【導(dǎo)讀】理工作的效率問題越來越受到教育界的重視。辦公自動化系統(tǒng)在高校日常管理中。的應(yīng)用可以大大改善高校的教學(xué)、科研與日常教學(xué)管理的基礎(chǔ)環(huán)境。自動化系統(tǒng)，是提高高校辦學(xué)管理水平和工作效率的重要手段。位的大多數(shù)辦公業(yè)務(wù)；二是產(chǎn)品化程度高，應(yīng)用系統(tǒng)搭建過程規(guī)范、迅速。系統(tǒng)稍作修改即可適用于不同高校部門。能，實踐證明整個系統(tǒng)試運行效果較好，證實了系統(tǒng)設(shè)計的合理性。

　　

【正文】 車輛等進行統(tǒng)一管理、調(diào)度，為部門各有關(guān)方面提供后勤服務(wù)。后勤服務(wù)方面的功能主要是進行登記、確認、服務(wù)提供情況記錄、服務(wù)結(jié)算等。例如用車服務(wù)主要包括鄧麗車輛資源情況、發(fā)布用車制度、進行車輛預(yù)定申請、車輛服務(wù)確認、服務(wù)費用結(jié)算等功能。 日程管理模塊 一般來說，日程管理模塊包括電子日程表、任務(wù)安排等方面。其中電子日程表是對一定時期內(nèi)每天時間段的約會做出安排，一般是按時間進行 排序的。任務(wù)則是一項與人員或工作相關(guān)的事務(wù)，而且在完成過程中藥對其進行跟蹤。任務(wù)可能發(fā)生一次也可能重復(fù)執(zhí)行（定期任務(wù)），如定期任務(wù)就需要按固定間隔重復(fù)執(zhí)行。 (1)活動安排 這里的活動安排主要是指將具體的活動與日程安排相結(jié)合，實現(xiàn)辦公時間的合理安排，通過日程管理應(yīng)用系統(tǒng)的協(xié)調(diào)，避免各類活動的時間沖突，靈活管理 26 各類活動。具體功能包括：日程表的設(shè)置、活動輸入、活動修改、活動刪除、活動查詢、自動提醒和自動通知等。 (2)會議安排 會議在這里是作為一種特殊活動進行安排。首先將會議主題、與會者名單、會議地點、 會期等基本數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)會根據(jù)參會者名單逐一查詢其日程表并通過電子郵件方式逐一通知。系統(tǒng)會幫助管理人員找到所有人都空閑的最近的時間。當(dāng)通過電子郵件將會議通知發(fā)送給被邀請者時，每個人都會在自己的 “收件箱 ”中收到會議要求。當(dāng)他們打開會議要求時，如果該會議與其 “日歷 ”中某個現(xiàn)有項目沖突，系統(tǒng)會通知他們，他們只需單擊按鈕來接受、暫時接受或者謝絕會議。如果會議組織者允許，被邀請者可以提出不同的時間建議。組織者僅需打開 “會議安排 ”菜單便可以跟蹤接受、謝絕會議或建議時間的人。 (3)例行活動管理 在活 動安排過程中，經(jīng)常有一些活動室是有規(guī)律出現(xiàn)的，比如每天的例行檢查、每周五召開的周末總結(jié)會、月末匯報等活動。對這些例行活動可以一次性定義，而無需重復(fù)安排。 檔案管理模塊 辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供比較完備的檔案管理功能。其中主要的功能包括：鑒定、歸檔、檢索、保管等。 (1)鑒定。鑒定就是根據(jù)一定的方法和原則，判斷電子檔案的歷史和現(xiàn)實價值，確定其保存期限，還包括對保存期滿的電子檔案進行復(fù)審，并按照復(fù)審的結(jié)果對檔案進行相應(yīng)的處理。鑒定的基本方法有內(nèi)容鑒定法和職能鑒定法兩種。前者是通過審讀檔案的內(nèi)容 來判斷其價值，后者通過判斷形成檔案的職能活動的重要程度來鑒別價值，在電子檔案大量生成的情況下這種方式效率較高。 (2)歸檔。傳統(tǒng)的歸檔概念時將具有保存價值的文件集合向檔案部門移交的過程，但對于電子檔案而言，現(xiàn)階段需要在電子文件歸檔的同時，將相應(yīng)的紙質(zhì)文件進行歸檔。 