【導(dǎo)讀】理工作的效率問題越來越受到教育界的重視。辦公自動化系統(tǒng)在高校日常管理中。的應(yīng)用可以大大改善高校的教學(xué)、科研與日常教學(xué)管理的基礎(chǔ)環(huán)境。自動化系統(tǒng)，是提高高校辦學(xué)管理水平和工作效率的重要手段。位的大多數(shù)辦公業(yè)務(wù)；二是產(chǎn)品化程度高，應(yīng)用系統(tǒng)搭建過程規(guī)范、迅速。系統(tǒng)稍作修改即可適用于不同高校部門。能，實(shí)踐證明整個(gè)系統(tǒng)試運(yùn)行效果較好，證實(shí)了系統(tǒng)設(shè)計(jì)的合理性。

　　

【正文】 車輛等進(jìn)行統(tǒng)一管理、調(diào)度，為部門各有關(guān)方面提供后勤服務(wù)。后勤服務(wù)方面的功能主要是進(jìn)行登記、確認(rèn)、服務(wù)提供情況記錄、服務(wù)結(jié)算等。例如用車服務(wù)主要包括鄧麗車輛資源情況、發(fā)布用車制度、進(jìn)行車輛預(yù)定申請、車輛服務(wù)確認(rèn)、服務(wù)費(fèi)用結(jié)算等功能。 日程管理模塊 一般來說，日程管理模塊包括電子日程表、任務(wù)安排等方面。其中電子日程表是對一定時(shí)期內(nèi)每天時(shí)間段的約會做出安排，一般是按時(shí)間進(jìn)行 排序的。任務(wù)則是一項(xiàng)與人員或工作相關(guān)的事務(wù)，而且在完成過程中藥對其進(jìn)行跟蹤。任務(wù)可能發(fā)生一次也可能重復(fù)執(zhí)行（定期任務(wù)），如定期任務(wù)就需要按固定間隔重復(fù)執(zhí)行。 (1)活動安排 這里的活動安排主要是指將具體的活動與日程安排相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)辦公時(shí)間的合理安排，通過日程管理應(yīng)用系統(tǒng)的協(xié)調(diào)，避免各類活動的時(shí)間沖突，靈活管理 26 各類活動。具體功能包括：日程表的設(shè)置、活動輸入、活動修改、活動刪除、活動查詢、自動提醒和自動通知等。 (2)會議安排 會議在這里是作為一種特殊活動進(jìn)行安排。首先將會議主題、與會者名單、會議地點(diǎn)、 會期等基本數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)會根據(jù)參會者名單逐一查詢其日程表并通過電子郵件方式逐一通知。系統(tǒng)會幫助管理人員找到所有人都空閑的最近的時(shí)間。當(dāng)通過電子郵件將會議通知發(fā)送給被邀請者時(shí)，每個(gè)人都會在自己的 “收件箱 ”中收到會議要求。當(dāng)他們打開會議要求時(shí)，如果該會議與其 “日歷 ”中某個(gè)現(xiàn)有項(xiàng)目沖突，系統(tǒng)會通知他們，他們只需單擊按鈕來接受、暫時(shí)接受或者謝絕會議。如果會議組織者允許，被邀請者可以提出不同的時(shí)間建議。組織者僅需打開 “會議安排 ”菜單便可以跟蹤接受、謝絕會議或建議時(shí)間的人。 (3)例行活動管理 在活 動安排過程中，經(jīng)常有一些活動室是有規(guī)律出現(xiàn)的，比如每天的例行檢查、每周五召開的周末總結(jié)會、月末匯報(bào)等活動。對這些例行活動可以一次性定義，而無需重復(fù)安排。 檔案管理模塊 辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供比較完備的檔案管理功能。其中主要的功能包括：鑒定、歸檔、檢索、保管等。 (1)鑒定。鑒定就是根據(jù)一定的方法和原則，判斷電子檔案的歷史和現(xiàn)實(shí)價(jià)值，確定其保存期限，還包括對保存期滿的電子檔案進(jìn)行復(fù)審，并按照復(fù)審的結(jié)果對檔案進(jìn)行相應(yīng)的處理。鑒定的基本方法有內(nèi)容鑒定法和職能鑒定法兩種。前者是通過審讀檔案的內(nèi)容 來判斷其價(jià)值，后者通過判斷形成檔案的職能活動的重要程度來鑒別價(jià)值，在電子檔案大量生成的情況下這種方式效率較高。 (2)歸檔。傳統(tǒng)的歸檔概念時(shí)將具有保存價(jià)值的文件集合向檔案部門移交的過程，但對于電子檔案而言，現(xiàn)階段需要在電子文件歸檔的同時(shí)，將相應(yīng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔。 