任務項處理功能、數(shù)據(jù)處理過程、過程監(jiān)控功能、和應用程序激活等等 。 (5)管理和監(jiān)控工具 提供用戶管理、審計管理、資源控制、角色管理和過程執(zhí)行監(jiān)視等功能。當活動的執(zhí)行需要用戶參與時，前端用戶就通過工作表管理器與之交互。 (2)工作流執(zhí)行服務 工作流執(zhí)行服務由一個或者多個工作流引擎組成，負責工作流的創(chuàng)建、解釋、管理和執(zhí)行工作流實例。 過 程 定 義 工 具工 作 流 A P I 和 交 換 形 式 工 作 流 引 擎工 作 流 執(zhí) 行 服 務工 作 流客 戶 服 務引 用 服 務管 理 和監(jiān) 控 工 具其 他 工 作 流執(zhí) 行 服 務接 口 1接 口 4接 口 3接 口 2接 口 5 圖 25 工作流參考模型 工作流參考模型標識了構(gòu)成工作流管理系統(tǒng)的基本部件，使基本部件交互使用的接口。該數(shù)據(jù)由 WFMS 和外部應用程序共同維護，是兩者之間的數(shù)據(jù)交互 [15]。 (5)工作流控制數(shù)據(jù) (Workflow Control Data) 12 工作流控制數(shù)據(jù)指由工作流引擎管理的數(shù)據(jù)，它是不為外部應用系統(tǒng)所訪問的，是工作流管理系統(tǒng)所獨有的數(shù)據(jù)。 為流程 /活動實例的運行提供執(zhí)行環(huán)境的軟件服務，提供按照流程定義來執(zhí)行流程的功能。如圖 23 所示為工作流管理系統(tǒng)三個主要功能之間的關(guān)系： 11 經(jīng) 營 過 程 分 析 、 建 模 與 定 義 工 具過 程 定 義工 作 流 執(zhí) 行 服 務軟 件 工 具 與 應 用人 員過 程 更 改建 立 階 段運 行 階 段過 程 定 義 與 設(shè) 計過 程 實 例 化 與 控 制 圖 23 工作流管理系統(tǒng)三個主要功能之間的關(guān)系 WFMC 的工作流規(guī)范 工作流管理系統(tǒng)的通用系統(tǒng)結(jié)構(gòu) 通用的工作流管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，主要包含如下幾個模塊 : (1)過程建模工具（ Process Definition Tool） 主要是用于圖形化的流程抽象表示，用不同的元素符號代表活動或參與者以及其他相關(guān) 因素，用有向線來表示控制流。 (3)群件與套件系統(tǒng) 雖然這一類產(chǎn)品與上面介紹的三種產(chǎn)品在任務傳遞方式上有很大程度的重疊，但是在這里卻有必要把它們單獨劃分成一類，因為這一類產(chǎn)品都需要依賴于自己 系統(tǒng)的應用基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，包括消息傳遞、目錄服務、安全管理、數(shù)據(jù)庫與文檔管理服務等，它們本身就構(gòu)成了一個完整的應用開發(fā)環(huán)境。這種類型產(chǎn)品開發(fā)得最早、發(fā)展最成熟、其產(chǎn)品品種較多。許多基于表的管理型工作流可以用以文檔為中心的工作流實現(xiàn)。與管理型工作流相比，生產(chǎn)型工作流一般應用在大規(guī)模、復雜的和異構(gòu)的環(huán)境下，整個過程會涉及許多人員和不同的組織。 一般用來處理 異常事件情況或者小概率事件情況 ，甚至是只 是 出現(xiàn)一次的情況 。 工作流管理系統(tǒng)的分類 目前在 Google 或者 Baidu 上搜索“工作流管理系統(tǒng)”可以隨處可見工作流管理系統(tǒng)產(chǎn)品的信息，在市面上流通的的工作流管理系統(tǒng)軟件產(chǎn)品或者系統(tǒng)有數(shù)百種之多。它的主要功能是：存儲和解釋流程定義；創(chuàng)建和管理運行環(huán)境中的工作流實例；控制工作流的執(zhí)行者和工作流應用之間的交互等 [8]。流程可以分解為一系列子流程和活動，其定義主要包括描述流程起始、流程終止以及一些關(guān)于個體行為的信息，如組織成員、 IT 相關(guān)的應用和數(shù)據(jù)等。工作流具有以下幾個基本概念： (1)業(yè)務過程（ Business Process） 也稱為經(jīng)營過程，業(yè)務過程是一系列結(jié)構(gòu)化的、可度量的活動。 