電子文件的歸檔范圍主要包括：在使用本部門職能中形成的各種文本文件，對需要保存草稿的文件，修改應(yīng)在拷貝文件上進行，并記錄版本號，并將草稿和定稿一起保存；本部門制作的各種數(shù)據(jù)文件，包括數(shù)據(jù)報表、數(shù)據(jù)庫等；為保證 27 電子文件長期可讀性而收集餓各種支持軟件， 包括操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件，以及相關(guān)的數(shù)據(jù)和配套文檔資料等。 (3)檢索。電子檔案檢索系統(tǒng)的建設(shè)包括存儲和查找兩個方面，即存儲具有檢索意義的檔案信息，并據(jù)此開展查找工作。一般通過電子檔案著錄實現(xiàn)對檔案信息的存儲，即分析、組織和記錄關(guān)于文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及文件系統(tǒng)的信息，并將其納入電子檔案信息數(shù)據(jù)庫中。 電子檔案的查找有多種方式，原則上任何被著錄的項目都可以作為查找的條件，甚至包括全文查找，在實際應(yīng)用中一般通過著錄的關(guān)鍵詞和分類標(biāo)識從電子檔案信息數(shù)據(jù)庫中進行查找。 (4)保管。電子檔案的保管 包括數(shù)字化載體的保管和電子檔案信息的保管。前者首先要求選擇合適的數(shù)字化載體，按照載體保護的標(biāo)準(zhǔn)進行管理；后者需要電子文檔管理系統(tǒng)能夠有效利用信息加密、信息認證、病毒防治、網(wǎng)絡(luò)安全等安全技術(shù)。 辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計 數(shù)據(jù)庫設(shè)計的原則 目前常用的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品有 oracle、 sbyase 等。但是有一個好的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品不等于就有一個好的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用產(chǎn)品。 實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的優(yōu)化，首先要有一個好的數(shù)據(jù)庫設(shè)計方案。在實際工作中，許多 數(shù)據(jù)庫 方案往往是由于數(shù)據(jù)庫設(shè)計得不好導(dǎo)致性能很差。實現(xiàn) 一個 良好的數(shù)據(jù) 庫設(shè)計原則必須考慮這些問題 : (1)合理使用索引 [27] 索引是數(shù)據(jù)庫中重要的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，它的根本目的就是提高查詢效率。索引的使用要恰到好處，其使用原則如下： 在經(jīng)常進行連接，但是沒有指定為外鍵的列上建立索引，而不經(jīng)常連接的字段則由優(yōu)化器自動生成索引；在頻繁進行排序或分組的列上建立索引；在條件表達式中經(jīng)常用到的不同值較多的列上建立索引，在不同值少的列上不要建立索引。比如在雇員表的 “ 性別 ” 列上只有 “ 男 ” 與 “ 女 ” 兩個不同值，因此就無必要建立索引。 如果建立索引不但不會提高查詢效率，反而會 嚴(yán)重降低更新速度。 如果待排 28 序的列有多個，可以在這些列上建立復(fù)合索引。 (2)避免或簡化排序 應(yīng)當(dāng)盡量簡化或避免對大型表進行重復(fù)的排序。當(dāng)能夠利用索引自動以適當(dāng)?shù)拇涡虍a(chǎn)生輸出時，優(yōu)化器就避免了排序這個步驟。為了避免不必要的排序，就要正確地增建索引，合理地合并數(shù)據(jù)庫表（盡管有時可能影響表的規(guī)范化，但相對于效率的提高是值得的）。