電子文件的歸檔范圍主要包括：在使用本部門職能中形成的各種文本文件，對需要保存草稿的文件，修改應(yīng)在拷貝文件上進(jìn)行，并記錄版本號，并將草稿和定稿一起保存；本部門制作的各種數(shù)據(jù)文件，包括數(shù)據(jù)報(bào)表、數(shù)據(jù)庫等；為保證 27 電子文件長期可讀性而收集餓各種支持軟件， 包括操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件，以及相關(guān)的數(shù)據(jù)和配套文檔資料等。 (3)檢索。電子檔案檢索系統(tǒng)的建設(shè)包括存儲和查找兩個(gè)方面，即存儲具有檢索意義的檔案信息，并據(jù)此開展查找工作。一般通過電子檔案著錄實(shí)現(xiàn)對檔案信息的存儲，即分析、組織和記錄關(guān)于文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及文件系統(tǒng)的信息，并將其納入電子檔案信息數(shù)據(jù)庫中。 電子檔案的查找有多種方式，原則上任何被著錄的項(xiàng)目都可以作為查找的條件，甚至包括全文查找，在實(shí)際應(yīng)用中一般通過著錄的關(guān)鍵詞和分類標(biāo)識從電子檔案信息數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行查找。 (4)保管。電子檔案的保管 包括數(shù)字化載體的保管和電子檔案信息的保管。前者首先要求選擇合適的數(shù)字化載體，按照載體保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理；后者需要電子文檔管理系統(tǒng)能夠有效利用信息加密、信息認(rèn)證、病毒防治、網(wǎng)絡(luò)安全等安全技術(shù)。 辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì) 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)的原則 目前常用的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品有 oracle、 sbyase 等。但是有一個(gè)好的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品不等于就有一個(gè)好的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用產(chǎn)品。 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的優(yōu)化，首先要有一個(gè)好的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)方案。在實(shí)際工作中，許多 數(shù)據(jù)庫 方案往往是由于數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)得不好導(dǎo)致性能很差。實(shí)現(xiàn) 一個(gè) 良好的數(shù)據(jù) 庫設(shè)計(jì)原則必須考慮這些問題 : (1)合理使用索引 [27] 索引是數(shù)據(jù)庫中重要的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，它的根本目的就是提高查詢效率。索引的使用要恰到好處，其使用原則如下： 在經(jīng)常進(jìn)行連接，但是沒有指定為外鍵的列上建立索引，而不經(jīng)常連接的字段則由優(yōu)化器自動生成索引；在頻繁進(jìn)行排序或分組的列上建立索引；在條件表達(dá)式中經(jīng)常用到的不同值較多的列上建立索引，在不同值少的列上不要建立索引。比如在雇員表的 “ 性別 ” 列上只有 “ 男 ” 與 “ 女 ” 兩個(gè)不同值，因此就無必要建立索引。 如果建立索引不但不會提高查詢效率，反而會 嚴(yán)重降低更新速度。 如果待排 28 序的列有多個(gè)，可以在這些列上建立復(fù)合索引。 (2)避免或簡化排序 應(yīng)當(dāng)盡量簡化或避免對大型表進(jìn)行重復(fù)的排序。當(dāng)能夠利用索引自動以適當(dāng)?shù)拇涡虍a(chǎn)生輸出時(shí)，優(yōu)化器就避免了排序這個(gè)步驟。