第 6 章為 系統(tǒng)測試 。 第 4 章為基于工作流的高校辦公自動化系統(tǒng)總體分析。 第 2 章為高校辦公自動化系統(tǒng)涉及的主要技術(shù)。伴隨著全球網(wǎng)絡(luò)化的熱潮和國家分組交換網(wǎng)投入使用， 20 世紀 90 年代我國辦公自動化系統(tǒng)呈現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化和綜合化的趨勢。同時做好了標準化工作。 這個階段的辦公自動化應用主要以單項設(shè)備和單項辦公事務處理為主，主要以數(shù)據(jù)處理為核心，完成了辦公信息載體從原始的紙介質(zhì)向電磁介質(zhì)的飛躍，實現(xiàn)了個體工作的自動化。 OA 系統(tǒng)在國內(nèi)發(fā)展狀況 自動化技術(shù)在我國的的起步較晚， 20 世紀 70 年代才從國外傳入，到 20 世紀 80 年代才得到真正的發(fā)展。除此之外，還提供不同層面的信息共享方式，包括移動通信設(shè)備的支持等。第三代 OA系統(tǒng)具有以下特征： (1)具有強大的數(shù)據(jù)信息 處理功能。 第二代 OA 系統(tǒng)的框架如圖所 示。 第二代 OA 系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征，實現(xiàn)了不同職能部門間的工作流程自動化 [ 2]。 最初 OA 系統(tǒng) 只是具有電子數(shù)據(jù)處理 (EDP)的簡單功能；到了 20 世紀 60 年代 早期的 EDP 系統(tǒng) 逐漸被管理信息系統(tǒng) (MIS)所取代； 20 世紀 3 70 年代后期才形成涉及多種技術(shù)的新型綜合學科技術(shù) —辦公自動化。 具體來說，我們要實現(xiàn)的基于工作流的辦公自動化的意義如下： (1)實現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度 電子計算機具有高速處理大容量 數(shù)據(jù)的能力，運用系統(tǒng)工程學、計算經(jīng)濟學等科學方法，可向高層管理人員提供多種可供選擇的方案，以便迅速做出決策，制定計劃和規(guī)則，對社會和生產(chǎn)過程進行優(yōu)化的控制和管理，使所管理的企事業(yè)單位達到預定的目標。因此需要針對高校的 2 地區(qū)特點和部門職能特點，利用已有基礎(chǔ)資源，降低開發(fā)成本和應用成本，開發(fā)出結(jié)合部門實際情況的、能夠 方便的實現(xiàn)系統(tǒng)升級應用產(chǎn)品。辦公部門迫切需要利用已經(jīng)擁有的計算機、網(wǎng)絡(luò)資源，實現(xiàn)部門的信息化，加快內(nèi)部的信息流通與信息的有效利用建立完善的辦公自動化系統(tǒng)。 the second is a high degree of product, process specifications to build applications quickly. Minor modifications the system can be applied to different university departments. Office automation systems to achieve the university39。實現(xiàn)了高校辦公自動化系統(tǒng)的主要功能，實踐證明整個系統(tǒng)試運行效果較好，證實了系統(tǒng)設(shè)計的合理性。 本文首先論述了辦公自動化系統(tǒng)和工作流技術(shù)的相關(guān)理論 ,為設(shè)計出基于工作流的辦公自動化系統(tǒng)提供理論基礎(chǔ)。 摘要 隨著我國教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展和教育體制改革的不斷深入，高校部門日常管理工作的效率問題越來越受到教育界的重視。在辦公自動化系統(tǒng)的功能需求分析中，對高校辦公自動化系統(tǒng)的功能劃分為 四個工作模塊，并對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)安全性進行詳細設(shè)計。 關(guān)鍵詞 ：辦公自動化系統(tǒng)，工作流，高校 Abstract