如果排序不可避免，那么應(yīng)當(dāng)試圖簡化它，如縮小排序的列的范圍等。 (3)避免相關(guān)子查詢 如果一個列同時在主查詢和 where 子句中出現(xiàn)，很可能當(dāng)主查詢中的列值 改變之后，子查詢必須重新查詢一次。而且查詢嵌套層次越多，效率越低，因此應(yīng)當(dāng)盡量避免子查詢。如果子查詢不可避免，那么要在子查詢中過濾掉盡可能多的行。 、 (4)使用臨時表加速查詢 把表的一個子集進行排序并創(chuàng)建臨時表，有時能加速查詢。它有助于避免多重排序操作，而且在其他方面還能簡化優(yōu)化器的工作。臨時表中的行要比主表中的行少，而且物理順序就是所要求的順序，減少了磁盤 i/o，所以查詢工作量可以得到大幅減少。但要注意，臨時表創(chuàng)建后不會反映主表的修改。在主表中數(shù)據(jù)頻繁修改的情況下，注意不要丟失數(shù)據(jù)。 (5)消除對大型表行數(shù)據(jù)的順序存取 在嵌套查詢中，表的順序存取對查詢效率可能產(chǎn)生致命的影響。我們有時可以使用并集來避免順序存取。盡管也許在所有的檢查列上都有索引，但某些形式的 where 子句會強迫優(yōu)化器使用順序存取，這一點也應(yīng)注意。 數(shù)據(jù)庫的文件類型 建立數(shù)據(jù)庫時完成的最實質(zhì)性任務(wù)是向操作系統(tǒng)申請用來存儲數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的物理磁盤存儲空間。用來存儲數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的操作系統(tǒng)文件可以分為三類： (1)主文件 存儲數(shù)據(jù)庫的啟動信息和系統(tǒng)表，主文件也可以用來存儲用戶數(shù)據(jù)。每個數(shù)據(jù)庫都包含一個主文 件。 29 (2)次文件 保存所有主文件中容納不下的數(shù)據(jù)。如果主文件大道足以容納下數(shù)據(jù)庫中的所有數(shù)據(jù)，這時候可以沒有次文件，但是如果數(shù)據(jù)庫非常大，也可以有多個次文件。使用多個獨立磁盤驅(qū)動器上的次文件，還可以將一個數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)分布在多個物理磁盤上。 (3)事務(wù)日志文件 用來保存并回復(fù)數(shù)據(jù)庫的日志信息。每個數(shù)據(jù)庫都必須至少有一個事務(wù)日志文件。 每個數(shù)據(jù)庫至少有兩個文件：一個主文件和一個事務(wù)日志文件。雖然這些文件可以使用任意的操作系統(tǒng)名，但主文件最好使用 .mdf 擴展次文件使用 .ndf 擴展名、 日志文件使用 .ldf 擴展名，這樣可以更加清楚的反應(yīng)文件的用途。 建立 SQL Server 數(shù)據(jù)庫可以在企業(yè)管理器中以圖形界面的方式交互完成， 或者從企業(yè)管理器中啟動 “創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫想到 ”完成數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建，也可以在查詢分析器中用命令完成。 辦公自動化系統(tǒng)安全性設(shè)計 用戶在使用辦公自動化系統(tǒng)的時候必然考慮到辦公自動化系統(tǒng)的安全性。無論是從客戶信息、生產(chǎn)數(shù)據(jù)到財務(wù)報表，還是從員工薪酬、 部門 知識到戰(zhàn)略發(fā)展計劃，一旦這些數(shù)據(jù)泄露在外，后果將是不堪設(shè)想。那么這就要求辦公自動化系統(tǒng)在安全性方面要能夠為用戶把好安全 關(guān)。 信息系統(tǒng)的安全性，是指為了保護系統(tǒng)硬件、軟件和數(shù)據(jù)不致受到偶然的或蓄意的修改、破壞和泄露，而采取的技術(shù)和管理措施。