為了避免不必要的排序，就要正確地增建索引，合理地合并數(shù)據(jù)庫表（盡管有時(shí)可能影響表的規(guī)范化，但相對于效率的提高是值得的）。如果排序不可避免，那么應(yīng)當(dāng)試圖簡化它，如縮小排序的列的范圍等。 (3)避免相關(guān)子查詢 如果一個(gè)列同時(shí)在主查詢和 where 子句中出現(xiàn)，很可能當(dāng)主查詢中的列值 改變之后，子查詢必須重新查詢一次。而且查詢嵌套層次越多，效率越低，因此應(yīng)當(dāng)盡量避免子查詢。如果子查詢不可避免，那么要在子查詢中過濾掉盡可能多的行。 、 (4)使用臨時(shí)表加速查詢 把表的一個(gè)子集進(jìn)行排序并創(chuàng)建臨時(shí)表，有時(shí)能加速查詢。它有助于避免多重排序操作，而且在其他方面還能簡化優(yōu)化器的工作。臨時(shí)表中的行要比主表中的行少，而且物理順序就是所要求的順序，減少了磁盤 i/o，所以查詢工作量可以得到大幅減少。但要注意，臨時(shí)表創(chuàng)建后不會反映主表的修改。在主表中數(shù)據(jù)頻繁修改的情況下，注意不要丟失數(shù)據(jù)。 (5)消除對大型表行數(shù)據(jù)的順序存取 在嵌套查詢中，表的順序存取對查詢效率可能產(chǎn)生致命的影響。我們有時(shí)可以使用并集來避免順序存取。盡管也許在所有的檢查列上都有索引，但某些形式的 where 子句會強(qiáng)迫優(yōu)化器使用順序存取，這一點(diǎn)也應(yīng)注意。 數(shù)據(jù)庫的文件類型 建立數(shù)據(jù)庫時(shí)完成的最實(shí)質(zhì)性任務(wù)是向操作系統(tǒng)申請用來存儲數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的物理磁盤存儲空間。用來存儲數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的操作系統(tǒng)文件可以分為三類： (1)主文件 存儲數(shù)據(jù)庫的啟動信息和系統(tǒng)表，主文件也可以用來存儲用戶數(shù)據(jù)。每個(gè)數(shù)據(jù)庫都包含一個(gè)主文 件。 29 (2)次文件 保存所有主文件中容納不下的數(shù)據(jù)。如果主文件大道足以容納下數(shù)據(jù)庫中的所有數(shù)據(jù)，這時(shí)候可以沒有次文件，但是如果數(shù)據(jù)庫非常大，也可以有多個(gè)次文件。使用多個(gè)獨(dú)立磁盤驅(qū)動器上的次文件，還可以將一個(gè)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)分布在多個(gè)物理磁盤上。 (3)事務(wù)日志文件 用來保存并回復(fù)數(shù)據(jù)庫的日志信息。每個(gè)數(shù)據(jù)庫都必須至少有一個(gè)事務(wù)日志文件。 每個(gè)數(shù)據(jù)庫至少有兩個(gè)文件：一個(gè)主文件和一個(gè)事務(wù)日志文件。雖然這些文件可以使用任意的操作系統(tǒng)名，但主文件最好使用 .mdf 擴(kuò)展次文件使用 .ndf 擴(kuò)展名、 日志文件使用 .ldf 擴(kuò)展名，這樣可以更加清楚的反應(yīng)文件的用途。 建立 SQL Server 數(shù)據(jù)庫可以在企業(yè)管理器中以圖形界面的方式交互完成， 或者從企業(yè)管理器中啟動 “創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫想到 ”完成數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建，也可以在查詢分析器中用命令完成。 辦公自動化系統(tǒng)安全性設(shè)計(jì) 用戶在使用辦公自動化系統(tǒng)的時(shí)候必然考慮到辦公自動化系統(tǒng)的安全性。無論是從客戶信息、生產(chǎn)數(shù)據(jù)到財(cái)務(wù)報(bào)表，還是從員工薪酬、 部門 知識到戰(zhàn)略發(fā)展計(jì)劃，一旦這些數(shù)據(jù)泄露在外，后果將是不堪設(shè)想。那么這就要求辦公自動化系統(tǒng)在安全性方面要能夠?yàn)橛脩舭押冒踩?關(guān)。 信息系統(tǒng)的安全性，是指為了保護(hù)系統(tǒng)硬件、軟件和數(shù)據(jù)不致受到偶然的或蓄意的修改、破壞和泄露，而采取的技術(shù)和管理措施。就目前來說，影響信息系統(tǒng)的因素很多， 包括 自然和不可抗拒因素，如地震等自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭和社會暴力。硬件和物理因素，如電磁波的干擾與輻射。軟件因素，如計(jì)算機(jī)病毒的侵入，軟件的非法刪改、竊取。數(shù)據(jù)因素，如數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的丟失、泄密。 辦公自動化系統(tǒng)安全保密技術(shù)主要有一下幾種： (1)“防火墻 ”技術(shù) 防火墻是運(yùn)行特定安全軟件的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，它在內(nèi)部網(wǎng)與外部網(wǎng)之間構(gòu)建起了一個(gè)保護(hù)層 ，這個(gè)保護(hù)層使得只有被授權(quán)了的通信才能通過，未授權(quán)的訪問或者通信請求不允許通過保護(hù)層，從而阻止了非法侵入、破壞行為和惡意訪問等 [ 25]。 30 (2)用戶識別 用戶識別是指由計(jì)算機(jī)驗(yàn)證回答身份是否合法的保密技術(shù)。一般的用戶識別方法有以下幾種：記憶方法、鑰匙或密磁卡方法、保密算法和用戶的生物測定學(xué)手段。其中記憶方法采用口令字或者通行字，它的缺點(diǎn)是被盜或者失竊后不留痕跡；鑰匙或密磁卡方法是將鑰匙或密磁卡插入計(jì)算機(jī)的識別器用來驗(yàn)證用戶的身份；保密算法指用戶采用某一既定的數(shù)學(xué)函數(shù)對某些數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，計(jì)算機(jī)根據(jù)其運(yùn)算結(jié)果來 確定用戶身份；用戶的生物測定學(xué)手段采用指紋、聲音、視網(wǎng)膜等生物識別技術(shù)來驗(yàn)證用戶身份。 (3)終端識別 [ 26] 終端識別也被稱作為回叫保護(hù)。終端識別在計(jì)算機(jī)通信中應(yīng)用十分廣泛，計(jì)算機(jī)除了對用戶身份進(jìn)行識別外，還對用戶使用的終端進(jìn)行核定，如果不法分子竊取了用戶口令在非法地點(diǎn)聯(lián)機(jī)，系統(tǒng)將會立即切斷聯(lián)絡(luò)并對非法者的地點(diǎn)、時(shí)間、電話號碼加以記錄以便追蹤不法分子。 (4)計(jì)算機(jī)安全加權(quán)措施 計(jì)算機(jī)安全加權(quán)措施指對用戶、設(shè)備和數(shù)據(jù)文件授予不同級別的特權(quán)，以防止非法應(yīng)用的措施與技術(shù)。用戶權(quán)限，是對具有進(jìn)入系統(tǒng)資格的合法用 戶，根據(jù)不同情況劃分不同類別，使其對不同的數(shù)據(jù)對象和設(shè)備享有的操作被授予不同的使用權(quán)限。設(shè)備權(quán)限，是對設(shè)備（特別是終端和輸出設(shè)備）能否進(jìn)入系統(tǒng)的某一層次、部分以及能否輸出和拷貝系統(tǒng)程序、運(yùn)行程序或數(shù)據(jù)的規(guī)定和授予。數(shù)據(jù)的存取控制，包括對數(shù)據(jù)的只讀（出）、讀 /寫、打開、運(yùn)行、刪除、查找、修改等不同級別操作權(quán)限的規(guī)定。 辦公自動化系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 基于工作流的辦公自動化系統(tǒng)按照模塊職能可以劃分為三個(gè)層次 [ 28]：事務(wù)處理層、信息管理層和決策支持層。辦公自動化系統(tǒng)的三個(gè)層次任務(wù)及技術(shù)基礎(chǔ)，如表 41 所示。 表 41 辦公自動化系統(tǒng)的層次、任務(wù)及技術(shù)基礎(chǔ) 層次 任務(wù) 技術(shù)基礎(chǔ) 事務(wù)處理層 文字處理、辦公日程管理、個(gè)人日程安排、行文管理、電子郵件處理、文檔管理、 文字處理 31 電子報(bào)表、其他數(shù)據(jù)處理等 信息管理層 負(fù)擔(dān)信息處理任務(wù)，完成本部門信息管理 數(shù)據(jù)庫管理技術(shù) 決策支持層 負(fù)責(zé)決策或輔助決策任務(wù) 知識管理、 方法庫、知識庫 (1)事務(wù)處理層 事務(wù)處理層的任務(wù)是處理部門辦公室中日常的一些例行性的事務(wù)，其主要功能包括信息的產(chǎn)生、收集、加工、存儲和查詢，如收發(fā)信函、發(fā)送通知、數(shù)據(jù)匯總、 報(bào)表合成、文字處理、文檔資料管理以及其他一些行政管理功能等。 