就目前來說，影響信息系統(tǒng)的因素很多， 包括 自然和不可抗拒因素，如地震等自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭和社會暴力。硬件和物理因素，如電磁波的干擾與輻射。軟件因素，如計算機病毒的侵入，軟件的非法刪改、竊取。數(shù)據(jù)因素，如數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的丟失、泄密。 辦公自動化系統(tǒng)安全保密技術(shù)主要有一下幾種： (1)“防火墻 ”技術(shù) 防火墻是運行特定安全軟件的計算機系統(tǒng)，它在內(nèi)部網(wǎng)與外部網(wǎng)之間構(gòu)建起了一個保護層 ，這個保護層使得只有被授權(quán)了的通信才能通過，未授權(quán)的訪問或者通信請求不允許通過保護層，從而阻止了非法侵入、破壞行為和惡意訪問等 [ 25]。 30 (2)用戶識別 用戶識別是指由計算機驗證回答身份是否合法的保密技術(shù)。一般的用戶識別方法有以下幾種：記憶方法、鑰匙或密磁卡方法、保密算法和用戶的生物測定學(xué)手段。其中記憶方法采用口令字或者通行字，它的缺點是被盜或者失竊后不留痕跡；鑰匙或密磁卡方法是將鑰匙或密磁卡插入計算機的識別器用來驗證用戶的身份；保密算法指用戶采用某一既定的數(shù)學(xué)函數(shù)對某些數(shù)據(jù)進行計算，計算機根據(jù)其運算結(jié)果來 確定用戶身份；用戶的生物測定學(xué)手段采用指紋、聲音、視網(wǎng)膜等生物識別技術(shù)來驗證用戶身份。 (3)終端識別 [ 26] 終端識別也被稱作為回叫保護。終端識別在計算機通信中應(yīng)用十分廣泛，計算機除了對用戶身份進行識別外，還對用戶使用的終端進行核定，如果不法分子竊取了用戶口令在非法地點聯(lián)機，系統(tǒng)將會立即切斷聯(lián)絡(luò)并對非法者的地點、時間、電話號碼加以記錄以便追蹤不法分子。 (4)計算機安全加權(quán)措施 計算機安全加權(quán)措施指對用戶、設(shè)備和數(shù)據(jù)文件授予不同級別的特權(quán)，以防止非法應(yīng)用的措施與技術(shù)。用戶權(quán)限，是對具有進入系統(tǒng)資格的合法用 戶，根據(jù)不同情況劃分不同類別，使其對不同的數(shù)據(jù)對象和設(shè)備享有的操作被授予不同的使用權(quán)限。設(shè)備權(quán)限，是對設(shè)備（特別是終端和輸出設(shè)備）能否進入系統(tǒng)的某一層次、部分以及能否輸出和拷貝系統(tǒng)程序、運行程序或數(shù)據(jù)的規(guī)定和授予。數(shù)據(jù)的存取控制，包括對數(shù)據(jù)的只讀（出）、讀 /寫、打開、運行、刪除、查找、修改等不同級別操作權(quán)限的規(guī)定。 辦公自動化系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)設(shè)計 基于工作流的辦公自動化系統(tǒng)按照模塊職能可以劃分為三個層次 [ 28]：事務(wù)處理層、信息管理層和決策支持層。辦公自動化系統(tǒng)的三個層次任務(wù)及技術(shù)基礎(chǔ)，如表 41 所示。 表 41 辦公自動化系統(tǒng)的層次、任務(wù)及技術(shù)基礎(chǔ) 層次 任務(wù) 技術(shù)基礎(chǔ) 事務(wù)處理層 文字處理、辦公日程管理、個人日程安排、行文管理、電子郵件處理、文檔管理、 文字處理 31 電子報表、其他數(shù)據(jù)處理等 信息管理層 負擔(dān)信息處理任務(wù)，完成本部門信息管理 數(shù)據(jù)庫管理技術(shù) 決策支持層 負責(zé)決策或輔助決策任務(wù) 知識管理、 方法庫、知識庫 (1)事務(wù)處理層 事務(wù)處理層的任務(wù)是處理部門辦公室中日常的一些例行性的事務(wù)，其主要功能包括信息的產(chǎn)生、收集、加工、存儲和查詢，如收發(fā)信函、發(fā)送通知、數(shù)據(jù)匯總、 報表合成、文字處理、文檔資料管理以及其他一些行政管理功能等。 