事務(wù) 處理層設(shè)計(jì)方案 可分為兩種：一種是支持一個(gè) 企業(yè) 業(yè)務(wù)處理的單機(jī)系統(tǒng)；另一種是利用計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)組成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的多機(jī)系統(tǒng)，用以支持 企業(yè) 內(nèi) 部 各部門 的基本辦公事務(wù)處理和機(jī)關(guān)行政事務(wù)處理。包括基本辦公事務(wù)處理系統(tǒng)和機(jī)關(guān)行政事務(wù)處理系統(tǒng)兩個(gè)部分。 事務(wù)處理層主要有微型計(jì)算機(jī)和基本的辦公設(shè)備（如復(fù)印機(jī)、打字機(jī)等）組成。本系統(tǒng)的事務(wù)處理層還包括簡單的通信網(wǎng)絡(luò)，以及處理事務(wù)的數(shù)據(jù)庫。 ① 硬軟件 設(shè)備：硬件主要以微型計(jì)算機(jī)為主，多機(jī)系統(tǒng)還包括小型計(jì)算機(jī)及各種工作站。軟件設(shè)備主要包括各種支持硬件設(shè)備的軟件，如文字處理軟件、電子報(bào)表軟件、小型關(guān)系數(shù)據(jù)庫軟件。 ② 辦公用基本設(shè)備：支持事務(wù)處理的辦公用基本設(shè)備包括中文打字機(jī)、電子打字機(jī)、復(fù)印機(jī)、縮微設(shè)備和郵件處理設(shè)備等。 ③ 數(shù)據(jù)庫：包括小型辦公事務(wù)處理數(shù)據(jù)庫、小型文件庫、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫等。其中小型辦公事務(wù)處理數(shù)據(jù)庫主要存放處理部門內(nèi)部文件、會議 、辦公用品發(fā)放、財(cái)務(wù)、人事資料等與辦公事務(wù)處理有關(guān)的數(shù)據(jù)?；A(chǔ)數(shù)據(jù)庫主要存放于整個(gè)系統(tǒng)目標(biāo)相關(guān)的原始數(shù)據(jù)，它主要處理操作層產(chǎn)生的信息。對于一個(gè)企業(yè)組織，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫存各車間的生產(chǎn)進(jìn)度、產(chǎn)品、原材料需求等有關(guān)數(shù)據(jù)；對于總公司一級的企業(yè)組織，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫存放有關(guān)各下屬企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度、產(chǎn)品、原材料需求等有關(guān)數(shù)據(jù)。 (2)信息管理層 信息管理層主要以信息管理控制活動為主，把事務(wù)處理和綜合信息處理緊密結(jié)合。信息管理層以事務(wù)處理層為基礎(chǔ)，增加了面向信息流的控制管理功能和全局性的綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。其主要任務(wù)是管理企業(yè)部 門的信息及各種與決策相關(guān)的 32 經(jīng)濟(jì)信息、社會信息等，輔助完成企業(yè)部門結(jié)構(gòu)化信息流的日常信息處理任務(wù)。一般認(rèn)為信息管理層系統(tǒng)的主要任務(wù)包括以下幾個(gè)方面： ① 對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的管理，要求計(jì)算工具的程序和方法的正確使用，使信息流通渠道順暢，保證信息的準(zhǔn)確性、一致性。 ② 確定信息處理過程的標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)和報(bào)表的標(biāo)準(zhǔn)格式，以便建立一個(gè)集中統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫。 ③ 高效低耗的完成日常事務(wù)處理