事務(wù) 處理層設(shè)計方案 可分為兩種：一種是支持一個 企業(yè) 業(yè)務(wù)處理的單機系統(tǒng)；另一種是利用計算機和通信技術(shù)組成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的多機系統(tǒng)，用以支持 企業(yè) 內(nèi) 部 各部門 的基本辦公事務(wù)處理和機關(guān)行政事務(wù)處理。包括基本辦公事務(wù)處理系統(tǒng)和機關(guān)行政事務(wù)處理系統(tǒng)兩個部分。 事務(wù)處理層主要有微型計算機和基本的辦公設(shè)備（如復(fù)印機、打字機等）組成。本系統(tǒng)的事務(wù)處理層還包括簡單的通信網(wǎng)絡(luò)，以及處理事務(wù)的數(shù)據(jù)庫。 ① 硬軟件 設(shè)備：硬件主要以微型計算機為主，多機系統(tǒng)還包括小型計算機及各種工作站。軟件設(shè)備主要包括各種支持硬件設(shè)備的軟件，如文字處理軟件、電子報表軟件、小型關(guān)系數(shù)據(jù)庫軟件。 ② 辦公用基本設(shè)備：支持事務(wù)處理的辦公用基本設(shè)備包括中文打字機、電子打字機、復(fù)印機、縮微設(shè)備和郵件處理設(shè)備等。 ③ 數(shù)據(jù)庫：包括小型辦公事務(wù)處理數(shù)據(jù)庫、小型文件庫、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫等。其中小型辦公事務(wù)處理數(shù)據(jù)庫主要存放處理部門內(nèi)部文件、會議 、辦公用品發(fā)放、財務(wù)、人事資料等與辦公事務(wù)處理有關(guān)的數(shù)據(jù)?；A(chǔ)數(shù)據(jù)庫主要存放于整個系統(tǒng)目標(biāo)相關(guān)的原始數(shù)據(jù)，它主要處理操作層產(chǎn)生的信息。對于一個企業(yè)組織，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫存各車間的生產(chǎn)進度、產(chǎn)品、原材料需求等有關(guān)數(shù)據(jù)；對于總公司一級的企業(yè)組織，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫存放有關(guān)各下屬企業(yè)的生產(chǎn)進度、產(chǎn)品、原材料需求等有關(guān)數(shù)據(jù)。 (2)信息管理層 信息管理層主要以信息管理控制活動為主，把事務(wù)處理和綜合信息處理緊密結(jié)合。信息管理層以事務(wù)處理層為基礎(chǔ)，增加了面向信息流的控制管理功能和全局性的綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。其主要任務(wù)是管理企業(yè)部 門的信息及各種與決策相關(guān)的 32 經(jīng)濟信息、社會信息等，輔助完成企業(yè)部門結(jié)構(gòu)化信息流的日常信息處理任務(wù)。一般認為信息管理層系統(tǒng)的主要任務(wù)包括以下幾個方面： ① 對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行嚴(yán)格的管理，要求計算工具的程序和方法的正確使用，使信息流通渠道順暢，保證信息的準(zhǔn)確性、一致性。 ② 確定信息處理過程的標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)和報表的標(biāo)準(zhǔn)格式，以便建立一個集中統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫。 ③ 高效低耗的完成日常事務(wù)處理